Propuesta de un diseño de indicadores de gestión del centro de investigación y gestión

CONTENIDO Introducción Objetivos Objetivo General Objetivos Específicos El Problema Recopilación de datos Situación Actual Marco Metodológico Indicadores para Evaluar el Desempeño Análisis y Resultados Análisis de datos Conclusiones Recomendaciones

Introducción C.V.G Ferrominera Orinoco, C.A. es una Empresa que se encarga de extraer, beneficiar, transformar y suministrar mineral de hierro y derivados, con productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al sector siderúrgico nacional, en armonía con el medio ambiente, con la participación protagónica de los trabajadores y trabajadoras. Ferrominera Orinoco con la finalidad de dar cumplimiento a lineamientos establecidos por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG), tiene como objetivo dentro de su filosofía de Gestión la política de promover la investigación, el desarrollo tecnológico y la innovación, con base en las necesidades de la organización, para mejorar continuamente sus procesos y contribuir a la soberanía productiva del país. La Gerencia de Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento, se creó con la finalidad de ser el impulsor de proyectos de investigación, desarrollo e innovación y de garantizar la realización y cumplimiento de las investigaciones en dichas áreas, con el fin de fortalecer el proceso productivo de C.V.G Ferrominera, para llevar a cabo dichas actividades es necesario contar con indicadores de gestión eficaces y oportunos que permitan medir, comparar y evaluar el comportamiento de la gestión. Los indicadores de gestión son instrumentos valiosos para saber cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de desarrollo y estos son aplicables para evitar sorpresas, identificar oportunidades de mejoras, promoviendo el enfoque basado en hechos para la toma de decisiones y la generación de proyectos de mejora, entre otros.

OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Diseñar una propuesta de Indicadores para medir la Gestión del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento de C.V.G Ferrominera Orinoco. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Realizar el diagnóstico de la situación actual de los Indicadores, informes, entre otros utilizados en el Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento de C.V.G Ferrominera Orinoco. Recopilar antecedentes de la empresa y datos e información de la Gerencia Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento. Investigar información bibliográfica acerca de los Indicadores de Gestión apropiados para aplicar en el área. Elaborar la propuesta del diseño de los Indicadores de Gestión para la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento.

El Problema La Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento, se creó con la finalidad de ser el impulsor de proyectos de investigación, desarrollo e innovación y de garantizar la realización y cumplimiento de las investigaciones en dichas áreas, con el fin de fortalecer el proceso productivo de C.V.G Ferrominera Orinoco y el cumplimiento de otras actividades en el laboratorio de proceso y de la planta piloto, entre otras funciones también se tiene garantizar la oportunidad y eficacia en las investigaciones y el desarrollo de los proyectos, en el área de concentración de mineral de hierro, a fin de optimizar los procesos a implementarse en el área. Para llevar a cabo dichas actividades es necesario contar con indicadores de gestión eficaces y oportunos que permitan medir, comparar y evaluar su comportamiento de la gestión; en forma de medidas, números, hechos, opiniones o percepciones que señalen condiciones o situaciones específicas, estos son instrumentos muy importantes para evaluar y obtener resultados que generen datos con el propósito de optimizar los procesos de desarrollo del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento, medir e identificar cambios o mejoras en una determinada condición o situación, a través del tiempo para el cumplimiento de los objetivos, planes, programas, asignaciones, solicitudes, análisis, seguimientos, marco legal, entre otras funciones. Los Indicadores de Gestión son instrumentos valiosos para saber cómo se pueden alcanzar mejores resultados en proyectos de desarrollo y estos son aplicables para evitar sorpresas, identificar oportunidades de mejoras, promueve el enfoque basado en hechos para la toma de decisiones y la generación de proyectos de mejora, entre otros.

