FUNCIONAMIENTO DEL REGISTRO CIVIL EN COSTA RICA.
Las inscripciones relativas al estado civil se practicarán en el Departamento del Estado Civil dependiente del Registro Civil, con fundamento en las declaraciones que deben ser hechas ante los respectivos registradores auxiliares.
El Tribunal Supremo de Elecciones puede investir con el carácter de registradores auxiliares a los Jefes de las Oficinas Regionales del Registro Civil, a los Agentes de Policía de los distritos, a los Directores de Hospitales, Clínicas o Escuelas Públicas, a los Telegrafistas o Administradores y aun a particulares capaces para el caso y esas funciones se desempeñan adhonoren, es importante conocer los deberes y atribuciones de los registradores.
El Director General del Registro Civil es el Jefe de la Oficina y debe velar porque todos los empleados cumplan estrictamente con sus funciones además corresponde a este:
- Ordenar o denegar las inscripciones cuando proceda según la Ley.
- Disponer lo referente al despacho de los documentos que fueren presentados, observando en lo posible el orden cronológico.
- Enviar al Registrador auxiliar respectivo una nota recibo del cupón de instrucciones recibidas para que le sirva de comprobante.
Los libros que se lleven en el Registro del estado civil los proporcionará el Tribunal Supremo de Elecciones; deberán estar empastados y paginados y tendrán en la parte superior de cada hoja el sello del Tribunal.
En la primera página de cada libro, el Director del Registro Civil pondrá una razón suscrita en que se haga constar el objeto a que esta destinado, el numero de páginas que contenga y de hallarse todos los folios sellados y ninguno de ellos mancillados, escrito o inutilizado. Los asientos comenzaran a extenderse en la segunda página de los libros, al quedar completamente lleno cualquiera de los libros del registro se cerrará poniendo al final una razón en que se haga constar la época que comprende .
Esta razón será firmada y sellada por el Director del Registro.
En los libros que lleven los agentes consulares, las diligencias para abrir y cerrar cada libro se formalizarán por notas del Cónsul encargado del Registro, autorizados con la firma del funcionario y sello del consulado.
Para cada una de las provincias de San José, Alajuela, Cartago, Heredia, Guanacaste, Puntarenas y Limón, se llevarán tres series de libros, una para los nacimientos, otra para los matrimonios y otra para las defunciones que ocurran en cada provincia. Además se llevará una serie especial de libros para la inscripción de nacimientos de personas mayores de diez años, sin embargo cuando el movimiento de la oficina lo exigiere el Director del Registro podrá disponer que para alguna o algunas provincias se lleven simultáneamente dos o mas libros en cada serie.
Se llevará además un cuaderno talonario para extender los recibos de los documentos que se presenten para su inscripción cada hoja formará un recibo.
Todas las páginas de los libros tendrán un margen vertical en blanco, del ancho de la cuarta parte de una página, destinado a anotaciones posteriores.
El Registro llevará al día un índice general de nacimientos, otro de matrimonios y otro de defunciones todos en estricto orden alfabético, mediante tarjetas, cuyo mantenimiento estará a cargo de la sección encargada de ello.
Los registradores auxiliares llevarán un libro para asentar las actas de matrimonios que celebren y otros libros talonarios para tomar nota de los nacimientos y de las defunciones que se declaren ante ellos.
En los libros talonarios, el folio y la copia deben tener la misma foliatura.
Los asientos y sus marginales se practicarán con estudio y confrontación de los correspondientes documentos y serán firmados por los respectivos oficiales de inscripciones quienes serán responsables de su cometido.
Los documentos a que se refieren los asientos del registro, deber conservarse en el archivo, excepto las ejecutorias de divorcio, separación de cuerpos e investigación de paternidad y las escrituras de reconocimiento, emancipación y adopción que hubieren sido expedidos en Costa Rica, los que serán resueltos a los interesados con la correspondiente razón de haber sido inscritos.
Son prohibidos en los asientos del registro, las raspaduras, entrerrenglonaduras y enmiendas, los errores u omisiones se salvaran por medio de notas puestas al pie del asiento y antes de las firmas.
Dentro del termino de un mes de nacida una persona debe hacerse la declaración ante cualquier registrador del Estado Civil, las declaraciones de nacimiento se harán con base en el respectivo certificado que extienda el médico, la obstetricia o enfermera graduada que atendiera el parto; de la fé de bautismo o de otro documento fehaciente del nacimiento.
