Los equipos y materiales se recomiendan agruparlos en paquetes para no complejizar el análisis de la información..
El subcontrato se recomienda manejarlo como un recursos que no dispone de Horas Hombres pues éstas HH las maneja el propio subcontratista, sólo asignarle un costo presupuestado para ir comparándolo durante el proyecto.
Ingresaremos los 3 recursos al programa y asignaremos cada uno de ellos a las actividades, cada recurso es considerado como propio.
En el ejemplo mostrado la actividad A se le asignarán 200 HH en la "Budget quantity" que define la cantidad presupuestada para completar la actividad. El valor mostrado como "Actual to date" será actualizado más adelante por el usuario y representa la cantidad real gastada en un momento determinado del proyecto, precisamente en la fecha de actualización de la programación (data date). La casilla "curve" representa cómo se distribuye el recurso durante la tarea, este puede ser triangular, trapezoidal, parabólica o lineal que es lo generalmente usado y viene por defecto en Primavera.
5. Cuentas de Costos
Las cuentas de costo son muy usadas por las empresas en su sistema contable. Representa un conjunto presupuestario o un monto disponible para gastar. Puede estar formada por uno o más recursos disponibles. Cada uno de costos será asignado a una de las cuentas de costos definidas. Cuando se asignan recursos a alguna actividad, debemos asignar cuenta de costo al recurso que se agrega. De esta cuenta de costo dependerá el recurso, por ejemplo si el recurso gasta $10 en un determinado periodo, la cuenta de costo tendrá $10 menos de su presupuesto por concepto del trabajo de ese recurso. En la ventana de recursos del "budget summary" encontraremos el lugar para ingresar la cuenta de costo de cada recurso.
6. Programa Target
Guardaremos una línea base o programa target del proyecto como TAR1. Recordemos que este es el programa maestro el cual no se moverá después de la actualización o la reprogramación, basado en que la programación siempre es "dinámica".
Microsoft Project puede guardar muchas líneas base y acumular en memoria el historial de todas ellas como costos y cantidad de recursos, Primavera sólo puede guardar 2 en su versión P3.
Mostraremos las barras target con la ayuda del menú format bars.
El concepto más importante de la línea base o programa maestro es el dinamismo que la programación debe tener. Comparar un programa fijo con lo que está pasando en la realidad sólo nos limitará a informar hechos consumados y no anticiparnos a situaciones que pueden retrasar nuestro programa. Es por eso que manejar programación dinámica y que nuestro software nos indique nuevas fechas de término de las tareas, además de rendimientos de la programación y de los recursos (earned value), nos mantendrá siempre alerta disminuyendo considerablemente la incertidumbre.
7. Seguimiento
El seguimiento significa actualizar datos de la programación para el control. Hemos definido todos los datos iniciales necesarios del proyecto, por lo que estamos en condiciones de comenzar a llevar el seguimiento del programa. Por ejemplo asignaremos una fecha de estado del proyecto como el 11 de Septiembre (Data date).
Trascurrido el periodo señalado cada una de las actividades se encuentra en el siguiente estado. Estos datos serán ingresados por el usuario por pantalla.
A simple vista algo malo esta pasando con la actividad A y debemos tomar medidas de reparo. Prestemos atención que la actividad A al 50 % de avance ya ha ocupado más del 50 % de los recursos y $ 3.400 de los $ 5.000 de costo presupuestado, por lo que cada uno de estos datos reales deben ser ingresados por pantalla porque reflejan la realidad que siempre depende de muchos factores, tales como aumento de salarios de los presupuestados, disminución de costos en insumos o simplemente estimamos mal la cantidad de trabajo que necesitábamos. Estas herramientas hacen mucho más efectiva y real la planificación en Primavera que en Microsoft Project, pues los datos reales debe ser ingresados en columnas creadas por el usuario en Microsoft Project y no vienen por defecto o hace cálculos de prorrateo que nunca son reales.
Los datos de trabajo real gastado y el costo real gastado deben ser ingresados por el usuario en la pantalla Budget Summary del Activity format. (el data date representan los valores de costo y trabajo real ingresado por pantalla). La siguiente pantalla muestra la asignación de recursos de la actividad A. Tenemos la opción de completar los recursos y costos para la completación (At completion), es decir una nueva estimación de los recursos y costos que necesitamos para completar satisfactoriamente la tarea (desde la fecha de actualización), lo que variará nuestro proyectado final.
8. Pantalla de programación Schedule
La siguiente pantalla actualiza el programa a la fecha deseada (11SEP06) después de haber ingresado los datos reales de la planificación, como fue repasado en la parte 1°. También una forma abreviada de actualizar la programación es F9.
Primavera calcula las nuevas fechas tempranas y tardías de acuerdo a los criterios ingresados por pantalla de costo y trabajo real.
