Informe final de practica de administración de empresas IV, efectuada constructora J.P. (página 3)
Enviado por Holguer Coronado
Para Incorporar a la empresa el personal idóneo para los diferentes puestos de trabajo era necesario diseñar un sistema de gestión de elementos básicos de recursos humanos para la Empresa J.P constructora que fuera capaz de integrar las actividades relacionadas con los directivos, los técnicos y trabajadores.
La importancia de dichos elementos está dada en que por las características del mundo actual, los recursos humanos constituyen el componente esencial para el logro de la calidad y competitividad requerida por la empresa moderna y esto es posible sólo mediante la profesionalidad del personal y de la adecuada selección del mismo.
Como consecuencia de dicho análisis, se elaboraron entrevistas estructuradas (elaboración y guía), modelos de calificación de currículos, perfil de puestos, profesiografia, y un modelo de contrato por servicios, mismos que se aplicaran conforme lo requiera la empresa.
Después de realizar el análisis de resultados se presentan las siguientes conclusiones.
La práctica de administración de empresas IV permitió orientar la elaboración de elementos básicos de planeación constituidos en misión, visión, objetivos, estrategias, políticas y normas en las áreas de compra, venta, finanzas y de personal, estos elementos permitirán coherencia entre los propósitos de formación y toma de decisiones para cumplir con las metas propuestas así como escoger los recursos y acciones de necesidades futuras.
Para incorporar a la empresa el personal idóneo en los diferentes puestos de trabajo, se deben llevar a la práctica los diferentes medios de reclutamiento, selección y contratación, utilizando las herramientas o guías diseñadas para este proceso y contar así con su propio sistema de vinculación de recurso humano calificado.
Para implementar y socializar los elementos básicos de planeación que orienten las actividades de la empresa, requiere autorización de la gerencia y coordinación del área administrativa para realizar el proceso de seguimiento y control, evaluando el desempeño organizacional y laboral, retroalimentándolo semestralmente.
Utilizar los instrumentos en el proceso de reclutamiento y selección de personal adaptándolos constantemente a las necesidades que requiera el puesto, realizando la contratación con base legal para evitar responsabilidades laborales que afecten su funcionamiento.
Antecedentes
Misión
Visión
Objetivo General
Objetivos Específicos
Objetivo de Compras
Estrategia de Compra
Políticas Compra
Adquirir maquinaria buscando la factibilidad económica con que cuenta la empresa.
Compra de materiales de construcción, oficina y equipo tomando en cuenta la oferta y demanda que los proveedores ofrecen.
Establecer cantidad de productos a comprar, después de tomar en consideración los descuentos por cantidad, ahorros de flete en los pedidos grandes y costos del pedido.
Normas Compra
Todas las operaciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje y consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas, debidamente autorizadas por el área administrativa y el área de contabilidad.
Cualquier compra que se realice, debe tener al menos tres licitaciones o cotizaciones.
Todas las cuentas de inventario de materiales y equipo deben comprobarse en cuanto a su exactitud, por medio de Archivos por rubros determinados.
Todo monto a partir de doscientos quetzales en una compra se realizara a través de titulo de crédito (cheque).
Procedimiento de compras
Realizar por escrito a través del modelo de requisición de compra de equipo o material al departamento administrativo.
Una vez aprobada la petición, presentar al departamento tres cotizaciones de precios de los vendedores para los artículos que aparecen en las requisiciones de compra.
Elegir entre los posibles abastecedores después de tener los datos referentes a precio, calidad, ciclo del tiempo de entrega y costo del flete.
Notificar al departamento de Finanzas de la requisición y cotización aprobada.
Preparar órdenes de compra y enviarla al proveedor seleccionado.
Objetivo de Venta
Estrategias de venta
Políticas de venta
Alianzas con otras empresas: contratar a otras empresas que cuentan con maquinaria que J.P no cuenta o realizar pactos para lograr absorber la licitación de proyectos
Maximización de recursos: adquisición de materiales a bajo costo y buena calidad.
Normas de venta
Al realizar un proyecto tiene que cumplir con el margen de rentabilidad que la empresa determina.
Acordar con otras empresas, el cumplimiento de las bases legales de los contratos.
Cumplir con la ejecución de los proyectos con materiales y maquinaria de calidad.
Procedimiento de Ventas
Entrar al proceso de licitación de proyectos a través de la pagina web Guate compras
Una vez ganada la licitación se procede a firmar contrato
Se procede a realizar la legalización de garantías o fianzas.
Espera al primer anticipo del proyecto para empezar la primera fase.
Al terminar cada fase en del proyecto la constructora JP. Recibirá montos acordados en el convenio. Siendo estas supervisadas por un representante de la empresa y un representante del la institución a cargo.
Objetivo de Finanzas
Estrategia de Finanzas
Políticas de finanzas
Al realizar compras al contado, se realizara a través de procesos estipulados por el departamento de finanzas para ser efectivo el pago.
Compras a crédito, el proveedor deberá cumplir con ciertos lineamientos, para la entregara del material o producto requerido y convenir el pago correspondiente.