En defecto de esos documentos se podrán recibir tales declaraciones por manifestación verbal de las personas a quienes corresponda hacerlos, siempre que se identifique por medio de cedula de identidad, cuyo numero deberá hacerse constar o por dos testigos de conocimiento del registrador auxiliar quienes también firmarán la declaración.
Tanto el padre como la madre del recién nacido están en la obligación de declarar el nacimiento de su hijo, ya sea personalmente o por medio de autorización escrita, corresponde también esta obligación a:
- A la persona a cuyo cargo esta el niño.
- Al Jefe del establecimiento publico o de la casa donde el nacimiento haya ocurrido;
- A los abuelos, tíos y hermanos del recién nacido y
- A quien encontrare un recién nacido abandonado.
Además de las circunstancias generales a toda inscripción y de los requisitos particulares a la inscripción de nacimiento establecidos, en el acta de nacimiento se especificará el nombre y apellidos y domicilio de la persona que realiza la declaración.
Los registradores auxiliares al recibir la declaración de un nacimiento consignarán un nombre simple o compuesto de dos nombres conforme a lo que la persona que haga la declaración.
En el caso que el registrador civil consigue tres o mas nombres, el registro hará la inscripción tomando en cuenta solo los dos primeros.
Para la inscripción de las personas mayores de diez años se requiere:
- Que el interesado al hacer la declaración presente documento fehaciente del nacimiento que exprese el nombre y apellidos de la persona a que se refiere, los de sus padres, el lugar y fecha en que ocurrió. Si el documento consistiere en fé de bautismo expedida en Costa Rica, para que pueda ser admitido como prueba es de rigor que el acto religioso se hubiere celebrado no después de diez años de edad de la persona y que la autoridad política del lugar en que se encuentre el archivo eclesiástico compruebe la fidelidad del documento con su original.
Si la fe de bautismo no es de la iglesia católica es necesario además que la iglesia que la expida esté debidamente organizada en el país, con representación inscrita en el Registro Público y que lleve libros de registro para los bautismos debidamente autorizados por el Tribunal Supremo de Elecciones en este caso el valor probatorio del documento será apreciado por el Director del Registro, en resolución que deberá ser consultada, con el Tribunal Supremo de Elecciones.
Si el nacimiento hubiere ocurrido fuera de Costa Rica para su inscripción, se requiere el respectivo documento debidamente legalizado.
Si no existen documentos o si el valor probatorio del que existiera fuere ineficaz, para fundar en el la inscripción del interesado deberá promover información ante el registrador civil o sus oficinas regionales o en su defecto ante la jefatura política o agencia principal de policía de su domicilio a la cual aportará toda la prueba documental que ayude a demostrar su nacimiento o su existencia.
En Costa Rica, se recibirá demás declaración de tres testigos con cedula de identidad, de reconocida honorabilidad, quienes dando razón de su dicho informe del nacimiento o la existencia de la persona.
El valor probatorio de la información será apreciada por el Director del Registro, en resolución que deberá ser consultada con el Tribunal Supremo de Elecciones, de no ser apelada.
Los nacimientos de mayores de 10 años se inscribirán en tomo de un partido especial y en cada asiento se consignaran todos los datos referentes al mismo y se hará la cita de la comprobación admitida cuando de los documentos conste la fecha del bautismo, se consignará este dato en el asiento.
La solicitud tendiente a obtener la inscripción a que se refiere este artículo podrá hacerla el representante legal del menor o directamente este si es mayor de dieciocho años.
En el asiento de inscripción de nacimiento de hijos fuera de matrimonio no se expresará quien es el padre, a no ser por documento publico, se halle establecida la paternidad, o que sea el propio padre quien hace la declaración como tal y la firme.
Si la persona muriese antes de ser inscrita en el registro se hará la inscripción de nacimiento, antes que la de muerte, caso de tenerse a la vista el cupón de nacimiento de lo contrario se procederá a realizar la inscripción de defunción. Si se trata de una persona mayor de 10 años el certificado de defunción se tendrá como documento fehaciente para efecto de inscribirse el nacimiento.
En los casos que el nacimiento fuera absolutamente imposible inscribirlos por falta de datos, se solicitarán de inmediato al funcionario que haya expedido el documento de defunción, las inscripciones de nacimiento que el registro practique con fundamento al certificado de defunción, deberán comunicarse a la Dirección General de Estadística y Censos.