El Problema Actualmente la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento no cuenta con un diseño de indicadores de gestión que permita realizar seguimiento, medición, análisis y mejora de los procesos que ejecutan, con la finalidad de lograr los objetivos planteados, esta posee una matriz de responsabilidades, minutas, comunicaciones e informes de seguimiento semanales. La propuesta de dicho diseño de indicadores de gestión se hará para optimizar el proceso, hacer seguimiento, control y evaluación simultáneamente en todas las áreas y de manera objetiva. Esta Gerencia cuenta con cuatro departamentos. Para cumplir con dicho requisito y contribuir con el mantenimiento del sistema de gestión de la calidad, la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento requiere la propuesta de diseño de dichos indicadores. La falta del indicador ha influido directamente en el mejor funcionamiento y desarrollo de las actividades propias de los departamentos y a su vez es un requisito fundamental para la consolidación de la Gerencia, por tal motivo, en el presente trabajo, se diseñaran indicadores de gestión como instrumentos de control que permitan medir el desempeño de la Gerencia y de esta manera detectar alguna desviación sobre la cual se podrán establecer, recomendaciones para la mejora, acciones preventivas y/o correctivas. Con la propuesta del diseño de indicadores de gestión, la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento logrará realizar seguimiento y control de su gestión de manera oportuna y eficaz además de dar cumplimiento a una de las actividades establecidas dentro del plan de implementación de la Gerencia CIGC y tomar las acciones y decisiones apropiadas.

Para el Mes de Abril: Gerencia del C.I.G.C: – 01 Informe de Gestión Mensual Dpto. de Gestión del Conocimiento: – 01 Informe de gestión mensual – 01 Informe técnico Dpto. Investigaciones Aplicadas: – 01 Informe técnico Dpto. Lab. Tecnológicos: – 01 Informe de gestión 01 Minuta de Reunión Para el Mes de Mayo: Gerencia del C.I.G.C: – 01 Informe de Gestión Mensual Dpto. Lab. Tecnológicos: – 01 Informe de gestión – 02 Minutas Dpto. Investigaciones Aplicadas: – 01 Plan de divulgación del Sistema de Gestión – 01 Matriz de Responsabilidades Para el Mes de Junio: Dpto. Investigaciones Aplicadas: – 02 Informe técnico Dpto. de Gestión del Conocimiento: – 01 Informe técnico Dpto. Lab. Tecnológicos: – 01 Informe de gestión 02 Minutas de Reunión. Referencia Bibliográfica: Rincón Bermúdez, Rafael David. “Los indicadores de Gestión Organizacional”. Artículo, Una Guía para su definición. Pérez Jaramillo, Carlos Mario. “Curso Índices de Gestión” Direcciones Electrónicas: http://www.slideshare.net/jcfdezmxmanag/indicadores-de-gestin-1031612 http://www.monografias.com/trabajos55/indicadores-de-gestion/indicadores-de-gestion2 http://www.monografias.com/trabajos87/diseno-sistema-evaluacion-gestion-mantenimiento/diseno-sistema-evaluacion-gestion-mantenimiento3 http://planning.co/bd/archivos/Octubre1998.pdf http://www.gestiopolis.com/innovacion-emprendimiento/indicadores-de-gestion-para-pymes.htm En el actual estudio, la población está integrada por los informes de gestión, minutas, matriz de responsabilidades, entre otros, que se presenta en la Gerencia de C.I.G.C de la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco y la muestra por los informes de gestión del periodo comprendido entre (los meses de marzo, abril y mayo) de 2011. RECOPILACIÓN DE DATOS

RECOPILACIÓN DE DATOS

La Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento no cuentan con un diseño de indicadores de gestión que permita realizar seguimiento, medición, análisis y mejora de los procesos que ejecutan, con la finalidad de lograr los objetivos planteados, esta posee una matriz de responsabilidades, minutas, comunicaciones e informes de seguimiento semanales. La propuesta de dicho diseño de indicadores de gestión se hará para optimizar el proceso, hacer seguimiento, control y evaluación simultáneamente en todas las áreas y de manera objetiva. La Gerencia del C.I.G.C garantiza la investigación, desarrollo, resguardo e innovación mediante un seguimiento a través de informes de Gestión mensual, el propósito del presente informe es proporcionar información de la Gerencia y en vista de no haberse elaborado informes de gestión en periodos anteriores, se procede a partir de este año en el mes de abril con la entrega mensual de dicha información para darle cumplimiento a los lineamientos de la Gerencia General. SITUACIÓN ACTUAL

