Procedimiento de Medición y Seguimiento de los procesos de un Sistema de Gestión de la Calidad

Resumen

Este trabajo contiene inicialmente una introducción breve referida a la gestión de procesos, incluye un pequeño marco teórico que abarca el enfoque de procesos, el seguimiento, la medición y la mejora. Culmina con un procedimiento sustentado en una metodología sencilla, para determinar la eficacia de los procesos de un sistema de Gestión de la Calidad. Permite identificar los indicadores que mayor o menor incidencia tienen en el buen desempeño del Sistema de Gestión y brinda herramientas para establecer las acciones de mejora necesarias de acuerdo a los resultados obtenidos.

Introducción

La gestión por procesos es la forma más eficaz para lograr el cumplimiento de los objetivos de una organización ya que esta permite definir todos los recursos, las metodologías, los programas, el responsable de cada proceso y todos los aspectos que la Dirección organizacional considere para asegurar la satisfacción de los usuarios internos y externos; con información relevante, oportuna y precisa que facilite la toma de decisiones estratégicas y operativas (Moreira, 2009).

Marco teórico

• Enfoque de proceso

Un proceso es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados (ONN, 2005). Los procesos de la organización deben ser diseñados, modelados, organizados y documentados de manera que su medición, seguimiento y control permitan optimizar su capacidad y desempeño de forma continua. La gestión por procesos, demanda el cambio operacional de la empresa al migrar de una operación funcional a una operación de administrar por procesos. El modelo de gestión por procesos favorece que estos se comporten siempre de la misma manera y esa repetitividad permite la visualización del estado de los mismos durante todas las etapas en que se desarrollan, lo que facilita el control en pos de la reducción del margen de error, ejecución eficiente, cumplimiento de estándares de calidad previamente establecidos, y la obtención de información que luego puede ser usada para mejorarlos (Ponjuan, 2005).

La gestión por procesos es uno de los pilares sobre los que descansa el desempeño de una organización que se enfoca hacia los principios de Calidad Total (Euskalit, 2008). Es a través de los procesos bien concebidos y diseñados cómo la organización consigue hacer llegar óptimamente el resultado deseado a quienes ha definido como "destinatarios", y por tanto sus procesos son los que condicionan la satisfacción de éstos y la probabilidad de que en el futuro sigan contando con la organización. Una organización enfocada a la Calidad Total tiene también claro que la única estrategia que la va a mantener desarrollando su actividad a largo plazo es la que consiga implicar a todo su personal en la gestión y mejora continua de esos procesos.

• Seguimiento y medición

Con la identificación, selección, clasificación, diseño y documentación adecuada de los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad, coherentes con su planeación estratégica, una organización solo tiene un punto de partida que puede orientarla para medir su desempeño y obtener información oportuna para encausar la mejora continua. Sin embargo, no será hasta que la organización materialice y ejecute sus acciones de seguimiento, medición, análisis y revisión de la forma en que se ha descrito en el diseño de dichos procesos y la planeación estratégica, que el enfoque y la gestión por procesos tendrán su verdadera utilidad y efecto en los resultados de la organización, de lo contrario dichas acciones serán letra muerta en documentos y proyectos.

El seguimiento, medición, análisis y revisión de los procesos debe ser monitoreada por indicadores que brinden información de cómo está resultando su efectividad de acuerdo al resultado o estado deseado; según criterios de medidas de referencia predeterminados que digan si el proceso está comportándose óptimamente o críticamente. Los indicadores pueden ser de eficacia o pueden ser de eficiencia, que adecuadamente integrados a la medición del proceso se pueden aplicar a su funcionamiento y resultados globales. Se pueden determinar además indicadores parciales que pueden ser útiles, para conocer el comportamiento de una etapa o parte específica del proceso, sin tener que llegar el resultado global del mismo (Euskalit, 2008). La selección, medición y obtención de indicadores generalmente es una tarea de cierta complejidad, que consume esfuerzo, tiempo e intelecto, ya que resulta de mayor utilidad una pequeña cantidad de indicadores que realmente midan el desempeño del proceso, que una gran cantidad que no brinden la información necesaria.

