La Organización (página 2)

División de trabajo mediante Jerarquías y Departamentos

            Jerarquización: disposición de las funciones por orden en su rango e importancia de acuerdo al grado de responsabilidad. En la jerarquización se establecen reglas que deben ser acatadas. Las jerarquías deben ser las mínimas e indispensables y se debe establecer con exactitud el tipo de autoridad en cada una.

Como ejemplo la jerarquía dentro de una escuela sería así:

Departamentalización: divide y agrupa las funciones y actividades en unidades definidas de trabajo, de acuerdo en las similitudes de responsabilidad. En la departamentalización  se deben tomar en cuenta: listar todas las funciones y clasificarlas en un orden jerárquico. Especificar las responsabilidades de cada puesto y las vías de comunicación entre departamentos. El tipo de departamentos que se establecen dependerán por completo del tipo de empresa y de su tamaño.

Tanto la jerarquización como la departamentalización se muestran en un organigrama o gráfico en este, por medio de cuadros y líneas de unión, se establecen en un papel las relaciones de puestos, autoridad,  funciones, etc.

AUTORIDAD Y PODER

CONCEPTOS:

Se entiende por:

• Autoridad el poder que gobierna o ejerce el mando, de hecho o de derecho.
• Poder el dominio, facultad y jurisdicción que alguien tiene para ejecutar o mandar algo.

 Autoridad:

Cada puesto dentro de una empresa tiene una serie de derechos propios relacionados no con el individuo en sí, sino con el mismo puesto. Es decir que conjuntamente con las responsabilidades de una función determinada, vienen también una sucesión de privilegios que le permiten al sujeto tomar decisiones y dar órdenes.

 Esa sucesión de privilegios es lo que conocemos como autoridad dentro de un puesto; esta autoridad no es particular del individuo, pertenece al cargo desempeñado. Se debe tener claro la indispensabilidad de mantener un nivel de respeto, comunicación y ética a la hora de ejercer dicha autoridad, ya que ninguna orden de un superior puede atentar contra la seguridad, salud o principios morales de un subordinado.

La autoridad puede ejercerse de dos formas contrapuestas:

·         Forma clásica: la autoridad viene desde el punto más alto hasta llegar al más bajo. Es la practicada por la milicia.

·         Forma de la aceptación: la autoridad reside en el individuo en sí, le permite decidir si cumple todas las órdenes o no.  

Poder:

            El poder es un concepto muy amplio en el que un individuo tiene la capacidad de influenciar las decisiones de otro. La autoridad es parte de este amplio concepto. Debe tenerse claro que no es necesaria la autoridad para ejercer el poder.

Fuentes de poder: el poder puede originarse de varias formas, pero las más reconocidas son:

• Poder basado en la recompensa: capacidad de una persona para recompensar a otra.
• Poder basado en la coerción: es el que descansa en la amenaza y en las sanciones para el subordinado por no cumplir con lo que le es requerido.
• Poder basado en la legitimidad: es el poder formal, establecido por la autoridad de un puesto que el subordinado reconoce como tal.
• Poder basado en la experiencia: se basa en la idea de que el jefe posee experiencia en un determinado campo que el subordinado no posee.
• Poder basado en la referencia: es el que surge de la admiración por un individuo carismático, que influye en el comportamiento o actitud de otros.

CONCEPTOS DE LÍNEA Y STAFF

Conceptos:

Se comprende por

• Línea: a la sucesión de puntos en una sola dirección; dentro de una empresa se basa en el principio de una autoridad única, donde cada jefatura responde ante un nivel superior. Este concepto es aplicable a la organización piramidal que emplean actualmente la mayoría de las empresas. Las funciones de línea tienen un impacto directo en el cumplimiento de los objetivos de la empresa. La autoridad lineal se basa en la práctica del poder legítimo.

• Staff: se refiere directamente a los empleados que contribuyen a que el personal de línea trabaje con mayor eficacia. Son el grupo de expertos que asesoran en la toma de decisiones. Las funciones de staff tienen un impacto indirecto dentro de la empresa ya que solo ofrecen asesoría técnica, consultoría y monitoreo dentro de la misma, en cualquiera de sus niveles. Su autoridad se basa en la práctica del poder del experto.

DELEGACIÓN DE LA AUTORIDAD

            Se comprende por delegar el depositar o encargar en otra persona la autoridad formal y la responsabilidad para realizar ciertas actividades dentro del grupo. Debidamente utilizada permite la capacitación en un puesto, mejora la autoconfianza en uno mismo, la disposición para tomar iniciativas y aplicar juicios propios. Implica la aceptación de la responsabilidad sobre las decisiones tomadas. 

 En muchas ocasiones un empleado que esta más cerca del punto en cuestión tienen una visión más clara de los hechos, acelerando la toma de una decisión más acertada y eliminando la pérdida de tiempo.

Obstáculos  que se presentan en la Delegación la Autoridad

            Los más frecuentes son la desorganización y la inflexibilidad para delegar trabajo por parte de los jefes o gerentes. También lo son la inseguridad y la confusión sobre la persona que realmente tiene la responsabilidad de completar determinada tarea. El obstáculo más frecuente es el miedo a correr el riesgo de equivocarse en una decisión, y el temor a disminuir su propia autoridad delante de sus subordinados.

Una Delegación Eficaz

La base para una delegación de autoridad eficaz radica en la disposición del superior de conceder en sus subordinados la libertad para tomar decisiones  y elegir caminos diferentes los que el administrador hubiese elegido. En estas situaciones la ética es fundamental, así como las buenas relaciones laborales y humanas.

Hay seis puntos que se deben tomar en cuenta a la hora de delegar una tarea:

• Decidir cuales tareas son delegables
• Decidir quien es la persona adecuada para esa responsabilidad
• Proporcionarle los recursos suficientes
• Proporcionar la información pertinente y necesaria sobre dicha tarea
• Intervenir solo en caso necesario
• Establecer puntos de control y de retroalimentación.

            El requisito más importante por cumplir para una Delegación de la Autoridad eficaz es el de tener la voluntad de ambas partes, y el común acuerdo, para que una tarea se realice.

CONCLUSIÓN

Desde cualquier punto de vista que se tome, debemos aceptar que tanto la administración como la Administración Educativa tiene el mismo principio fundamental: "El logro de un objetivo mediante un proceso", ese es el concepto básico de la Administración. Pero para el cumplimiento de dicha tarea, es necesario tener en cuenta que no solo hacen falta los conocimientos primarios de dicho proceso; es indispensable la labor organizada de cada persona involucrada.

            Desde el más joven de los estudiantes hasta el más veterano de los funcionarios del Ministerio de Educación Pública o de cualquier otro organismo relevante del Estado costarricense, deben tener claro, que cumplen una función determinada, para la realización de ese objetivo.  

Autor:

Yesenia Rojas Ulate

ESCUELA DE EDUCACIÓN

SEDE CENTRAL

CURSO:

ADMINISTRACIÓN EDUCATIVA

PROFESOR: MSc. DANIEL QUIRÓS CHAVES.

III CUATRIMESTRE

AÑO 2008