Normas de finanzas
Los documentos que el departamento de Compras envíe al departamento de finanzas deberán ser copia de la orden de compra y factura original.
Se fijara un plazo de 30 días como mínimo para el pago de las facturas.
Realizar inventario físico frecuentemente en periodos iguales de 30 días.
Procedimiento de Finanzas
Luego que el departamento de compras prepare las órdenes de compra y las envié al proveedor seleccionado, establecer el tiempo y forma de pago.
Si es al contado recibir la factura y productos, dándole entrada al inventario y cardex para el control financiero y de abastecimiento.
Si es al crédito ingresarlos a cuentas por pagar y de la misma manera ingresarlos a los registros o archivos.
Objetivo de Personal
Estrategias de personal
Políticas de Personal
Convocatoria de puestos vacantes a través de medios a conveniencia de la empresa.
Entrevistas y evaluación de aptitudes de acuerdo al puesto que se solicita con los instrumentos correspondientes.
Proporcionar al personal de la empresa seguridad laboral.
Normas de Personal
Los expedientes y solicitudes de trabajo serán recibidos únicamente en la fecha establecida en la convocatoria programada por el departamento de Administración.
Evaluación del desempeño del personal semestralmente.
Renovación de contrato anualmente a consideración de la empresa y el empleado.
Procedimientos de Personal
Reclutamiento de personal a través de creación de convocatorias coordinada por administrador de la empresa.
Realizar entrevista y evaluación de aptitudes a las personas aspirantes al puesto vacante dentro de la empresa.
Seleccionar a la persona idónea para el puesto y realizarle el contrato correspondiente apegado a la ley.
Objetivo
Objetivo de reclutamiento
Procedimiento de reclutamiento
Clasificar los diferentes puestos dentro de la organización según las características del mismo. (Documento de soporte "profesiografía")
Una vez que se autorizó una nueva plaza o que se solicite personal para que cubra algún puesto vacante, el responsable de cada área solicita a administración la contratación del puesto que se esté requiriendo.
Administración revisa el organigrama de la empresa, para verificar que el puesto solicitado esté autorizado, en caso contrario notifica a jefe del área vacante la no contratación.
Una vez autorizada y revisada la plaza, se procede a estudiar la descripción del puesto para requerir a la persona que se adecue al perfil.
Elaborar rasgos a evaluar, instrumentos a utilizar y criterios de evaluación.
Seleccionar o elaborar los instrumentos (exámenes y entrevista) que se van a utilizar en el proceso
Elaborar convocatoria según perfil del puesto a ocupar (documento de soporte "perfil de puestos").
Realizar la difusión de la convocatoria en diferentes medios de comunicación para atraer personal.
Recibir documentos de candidatos, verificar que cubran con los criterios de convocatoria y realiza entrevista inicial. (documento
Informar a los candidatos que no cubran y agradecer su interés.
Objetivo de selección
Procedimiento de selección
Aplicar examen de conocimientos y de habilidades.
Informar a candidatos que no aprobaron su examen y agradecerles su interés. Se les informará de futuras convocatorias y realizará sugerencias para mejorar.
Informar a candidatos que aprobaron la fecha de aplicación de entrevista final.
Programar con el jefe del area vacante una entrevista con el personal seleccionado. Realizar la entrevista (documento de soporte "guía de entrevista estructurada").
Gerencia general recibirá resultados de entrevista final. Integrar informe general de la evaluación de candidatos. También recibirá la decisión del personal a contratar.
Integrar datos del personal no contratado a una base de datos.
Informar a personal seleccionado de fecha de contratación.
Informar a personal no seleccionado de sus resultados, y de que fueron integrados a una base de datos para considerarse en futuras oportunidades.
Objetivo de contratación
Procedimiento de contratación
El gerente general manda a la persona elegida a administración para revisar si la persona cumple con el perfil del puesto que se esté solicitando.
Una vez ya revisado el perfil del puesto del aspirante, administración lo pasa al gerente general, para su autorización.
Una vez ya autorizado administración procede a darlo de alta como empleado eventual de la empresa, durante el periodo de dos meses consecutivos, después de esto se analiza si se le dará el puesto de acuerdo al desempeño del trabajador.
En el caso de la inducción al puesto, el encargado del área a la que corresponda será quién capacitará al empleado de nuevo ingreso en las labores que desempeñará dentro de la empresa.
Cuando la gerencia general considere necesario, podrá realizar intercambios de personal temporal o definitivo, para apoyar otros proyectos de construcción en distintas áreas.
RECOMENDACIONES
Para realizar acciones de fortalecimiento institucional, se presentan las siguientes recomendaciones:
Administración y el proceso administrativo, http://usuarios.lycos.es/manuell/ (07 septiembre de 2008.) Cardenas Ojeda, Enrique, Escuela superior de administración y Negocios, México: Editorial 2006.