En cuanto a la Matriz de responsabilidades a fin de obtener una visión global respecto a los avances de las metas desde el punto de vista metodológico, se aplica la matriz de ponderaciones a los objetivos de la gestión así como la escala de valor aplicado según la técnica de semaforización. Los responsables de las actividades listadas en la matriz de responsabilidades de la Gerencia del C.I.G.C, deben ser enviadas una vez a la semana toda la información generada de la misma como son cronogramas, avances, minutas de reuniones realizadas donde se especifican los objetivos, las decisiones, los responsables, la fecha en que debe iniciar y finalizar dichos objetivos, los informes técnicos, presentaciones, variaciones, entre otros, al departamento de Planificación y Control y también al responsable que prepara el informe de Gestión mensual. La mejora continua de la gestión hay que planificarla, ejecutarla, medirla y evaluarla. De esta manera sabremos si el resultado de ésta, ha superado el valor planificado. SITUACIÓN ACTUAL

MARCO METODOLÓGICO DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN Esta investigación tiene como propósito, realizar una propuesta de un diseño de indicadores de gestión requerido por la Gerencia de Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento de C.V.G Ferrominera Orinoco que permita medir, comparar y evaluar el comportamiento de la gestión siendo eficaces y oportunos. Por ello, la investigación es tratada como una propuesta de diseño no experimental, porque estudia los hechos tal y como se presentan en su contexto natural, sin alterar o influenciar ninguna de las variables. TIPO DE INVESTIGACIÓN La investigación presenta varios enfoques de acuerdo a sus características, lográndose definir según los siguientes tipos: Según el nivel de profundidad: Investigación Descriptiva, ya que se busca describir e identificar informes de gestión, minutas de Ferrominera, a modo de exponer la situación actual de los mismos. Se considera de tipo evaluativo ya que se busca establecer una propuesta de diseño de indicadores de gestión. Información Documental del archivo existente, tanto en archivos como físico. Según la estrategia: Investigación de Campo, ya que se tiene contacto directo con el personal de la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión de Conocimiento y los datos son propios de los informes de gestión, además de verificar la matriz de responsabilidades mediante la observación directa. La estrategia es fundamentada en el análisis de una propuesta de un indicador de gestión proveniente de normas básicas que a través de datos nos permitan conocer si una o varias actividades que se desarrollan en la empresa evolucionan de acuerdo a lo que esperamos, para analizar situaciones o procesos dentro de la organización de la empresa y tomar decisiones de acuerdo al estudio realizado y así determinar cómo y de dónde obtener indicadores con el objetivo de obtener mayor información para garantizar la investigación. Según la duración: Investigación transaccional, dado que el estudio se realiza en un período de tiempo determinado, no mayor de 4 meses.

POBLACIÓN Y MUESTRA La población se refiere al objeto de la investigación siendo el centro de la misma, y de ella se extrae la información requerida para el estudio respectivo, es decir el conjunto de datos; que siendo sometidos al estudio, poseen características comunes para proporcionar los mismos. En el actual estudio, la población está integrada por los informes de gestión, minutas, matriz de responsabilidades, entre otros, que se presenta en la Gerencia del C.I.G.C de la empresa C.V.G Ferrominera Orinoco y la muestra por los informes de gestión del periodo comprendido entre (los meses de marzo, abril y mayo) de 2011. MARCO METODOLÓGICO

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE DATOS: Para la recolección de datos, se adoptaron ciertas técnicas: Entrevistas no estructuradas, para facilitar la obtención de información, opiniones, referencias y conocimientos técnicos, donde se interrogaron al personal encargado del sistema, obteniendo como resultado la información actualizada, precisa y detallada de los informes de gestión. Se realiza una observación directa de los informes de gestión de la Gerencia de C.I.G.C donde se manejó toda la información referente al seguimiento y cumplimiento de actividades. Referencia Bibliográfica, estos comprenden la revisión bibliográfica realizada con el objeto de obtener los conceptos básicos que sirvieron de fundamento teórico para el desarrollo de este estudio. Se analizaron todas las fuentes de información posible como: matriz de responsabilidades, minutas, publicaciones en Intranet, relacionados a los indicadores de gestión. MARCO METODOLÓGICO

PROCEDIMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN Para realizar la investigación y cumplir con los objetivos, se realizaron los siguientes pasos: Charlas de inducción, donde se conoció los riesgos laborales existentes, las normas de seguridad y la política de calidad que tiene la empresa Obtención y revisión de informes anteriores relacionados a los indicadores de gestión. Conocimiento de los departamentos que forman parte de la Gerencia del C.I.G.C, lo que permitió estar en contacto directo con el personal de trabajo, obteniéndose una mejor visualización de la situación actual, y de esta manera tener una perspectiva del problema que existe en el seguimiento y cumplimiento de las actividades y recopilar toda la información acerca de esta. Revisión de la bibliografía relacionada con el tema para la realización del marco teórico. Realizar el diagnóstico de la situación actual de la estructura de la matriz de responsabilidad de la Gerencia de C.I.G.C. Establecer la propuesta para el diseño y calcular los indicadores de gestión para la Gerencia mediante un análisis del comportamiento de los datos en el período de estudio conllevaría a la determinación de la eficacia de los objetivos y estrategias planteados. Diseñar la propuesta del modelo de indicador de gestión que permita clasificar y determinar la eficiencia asociados a la gerencia de C.I.G.C durante el periodo en estudio (Abril, mayo, junio de 2011). Determinar el valor de los indicadores para observar el comportamiento. Elaboración de la presentación de los resultados. MARCO METODOLÓGICO

INDICADORES PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO Eficacia Grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, es decir, cuanto de los resultados esperados se alcanzo. La eficacia consiste en concentrar los esfuerzos de una entidad en las actividades y procesos que realmente deben llevarse a cabo para el cumplimiento de los objetivos formulados. Generalmente se emplea la siguiente fórmula para realizar las evaluaciones: E= (RA/ RE) x 100 Donde: E: Eficacia RA: Resultado Alcanzado. RE: Resultado Esperado.

ANÁLISIS Y RESULTADOS METODOLOGÍA PARA PROPONER Y DISEÑAR INDICADORES DE GESTIÓN EN FERROMINERA ORINOCO. En FERROMINERA ORINOCO se puede establecer una metodología para la formulación de indicadores de gestión con la finalidad de estandarizar para todas las unidades la manera de realizar esta actividad. Es por ello que es necesario conocer dicha metodología para poder llevar a cabo la propuesta del diseño de los indicadores de gestión de la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento. La metodología para la propuesta del diseño de indicadores de gestión, consta de cinco (5) pasos, los cuales son: Paso 1: Revisión del diagrama de Caracterización de la Unidad. Paso 2: Identificar parámetros o variables esenciales de medición de los procesos de la unidad o el Sistema. Paso 3: Identificación de parámetros o variables esenciales de medición del producto o servicio de la unidad o el Sistema. Paso 4: Relacionar parámetros de medición de productos, servicios o procesos. Paso 5: Normalización de los Indicadores a través de los siete puntos del Indicador.

Normalización del Indicador I.- OBJETIVO Documentar las condiciones necesarias para el cálculo, aprobación, revisión, actualización y manejo del indicador de Eficacia de la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento, con el fin de medir y controlar el cumplimiento de las actividades de cada departamento que conforma la Gerencia. II.- ALCANCE Este documento aplica para el indicador declarado, asociado al cumplimiento de los objetivos de la Gerencia del Centro de Investigación de Gestión del Conocimiento y cada departamento. III.- NORMALIZACIÓN DEL INDICADOR Indicador de Gestión para medir la eficacia del Cumplimiento de los objetivos de la Gerencia C.I.G.C ANÁLISIS Y RESULTADOS

