Desde tiempos muy lejanos en la antigüedad el hombre sintió la necesidad de ordenar sus manuscritos y escrituras para su mayor compresión y compresión en su totalidad, la cual le permitiera actuar con más rapidez a la hora de obtener una información cualquiera.
Desde ese acontecimiento se utilizaron diversos métodos para este fin, los cuales fueron los inicios de los archivos. Con esto los métodos fueron tomando cada ves mas generalización por lo cual permitió clasificarlos para su mejor compresión. Estos han sido mejorados a través del tiempo asta la actualidad.
Hoy en día muchos trabajos, no solo de oficina, utilizan los el archivo como método de organización de papeles importantes y no importantes para la empresa.
Para la práctica de manejo de archivo en una oficina se debe tener en cuenta una buena colocación de los papeles ya que muestra una eficiencia completa de la persona encargada.
En general el manejo de archivo muestra muchas características del empleado y de la empresa en la cual se desarrolla.
Uno de los campos comerciales que necesitan los archivos y la utilización de la tecnológica más avanzada es la industria bancaria al tener que llevar un registro continuo de todos los clientes, por lo cual es una industria en constante evolución.
En la actualidad se ve a menudo el constante cambio y a gran velocidad de esta industria por buscar el bienestar de la clientela en general, por lo que podemos mencionar, entre eso cambios, lo que seria el uso del cajero automático, los depósitos nocturnos, etc.
Cuestionario
Antes de definir el termino "archivo", el cual no solo se refiere a la acción de guardar los documentos o papeles de la empresa sino que comprende distintos pasos que debe el archivero que la acción se realice con eficiencia.
En otras palabras, llamamos archivar a la labor de guardar en forma ordenada y sistemática, los documentos o papeles de una oficina, de cualquier institución u empresa con el fin de poder localizarlo con rapidez y exactitud.
- ¿Qué es archivar?
Como podemos referir a una de los sistemas de archivo el numérico debe tener algunas reglas a seguir para su correcta utilización en la empresa, como lo son:
- A cada cliente se le asignara un número, en el cual se colocara cualquier documento o tarjeta que le pertenezca.
- Es necesario crear un segundo juego de archivo en el cual se colocara ordenado el nombre y el número del cliente para su mejor localización.
- La información del cliente puede ser buscado ya sea por el archivo de nombres hiendo después al numérico (si no se conoce el numero del cliente) o directo al numérico si se conoce el numero correspondiente.
- Es necesario o ventajoso para instituciones con gran cantidad de clientes o en los cuales se debe buscar regularmente.
- Describa las reglas para clasificar los sistemas de archivo numérico
- ¿Que son los servicios bancarios? ¿Su evolución y los servicios que ofrecen los bancos?
Se entiende por banco desde el punto de vista contable, el nombre de la cuenta que representa las instituciones en el cual tenemos nuestro dinero depositado y donde se encuentra disponible en el momento ñeque lo necesitemos. Es como decir una empresa mercantil que tiene por objeto la mediación en las operaciones sobre dinero y títulos.
"Ejercen el comercio de banca, las personas naturales o jurídicas que con habitualidad y animo de lucro reciben del publico, en forma de deposito irregular o en otras análogas, fondos que aplican por cuenta propia a operaciones activas de crédito y a otras inversiones con arreglo a las leyes y usos mercantiles, prestando, además, por regla general, a su clientela, servicios de giro, transferencia, custodia, mediación y otras en relación con los propios de la comisión mercantil".
Estas cuentas pueden ser cuentas de ahorro y las cuentas corrientes van ubicadas dentro del balance general en el archivo circulante disponible y tienen saldo deudor. Nos encontramos por lo tanto con dos grandes funciones que tienen los bancos:
1) Captación del ahorro. 2) Encauzamiento de la inversión. El instrumento básico con que operan los bancos lo constituye el crédito bancario, que permite poner en manos de los inversores los recursos ahorrados captados por el banco, siendo además ser capaces de crear dinero mediante el proceso de generar depósitos derivados. Otra función importante de los bancos la constituye la denominada intermediación financiera, administración de capitales, valores, etc.