Las barras inferiores representan nuestro Programa Maestro o target mientras las superiores el Programa Actual o Current que fue actualizado automáticamente. Repasaremos el ejemplo de la actividad A reflejado en su Budget Summary después de la actualización del programa.
Estos son los datos que entrega después de la actualización. Primavera dirige el cursor sobre los datos que pueden ser modificador por el usuario, por ejemplo si para completar la actividad, Primavera me entregará por defecto 50HH que es la diferencia de las 150 HH que ingresé anteriormente para llegar al presupuesto de 200HH, nos damos cuenta que nos harán falta 150 HH para completar la actividad por algún imprevisto, primavera calculara la varianza del trabajo y del costo, que repasaremos más adelante como un indicador de desviación y control.
En el diagrama de barras del programa actual o current, la actividad tendrá una menor duración, pues hemos adelantado trabajo por asignar más HH de recursos de lo necesario a la fecha (150 HH contra 47 HH).
9. Guardar configuraciones y datos del programa
Después del nuevo cálculo de datos para el control, es necesario guardar la historia de la planificación, desde el inicio del proyecto hasta la fecha de análisis (data date). Como dice el cuadro de diálogo que aparece más abajo, cuando el desempeño del periodo es guardado, los valores de trabajo y costo, actuales y ganados también deben ser guardados. Quiere decir que no podremos modificar el programa hacia atrás de la fecha de almacenamiento y disponer de ningún dato que se involucre más atrás. Menu>>Tools>>Store Period Performance…
10. Curvas de Recursos junto a la Programación
Primavera muestra las cuervas de recurso y costo junto a la programación de barras, lo que permite realizar una nivelación manual más efectiva de los recursos. Menu>>View>>Resource Profile…
El formato Display del cuadro Resource Profile/Table nos ayudara a darle apariencia a las cuervas de trabajo o costo programado (Planned), Real (Current) y el Ganado (earned). Con los botones del mouse podemos desplegar en pantalla los valores del trabajo o del costo según hayamos elegido. Se aconseja probar las distintas alternativas pues no le ocurrirá nada a nuestro programa sólo cambiaran la apariencia de las cuervas y de las barras del histograma.
De esta grafica podemos obtener semanalmente los datos de control necesarios para cada una de las actividades programadas.
11. Informes y Gráficos
Uno de las herramientas más importantes que posee Primavera es la gran cantidad de informes que se pueden obtener de la programación. Aunque limita en parte los datos que pueden ser desplegados y la forma, pero los calcula por nosotros a diferencia de Microsoft Project con su opción de exportar datos a Excel, sólo nos entrega la base de la programación y el usuario deberá realizar todos los cálculos anexos y cambiar los formatos en Excel.
La gran cantidad de gráficos y tablas que posee primavera complica la elección de cuáles son los más adecuados para presentar o más bien tomar decisiones de gestión. Repasaremos los tipos de gráficos y tablas más útiles que el usuario debe manejar.
Los gráficos de Primavera se dividen en Tabulares y Gráficos (Curvas o barras), los primeros muestran una primitiva planilla con datos y el segundo, gráficos de barras o líneas con datos por periodos. Menu>>Tools>>Tabular report o Graphic Reports.
En honor al tiempo del usuario y de todo profesional, nos remitiremos a repasar sólo las tablas y gráficos que más ayudan a desplegar datos y tomar decisiones.
11.1 Reportes Tabulares
Control de Recursos: Menu>>Tools>>Tabular Reports>>Resource>>Control…
Muestra una tabla de valores en archivo de texto con los datos programados, reales y esperados de los recursos. Puede desplegar y ordenar datos por Actividad, por recurso o por cuenta de costo. Invitamos al lector a analizar la pantalla desplegada de cada una de estas opciones.
11.2 Earned Value
El earned value es el valor Ganado del trabajo realmente ejecutado, expresado como HH de recursos o costos de recursos. Como en el ejemplo anterior la actividad tiene programadas 200 HH y al 50% de la completación se han gastado 150 HH, el earned value es 100 HH y representan las horas hombre que realmente ha ganado nuestro proyecto de 47 HH que teníamos programadas a la fecha gastarnos.
El autor puede calcular dos indicadores muy importantes del EV que son el SPI (Schedule performance index) y el CPI (Cost performance index), uno es el indice de desempeño de la programación y el segundo es el índice del desempeño del costo. Estos nos permiten pronosticar, aumentar y recudir duraciones o estimar los recursos necesarios para completar una tarea. Lamentablemente Primavera en su versión P3 no los calcula, pero es un cálculo muy fácil de ejecutar por el usuario.
Del ejemplo anterior podemos calcular que el SPI es 2.12 o (212%) que quiere decir que de cada hora hombre que programa estoy ganando (ejecutando) el doble de trabajo programado para el proyecto, obviamente con un considerable aumento del presupuesto.