Definición del indicador Definición Conceptual Expresa la relación porcentual entre el resultado alcanzado del desempeño de los Objetivos de Gestión que fueron devueltas y el resultado esperado total del desempeño de los Objetivos de Gestión entregadas en un periodo determinado. Campo de aplicación Considera actividades asociadas a la Revisión, Aprobación, Cumplimiento y Seguimiento de las actividades emitidas por la Gerencia del C.I.G.C destinadas a cada departamento que la conforma. Expresión Matemática CO= RA / RE X 100 Donde: CO: Cumplimiento de los Objetivos de la Gerencia. RA: Resultados Alcanzados de los Objetivos realizados. RE: Resultados Esperados y/o programados de los Objetivos por parte de la Gerencia. Unidad de Medida: Porcentaje (%) Objetivo del Indicador Medir la eficacia de los objetivos de gestión, mediante el seguimiento y control del cumplimiento de las actividades programadas de la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento, con el fin de detectar desviaciones que permitan definir acciones correctivas y/o preventivas dirigidas a mejorar dicho proceso y asegurar que la mayor parte de las actividades entregadas no presenten detalles que amerite una devolución a la gerencia o a cada departamento del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento. ANÁLISIS Y RESULTADOS

(Gp:) 100 (Gp:) 198 (Gp:) TOTAL (Gp:) Eficacia: cumplimiento de las actividades esperadas (Gp:) (Gp:) 15,15 (Gp:) 30 (Gp:) Planificación y Control (P&C) (Gp:) Eficacia: cumplimiento de las actividades esperadas (Gp:) 33,84 (Gp:) 67 (Gp:) Laboratorio Tecnológico (LT) (Gp:) Eficacia: cumplimiento de las actividades esperadas (Gp:) . (Gp:) 17,17 (Gp:) 34 (Gp:) Investigaciones aplicadas (IA) (Gp:) Eficacia: cumplimiento de las actividades esperadas (Gp:) (Gp:) 33,84 (Gp:) 67 (Gp:) Gestión del Conocimiento (GE) (Gp:) Nombre indicador (Gp:) Fórmula (Gp:) % (Gp:) Total de actividades a laFecha (N°.) (Gp:) Unidad de CIGC Propuesta 1: Es una base ponderativa que mide la carga de actividades que tiene cada departamento de manera eficaz. Cada Departamento cuenta con una serie de Objetivos y actividades a realizar las cuales se pueden cuantificar, para así poder medir el porcentaje de actividades realizadas a través de la eficacia. Plan 100 % Plan : número total 198 Actividades PROPUESTA PONDERACIÓN DE ACTIVIDADES POR DEPARTAMENTO GC= (TOTAL ACT. ALCANZADAS/ TOTAL ACT. ESPERADAS) x 100 IA= (TOTAL ACT. ALCANZADAS/ TOTAL ACT. ESPERADAS) x 100 GC= (TOTAL ACT. ALCANZADAS/ TOTAL ACT. ESPERADAS) x 100 P&C= (TOTAL ACT. ALCANZADAS/ TOTAL ACT. ESPERADAS) x 100

CONDICIONES DE PONDERACIÓN (Gp:) = 80% (Gp:) Los valores del indicador se encuentran fuera de control. Denota que el indicador al estar dentro de este rango debe arrojar una señal de tomar una corrección y/o acción correctiva. (Gp:) ALERTA (Gp:) > 80% < 96% (Gp:) Los valores indicados se encuentran en alerta, denota que el valor obtenido al estar en este rango está arrojando una señal de advertencia y/o precaución, que dependiendo el comportamiento futuro pueden estar tomándose acciones preventivas. (Gp:) PRECAUCION (Gp:) = 96% (Gp:) Los valores del indicador se encuentran dentro del rango de control (bajo control) (Gp:) EQUILIBRIO (Gp:) RANGO (Gp:) SIGNIFICADO (Gp:) CONDICIÓN A fin de obtener una visión global respecto a los avances de las metas desde el punto de vista metodológico, donde se aplica la matriz de ponderaciones a los objetivos de la gestión así como la escala de valor aplicado según la técnica de semaforización se mantiene el criterio de la ponderación utilizada de la empresa para medir el resultado de los objetivos estratégicos.