Explica Adana (2011) que los indicadores para el seguimiento y la medición deben distinguirse por su criterio, que no es más que la regla que se ha de ajustar al proceso para considerarlo de buen o mal desempeño. Por ejemplo, el indicador "Satisfacción de Clientes", se puede medir por el porcentaje de clientes satisfechos. En este caso, los criterios para evaluar el proceso podrían ser:

• 95 % = X =100 % de excelencia,

• 85 % = X < 95 % aceptable,

• 70 % = X < 85 % regular,

• 70 % > X crítico.

En cuanto al comportamiento estándar de un indicador de seguimiento y medición, Adana (2011) refiere que es el grado de cumplimiento exigible a un criterio, que representa una medida sobre el nivel que podría o debería conseguirse en el indicador. En el ejemplo mostrado del indicador "Satisfacción de clientes" para considerarlo eficaz, se puede determinar un comportamiento estándar exigible en el criterio "aceptable-de excelencia".

Los criterios de aceptación y estandarización utilizados en el seguimiento y la medición de los procesos, van acorde con el tipo de organización, el sistema de gestión que tenga implementado y los objetivos a largo plazo que pretenda alcanzar y mantener. Así, puede definirse como un proceso conforme, aquel cuyos indicadores se comportan dentro de un límite o criterio predeterminado (Colegio Mater Purissima, 2006). Además, se considera como objetivo de calidad a lograr y mantener a largo plazo; sensible de incorporar a un plan de mejora; el incremento gradual del comportamiento de los indicadores que miden los procesos del sistema de gestión de la calidad.

Los indicadores utilizados en el seguimiento, medición, análisis y revisión de los sistemas de gestión, deben ser de práctica y fácil obtención, proporcionar información relevante sobre el desempeño de la organización, estar enfocados a dimensiones concretas de los procesos que miden para facilitar la toma de decisiones y deben provenir de fuentes fiables (Adana, 2011). Para una fácil comprensión de sus tendencias y evolución, pueden expresarse de forma gráfica (Amozarraín, 2006).

El seguimiento, medición, análisis y revisión de los procesos de una organización le permite establecer los lineamientos a través de los cuales supervisa y mide periódicamente las características clave de las operaciones y actividades que puedan tener un impacto en su sistema de gestión (Instituto Tecnológico Superior de Centla, 2011).

• Mejora

Un cambio sustancial en la mejora solo es posible cuando la dirección toma en serio los requisitos del producto y de los servicios. Por otra parte, los esfuerzos por mejorar la calidad darán fruto sólo en aquellas organizaciones en que se acojan a ellos voluntariamente. No se pueden salir a buscar y llevarlas a rastras. Esta estrategia es el resultado de haber aprendido que la dirección tiene que "nacer de nuevo", por su propia cuenta, en su compromiso con la calidad (Crosby, 1987). La credibilidad del compromiso es el problema más grande para los directivos; tiene que ser reforzada con constancia. La dirección debe demostrar continuamente que su compromiso es de largo alcance; de hecho, permanente. Una compañía logra rápidas mejoras cuando toma a la calidad con la debida seriedad y, no obstante, se requieren varios años para que se convierta en parte de la rutina.

Para el mejoramiento de la calidad, la producción y los servicios tienen que tener la oportunidad de desarrollarse guiados por requisitos y estándares claros y definidos, porque el primer acto del mejoramiento de la calidad es considerar los requisitos de manera seria y formal. Esto solo se puede lograr cuando el equipo directivo ha recibido educación especial y ha emprendido su cometido de cambiar la cultura de la organización (Crosby, 1987).

La opinión de los clientes sobre el servicio que perciben de la organización, utilizada como otra de las formas de obtención de información del entorno, puede manejarse de forma tal que el cliente se sienta partícipe del diseño del producto o servicio que recibe. La innovación y el aprendizaje concebidos de esta forma, presupone que la sabiduría de las masas está cambiando la habilidad del mundo de concebir, crear, inventar, producir y vender.

