Cómo mejorar la gestión de aprovisionamiento en una empresa constructora (página 2)
Enviado por Raynel Dom�nguez Mart�nez
Un principio básico de gestionar un sistema de aprovisionamiento con un enfoque de Gestión de Cadena de Suministro está dado en el enfoque al cliente y en la medición y mejoramiento continuo del Servicio al Cliente. La empresa no cuenta con ningún procedimiento ni indicador que permita estimar o medir el comportamiento de la empresa con sus clientes.
Por lo que se decidió aplicar un procedimiento de evaluación de Nivel de Servicio al Cliente hecho por Conejero González con algunos ajustes realizados por los autores a fin de adaptarlo a las condiciones del estudio. A continuación se muestra los pasos de este procedimiento.
1. Selección del Equipo de Evaluación
Se seleccionó un grupo de cuadros y especialistas integrado por personal de Compras, Almacenes de Materiales y Finanzas, que asumen la responsabilidad del funcionamiento de los procesos de compras y almacenamiento.
2. Selección de los criterios de evaluación
Para establecer los elementos que inciden de forma directa en los procesos de compras y almacenamiento, fue necesario analizar los resultados arrojados por una lista de chequeo aplicada al grupo de especialistas seleccionados anteriormente, considerando además los elementos que forman parte del Servicio al Cliente, quedando como aspectos más importantes los siguientes:
Ciclo Pedido-Entrega.
Disponibilidad del producto.
Fiabilidad en la entrega.
Información sobre el pedido.
Atención a reclamaciones.
3. Determinación de los pesos relativos de cada elemento
Para medir el estado de cada elemento se decidió tomar como cliente la UB Constructora de Caibarién pues forma parte de la empresa objeto de estudio y es cliente interno fundamental para el estudio realizado, luego se realizó una entrevista a los especialistas de dicha unidad básica. Además se consultaron documentos archivados que muestran datos que fueron utilizados para obtener información del comportamiento histórico de la UBATM en su servicio a la UB Constructora de Caibarién.
En una escala numérica del 1 al 5, donde 1 es la situación más desfavorable y 5 el mejor resultado, se relacionó el criterio del cliente con respecto al servicio recibido.
Antes de realizar las mediciones correspondientes era necesario establecer el peso ponderado de cada elemento con respecto a los demás, por lo que se encuestó a un grupo de expertos para establecer estos valores, y poder aplicar entonces los criterios dados por los clientes de cada uno. Para la obtención de estos valores primeramente se realizó la encuesta mencionada y luego mediante un trabajo con el grupo de expertos se llegó a un consenso para fijar los pesos ponderados. La concordancia que existía entre sus criterios fue corroborada a través del coeficiente de Kendall el cual arrojó un resultado de un concordancia del 96.9%.
A continuación los valores obtenidos de Peso específico de influencia:
4. Determinación de las calificaciones de los elementos
5. Ponderación de los elementos
Los resultados de estos pasos 4 y 5 se muestran en la siguiente tabla:
6. Determinación del Nivel de Servicio al Cliente (NSC)
NSC = (3.15/ 5.0) *100= 0.63*100 = 63 %
7. Análisis de los elementos que más afectan el NSC
Debido a lo bajo de su puntuación en la valoración, los elementos que más inciden en este resultado negativo son los de más peso en la tabla:
Fiabilidad en la entrega
Disponibilidad del producto
Por esto se hace necesario profundizar en estos elementos y los atributos que los componen para definir las causas de tan baja puntuación y trabajar en la eliminación de esas deficiencias.
Los atributos que conforman estos elementos son:
Fiabilidad en la entrega
1. Tecnología de almacenamiento.
2. Gestión de Inventarios.
3. Procesamiento de Pedidos.
4. Sistema de Ubicación y Localización de los Productos
Disponibilidad del producto
1. Gestión de Inventarios
2. Estudio de Demanda
3. Información del Mercado
4. Estudios de los Proveedores
Atendiendo a los atributos que conforman los elementos de mayor peso y a los problemas detectados en el diagrama causa-efecto, la investigación arrojó los siguientes problemas tanto de almacenamiento como de compras:
Problemas detectados en el proceso de almacenamiento:
No existe en el almacén un equipo de manipulación que permita elevar las cargas, por tanto se desaprovecha la altura del almacén.
