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Entrega certificada (página 2)

Partes: 1, 2

INTEGRANTES DE LA MODALIDAD DE ENTREGA CERTIFICADA

Supermercados. Proveedores. Transportista (operadores logísticos).

Frente a un proyecto de implementación de un esquema basado en Entregas Certificadas, es imprescindible involucrar y educar a los tres miembros del esquema de distribución. De nada serviría que exista un alto compromiso y se realicen las tareas a la perfección entre solo dos miembros. La implementación de éste requerirá un período de tiempo durante el cual se llevarán a cabo pruebas piloto de manera de monitorear los progresos y problemas asociados. La etapa de prueba y puesta en marcha será particular para cada socio de negocios y dependerá del grado de capacitación y compromiso que tengan los distintos eslabones de la cadena.

La participación activa de los transportistas es clave para generar confianza, fundamentalmente en el lanzamiento del esquema, por lo tanto, es necesario capacitar a los conductores del medio de transporte, dado que su rol cambia y deja de tener que controlar cada mercadería que reciben, pero deben garantizar la inviolabilidad del envío.

DEFINICIÓN DEL ACUERDO

Los procedimientos o partes del acuerdo a definir para concretar la entrega certificada son:

COMUNICACIÓN

  • Determinar la manera de comunicarle el pedido al proveedor.
  • Definir la frecuencia de pedido, días de pedido, fecha y hora de entrega
  • Determinar la forma de enviar la información al transportador y al proveedor sobre
  • la mercancía recibida (aviso de recibo, factura o remisión firmada)
  • Establecer mecanismos y procedimientos de comunicación para los casos de fuerza mayor, en los que no se pueda cumplir una cita en el punto de entrega por
  • situaciones ajenas al proveedor y a la EPSL (Empresa prestadora de servicios logísticos). En estos casos no hay mala calificación para el proveedor.
  • Cuando el operador logístico prepara el pedido, se debe definir como el proveedor le comunica los pedidos que debe preparar.

MANIPULACIÓN DE LA MERCANCÍA

  • Definir los criterios de calidad del producto que se utilizan para la inspección de mercancía en el recibo; así como los períodos de vencimiento.
  • Precisar los empaques y sub-empaques a utilizar al entregar al mercancía Garantías del proveedor al cliente para saber que las mercancías no han sido violadas
  • Convenir la información y codificación a utilizar tanto en unidades de venta como en empaques.
  • Lista de los facilitadores con los que deberá contar el cliente para recibir al mercancía

TRANSPORTE

  • EPSL que harán parte del acuerdo
  • Procedimiento en los casos de cambio de la EPSL
  • Condiciones de manipulación con la EPSL
  • Esquemas de seguridad que se utilizarán para el transporte de la mercancía.
  • Características de los vehículos que llevarán a cabo la entrega en el punto de recibo

ACCIONES CORRECTIVAS

  • Acuerdos para solucionar errores detectados después de la entrega.
  • Mecanismos para dar solución a los problemas en el recibo: diferencias en
  • precios, cantidades, presentación del producto empaques, documentos. Acordar el procedimiento en los casos en los que existan averías y extravíos.

Conjuntamente los socios comerciales (clientes, proveedores y empresas prestadoras de servicios logísticos), deben analizar la situación actual y definir el acuerdo para las entregas certificadas, precisando un modelo de procedimientos entre socios comerciales.

FASES DE LA CERTIFICACIÓN

PROCESO DE CERTIFICACIÓN

PROCEDIMIENTO SUGERIDO

PARA UNA ENTREGA CERTIFICADA

El procedimiento esta conformado por varias fases, las cuales especificamos a continuación

RECIBO DEL PEDIDO

  • Verificación del cupo de crédito y demás condiciones Comerciales.
  • Reserva de la mercancía
  • Generación lista de picking
  • Preparación y despacho del pedido.
  • Mecanismos de seguridad acordados Previamente
  • Aviso de despacho hacia el cliente y a la EPSL en caso de tenerla.
  • Especificar cantidad y tipo de Camiones
  • En los despachos de paqueteo se debe Especificar el lugar de entrega por Medio de código de barras
  • Asegurar la calidad de la entrega Cumpliendo las normas ISO
  • Cargue del vehículo y colocación de su sello de seguridad