Al hacer la declaración de un nacimiento, el funcionario hará la inscripción en el libro talonario, respectivo con todas las circunstancias que la ley exige y la firmará con el declarante, o con dos testigos de asistencia, si el declarante no porta cedula de identidad; de dicha inscripción sacara copia y la remitirá firmada al registrador central por el correo inmediato.
En lo relativo al registro de matrimonio el registro civil procederá a la inscripción de los matrimonios civiles, según la certificación que reciba del respectivo funcionario, quien esta en la obligación de remitirla por el correo inmediato al día en que se verifica el matrimonio.
Los matrimonios celebrados por la iglesia católica se inscribirán en virtud de las certificaciones extendidas por los párrocos.
Las certificaciones de matrimonios católicos celebrados en el territorio de la republica se enviaran por los señores párrocos en el término más corto que permita el servicio de correos al Registro Civil.
La inscripción de matrimonios católicos se verificará transcribiendo literalmente la partida certificada haciendo constar de no aparecer en el registro antecedente alguno que impide la inscripción.
Los matrimonios celebrados en la República por los ministros diplomáticos y cónsules que conforme a los tratados puedan hacer, se inscribirán en virtud de certificación expedida por el Agente Diplomático o Consular, previa la traducción y autenticación legal.
Cuando del registro resultaren constancias o declaraciones que contradigan el certificado de la partida de matrimonio, el Director del Registro suspenderá la inscripción y pondrá en conocimiento del respectivo funcionario las dificultades para que este lo comunique a los interesados.
Los matrimonios celebrados fuera de la República entre Costarricenses o entre un Costarricense y un extranjero podrán inscribirse en el Registro Civil a requerimiento de parte interesada y en virtud de documento debidamente autenticado y legalizado.
La ejecutoria que declare la separación de cuerpos, la nulidad de un matrimonio o el divorcio se inscribirá también en los libros destinados a matrimonios y además se pondrá nota marginal al asiento de matrimonio, igual marginal se hará cuando sobrevenga la defunción de uno de los cónyuges.
Las ejecutorias dictadas por Tribunales extranjeros en materia de nulidad de matrimonios, divorcio o separación de cuerpos, podrán inscribirse a requerimiento de parte interesada.
El registro de defunciones su inscripción se realizará en virtud de parte escrito de el que debe de dar los tesoneros de las juntas de protección social, jefes políticos, agentes principales de policía, y encargados de expedir boletos de entierro. También deberán expedir partes de defunción los directores de hospitales u otros establecimientos de asistencia pública donde ocurrieren fallecimientos, cuando hubieren sido investidos para ese fin como registradores auxiliares del estado civil.
También procede la inscripción de un fallecimiento cuando en el certificado de nacimiento que recibe el registro para su inscripción, conste que se trata de una persona fallecida.
El registro lo comunicará a la Dirección General de Estadísticas y Censos.
Antes de expedirse los boletos de entierros deben los interesados hacer la declaración de defunción y presentar el correspondiente certificado especificando la causa de la muerte, edad aparente, sexo, firmado por el médico que asistió al finado… cuando no haya asistencia médica la causa de la muerte podrá darla el declarante debidamente identificado con su cedula de identidad y a falta de esta o si no supiere firmar, lo hará a su ruego otra persona. En ambos casos firmará también un testigo de reconocida honradez, portador de cedula de identidad.
Cuando se trate de inscribir una defunción no declarada oportunamente se recibirá por el Director del Registro o el Oficial Mayor del Departamento del Registro Civil o por el Jefe de la Oficialía Regional del Registro Civil mas próxima al lugar donde ocurrió la defunción. Declaración de tres testigos con cedula de identidad, quienes informarán dando razón de sus dichos, sobre las circunstancias del fallecimiento y otros datos necesarios para inscribirlo, el Director apreciara el valor probatorio de esas declaraciones y podrá pedir cualquier otra especie de prueba, estando facultado para disponer si inscribe o no la defunción.
Cuando se tratare del fallecimiento de una persona nacida después del primero de enero de mil ochocientos ochenta y ocho, debe exigirse a quien de el parte. Constancia de haber sido sentada con anterioridad la partida de nacimiento; y en caso de no estar inscrito el nacimiento, obligar al interesado a hacerlo ante cualquier registrador auxiliar.
La parte de la defunción se debe dirigir al Registro Civil dentro de las veinticuatro horas de su inhumación se verifica en esta capital y dentro del termino mas breve que se posible conforme al sistema de correos.