Existe bloqueo de productos en el almacén.
Existe bloqueo de los pasillos de trabajo dentro del almacén.
Se colocan mercancías que están en el proceso de recepción fuera del área destinada para este trabajo.
Problemas detectados en el proceso de compras:
No están establecidos los ciclos del plazo de entrega del pedido para los productos.
No existe un método para la selección de los proveedores.
Insuficientes criterios para la evaluación de los proveedores.
No hay ningún método de rotación de inventarios lo cual dificulta realizar una correcta gestión de compra y almacenamiento.
1. Disponibilidad del producto
Gestión de inventarios
Para el análisis y determinación de las soluciones a los problemas de inventarios se propone seguir el procedimiento dado por Hernández Ávila (2007) y del cual se mencionan sus etapas a continuación:
1. Diagnóstico.
2. Estratificación de los productos (Método ABC).
3. Selección del método de gestión de inventario a utilizar.
Etapa # 2- Estratificación de los Productos (Método ABC)
El Método ABC es uno de los métodos más difundidos por la literatura especializada, también conocido como Método o Ley de Pareto, 80 – 20 y pocos vitales – muchos triviales. Para la aplicación de este tipo de estratificación de inventario se recomienda seguir la metodología expuesta por Conejero González, (2005) dada a continuación:
1. Determinar qué criterios se van a tener en cuenta para la estratificación del inventario. En este caso se recomienda tomar como criterios para la estratificación de productos el uso/valor y el número de pedidos, ya que una combinación de varias estratificaciones según diferentes criterios de clasificación, para determinar los productos que realmente deben incluirse en cada grupo.
2. Elaborar para cada criterio seleccionado una tabla en la que una vez listados todos los productos a estratificar, se llenará dicha tabla con los datos requeridos. Una vez obtenidos los valores de porcentaje de frecuencia acumulada para cada criterio, se podrá agrupar cada producto dentro del estrato correspondiente como se explica a continuación.
3. Después de haber definido dentro de qué grupo se encuentra cada producto se debe realizar un diagrama ABC cruzado en el que se combinan los estratos de los criterios analizados.
4. Una vez realizado esto se ve cuáles son las clasificaciones que obtienen los productos y se definen las acciones necesarias a aplicar para cada estrato.
Etapa # 3- Selección del método de gestión de inventario a utilizar
La selección del sistema de gestión de inventario que se ajusta a las condiciones concretas de la cadena está en dependencia de los elementos siguientes:
Grado de repetición de la decisión de suministro: más de una vez.
Comportamiento de la demanda: en las Unidades Básicas Constructoras la demanda de los productos varía en el tiempo (según el avance de la obra) y además la demanda es independiente.
Los plazos de suministro son casi constantes y en ocasiones son variables.
Solución al estudio de proveedores
Procedimiento de Selección de Proveedores
Para la selección de los mejores proveedores, deben ser analizadas una gran cantidad de cualidades o características de los mismos, después de una entrevista con varios especialistas de la UBATM en la ECOT "Cayo Santa María" las características más importantes y por las cuales decidieron que deben regirse para hacer la selección son:
1. Calidad de los productos
2. Precios
3. Facilidades de Pago
4. Plazo de entrega
5. Localización
Uno de los más utilizados y recomendados, que será aplicado a continuación, es el denominado Proceso de Jerarquía Analítica (AHP: Analytic Hierarchy Process) Cespón Castro (2003), también conocido como Método de la Jerarquía Analítica, el cual se enmarca dentro de la denominada óptica multicriterio, pues permite obtener el mejor proveedor integralmente dentro de un grupo, considerando cualquier cantidad de cualidades de los mismos, a partir de la opinión de los expertos seleccionados. Antes de aplicar este método en la empresa objeto de estudio, se aclara que el mismo solo será aplicado a algunos productos que se utilizan con mucha frecuencia en la construcción y tienen coincidencia entre ellos en cuanto al proveedor que las suministra. Los productos de los que se está hablando para la aplicación de este método en la investigación son los áridos.