Dependiendo de las características de la organización y de su entorno, la mejora innovación y aprendizaje es aplicable a los productos que desarrolla, los servicios que presta y la gestión de los procesos que en ella se ejecutan con todos sus interfaces en toda la estructura organizativa. Estarán implicados además en las acciones de mejora, innovación y aprendizaje los sistemas de gestión que tiene implementados, los aspectos de la gestión del capital humano, la infraestructura, el ambiente de trabajo y las relaciones con todas las partes interesadas (ONN, 2009).

Un adecuado avance de la mejora y la innovación con un enfoque de gestión de la calidad y liderazgo, debe partir inicialmente del enfoque al cliente que es la razón de ser de la organización, porque la búsqueda de la mejora hacia dentro de la organización, sin tener presente lo que esperan los cliente que son en definitiva de los que se obtienen los ingresos, no tendrá los efectos que se esperan en la mejora del desempeño. La disciplina en el control de los procesos que garantizan la mejora y la innovación es indispensable, así como el entrenamiento del personal implicado directamente en materializar dichos procesos de mejora e innovación, lo que va a permitir involucrar esfuerzos y participación (Guerra, Mishina, Hernández y Álvarez, 2007)

Metodología

3.1 Términos y definiciones

A los efectos del presente procedimiento entiéndase por:

Mejora continua: Actividad recurrente orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos.

Eficacia: Grado en que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. La eficacia es un concepto relativo, y surge de comparar los resultados reales obtenidos con el resultado que se desea obtener.

Medición de la eficacia: Evaluación de los indicadores establecidos para el proceso con la finalidad de demostrar si el proceso es eficaz o no eficaz en una determinada extensión.

Indicador: Es un soporte de información (habitualmente expresión numérica) que representa una magnitud, de manera que el análisis del mismo permite la toma de decisiones sobre los parámetros de actuación asociados (variables de control).

Índice de eficacia de referencia: Resultado u objetivo esperado para un indicador que sirve de base para demostrar la eficacia de un proceso (IERef).

Índice de eficacia real del proceso: Resultado real de la evaluación del indicador en un período de tiempo dado, que es empleado para evaluar la eficacia de un proceso (IEReal).

3.2 Descripción de actividades

3.2.1 Generalidades

La organización debe asegurar que los procesos del Sistema de Gestión tengan la capacidad suficiente para permitir que los resultados que obtengan cubran los resultados planificados a través de su seguimiento y medición.

El seguimiento y medición de los procesos constituyen la base para saber:

• qué resultados se están obteniendo.

• en qué extensión se cumplen los resultados deseados.

• hacia dónde deben orientarse las mejoras.

3.2.2 Planificación de la medición de la eficacia del proceso

Los indicadores necesarios para la medición de la eficacia de los procesos se pueden establecer en fichas de procesos del Sistema de Gestión, así como los resultados que se esperan sean alcanzados para cada indicador.

3.2.3 Medición de la eficacia del proceso

Trimestralmente, los jefes de procesos habilitan el registro: "Medición de la eficacia del proceso". Inicialmente deberán reflejar los resultados a alcanzar para cada indicador de acuerdo a lo establecido en la ficha de cada proceso. A continuación recopilarán los resultados de la medición de todos los indicadores y reflejan los resultados obtenidos en el registro. A continuación se muestra un ejemplo de la medición de la eficacia de un proceso económico financiero:

En este ejemplo se puede observar como se realizó la medición a un proceso de 6 indicadores de los cuales 5 alcanzan el valor esperado. También se obtiene una represtación gráfica que muestra la tendencia del proceso desde los trimestres anteriores. Esto permite realizar el cálculo del índice de eficacia real del proceso (IEReal) determinando el por ciento de los indicadores definidos que alcanzan los resultados esperados.