Cuando se diere sepultura a un cadáver fuera del cementerio tiene obligación de dar parte del fallecimiento, toda persona que de el tengo noticia cierta, ya por haberlo presenciado, ya por haber visto el cadáver, ya por otro motivo semejante, especialmente están obligados los padres, hijos, parientes del difunto o dueños de casa o finca donde el fallecimiento hubiere ocurrido.
Los fallecimientos ocurridos en viajes por tierra, dentro del territorio de la República se declararán ante el Registrador auxiliar del lugar en que haya de enterrarse el cadáver.
Toda inscripción de defunción se anotará al margen del correspondiente asiento, cuando estuviere inscrito, en la respectiva tarjeta de índice de nacimiento se pondrá razón que exprese la defunción de la persona.
De todo reconocimiento, legitimación o emancipación que hubiera de inscribirse ya se refiera a Costarricenses o extranjeros deberá tomarse razón en el Registro Civil inscribiendo previamente el nacimiento si no lo estuviera antes y anotando marginalmente lo que corresponda, haciendo constar que en virtud de matrimonio, subsiguiente o de documento publico, queda legitimada, reconocida o emancipada la persona a que se refiere el asiento.
Los párrocos están en la obligación de pasar al Registrador auxiliar de su respectiva jurisdicción, cada ochos días, nomina de los bautismos que verifiquen, con expresión de la provincia, cantón y distrito donde ocurrió el nacimiento de cada uno de los bautizados; y cada fin de mes al Departamento de Estado Civil del Registro Civil, de los matrimonios que celebren y de las defunciones que hubieren motivado oficios religiosos en la iglesia.
Tanto el oficial mayor del Departamento del Registro Civil, como los registradores civiles auxiliares al recibir las nominas de los párrocos, examinarán si todos los costos que ellas expresan se encuentran inscritos. Si alguno de los matrimonios, nacimientos o defunciones no lo estuviere. Tomarán las medidas necesarias para que esos sucesos se inscriban y dieran inmediatamente parte a la autoridad política para que esta proceda en su caso, a hacer efectiva la multa correspondiente.
Los Costarricenses que después de haber vivido en países donde Costa Rica no tuviere agente consular, fijaran su domicilio en el lugar donde lo haya retornado a la patria, deben hacer inscribir en el registro todos los actos, que habiendo ocurrido, necesiten inscripción.
Cada seis meses y siempre que lo ordene el Tribunal Supremo de Elecciones se revisaran los libros del Registro Civil, por el Inspector Electoral o por otro funcionario a quien se encargue la revisión. Los libros de los registradores auxiliares los revisará el Inspector Electoral u otro empleado del Tribunal o del Registro debidamente autorizado, debiendo rendir informe a su superior, en relación con la manera en que los libros sean llevados por el Registrador Auxiliar.
El Registro Civil extenderá a quien solicite, previo pago de las especies fiscales correspondientes certificación de cada asiento o asientos inscritos o de que no aparecen inscritos determinando sucesos.
Las certificaciones contendrán necesariamente acta del tomo, página, numero del asiento y aquellos datos que en lo conducente estrictamente intereses a juicio del registro salvo que en forma expresa se soliciten literalmente en cuyo caso se extenderán conforme a la solicitud.
Estarán autorizadas con el sello de la oficina y la firma del Director del Registro o del Oficial Mayor o del Secretario o del funcionario encargado de expedir certificaciones.
Cuando los registradores auxiliares se encontraren ausentes de la oficina, los oficiales mayores o los secretarios, podrán recibir en su lugar las declaraciones que ocurran y enviarlas al Registro Civil.
Todos los encargados del Registro responderán de los daños y perjuicios que ocasionen en el ejercicio de sus funciones por la inobservancia de las leyes y reglamentos que al registro se refieran.
Tanto los registradores auxiliares como los tesoreros de las juntas de protección social y encargados de cementerios, están en la obligación de corregir o anular en su caso todos los documentos que del Registro Civil les devuelvan por defectuosos, de manera que debidamente corregidos puedan inscribirse.
Por los asientos que se extienden en el Registro Civil y las declaraciones que se hagan a los registradores auxiliares, tesoreros de las juntas de protección social, etc, no se cobrara remuneración alguna.
Elaborado por
Abogado Jorge Fernando Martinez Gabourel
Oficial Capacitación Registro Civil Honduras
| Página siguiente |