Aplicación de un método de Evaluación de Proveedores
Después de analizar la literatura correspondiente a este tema, se decidió utilizar el Método de Medición del Desempeño del Proveedor (MPP) Mazzetti, (2007), el cual permitió elaborar un procedimiento para la evaluación de proveedores, haciendo algunas adaptaciones debido a las características particulares que presenta la empresa objeto de estudio y a los intereses de esta. Este procedimiento propuesto por los autores es aplicable a cualquier empresa o entidad.
Procedimiento seguido para la evaluación:
1. Se decidirá por parte de la empresa ¿Qué evaluar? y ¿De qué modo hacerlo? Decidiendo tomar en este caso los atributos anteriormente mencionados.
2. Cómo medir: Se debe procurar emplear en cada atributo evaluado, indicadores que permitan establecer un desempeño del proveedor, verificando que sean a través de hechos de su absoluta responsabilidad, sin incurrir en el error de imputarle los propios errores o ineficiencias, generalmente producto de malas planificaciones, demora en la toma de decisiones, errores de proyecto, etc.
3. Indicadores: Como propuesta de los autores en conjunto con los especialistas de la empresa se decidió que a cada atributo le corresponda un indicador que permitirá medir el desempeño del proveedor en este aspecto se definieron los siguientes indicadores.
Los pedidos rechazados parcial o totalmente.
Donde Pr es el porcentaje de pedidos rechazados real del producto, calculado por la cantidad de pedidos rechazados del total de pedidos hecho a ese proveedor.
No conformidades atribuibles al proveedor.
Donde Inc es el porcentaje de inconformidades real de la empresa, en base al total de servicios que presta el proveedor.
Quejas de los clientes atribuibles al proveedor.
Donde Q es el porcentaje de quejas reales de los clientes por causas del proveedor, calculado por la cantidad de quejas de los clientes por causas del proveedor del total de quejas hechas a la empresa.
Demora en los plazos de entrega de los suministros atribuibles al proveedor.
Donde Dp es el porcentaje de demoras en los plazos de entrega por culpa del proveedor, es calculado por la cantidad demoras en los plazos de entrega por culpa del proveedor del total de demoras en la entrega.
Cumplimiento de las acciones correctivas propuestas al proveedor.
Donde Ac es el porcentaje de acciones correctivas realizadas por el proveedor con respecto al total propuesto por la ECOT.
Luego para cada indicador son estandarizados estos valores de porciento mediante una tabla como la que se muestra a continuación:
4. Luego serán llevados a una tabla los resultados, en ella se mostrará el valor obtenido de cada indicador en cada período de evaluación, también se muestra una media de los valores de estos indicadores del proveedor en ese período.
5. Finalmente se realiza otra tabla en la que se muestran los pesos ponderados de cada indicador para cada proveedor así como la evaluación integral de los proveedores durante los períodos analizados, tomando los valores medios de cada indicador calculados en el paso 4 y multiplicándolos por el peso ponderado que se decidió mediante un consenso con los expertos seleccionados de la empresa.
6. Decidir la evaluación que tendrán los proveedores e informarles a éstos de las mismas, si como las sugerencias y acciones correctivas.
2. Fiabilidad en la Entrega
Para comenzar con este elemento primeramente haremos referencia a la importancia que tienes uno de los atributos que será mejorado que es la tecnología de almacenamiento pues para la realización de una entrega
Mejoramiento de los componentes de la tecnología de almacenamiento
En cuanto a la tecnología de almacenamiento se deben en tener en cuenta muchos factores que son los que determinan el buen funcionamiento y de este elemento. A continuación se trataran: selección y cálculo de los medios de almacenamiento, cálculo y selección de la cantidad de equipos de manipulación, distribución en planta del almacén escogido para la realización de este trabajo.
