Primavera Project Planner – Manual Avanzado

1. Introducción

Cada una de los siguientes ejemplos está pensado para usuarios que tienen algún dominio de Primavera Project Planner debido a la omisión de muchos pasos que fueron repasados en la versión anterior del manual básico realizado por el autor. La idea fundamental de esta versión, es aplicar herramientas de seguimiento y control de proyectos, pues dada la naturaleza de la "Planificación", ésta no existiría si sólo hubiera programación.

Antes de comenzar con nuestro estudio, debemos repasar algunos conceptos importantes del seguimiento de proyectos, pues Primavera basa su desempeño en la cantidad y calidad de la información obtenida por el programador desde su propia organización.

De la teoría de la Administración, el seguimiento es la obtención de datos para el control. Es por esto que la actividad más importante antes de usar primavera, debemos analizar cuál es nuestra metodología para obtener estos datos de control.

El punto más importante que debe tomar en cuenta el lector, es que la planificación se basa en compromisos y que el cumplimiento de ellos, es lo que debe monitorear el programador. Informar datos entregados por un software después de que ocurran los hechos es el peor indicio que nuestros planes no se cumplirán.

Uno de los puntos importantes desarrollados por el autor es una comparación entre Primavera y su más fiel competidor Microsoft Project, pues donde uno es más fuerte el carece de herramientas prácticas y viceversa.

Dada la competitividad en el campo profesional existente en el mundo de la Ingeniería, estas herramientas son fundamentales para estar un paso adelante en el objetivo de cumplir las metas de nuestros proyectos.

Raúl Rojas Vera

Chile

"Un proyecto puede ser ejecutado el 90% en un año y el otro 10% restante en otro año más"

"Generalmente los administradores, planifican su proyecto de forma meticulosa, multiplican el presupuesto por cuatro y se ponen a rezar…."

Eliyahu Goldratt

2. Programa de ayuda para el ejemplo

Para guiarnos durante el manual, crearemos un programa llamado ACTV para programar 3 actividades de las siguientes características.

Este programa de 3 actividades nos mostrará las potencialidades de las herramientas de Primavera de llevar el control del proyecto, en sólo un formato. Cada programador puede extraer datos para presentarlos las planillas de Excel típicas de control que es lo más utilizado y recomendado.

Comenzaremos haciendo un layout básico de las 3 actividades que quedará como sigue.

Cambiaremos el formato con el cual se despliegan las barras con el comando. Menu>>Format>>Bars….

Con este formato de barras dejaremos de mostrar la holgura libre de cada actividad (Float bar) además de las barras tardías (late) que sólo dificultan la visualización del layout. El lector notará que "Pos" significa el orden en que aparecen las barras, si el número es igual en todas las barras, una aparecerá encima de la otra. El autor definirá cual es la que más le acomoda.

3. WBS

Definiremos la siguiente estructura de la programación para agrupar, sólo a modo de repasar los comandos para WBS, dado la simpleza del ejemplo no se justificaría la organización en un WBS del programa.

1. Ejemplo

1.1 Ingeniería

1.2 Adquisiciones

1.3 Construcción

Asignamos (en el Activity form) cada uno de los códigos del WBS a cada una de las actividades y seleccionaremos la opción de agruparlos por sus códigos. Menu>>Format>>Organize. Recordemos que el formato se aplica ejecutando el comando "organize" con el botón derecho del Mouse sobre cualquier actividad.

4. Recursos

Previamente repasaremos la opciones de manejar recursos en un proyecto cualquiera, recordemos que existen 3 tipos de recursos: los de mano de obra (propia), equipos y materiales, y subcontratos. Los de mano de obra pueden ser ingresados como un recurso individual de mano de obra, por ejemplo podemos ingresar un recurso a una actividad como un pintor por ejemplo o un jornal y manejar el costo individual del recurso, o podemos ingresar la cuadrilla completa y calcular el costo promedio de la cuadrilla. El primer método calcula de forma más exacta los resultados de nuestro análisis pero vuelve engorroso el ingreso de datos de programación dado la gran cantidad de datos de recursos que hay que asignar a las actividades.