Las operaciones de los bancos son aquellas transacciones que las personas emplean para un determinado bien económico puede ser a través de cuentas bancarias. Entre ellas podemos mencionar:
Cuentas corrientes: Estos son depósitos corrientes que pueden ser utilizados en cualquier momento a voluntad y requerimiento del titular de la cuenta. Es una forma de capacitación de depósitos que constituyen un servicio que ofrece el banco y al cual acuden y se acogen los clientes debido a la confianza, comodidad, seguridad y el control que se le da a los fondos que ponen bajo la custodia del banco. Los saldos en este tipo no ganan intereses y prácticamente el banco no cobra por este servicio.
Depósito de ahorros o cuentas de ahorro: Los depósitos de ahorros es aquel tipo de depósito que se consigna en las entidades financieras que tienen entre sus actividades, la captación de fondos y los mismos se mantienen en poder y a disposición de dicha entidad por períodos más largos que los depósitos de cuentas corriente.
Depósito de ahorro corriente: Esta clase de depósito da lugar a las cuentas de ahorro, las cuales pueden abrirse por cantidades que son diferentes para los diversos bancos y que pueden ser muy pequeñas para algunos de ellos, como es el caso de la caja de ahorros. Los dueños de estas cuentas pueden depositar y retirar dinero cuando lo deseen, pero sólo ganan intereses los saldos que se mantienen por un período determinado de tiempo.
Depósito a plazo fijo: Son depósitos que se formalizan entre el cliente y el banco por medio de un documento o certificado; se pactan por un monto y plazo determinado y de los mismos no pueden hacerse retiros ni incrementarse ante del vencimiento del plazo pactado.
Operaciones pasivas: Son aquellos fondos depositados directamente por la clientela, de los cuales el banco puede disponer para la realización de sus operaciones de activo. Están registrados en el lado derecho del balance de situación; siendo el caso inverso de las cuentas de activo, ya que los saldos de estas cuentas, aumentan con transacciones de Crédito y disminuyen con las de Debito.
La captación de pasivos, es de gran importancia para todo banco, ya que supone las actividades que realiza una institución bancaria para allegarse dinero, esencialmente del público en general.
Para que un banco pueda desarrollarse, es necesario que adquiera depósito, pues sin esto imposible crear una reserva suficiente que le ayude a colocar estos fondos en préstamos e inversiones que le generen dividendos, y que le permitan hacer frente a las demandas de retiro de dinero en efectivo, solicitado por sus clientes.
Cuentas de depósitos: Dinero depositados por clientes que dependiendo de sus características pueden ser " a la vista o" a término" " a interés o no" " acompañadas o no de facilidades crediticias". La ley 42 regula las expresiones "y/o""o" en las cuentas bancarias de depósitos de dinero. El establecimiento de una cuenta bancaria, más que una relación basada en la confianza mutua.
Depósito a plazo: Todo aquellos que no sean pagaderos a la vista. Se dividen en dos categorías: Depósitos de ahorro y depósito a plazo fijo".
El articulo 48 de la Ley Bancaria es bien específico en lo al pago de interés se refiere, cuando establece que solamente devengaran intereses las cuentas de depósito a plazo (incluyendo las de ahorros), y prohíbe esta misma modalidad en cuentas corrientes de cualquier tipo.
La categoría "Depósito a plazo fijo", se subdivide en:
Depósito de Ahorro: Cuentas pequeñas pero estables, que generalmente producen interés, donde los clientes realizan depósitos en previsión de sus gastos futuros y necesidades, no teniendo vencimiento establecido, como una cuenta a plazo fijo.
Depósito a plazo fijo: Cuenta de inversión colocada por clientes en una institución bancaria
Depósito Extranjero: " Todos aquellos que no sean Depósitos Locales.
En lo relativo al interés bancario para las diferentes cuentas de depósito, tenemos la siguiente aplicación de la Ley Bancaria:
Articulo 47: " Las disposiciones contenidas en la Ley 4 de 1935, no serán estables a los bancos autorizados conforme al presente Decreto de Gabinete.