Una vez seleccionados los medios de almacenamiento es necesario calcular la cantidad de cada uno.
La estantería de carga fraccionada se determina por el coeficiente del volumen total de productos cuya forma de almacenamiento sea selectiva fraccionada entre el volumen de un módulo de la estantería.
La estantería frontal para paletas, de acuerdo a la altura del puntal del almacén puede llevar hasta 5 niveles, en el caso que trata este artículo se tiene hasta 4 niveles, lo que permite colocar en cada módulo 8 paletas con cargas; por lo que el cálculo de la cantidad de paletas se obtiene del resultado de dividir la cantidad de paletas que están en forma de almacenamiento selectivo unitarizado entre la cantidad de paletas que se pueden ubicarse en un módulo.
Para calcular la cantidad de medios unitarizadores se puede utilizar los procedimientos propuestos por Torres Gemeil et. al. (1985) como son el del peso o del volumen o el propuesto por Conejero González (1987), que es el método del "Peso del Máximo Volumen".
Selección y cálculo de equipos de manipulación
Para la selección del equipo de manipulación que deberá ser utilizado dentro del almacén central de la UBATM, se tomaron teniendo en cuenta las características de la tecnología de almacenamiento del almacén, así como las condiciones y características que presenta el mismo. Por lo que se decidió seleccionar un montacargas eléctrico.
Cálculo de equipos: Se desea conocer la cantidad de montacargas eléctricos, necesarios para garantizar la manipulación de cargas dentro del almacén central de la UBATM. Acerca del trabajo de manipulación se conoce que:
• Las cargas se manipulan en paletas de intercambio de 1 t.
• El almacén trabaja un turno de 8 h durante 280 días/año.
• Como política se debe destinar el 10% de su fondo de tiempo al mantenimiento.
• Los tiempos de carga y descarga son de 1 min. en cada caso.
• La velocidad del equipo con carga es de 216 m/min. y sin carga 267 m/min.
Se prevé manipular 640 t/año.
Empleando el método general se tiene que:
Se propone analizar la posibilidad de la utilización de montacargas con un pequeño radio de giro, lo que permitiría estrechar los pasillos de trabajo y aumentar el porcentaje de utilización del área.
Reevaluación del NSC
Considerando que las propuestas de sistemas P y Q de mejora para la Gestión de Inventarios, así como la estratificación de productos en ABC, la aplicación del método AHP de selección de proveedores y del método de evaluación propuesto, permitirá obtener las siguientes mejoras:
Se eliminan los problemas ajenos a la entidad que puedan afectar el servicio prestado por la UBATM.
Permitirán disminuir las frecuentes rupturas de inventario.
Se podrá evaluar los desempeños de los proveedores con una mayor facilidad y exactitud.
Se conoce cuáles son los productos más importantes
En la tabla se muestra el elemento Disponibilidad del Producto mejorado, considerando que con los cambios propuestos el resultado de la Gestión de Inventario puede estimarse con un valor de 4, y en cuanto al Estudio de Proveedores en el cual se aplicaron dos procedimientos para selección y evaluación de proveedores respectivamente, se propone una evaluación estimada de 5.
Las condiciones organizativas del almacén se mejoraron al mejorar el diseño de su tecnología y se puede alcanzar entonces el máximo de puntos, además esto implicaría un incremento sustancial de la capacidad de almacenaje.
En la tabla se muestra el elemento Fiabilidad en la entrega mejorado, considerando que con los cambios propuestos el resultado de la Gestión de Inventario, va a tomar el mismo valor que se le dio en el elemento Disponibilidad del Producto; y en cuanto a la Tecnología de Almacenamiento a la cual se aplicó una propuesta muy completa se propone una evaluación estimada de 5.