ANÁLISIS Y RESULTADOS A continuación se muestra la propuesta de Indicadores de eficacia Generales de Gestión para la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento, para que la misma pueda tener un mejor conocimiento amplio de su funcionamiento, además que la información con que cuenta pueda ser confiable y precisa. A fin de garantizar una toma de decisiones acertada y que generen beneficios a la Gerencia. Esto es primordial hoy en día, donde las empresas deben competir ofreciendo una mejor calidad bien sea en su producto o servicio, con una mejor eficiencia en su administración, y además los clientes son cada vez más exigentes. Estas tienen que explotar las ventajas competitivas. En este sentido, la propuesta de los indicadores de gestión es una herramienta que les permitirá obtener información cuantitativa (esto es estadísticas, datos sobre avance de proyecto, plan de trabajo, seguimientos, entre otros.) y cualitativa (la cual se puede obtener a través de comentarios y observaciones de alguna desviación o para mejorar el proceso), a través de ellos podemos conocer el desempeño de la gerencia, de los departamentos, un puesto de trabajo; lo cual nos permitirá ver como estamos haciendo las cosas, incluso identificar cualquier desviación que nos permita tomar medidas correctivas a tiempo, los indicadores nos acercara a un diagnostico sobre la situación actual de la gerencia.

Propuesta 2: Es una base ponderativa que mide la carga de proyectos que tiene cada departamento esperados de manera eficaz. PROPUESTA PONDERACIÓN DE PROYECTOS POR DEPARTAMENTO (Gp:) 100 (Gp:) 28 (Gp:) TOTAL (Gp:) Eficacia: cumplimiento de los proyectos esperados (Gp:) 32,14 (Gp:) 9 (Gp:) Planificación y Control (P&C) (Gp:) Eficacia: cumplimiento de los proyectos esperados (Gp:) 28,57 (Gp:) 8 (Gp:) Laboratorio Tecnológico (LT) (Gp:) Eficacia: cumplimiento de los proyectos esperados (Gp:) 25,00 (Gp:) 7 (Gp:) Investigaciones aplicadas (IA) (Gp:) Eficacia: cumplimiento de los proyectos esperados (Gp:) 14,29 (Gp:) 4 (Gp:) Gestión del Conocimiento (GC) (Gp:) Nombre indicador (Gp:) Fórmula (Gp:) % (Gp:) Total de Proyectos a la fecha (Nº.) (Gp:) Unidad de CIGC (Gp:) GC= (TOTAL PROYECTOS ALCANZADOS/ TOTAL PROY. ESPERADOS) x 100 (Gp:) IA= (TOTAL PROYECTOS ALCANZADOS/ TOTAL PROY. ESPERADOS) x 100 (Gp:) LT= (TOTAL PROYECTOS ALCANZADOS/ TOTAL PROY. ESPERADOS) x 100 (Gp:) P&C= (TOTAL PROYECTOS ALCANZADOS/ TOTAL PROY. ESPERADOS) x 100

Cada Proyecto debe tener una Planificación, un desarrollo, una ejecución y la entrega este esta es una propuesta para llevar el control de la carga de Proyectos que tiene cada Departamento. MOTIVOS DE DESVIACIÓN OBJETIVO GENERAL PROGRAMACIÓN DEL PROYECTO Actividades Ejecutadas Actividades en Ejecución Prom/mensual Atendidas Solicitudes Actividades por Ejecutar Fecha de Termino Fecha de Inicio Avance del proyecto PROPUESTA PONDERACIÓN DE PROYECTOS POR DEPARTAMENTO

(Gp:) ? de los seguimientos alcanzados (Gp:) ? de los seguimientos esperados (Gp:) X 100 (Gp:) ? de actividades alcanzadas (Gp:) ? de actividades esperadas (Gp:) X 100 (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) = 96% (Gp:) Semanal (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de las actividades del plan de trabajo en un periodo dado. (Gp:) Ca = (Gp:) Cumplimiento de las actividades (plan de trabajo) (Ca): Es el número de actividades alcanzadas con respecto al número de actividades esperadas (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) = 96% (Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de seguimientos para controlar las actividades en un periodo determinado. (Gp:) Csg = (Gp:) Cumplimiento de seguimientos (Csg): Es el número de seguimientos alcanzados con respecto al número de seguimientos esperados. (Gp:) RESPONSABLE (Gp:) VALOR (Gp:) FRECUENCIA (Gp:) OBJETIVO (Gp:) FORMULA (Gp:) DEFINICIÓN (Gp:) Entre los indicadores de gestión del cumplimiento de actividades se encuentran los de calidad que están relacionados con los ratios que nos indican el grado de consecución de tareas y/o trabajos, a continuación se indicaran los siguientes: (Gp:) Indicadores de Eficacia Generales de Gestión para la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento EJEMPLO: INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS

EJEMPLO: INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS (Gp:) ? de reportes proy. alcanzados (Gp:) ? de reportes proy. esperados (Gp:) X 100 (Gp:) ? de inf. de gestión alcanzados (Gp:) ? de inf. de gestión esperados (Gp:) X 100 (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) 100% (Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de la entrega de los informes de gestión para un periodo determinado, para el seguimiento de las estrategias y objetivos del Departamento. (Gp:) Cig = (Gp:) Cumplimiento de informe de gestión (Cig): Es el número de informe de gestión alcanzada con respecto al número de informes de gestión esperadas. (Gp:) Personal del Dpto (Gp:) 100% (Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de avance real de proyectos a través de reportes para un periodo determinado. (Gp:) Crp = (Gp:) Cumplimiento de reportes de avance de proyectos (Crp): Es el número de reportes de avances de proyectos alcanzados con respecto al número de reportes esperados.

(Gp:) ? de informes técnicos alcanzados (Gp:) ? de informes técnicos esperados (Gp:) X 100 (Gp:) ? de divulgaciones alcanzadas (Gp:) ? de divulgaciones esperadas (Gp:) X 100 (Gp:) ? de las Solicitudes alcanzadas (Gp:) ? de las Solicitudes esperadas (Gp:) X 100 (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) Trimestral (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de solicitudes en un periodo dado. (Gp:) Cs = (Gp:) Cumplimiento de solicitudes (Cs): Es el número de solicitudes alcanzadas con respecto al número de solicitudes esperadas. (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) 100% (Gp:) Semanal (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de las divulgaciones para mantener informados a los trabajadores, para dar a conocer los valores organizacionales de la empresa y estar involucrados en el sistema de calidad. (Gp:) Cd = (Gp:) Cumplimiento de divulgaciones (Cd): Es el número de divulgaciones alcanzadas con respecto al número de divulgaciones esperadas. (Gp:) Jefe de Departamento Y personal del Dpto (Gp:) 100% (Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de la entrega de los informes técnicos para un periodo determinado, para el seguimiento de las estrategias y objetivos del Departamento. (Gp:) Cit = (Gp:) Cumplimiento de informe técnico (Cit): Es el número de informe técnico alcanzado con respecto al número de informe técnico esperado EJEMPLO: INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS

? de seguimientos alcanzados ? de seguimientos esperados X 100 ? de Avance proyectos alcanzados ? de proyectos esperados X 100 (Gp:) Jefe de Departamento (Gp:) = 96% (Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje de cumplimiento de avance de proyectos alcanzadas por el Departamento. (Gp:) Cap = (Gp:) Cumplimiento de avance de Proyectos (Cap): Es el numero de proyectos alcanzados con respecto al numero de proyectos esperados. (Gp:) Personal del Dpto. (Gp:) = 96% (Gp:) Mensual (Gp:) Establecer un porcentaje del cumplimiento seguimiento de desarrollo del proyecto. (Gp:) Sdp = (Gp:) Seguimiento de desarrollo del Proyecto (Sdp): Es el número de seguimientos desarrollados alcanzados del proyecto con respecto al seguimiento esperado. (Gp:) En los indicadores de Gestión, un atributo muy importante es la Oportunidad la cual la medición debe ser transparente y entendible. La medición de los siguientes indicadores es información importante para el logro de ese conocimiento profundo de dichos proyectos que nos permite tomar decisiones más adecuadas, bien sea para corregir estableciendo la estabilidad deseada del mismo, bien sea para prevenir y tomar decisiones antes de que se produzca la anormalidad indeseada, así como diseñar elementos que accedan a mantenerlas dentro de las tolerancias permitidas. EJEMPLO: INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS

ANÁLISIS DE DATOS Una vez obtenido y revisado la recopilación de datos como son los informes de gestión, informes técnicos, matriz de responsabilidades y las minutas, la bibliografía relacionada con el tema para la realización del marco teórico, conocer los departamentos que forman parte de la Gerencia del C.I.G.C y de realizar el diagnóstico de la situación actual de la estructura de la matriz de responsabilidades de la Gerencia de C.I.G.C se establece la propuesta para el diseño de los indicadores de eficacia de gestión para la Gerencia, se muestra a continuación el comportamiento de los datos en el período de estudio de los meses abril, mayo y junio de 2011: No hay manera de mostrar un seguimiento sobre la planificación de la ejecución de cada actividad. No se lleva un control constante del avance de proyectos lo cual es de suma importancia para seguir con otros proyectos y/o actividades. En los informes de gestión e informes técnicos no se muestra d forma detallada las mediciones que hacen a través del indicador que estudia el número de actividades. No se refleja en las minutas, informes de gestión, informes técnicos, entre otros, de manera detallada las actividades que están en ejecución y por ejecutar, estas son necesarias para la gerencia para saber cual es el avance que tiene cada proyecto o actividad. Solo se habla de las actividades que fueron ejecutadas y algunos motivos de su desviación. En las minutas de reuniones no se refleja la fecha de inicio y culminación al responsable que este encargado de llevar a cabo un proyecto.

INDICADORES GUIAS: MENSUAL, TRIMESTRAL, ANUAL, OTROS La Propuesta de Indicadores de eficacia Guías para cada Departamento: Departamento de Laboratorios Tecnológicos: 13 Investigaciones Aplicadas: 10 Gestión del Conocimiento: 16 Planificación y Control : 6 Total CIGC : 45

CONCLUSIONES Se realizó un estudio detallado de los informes de gestión, de los informes técnicos, de las minutas, matriz de responsabilidades, lo cual permitió construir a través de los análisis de datos un total de 45 indicadores necesarios para una buena gestión en cada departamento, donde se simplificaron a un total de 9 propuestas de indicadores de eficacia generales para la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento ya que esa cantidad es muy grande y no seria eficiente ya que a la hora de aplicar dicha propuesta sea muy sencilla y fácil de medir por parte de los responsables y no perder tiempo a la hora de hacer el estudio. Se diseñaron indicadores de eficacia de gestión específicos para cada departamento, un total de dos (2) o cuatro (4) indicadores necesarios, a fin de obtener una visión global de los avance de objetivos, proyectos, aplicándole la escala de valor según el rango de desempeño para cada Departamento. En el “Cálculo del Indicador”, procesará los datos y calculará automáticamente el indicador, además, mostrará información complementaria e importante para la toma de decisiones. En la estructura establecida para reportar el indicador se visualizará el resultado obtenido del mismo, así como también, información adicional que permitirá un análisis más detallado de las posibles causas que desvíen el indicador. La entrega a destiempo de los informes de gestión, matriz de responsabilidad, minutas entre otros, no solo depende de la Gerencia del Centro de Investigación y Gestión del Conocimiento, sino también de los otros responsables de cada departamento que la conforman.

RECOMENDACIONES Implantar el indicador propuesto, con la finalidad de que la Gerencia del C.I.G.C logre mejorar la calidad del cumplimiento de los objetivos de Gestión, y de ésta manera, aumentar la eficacia en cada departamento. Antes de utilizar el sistema Cálculo del indicador, se debe revisar y conocer el procedimiento de dicha actividad, el cual está explicado en el manual del indicador. Mostrar los resultados del indicador al personal de cada Departamento, con la finalidad de que en conjunto establezcan acciones preventivas y/o correctivas de las situaciones que se presenten. Establecer acciones o normas para que los jefes de cada departamento se comprometan y responsabilicen a cumplir con los tiempos de entrega de los documentos (informes semanales, mensuales, minutas, entre otros.).