El proceso administrativo, http://www.angelfire.com/zine2/uvm_lce_lama/ padmon.htm (7 septiembre de 2008.) Empresas del sector de la construcción, http://ww.sii.cl/contribuyentes/empresas _por_ sector/construccion.htm (05 de septiembre de 2008.) Koontz Harol y Weihrich Heinz. Administración: una perspectiva global, México: Macgraw- Hill, 1990.
La empresa, www.monografias.com/trabajos11/empre/empre (05 de septiembre de 2008.) Macan & Dipboye, Psychology in Organizations: The Social Identity Approach Australia: Editorial Sage Publications, 2004.
Planificación del proceso administrativo, www.monografias.com/trabajos34/ planificacion/planificacion (6 de septiembre de 2008.) Proceso administrativo, http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/ fulldocs/ger1/pradra.htm (05 septiembre de 2008.) Reyes Ponce, Agustin. Administración moderna. México: Editorial Limusa, 1996.
Sector servicios, http://es.wikipedia.org/wiki/Sector_servicios (05 de septiembre de 2008.) Stoner, James. Et. Al. Administración. México: Prentice Hall, 1996.
PROPUESTA ELEMENTOS BÁSICOS DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS CINTHIA ODILY QUIÑONEZ LEAL HOLGUER ESTUARDO CORONADO URRUTIA COBÁN, ALTA VERAPAZ, NOVIEMBRE DE 2008
PROPUESTA ELEMENTOS BASICOS DE PLANEACION
Constructora y Transportes J.P, Sociedad Anónima, ubicada en el kilometro 213, ruta Cobán a Chamelco, Alta Verapaz, presta los servicios de: construcción y mantenimiento de carreteras pavimentadas y de terracería, dragado de canales y/o ríos, construcción de aljibes, escuelas, centros de convergencia, puentes y bóvedas, movimientos de tierra e introducción de agua potable.
Objetivo
Contar con elementos básicos de planeación para orientar las actividades de la empresa, hacia el cumplimiento de su propósito o misión
Desarrollo
A continuación se presentan los elementos básicos de planeación consistentes en: misión, visión, objetivos, estrategias, procedimientos, políticas y normas, relacionadas con las ventas, compras finanzas y de personal, con lo cual se contribuirá a definir el rumbo de la empresa.
Somos una organización comprometida y preparada con el mejor equipo y tecnología, para la ejecución de proyectos de infraestructura vial, civil y de transporte con eficiencia y eficacia, cumpliendo con todas las normas de calidad, para contribuir al desarrollo social y comunitario.
Ser una empresa líder en la ejecución de proyectos de infraestructura vial, civil y de transporte a nivel nacional, cumpliendo con responsabilidad utilizando tecnología avanzada logrando un alto reconocimiento de la marca en el sector de la construcción.
Ser una constructora líder a nivel nacional
Captar proyectos de infraestructura vial, civil y de transporte con equipo y tecnología avanzada.
Contribuir al desarrollo social y comunitario
Obtener los materiales adecuados que satisfagan los requerimientos de calidad, en la cantidad debida al precio conveniente para su envío en el momento preciso y al lugar correcto.
Negociar con los proveedores precios y calidad de productos o servicios, de acuerdo al área de la organización que lo solicite.
Adaptarse a la necesidad o tendencia de los clientes, en relación a calidad y precios.
Liderazgo en costo, se define a través de estudios de mercado, donde se puede determinar precios más bajos a los de la competencia.
Contar con la información oportuna interna y externa de los movimientos económicos de la empresa, como funciones principales de registro y control de las mismas operaciones.
El departamento de compras debe enviar documentos que sirvan de soporte de la compra al departamento de Finanzas para que éste programe su pago y luego proporcionar la factura correspondiente para dar ingreso a los registros y archivos correspondientes.
Contar con el personal capacitado e idóneo en los puestos de trabajo.
Ejecución de procesos adecuados de selección de personal, con los instrumentos de entrevista, evaluación de aptitudes para realizar los contratos correspondientes apegados a la ley.
IMPLEMENTAR ELEMENTOS BÁSICOS DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Incorporar a la empresa el personal idóneo para los diferentes puestos de trabajo.
Tener la mayor cantidad de candidatos posibles para luego realizar la selección de personal.
de soporte "formulario de evaluación de currículo vitae" y "evaluación de entrevista inicial")
Seleccionar la mejor opción de personal para optar a un puesto de trabajo dentro de la empresa.
Contratar personal para que desarrolle una actividad laboral en beneficio del empleador a cambio de una remuneración.
GRAFICO 2 FLUJOGRAMA DE PROCESOS
CONSTRUCTORA J.P
FUENTE: Investigación de campo año 2008
FUENTE: Investigación de campo año 2008
FUENTE: Investigación de campo año 2008
FUENTE: Investigación de campo año 2008
Autor:
HOLGUER ESTUARDO CORONADO URRUTIA
CARNÉ No. 199930388
CINTHIA ODILY QUIÑONEZ LEAL
CARNÉ No. 200141131
UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DEL NORTE LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS
COBÁN, ALTA VERAPAZ, NOVIEMBRE DE 2008
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