TRANSPORTE DE LA MERCANCIA

  • Confirmación de la reserva y los datos del vehículo, del funcionario y la cantidad y tipo de vehículos a utilizar en el despacho
  • El vehículo llega al lugar y hora pactada para recoger al mercancía
  • Conteo del numero de empaques y se verifica la calidad de los embalajes
  • Sellos de seguridad
  • Se recibe copia del aviso de despacho generado por el proveedor.
  • Se tramitan los documentos de Transporte.
  • Entrega de mercancía en los puntos de despacho de Acuerdo a las fechas y horas Pactadas.
  • Recibir documentos de Entrega, material de Intercambio y devoluciones
  • Recibe copia aviso de recibo y las solicitudes de acción correctiva si es el caso.
  • En vía factura de Transporte al generador de La carga

RECIBO DE LA MERCANCÍA

  • Atención al proveedor en fecha y hora asignada.
  • Recibo del aviso de despacho.
  • Documento remisorio.
  • Asignación de espacio en la zona de descargue.
  • Verificación del sello de seguridad, el cual debe corresponder al relacionado en el documento de entrega, si existe diferencia se verificara el 100% de la
  • La persona que recibe la mercancía, cuenta los embalajes, estibas o recipientes enviados y entrega el resultado al responsable del manejo de los documentos, quien verifica que coincida con la factura y/o aviso de despacho.
  • El responsable de la operación consulta el tamaño de la muestra a chequear físicamente aplicando el plan de muestreo según la fase de certificación
  • Las cajas se escogen aleatoriamente de acuerdo a la cantidad de estas.
  • Lectura de los códigos de barras correspondientes a la muestra a verificar: empaques, subempaques y estibas.
  • Atención al proveedor en fecha y hora asignada.
  • Las devoluciones a que haya lugar se harán en empaques debidamente sellados
  • Por el cliente, a excepción de las que se hagan mano a mano.
  • Se verifica en detalle, calidad, cantidad, fechas, marcación y requisitos de ley que correspondan.
  • En caso de encontrar toda la mercancía a conformidad, se dará por recibido el lote completo.
  • Visto bueno en el documento de recibo.

ACCIÓN CORRECTIVA

  • En caso de encontrarse alguna anomalía en la muestra seleccionada aleatoriamente se debe proceder a realizar una revisión exhaustiva de todo el lote
  • Comunicación de la novedad al proveedor, solicitando la solución inmediata y la acción correctiva correspondiente
  • En el seguimiento oficial a proveedores con entrega certificada, si se califica como rechazado el resultado de la muestra, se reportaran los errores detectados según su tipo y se cuantifican los problemas aplicando la política de reclamos.
  • El cliente no recibe la mercancía cuando los artículos no reúnen las condiciones necesarias para ser vendidos, (presentación avería, peso, vencimiento, código de barras, precio máximo, estampillas etc.), cuando el pedido no está vigente o cuando las políticas de reclamos lo ameriten.
  • Cuando se recibe la mercancía en cantidades diferentes a las facturadas, el cliente emite los informes de diferencias como soporte de las notas contables correspondientes. (Débito o crédito)
  • Para todos los casos se debe registrar el resultado del proceso de recibo en el formato de seguimiento a proveedores con entrega certificada.
  • Al finalizar el proceso de recibo es importante verificar al interior del vehículo que transporte la mercancía para garantizar el descargue del lote completo enviado por el proveedor.

POLÍTICA DE RECLAMOS

Y SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

CALIDAD DEL PRODUCTO

  • Se devuelve la mercancía previo aviso al proveedor, tanto fecha vencida como mala presentación. Equivale a un 1 problema.

FALTANTES Y SOBRANTES

  • Equivale a un 1 problema cuando supera la cantidad determinada por el número de lote.

PESO INFERIOR AL DECLARADO

  • Se acumula como 1 problema cuando la diferencia supera el peso definido

SELLO DE SEGURIDAD O SU EQUIVALENTE

  • Falta o llega un número diferente. Cometer 2 veces este error equivale a un problema 0.5

PAUTAS A TENER EN CUENTA

EN LA ENTREGA CERTIFICADA

  • Deben conservarse los formatos de "Seguimiento a proveedores"
  • El error requiere el diligenciamiento de la solicitud de acción correctiva. Aunque no sea un problema
  • Cada 15 días, se deben consolidar los resultados obtenidos
  • Una vez analizada la información codificada se enviará la información de cambio de fase o certificación.
  • Un proveedor descertificado podrá reingresar de acuerdo a la reincidencia en:

ESTUDIO DE ENTREGA CERTIFICADA EN

DIFERENTES CIUDADES DEL PAÍS

ENTREGA CERTIFICADA ALMACENES LA 14

PROCESO

  • El proveedor debe pasar por el sistema de cita previa y cumplirlo a cabalidad durante determinado tiempo.
  • Se evalúan 4 etapas para llegar al 100% de la entrega certificada.
  • Una vez cumplido se inician los procesos.