Para evaluar si el proceso resulta o no eficaz se debe establecer una comparación entre índice de eficacia real del proceso (IEReal) con un índice de eficacia de referencia (IERef). El índice de eficacia de referencia se establecerá entre el 80 y 100 %. Inicialmente se considerará el índice de eficacia de referencia igual al 80 %, pero en la medida en que mejore en el tiempo el desempeño y comportamiento del proceso, podrá irse modificado y elevando paulatinamente.

Se considera que el proceso es eficaz siempre que el índice de eficacia real (IEReal) sea mayor o igual que el índice de eficacia establecido como referencia (IERef). Por tanto en el caso puesto como ejemplo el proceso se considera eficaz al alcanzar un 83.3 % que es mayor al 80 % de referencia.

Los jefes de procesos deben realizar el análisis del comportamiento en el tiempo de cada uno de los indicadores y del índice de eficacia real de los procesos, para ello podrán utilizar las herramientas de análisis estadísticos y de problemas que consideren más apropiada, entre las que se encuentran:

• Lista de chequeo para la definición de problemas

• Diagrama de flujo

• Gráfico de radar (diagrama de araña)

• Hoja de inspección

• Técnica del grupo nominal

• Gráfico circular

• Gráfico de desarrollo

• Gráfico de control

• Estratificación

• Lluvia de ideas

• Diagrama de Pareto

• Diagrama de causa y efecto

• Cinco Por Qué

• Diagrama de dispersión

• Análisis de los campos de fuerza

Cuando no se alcancen los resultados planificados, tanto para los procesos como para los indicadores, se deben adoptar acciones correctivas para eliminar las causas. Cuando como resultado de la evaluación un proceso este resulte eficaz, pero sea identificada una tendencia negativa en su comportamiento, se definirán acciones preventivas para eliminar las causas que provocan la tendencia hacia la ineficacia.

Determinado el índice de eficacia el jefe proceso documenta los resultados en el registro "Medición de la eficacia del proceso" y refleja las conclusiones y acciones de mejora que considere necesarias.

Referencias bibliográficas

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Amozarraín, Manuel. (2006) ¿Por qué la gestión por procesos? 27 Nov 2006. Disponible en: http://web.jet.es/amozarrain/Gestion_procesos.htm

Cadena de Tiendas TRD Caribe. (2012). Procedimiento PD-GPR-04 "Medición y seguimiento de los procesos".

Colegio Mater Purissima, España. Procedimiento, seguimiento y medición de procesos. 2006. Disponible en: http://www3.planalfa.es/materpurissima/ webcalidad/documentosvigentes/Prpe0402seguimientoymedici%C3%B3n.pdf.

Crosby, Fhilip B. La calidad No cuesta. 1987. Disponible en Web: http://librospdf1.blogspot.com/2011/09/la-calidad-no-cuesta.html.

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Euskalit. (2008) Gestión y mejora de procesos. Disponible en: http://www.euskalit.net/ nueva/images/stories/documentos/folleto5.pdf

Guerra, Rosa Mayelín; Mishina, Anastasia; Hernández, Margarita y Álvarez, Rubén. (2002). Autoevaluación y Mejora Continua de la Calidad. Normalización 2, 34-40.

Instituto Tecnológico Superior de Centla. (2011). Procedimiento seguimiento y medición. México. Disponible en: www.itscentla.edu.mx/archives/download/ …/seguimiento-y-medición

Moreira Delgado, Mercedes. (2009). Gestión por procesos y su aplicación en las organizaciones de información. Un caso de estudio. Segunda parte. Ciencias de la Información Vol. 40, No.1, enero-abril, 2009. Disponible en: http://132.248.9.1:8991/hevila/Cienciasdelainformacion/2009/vol40/no1/2.pdf

ONN (2005). NC-ISO 9000: 2005, Sistemas de gestión de la calidad-Fundamentos y vocabulario.

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Ponjuan Dante, Gloria. (2005). Los procesos y su gestión. En: Principios y Métodos para el Mejoramiento Organizacional, Cap. 1. La Habana.

Autor:

Ing. Didiet González Sánchez

Fecha de realización del trabajo: 14 de enero del 2013