Principios de la Departamentalización Organizacional
- Métodos de la Departamentalización
- Por función, por producto, por mercado por localización
- Bibliografía
Métodos de la Departamentalización
La departamentalización consiste en la sectorización de los objetivos, actividades, procesos, personal y recursos de una organización, a través de la aplicación de la división del trabajo y la especialización.
Proceso en el cual una organización es dividida estructuralmente combinando trabajos en departamentos de acuerdo a alguna base o característica compartida. Departa-mentalizar en un nivel es dividir un conjunto de actividades en varios subconjuntos; departa mentalización total es la sucesiva repetición de ese proceso.
Tal segmentación o división se hace con un determinado criterio, y de ella resultan los distintos sectores de la estructura organizacional que corresponden a cada nivel y que pueden denominarse: áreas, divisiones, departamentos, secciones, unidades, etc. Este ordenamiento abarca la estructura completa, desde los niveles superiores a los inferiores, pues todos tienen tareas que realizar, ya sean intelectuales o físicas.
Tradicionalmente se ha partido de la premisa de que el aumento de la división de trabajo y la especialización incrementa correlativamente la eficiencia. Ello ha llevado a que muchas empresas, al crecer, hayan tendido a hacer sus funciones mas y mas especializadas, extremando el proceso de departa mentalización. Pero definitivamente, cualquiera que sea el grado de especialización que se adopte, la organización en general y la empresa en particular presenta una departa mentalización que es necesario llevar a su punto mas adecuado. Y no se trata solo de establecer cual será la magnitud de especialización a asumir, sino también de determinar el grado de independencia entre los distintos subconjuntos de la organización.
Una situación limite seria una de completa independencia, donde cada subconjunto constituyera un sistema separado y autónomo, que no requiriese coordinación. Pero no hay organización que pueda alcanzar un aislamiento de tal magnitud entre sus subconjuntos componentes. Las duplicaciones innecesarias de esfuerzos, la mayor inmovilización en inventarios, metas no coincidentes con los objetivos organizacionales, nos lleva a considerar a esta alternativa extrema como insatisfactoria. El extremo opuesto a la completa independencia seria el de una total interdependencia. En este caso, el inconveniente radica en el alto costo de coordinación.
Se trata entonces de lograr un punto justo en el grado de independencia a dar a la departa mentalización. El problema puede ser analizado con un criterio económico, de minimización de costos, como lo hace FRISCHKNECUT´: "La organización enfrenta un problema de costos opuestos: cuando crece el costo de lograr independencia, decrece el costo de coordinación y viceversa. El costo total debe hallarse en un punto intermedio."
Por función, por producto, por mercado por localización
Departamentalización por funciones
Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa. Depende del sector en el que esté situada la empresa para ver cuantos departamentos hay que crear.
Ventajas:
Es el reflejo lógico de las funciones que se desarrollan en la empresa.
Se mantiene el poder de las funciones principales.
Sigue el principio de especialización ocupacional. Facilita la eficiencia de la ocupación del personal.
Facilita la formación y la capacitación ya que al ser las funciones básicas las que se encuentran cerca de los niveles superiores, estos tienen la responsabilidad sobre los resultados finales.
Permite un control estricto desde la cima.
Se aconseja a empresas que tengan pocas líneas de productos y que se encuentre en productos estables.
Inconvenientes:
Se resta importancia a los resultados globales.
Exagera la especialización.
Se reduce la coordinación entre funciones.
Toda la responsabilidad final reside en la alta dirección.
Lenta adaptación a los cambios.
Se dificulta la formación de directores generales.
La departamentalización por funciones se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias.
Figura 1: Departamentalización Funcional
Departamentalización por productos
Se da en las empresas que estaban departamentalizadas por funciones y que debido a la cantidad de productos o servicios que oferta la empresa, la departamentalización se queda pequeña. También se utiliza para poder dar la misma importancia a distintos productos.
Ventajas:
Focaliza la acción sobre el producto.
Facilita la especialización por producto.
Mejora la coordinación de las funciones.
Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.
Proporciona formación para los futuros directores.
Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.
Aumenta la diversificación de la empresa.
Inconvenientes:
Requiere más empleados de alta dirección.
Dificulta la centralización de las funciones económicas.
Problemas de control para la dirección general.
Conclusiones: se recomienda en circunstancias ambientales inestables, aumenta la coordinación entre los técnicos para un mismo producto.
Figura 2: Departamentalización por Producto
Departamentalizacion por Localización
Agrupamos dependiendo de la zona donde se localice la actividad que realice la empresa.
Ventajas:
la responsabilidad se coloca en niveles superiores.
aprovecha los mercado locales
mejora la coordinación regional.
proporciona una ocasión para la formación de directores generales.
Inconvenientes:
Requiere personal de más alto nivel.
Dificulta la centralización de las funciones.
Se dificulta el control de la empresa.
Esta departamentalización depende del área de mercado, producción y operación pero no de las Finanzas. Aumentan los problemas de control y se utiliza para dar cobertura efectiva a un mercado de consumidores. Lo que se hace es descentralizar la producción.
Por Localización
Departamentalizacion por Mercadeo
Ventajas e inconvenientes: igual que en la departamentalización por productos y por clientes
Departamentalización por proyectos
Se está realizando un proyecto para poder producir un nuevo producto. Se utiliza para facilitar el control presupuestario.
Departamentalización multidivisional
Consiste en mezclar los criterios vistos anteriormente.
Departamentalización matricial
Es combinación de la departamentalización funcional y la departamentalización por productos. Es muy utilizada en ingeniería y en I+D pero es muy poco utilizada en mercadotécnia. Se usa para intentar garantizar que se cumplan los resultados, no se usa solo la departamentalización por proyectos por que puede ser que el proyecto necesite muy poco personal o por que la duración del proyecto sea muy corta, aunque se puede reorganizar a menudo, da más seguridad el no hacerlo. Los trabajadores prefieren estar organizados por funciones que por proyectos.
En la práctica ocurre que los directores de proyectos en algunos casos suelen estar sobre los directores de departamentos funcionales y surgen fricciones entre los directores funcionales y los directores por proyectos.
Ventajas:
Se orienta hacia los resultados finales.
Mantiene la identificación profesional.
Inconvenientes:
Conflictos de autoridad entre los dos departamentos.
No se cumple el principio de unidad de mando.
Se requiere de un buen director en cuanto a relaciones humanas.
Debido a los conflictos potenciales, cada persona de la organización va a querer que se ponga todo por escrito .
Bibliografía
Chiavenato: Introducción a la Teoría de la Administración (5ª Edición).
Koontz: Administración. Mc Graw Hill
Robbins: Administración. Mc Graw Hill.
Rue y Biars: Administración. Teoría y Aplicaciones. Representaciones y Servicios de Ingeniería S.A.
Stoner y Otros: Administración (6ª Edición): Mc Graw Hill.
Mercado: Administración Aplicada. Teoría y Práctica. 1ª parte. Limusa.
Universidad Nacional Abierta (UNA). Administración.
Autor:
Thais Londoño
Republica Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Instituto Universitario Politécnico Santiago Mariño
Ciudad Ojeda Estado Zulia
Cátedra Teoría de La Organización