Cuando sea necesario para el logro de los objetivos a que se refiere el artículo 4º; la comisión podrá mediante resolución aprobada con el voto favorable al banco de sus miembros, fijar la tasa máxima de interés que directa o indirectamente, pueda ser cobrada por los Bancos en los préstamos o facilidades de crédito locales que concedan, esto es, los invertidos o utilizados económicamente dentro de la República de Panamá. Los intereses serán acumulados sobre los saldos adeudados"
Articulo 48 " Todo Banco podrá pagar los intereses que a bien tengan sus depósitos extranjeros y sobre sus depósitos locales a plazo.
Sin embargo, con el fin de establecer un diferencial en la tasa de interés que sobre los depósitos de ahorros", locales puedan pagar los depósitos de ahorros" Operaciones Activas Constituyen las inversiones o la utilización de los recursos obtenidos a través de las operaciones pasivas. Pueden establecerse tres tipos de operaciones: 1.1.– Descuentos de documentos de crédito. 1.2.- Créditos. 1.3.- Inversiones en valores por cuenta propia
En el presente, los bancos están experimentando en general una gran presión competitiva que los está obligando a revisar sus métodos y herramientas utilizadas para proporcionar sus servicios bancarios. La globalización, que ha introducido a los mercados nuevos competidores, junto con la desregulación y liberalización de la actividad bancaria, es uno de los factores que ejerce presión para bajar los costos y brindar, a la vez, mejores servicios.
Afortunadamente, la industria bancaria cuenta hoy en día con diversos recursos y soluciones disponibles; y esto gracias al desarrollo reciente de la tecnología y las comunicaciones. Es sabido que el negocio bancario, por manejar grandes bases de datos, de clientes, cuentas, cotizaciones, transferencias, fondos y otros está ligado estrechamente con la información, lo que le hace propicio liderar innovaciones constantes; pero también es cierto que los bancos son una de las organizaciones más conservadoras, por lo que ellos deben ofrecer, a la vez que productos novedosos, seguridad a toda prueba en un negocio en el que la confianza los es todo.En los últimos años, aunque no nos hayamos detenido a pensarlo, todos hemos sido protagonistas de la automatización de las actividades bancarias.
Amplias redes de cajeros automáticos que se distribuyen en todos los países nos facilitan operaciones que antes podían parecernos tediosas o muy consumidoras de tiempo. Y eso ha sido sólo el principio, porque con la llegada del internet banking, la administración y el manejo de las cuentas bancarias se ha hecho tarea sencilla. En México, la instalación del primer cajero automático data de hace apenas 30 años. Según el presidente de la Asociación de Banqueros de México, en 1994 había 6000 máquinas de este tipo y para el 2000 su número ya superaba los 15 000. Vista esa tendencia, se espera que el número de éstos siga incrementándose. Una de las claves del éxito de esas máquinas: la comodidad que de encontrarlas casi en todas partes y la facilidad de acceder a ellas con el sólo uso de una tarjeta, que conteniendo un chip o una banda magnética otorgan un buen nivel de seguridad en las operaciones.
Estimaciones efectuadas para el mercado señalan que el promedio diario de operaciones a través esas máquinas en todo el país asciende a dos millones, lo que significa 60 millones de operaciones al mes.
Con este panorama, los fabricantes que abastecen el mercado de cajeros automáticos, en la disputa por el mercado, han desatado una fuerte competencia en la que muestran lo mejor de sus desarrollos tecnológicos.
Muchos implementan nuevos servicios por ejemplo, preparar el lanzamiento de sus kioscos de autoservicios en los que se podrán realizar pagos de recibo telefónico, cambio de billetes por moneda fraccionaria, venta de vales de despensa y gasolina, timbres y boletos a espectáculos. NCR por su parte, introducirá al mercado, en el corto plazo, una máquina de alta seguridad a la que los usuarios accederán a través de un procedimiento de identificación por medio de la lectura de sus pupilas en lugar del acostumbrado tecleado del número confidencial, en tanto, también se ofrecerá multifunciones con un gran número de dispositivos opcionales como impresora de libretas de ahorro, dispensador de tickets, dispositivos multimedia, monedero electrónico y un sistema de reconocimiento del usuario a través de su huella digital.