Esta ventana es una de las más importantes pues el valor ganado es el indicador más apropiado para pronosticar término de un proyecto o los recursos que debemos ingresar al programa para poder cumplirlo de forma óptima. Para mayor información el autor sugiere leer el documento. http://www- 2.dc.uba.ar/materias/isoft2/2005_02/clases/seguimiento%2020050426_.pdf
11.3 Activity Codes
Los códigos de actividades ayudan a filtrar actividades en los informes que imprime Primavera (Por pantalla o por papel), por ejemplo se pueden ocupar códigos de Responsabilidad, de Área o departamento, hito del proyecto, etc. Cada actividad o puede tener uno o más de ellos.
Por ejemplo definiremos al responsable de la actividad A al autor Raúl Rojas de la siguiente forma.
La responsabilidad debe ser ingresado en la activity form en la box: RESP
11.4 Proyección Mano de Obra de Proyecto: Actual vs Presupuestado
Esta opción de grafico es muy útil para presentar al líder del proyecto o al mandante, los recursos que el constructor o el administrador del proyecto tiene presupuestado o actualmente ha utilizado. Se despliegan la cantidad de gráficos según el número de recursos con los que contemos en el proyecto u ordenarlos según sea la importancia o la participación de ellos durante el proyecto. Menu>>Graphics Reports>>Resources and Cost…
Aplicaremos la modificación de la ventana de datos (Modify….) para definir cada uno de los recursos que queremos mostrar como gráfico independiente. Debemos completarla con los recursos definidos y cambiar los que vienen por defecto.
Mostraremos en la etiqueta "Content" los recursos programados y los actuales (current y target), que muestre datos de recursos, solamente las fechas tempranas y la forma de histograma.
En la etiqueta date debemos cambiar las fechas que Primavera trae por defecto, que debe ser el intervalo de fechas en las cuales definimos nuestra programación o nuestro informe. El inicio es el 31/08 y el fin el 11/09.
Se deja como ejercicio al lector repasar las demás etiquetas que no tienen mayor dificultad en donde podemos cambiar el formato, colores y los títulos de los gráficos. La grafica mostrada será la siguiente.
11.5 Histograma o curva Total de Recursos (Costo o cantidad de Recursos)
Una opción alternativa a la anterior es mostrar todos los recursos juntos como una curva S o simplemente con histogramas.
Podemos expresar nuestras cuervas o histogramas en función del programa actual o el presupuestado, en función de los recursos o los costos, basados en las fechas tempranas o tardías o como histograma o curvas. Para modificar debemos acceder a "Modify…."
Gráfico de Recursos actuales, expresado como costo semanal. Cada una de estas alternativas pueden ser modificadas en la etiqueta format. Menu>>Graphics Reports>>Resources and Cost…
11.6 Lookahead Planning (Planificación Intermedia)
Las planificaciones Lookahead (miradas hacia delante) son planificaciones de corto plazo o intermedias pues están entre el programa maestro y el programa semanal. Son miradas al programa entre dos fechas determinadas, por ejemplo daremos una programación de 4 semanas desde el comienzo del programa current. Para repasar conceptos de programación de Planes Maestros, Planificación Intermedia y Planes semanales el autor recomienda revisar el siguiente documento. http://www.monografias.com/trabajos25/construccion/construccion
Realizaremos una planificación bi-semanal desde la fecha de estado del proyecto (data date), es decir mostraremos las actividades que están comprometidas en el programa 2 semanas hacia delante (lookahead) de la fecha de estado. Menu>>Format>>Filter….
Modificaremos el cuadro de dialogo cambiando el valor que viene por defecto del límite superior del horizonte de tiempo. Es decir cambiaremos DD+6M por DD+2W, lo que significa que el margen superior es dos semanas después de la fecha de estado (data date).
Al ver la siguiente figura podremos apreciar sólo actividades que tienen comprometido avance desde la fecha de estado hasta 2 semanas después de esta misma fecha, o sea sólo las actividades A y B pues la C debe comenzar después del horizonte seleccionado. Para volver a la vista original debemos seleccionar filtrar todas las actividades en el cuadro de diálogos de filtros. Menu>>Format>>Filter…
12. Análisis comparativo entre Microsoft Project y Primavera Project Planner
13. Conclusión
Al revisar cada uno de los pasos mostrados, esperamos que el lector pueda usar efectivamente las nuevas herramientas de control empleadas. A través de Microsoft Project o de Primavera las herramientas ocupan el mismo fundamento, pero se recomienda que si sólo se va a emplear duración y HH asignadas a una actividad (omisión de costos) sea Project el elegido para programar, pues su formato permite un rápido manejo de los datos. En cambio si la elección es manejo de costos y un detallamiento superior de recursos y actualización periódica del flujo de caja del proyecto, Primavera lleva la delantera.
Esperamos que la información adquirida sea de ayuda para mejorar el rendimiento de la planificación de nuestros proyectos, en resumen, simplificarnos las cosas.
Autor:
Raúl Rojas Vera
raulrojasve[arroba]hotmail.com
Santiago – Chile
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