INTRODUCCIÓN Contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan nos ofrezcan un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la empresa es el sueño de todo administrador de empresas. Hoy en día nos encontramos grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y más aún en la rama de la informática donde la velocidad y la conectividad juegan un papel muy importante en las organizaciones, que sin exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo información día con día
SISTEMA DE INFORMACIÓN Un Sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos organizado para brindar información a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización para desarrollar sus respectivas tareas. Asimismo un sistema de información no requiere de computadores ya que durante siglos han existido sin ellos. Sin embargo, la aparición del computador y su gran desarrollo tecnológico han potenciado extraordinariamente el procesamiento de datos y generación de información.
ENTRADA DE INFORMACIÓN Es el proceso en el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son: Las terminales. Las cintas magnéticas. Las unidades de diskette. CD-ROM. Pendriver. Los códigos de barras. Los escáners. La voz. Los monitores sensibles al tacto. El teclado. El Mouse. entre otras…
ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes, pendriver y los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento de Información Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
SALIDA DE INFORMACIÓN La salida, es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida.
TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMAS TRANSACCIONALES Es un tipo de sistema de información diseñado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de información que es generada por las transacciones en una organización. Una transacción es un evento o proceso que genera o modifica la información que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de información.
FUNCIONES DE UN SISTEMA TRANSACCIONAL Un sistema transaccional debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo, un cliente transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo banco. Un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar cualquier error ocurrido durante una transacción, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal cual estaban antes del error. También debe ser capaz de controlar y administrar múltiples transacciones, determinando prioridades entre éstas. Por ejemplo, un cliente está haciendo la reserva de un asiento en un vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que se concrete la transacción, porque otro cliente podría estar queriendo reservar el mismo asiento en el mismo momento.
Características de un sistema transaccional Rapidez: deben ser capaces de responder rápidamente, en general la respuesta no debe ser mayor a un par de segundos. Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podría afectar a clientes, al negocio, a la reputación de la organización, etc. En caso de fallas, debe tener mecanismos de recuperación y de respaldo de datos. Inflexibilidad: no pueden aceptar información distinta a la establecida. Por ejemplo, el sistema transaccional de una aerolínea debe aceptar reservas de múltiples agencias de viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos obligatorios, con determinadas características.
Propiedades de los sistemas transaccionales Son el primer sistema de Información que se implementa en la empresa. Se empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la organización para continuar con los mandos intermedios y posteriormente la alta administración, conforme evolucionan. Son intensivos de entrada y salida de información, sus cálculos o procesos suelen ser simples y poco sofisticados. Estos sistemas requieren de mucho manejo de datos para poder realizar sus operaciones y como resultado generan también grandes volúmenes de información. A través de ellos se pueden lograr ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.
Propiedades de los sistemas transaccionales Tienen la propiedad de ser grandes recolectores de información, lo que quiere decir que en estos sistemas se cargan las grandes bases de información para su explotación posterior. Son fáciles de justificar ante la dirección general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. En corto tiempo se pueden evaluar los resultados y las ventajas que se tienen al implementarlo. Son fácilmente adaptables a paquetes de aplicación que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos básicos que por lo general son de uso común en todas las organizaciones.
Los sistemas de Información en el área de Mercadotecnia.
Sistemas de información en la mercadotecnia
Sistemas de Información en el área de Mercadotecnia.
Sistemas de información en las áreas de contabilidad y finanzas
Sistemas de información en las áreas de contabilidad y finanzas Ventajas: Integración de la administración de la empresa, las finanzas, la administración de las tesorerías, los recursos humanos entre otras. Es posible analizar la cadena de valor ya sea de un producto o un servicio para identificar que actividades no están generando valor, poder eliminarlas o implementar otras para disminuir los costos. Ayudar a incrementar la efectividad en la operación de las empresas. Proporcionar ventajas competitivas, si es que la competencia no cuenta con esta tecnología. Disponibilidad de la información para todos los usuarios en tiempo real. Eliminar la barrera de la distancia ya que se puede trabajar con un mismo sistema en puntos distantes.
Sistema de información en el área de almacén En cuanto a las ventajas de contar con un sistema de información se puede mencionar los siguientes puntos: Evitar el retraso en el abastecimiento de materiales. Controlar el abastecimiento parcial. Compra o producción en totales económicos. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades propias. Función de Recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la compañía o de un transportador común, es la misma. Si el material se recibe de cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía, las actividades de construcción, el procedimiento será el mismo.
Sistema de información en el área de almacén
Técnicas de almacenamiento de datos La elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales. Tipos de materiales que serán almacenados. Número de artículos guardados. Velocidad de atención necesaria. Tipo de embalaje.