Los servicios bancarios por Internet los portales bancarios aún no sustituyen a las sucursales bancarias; por ahora las complementan, pero es un hecho que la mayoría de bancos cuentan con sus respectivos websites que se han convertido en sus verdaderas vitrinas y constituyen, además, un nuevo medio para captar clientes.
Pero ¿podrá atenderse todas las expectativas se generan? La seguridad otorgada y la confianza de los clientes, nuevamente, son los factores claves a tomar en cuanta en el desarrollo de esta nueva forma de hacer banca.
Se considera que, en relación con la banca en línea, ésta viene evolucionando a través de tres diferentes etapas:
a) En la primera etapa, se ofrece funcionalidad, similar a la que ya está disponible a través de los sistemas de banca por teléfono tales como acceso a saldos de cuentas e información sobre transacciones. Este acceso se provee a través de un dial-up o un servicio basado en browser.
b) En la segunda etapa, se enfatizan las tecnologías interactivas, tales como pagos de cuentas en línea y otros servicios personalizados.
c) La tercera etapa, involucra el marketing directo de créditos y servicios de préstamo, asuntos de administración financiera personalizada y servicios tales como comercio de títulos y ofertas de seguros. Se estima, también, que en los Estados Unidos el número de bancos que ofrece servicios de banca en línea se incrementará de 1 150 en 1998 a 15 845 en el 2003. Estas cifras representan el 6 por ciento y el 86 por ciento, respectivamente, de todos los bancos comerciales y las uniones de crédito del país norteamericano. No obstante, los cosas no están claras en cuanto a esa nueva forma de hacer banca; pues, por ejemplo, los bancos de sólo por internet actualmente están considerando abrir sucursales y agregar cuentas de ahorro, cuentas corrientes e hipotecas ya que no pueden competir por los principales clientes de los bancos llamados tradicionales. Comparado con México, en el país la banca electrónica no tiene mucho tiempo de desarrollo y se observa poca participación de las instituciones, fundamentalmente Banamex y Bancomer. Los bancos mexicanos lanzaron sus portales desde 1995 y aunque al principio sólo brindaban información, hoy brindan servicios diversos tales como pagos a terceros, opciones de inversión, compra-venta de seguros, pagos a empresas, pagos de nóminas, asesoría, etc.
Muchas cosas están cambiando en el negocio bancario, por ejemplo una campaña para vender un nuevo producto como los fondos de pensiones. Antes los jefes de sucursales debían ir a la oficina principal del banco, recibir una charla y luego traer el material a sus oficinas para distribuirlo. Hoy, gracias a la Internet eso no es necesario, la oficina principal puede iniciar la campaña de marketing sin convocar a nadie ni hacer que el personal se mueva de sus escritorios.
Además la tecnología permite evaluar el resultado de la campaña en el instante, no solamente en las ventas por sucursales, sino también por ejecutivo.
En ese mismo sentido, anteriormente, un ejecutivo de cuentas conocía todo sobre su cliente y tenía una relación muy personal con él. Hoy en día el trato se ha vuelto más impersonal y el oficial de crédito no sabe más de sus clientes "en línea" que cuando, ocasionalmente, se entiende con ellos para solucionar algún problema o cuando ellos requieren requisitos adicionales para la aprobación de créditos u operaciones específicas. Pero, ¿de qué servirían todas las tecnologías implementadas si no se venden los nuevos productos diseñados o se colocan nuevos créditos? El factor humano aún es decisivo en este tipo de negocios. Es pertinente entonces considerar que la facilidad, rapidez y comodidad impulsada por la Internet puede dañar las importantes relaciones con los clientes al punto que se llegue a tener un muy bajo nivel de relación, lo que debe cuidarse pues muchos servicios bancarios aún son asuntos de gente para la gente. De otro lado, las operaciones por vía electrónica también incrementan de manera significativa los riesgos de seguridad, reiterado factor clave del negocio, y las amenazas se encuentran tanto del lado de los clientes, como dentro de los propios bancos (de los dos lados del firewall); por lo que sigue siendo importante también una adecuada selección de los recursos humanos.