Considerando la aplicación de las mejoras en Disponibilidad del producto y Fiabilidad en la entrega se puede entonces evaluar el desempeño en el Nivel de Servicio de la UBATM de acuerdo a las mejoras introducidas como se muestra en la Tabla
NSC = 4.425/ 5.00 = 0.885 * 100 = 88.5%
El resultado estimado de mejorar el nivel de servicio al cliente de 63% a 88.5 % (3.15 a 4.425) demuestra la efectividad del procedimiento propuesto, el cumplimiento del objetivo planteado en la investigación y la utilidad práctica del trabajo para la institución objeto de estudio.
Al analizar las propuestas hechas en la investigación junto con los expertos de la empresa, se estimaron los impactos económicos que tendrán cada una de estas propuestas. A continuación se hará referencia a dichas estimaciones:
1. Impacto de las mejoras propuestas para la Gestión de Inventario: Se estimó que la aplicación de los procedimientos descritos para la elaboración de un sistema de gestión de inventario mediante el cual se garantice un servicio estable a las obras, traerá como beneficio una disminución en la rotura de Stock de productos que pueden provocar atraso en el tiempo de entrega de las obras
2. Impacto de las medidas propuestas para el Estudio de proveedores: Los beneficios estimados por los expertos si se aplicaran los procedimientos de selección y evaluación de proveedores propuestos, serían visibles a través de la agilidad para la toma de decisiones para realizar las compras y la seguridad de realizar compras a proveedores de los cuales se tienen sus comportamientos y características de sus productos.
3. Impacto de las medidas propuestas para tecnología de almacenamiento: Se estima que la aplicación de las propuestas hechas en la investigación beneficiarán a la empresa mejorando la distribución en planta del almacén permitiendo de la utilización de un montacargas que puede ser subcontratado, costo en el que será necesario incurrir para lograr un aumento estimado de las capacidades de almacenamiento, así como un aumento en la rapidez de carga y descarga de los productos que arriban al almacén.
Se cumplieron los objetivos propuestos inicialmente al determinar todas las variables que incluye este estudio.
En la investigación realizada se quedó demostrado que la evaluación del actual nivel de servicio al cliente y el diagnóstico de los procesos de compras y almacenamiento, asociados a la logística de aprovisionamiento; contribuyen considerablemente a la obtención y establecimiento de las causas de los problemas detectados y la necesidad de hacer propuestas que permitan un mejoramiento de los procesos y con ello elevar el nivel del servicio al cliente.
Se estima que las mejoras propuestas como solución a los principales problemas que afectan al servicio que presta la entidad permitirán elevar NSC, una vez implementadas, en un 25.5%.
1. Centro Español de Logistica CEL-El Consorci (2002). La Gestión de la Cadena de Suministros del siglo XXI. Disponible en www.cel-logistica.org. Consultado en abril 2007.
2. Cespón Castro, R. (2003). Administración de la Cadena de Suministros. (Editado en la Universidad Tecnológica Centroamericana de Honduras). San Pedro Sula
3. Cespón Castro, R., Conejero González, H., Hernández Pérez, G. (2005) Servicio al cliente. Logística: temas seleccionados, Tomo 3. ISBN 959-16-0354-1. Editorial Universitaria.
4. Christopher, M (1994). Logistic and Supply Chain. Pitman Publishing. London.
5. Comas Pullés, R. (1996) La logística, origen, desarrollo y análisis sistémico. Revista Logística Aplicada No. 1. Editada por la SCLM-ANEC. Cuba.
6. Conejero González H.C. y Conejero González Hg. (1987), Método Combinado del peso volumen contenido en el medio. Revista ATM #35.
7. Conejero González, H. C. (2006). El servicio al cliente, fuente de ventajas competitivas. Disertación realizada en la Maestría de Dirección de Empresas impartida por la Facultad de Contabilidad y Finanzas de la Universidad de La Habana, septiembre.
8. Kottler P., Armstrong G. (1994) Principles of marketing, Editorial Prentice Hall, EE.UU.
Autor:
Ing. Raynel Domínguez Martínez
Ingeniero Industrial, Departamento de Ingeniería Industrial
Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas
Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo
Ing. Carlos Antonio Conejero Álvarez
Ingeniero Industrial, Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo
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