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos Entendemos por sistemas de información en RR.HH como aquel sistema que ha de proveer las bases para la toma de decisiones actuales y futuras. Recibe Provee Procesa Toma de Decisiones
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos Productividad Objetivos Eficacia Eficiencia
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos Fuentes de Datos Bancos de Datos de Recursos Humanos Reclutamiento y selección de personal Entrenamiento y desarrollo de personal. Administrador de salarios Evaluación del desempeño Registros y controles de personal, respecto de fallas, atrasos, disciplina, etc Estadísticas de personal Higiene y seguridad
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos Entradas Salidas Datos Resultados Procesamiento Procesamiento S.I. Frontera Medio Ambiente
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos Ventajas Permite automatizar la administración de los datos de la dirección de RH. Permite gestionar información vital para la toma de decisiones. Permite tener el mejor personal Permite elaborar y comparar presupuestos Disminuir errores, tiempo y recursos Permite comparar resultados alcanzados con los objetivos programados, permitiendo la evaluación y control. Detectar problemas y soluciones
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos Ventajas en Cuanto al Control Reclutamiento Selección y Asignación Entrenamiento Control de la Documentación
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos Desventajas Problemas de seguridad, por lo que se requiere sistemas para que los usuarios solo tengan acceso a la información autorizada Los sistemas de RRHH están incompletos, cada área tiene requerimientos diferentes.(Operativos, mandos medios y operativos) No se trabaja con base de datos. Implica inversión que visualiza como gasto. Los sistemas de RH son poco flexibles. Los sistemas de RRHH no están integrados, no se comunican con los sistemas de la empresa, se tienen en lenguajes diferentes.
Sistemas de Información en el Área de Recursos Humanos Información Resultante Definir Estrategias Objetivos Visión Misión Analiza Comportamiento Tendencia Planes de Acción Redireccionamientos Objetivos Políticas Directrices Estrategias SER PRODUCTIVA Y RENTABLE
Sistemas de Información Administrativos SIA (Sistema de Información Administrativa), ha sido generado en torno a una estructura de Base de Datos Multidimensional, multiusuaria por naturaleza y con actualización en línea de registros lo que permite disponer de información hasta el último instante de su ingreso y/o registro de datos.
Sistemas de Información Administrativos Diseño conceptual de un S.I.A. Desarrollo de las especificaciones del desempeño Análisis de los sistemas Análisis de factibilidad Selección del diseño conceptual entre las opciones desarrolladas
Sistemas de Información Administrativos Diseño conceptual de un S.I.A. Preparación de los miembros de una organización para el cambio Estudio de las características de la compañía y de la industria Estudio de la organización de la compañía y estructura de la decisión Identificación de los problemas de la compañía Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales Determinación de las necesidades de información Determinación de las fuentes de información
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal. DOCUMENTACION DEL DISEÑO CONCEPTUAL
Objetivos : Brindar la información en tiempo real más eficiente respecto de cualquier producto de inventario. Características Principales: Los análisis más completos, valorizaciones del inventario a través del tiempo, detalle de los movimientos de ingreso y egreso de cada deposito son brindados por el sistema en tiempo y forma, constituyéndose en una herramienta valiosa para el análisis y la toma de decisiones. Entre otras cosas el sistema realiza las siguientes actividades: Control de Stock de materiales clasificados y administrados por : números de serie, talles, envases, partidas o lotes de producción, despachos de aduana, o cantidades totales. MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS
Objetivos: Permitir todas las operaciones de venta que por diferentes conceptos realice la empresa con su cartera de clientes. Características Principales: A través de este sistema, obtendrá la información más completa sobre la gestión de ventas, su correlación y comparación entre periodos para analizar la evolución y marcha de la organización. Entre otras cosas el sistema realiza las siguientes actividades: Definición de maestros de clientes, vendedores, condiciones de venta, transportes, condiciones de IVA, provincias, lugares de entregas, tipos de comprobantes, modelos de asientos MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE VENTAS
Objetivo: Permitir determinar y conocer rápidamente la composición de saldos de cuentas corriente de Clientes y Deudores. Características Principales: A través del sistema se obtendrá información detallada de la composición de saldos de cuentas deudoras, la proyección de sus vencimientos y la información necesaria para que la empresa puede planificar sus ingresos futuros. Entre otras, el sistema realiza las siguientes actividades: Registro y cancelación de comprobantes individuales (facturas, recibos, anticipos, etc.). Rápido acceso a toda información sobre saldos, sea con detalle de comprobantes o en resúmenes bimonetarios. Proyección de cobranzas con detalle de los ingresos en valores (cheques y documentos) MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
Objetivos: Permitir la registración y control de todas las operaciones de tesorería que realice la empresa. Características Principales: Permite procesar todos los ingresos y egresos manteniendo en todo momento el estado y la evaluación de cada cuenta corriente bancaria, de clientes, proveedores, el estado de la cartera de valores a cobrar y pagar y la emisión de recibos de cobranzas y ordenes de pagos. Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan: Registración y control de todos los valores negociables (títulos, efectivo, cheques, documentos, acciones, pagares, etc.) en pesos y dólares. Se aceptan tarjetas de crédito como forma de pago. Administra cartera de valores por conceptos, proyectando los saldos de estos de acuerdo a su emisión o vencimientos. MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE CAJA Y BANCOS
Objetivo: Registrar y analizar todas las operaciones de compra que realiza la empresa. Principales Características: Permite desde la Registración de comprobantes de proveedores, la emisión de pre-órdenes de pago y la cancelación de los mismos con actualización simultánea de cuentas corrientes, contables, bancarias, etc. Entre las actividades permitidas por el sistema se mencionan: Registración bimonetaria de operaciones de débito y crédito. Generación automática de asiento de compras según modelos predefinidos por el usuario. Validación opcional de facturas contra remitos de entregas. Actualización automática de cuentas corrientes, con aplicación de pagos. MÓDULO : ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
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