Un número cada vez mayor de bancos está desarrollando sistemas e implementando dispositivos que brinden mayor seguridad tanto a los clientes como al propio negocio bancario, y aunque en el rubro de la identificación personal los Personal Identification Number (PIN) son el estándar, nuevas tecnologías como la biométrica, están siendo utilizadas. La "biométrica" constituye un método automático de reconocimiento de una persona basado en sus características físicas y/o de comportamiento. Los métodos más conocidos son el reconocimiento de las huellas digitales y el reconocimiento de la firma; aunque también están ya en el mercado el reconocimiento del iris de los ojos, de los rasgos faciales y de la voz. En el Reino Unido, Barclay’s Bank usa la tecnología biométrica basada en el reconocimiento de la huella dactilar desde hace algún tiempo, pero no de forma accesible a todos sus clientes. Tampoco en el Reino Unido existen bancos que la utilicen de forma masiva. En ese país se cree que tomará algún tiempo hasta que los bancos usen la utilicen ampliamente. Por ahora, parece que el mercado de la biométrica no se enfoca a ofrecer gran seguridad para clientes masivos de las instituciones bancarias (tal vez en el futuro inmediato), sino más bien en mejorar la seguridad al interior de los propios bancos. Veridicom de Lucent Technologies por ejemplo ha vendido a muchos bancos en los EE.UU., Japón, Australia y Alemania su solución biométrica prototipo, que también utiliza huellas dactilares, fabricada a fines de 1997. Esta viene siendo usada al interior de los bancos para identificación de los empleados con accesos remotos. Esa misma compañía, que actualmente está en conversaciones con el fabricante de cajeros automáticos Diebold, cree que los cajeros automáticos próximamente utilizarán algún tipo de biométrica; la pregunta es ¿cuál? Ellos opinan que para este tipo de máquinas tal vez lo más conveniente sea utilizar el reconocimiento del iris. Bank United fue el primer banco estadounidense en probar cajeros Diebold con tecnología biométrica de reconocimiento del iris en 3 de sus sucursales en la primavera de 1999. Encuestas realizadas a los clientes revelaron que a éstos (98%) les gustaría ver instalados más cajeros con esas características, en los que no se tiene más que poner uno enfrente y no teclear ningún número ni poner un solo dedo. Citibank por su parte, considera la adopción de la biométrica nunca debería reemplazar a la utilización de PIN, más bien la biométrica debería ser parte de un método de identificación de dos factores, que involucre tanto algo que el usuario "tenga" (un atributo físico), como algo que el usuario conozca (un password). Una percepción distinta, pero basada en dos tecnologías que tienen como fin otorgar mayor seguridad.
- La presencia de un archivador en una compañía es muy importante para guardar todos los datos importantes de la misma.
- Como datos importantes se tomaría las cuentas de los clientes, los registros de la empresa, facturas de pagos de impuesto, entre otros documentos.
- Existen diferentes formas de archivos, entre los cuales esta el numérico, topográfico, por apellido, etc.
- el sistema bancario es una de las industrias más importantes del mercado, ya que pone en movimiento casi todo el dinero de las demás empresas y otros clientes.
- la importancia del sistema bancario influye en la gran necesidad de estar en constante desarrollo en sus servicios, y la forma de tratar al cliente.
- los archivos numéricos son muy utilizados en empresas con gran número de clientes.
- Gracias a la introducción masiva de la biométrica, en el futuro inmediato los clientes estaremos más seguros para identificarnos al efectuar operaciones que involucren dinero, lo que nos protegerá de posibles fraudes. Asimismo, los bancos podrán protegerse mejor, internamente, al aplicar este nuevo método en la identificación de los empleados que manejan dinero y autorizan transacciones cuantiosas. Los gobiernos y otras empresas también vienen comprometiéndose con la seguridad.
GONZÁLEZ, DIANA
ENERO DEL 2006