RESOLUCIÓN DE INCONVENIENTES

  • El mercaderista informa sobre las inconsistencias de la mercancía.
  • Se compara la Factura con la orden de compra.
  • Se informa al proveedor y al departamento de logística del almacén.
  • Se reúnen ambos y ponen condiciones para futuras negociaciones.
  • Si el proveedor reincide en fallas en la entrega de los pedidos, en cuanto a calidad, cantidad, hora, fechas y costos adecuados, se le retira el privilegio de entrega certificada.

PROVEEDORES DE LA 14 CERTIFICADOS

  • Industria de Alimentos Zenú (Zenú, Rica, Suizo)
  • Compañía de Galletas Noel
  • Grupo Cristal (Gef, Punto Blanco, Galax)

Otros proveedores en proceso de Certificación

  • HERMECO S.A: ropa infantil; OFF CORS
  • NAPOLES AVICOLA

INDUSTRIA DE ALIMENTOS ZENÚ S.A

Como proveedor de carnes frías cuenta con el privilegio de ser PROVEEDOR CON ENTREGA CERTIFICADA de:

  • Almacenes La 14 – Pereira y Manizales
  • Cadenalco – Pereira y Manizales
  • Mercaldas – Manizales

PROCESO DE ZENÚ PARA CUMPLIR CON LA

ENTREGA CERTIFICADA A SUS CLIENTES

  • El cliente llama y hace su pedido a la línea 01800 de la empresa identificándose con un código, el cual fue asignado por Zenú.
  • En sistemas se genera la orden de compra y esta a su vez genera un código de barras que identifica esta orden.
  • Se Genera un código de barras el cual identifica la orden de compra, nombre del cliente y por lo tanto su pedido
  • La tirilla del código de barras se pasa a bodega donde es escaneada por el operador encargado en el jangel mostrándole así en pantalla, el pedido realizado por el cliente.
  • Se procede a seleccionar el pedido del cliente, verificando fechas de vencimiento requeridas por este, generalmente es de 20 días.
  • Se separa el pedido, y se deja verificado en sistema dicha selección
  • La persona que recibe el segundo turno del día, verifica la selección de pedido anterior, cerciorándose que tanto orden de compra como la orden dada por el operario anterior sea correcta.

De esta forma, los pedidos de los clientes son seleccionados y verificados dos veces antes de ser despachados, disminuyendo asi los errores que puedan presentarse en cuanto a cantidad, calidad y fechas de vencimiento del producto se refiere.

CONCLUSIONES

Frente a un proyecto de implementación de un esquema basado en Entregas Certificadas, es imprescindible involucrar y educar a los tres miembros del esquema de distribución. De nada serviría que exista un alto compromiso y se realicen las tareas a la perfección entre solo dos miembros. La implementación de éste requerirá un período de tiempo durante el cual se llevarán a cabo pruebas piloto de manera de monitorear los progresos y problemas asociados. La etapa de prueba y puesta en marcha será particular para cada socio de negocios y dependerá del grado de capacitación y compromiso que tengan los distintos eslabones de la cadena.

La participación activa de los transportistas es clave para generar confianza, fundamentalmente en el lanzamiento del esquema, por lo tanto, es necesario capacitar a los conductores del medio de transporte, dado que su rol cambia y deja de tener que controlar cada mercadería que reciben, pero deben garantizar la protección del envío

OTRAS CONCLUSIONES

  • La entrega certificada es un proceso con una etapa de preparación conjunta, clara y profunda de todas las partes.
  • Hay que tener cuidado con la improvisación y la falta de comunicación.
  • Respetar las reglas establecidas en los acuerdos es fundamental.
  • Medir es clave en este proceso.
  • La entrega certificada no garantiza pedidos perfectos, es una parte del proceso.
  • La implementación y utilización de la tecnología hace parte fundamental en este proceso.
  • El compromiso y la continuidad nunca deben faltar si se desea obtener un buen resultado en este proceso.
  • La entrega certificada no es un procedimiento, es el inicio para un cambio de cultura de la eficiencia de las empresas
  • Puede ser el primer paso para mejorar todas las relaciones cliente-proveedor-transportador.

RECURSOS DE INTERNET

 

 

 

Autor:

Dora Andrea Cárdenas Naranjo

Sandra Milena Moreno López

Trabajo presentado al profesor ADOLFO LEÓN AGUDELO en la asignatura de Electiva I Logística de IX semestre de Ingeniería Comercial con el fin de optar nota.

UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL PEREIRA

FACULTAD DE INGENIERÍAS

PROGRAMA INGENIERÍA COMERCIAL

PEREIRA

MARZO DE 2008

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