Una manera eficiente y eficaz para anticipar las ventas de su negocio (página 2)

Ante todo es fundamental dejar concluido en esta parte él por qué de la importancia del conocimiento del monto de las ventas

Como puede apreciarse, a partir de la determinación de las ventas se desarrolla la concepción del resto de las actividades de la entidad que garantizan su logro, por tal motivo se necesita una anticipación correcta de la misma, de lo contrario la planificación de la gestión económica de la entidad y todas las tomas de decisiones que esta genere serían incorrectas.

Observe también la doble vinculación entre el mercado y las ventas, una de ellas indica la información que el mercado brinda a la empresa sobre su nivel de satisfacción y la otra la participación de la empresa en el mercado a partir de las ventas.

La técnica que se propone consta de los siguientes pasos:

1. Determinación de la venta de equilibrio.
2. Determinación de las condiciones que se prevén que existirán en el año objeto de planeación y que no existieron en los últimos tres años transcurridos.
3. Determinación de las ventas del período.
4. La mejor opción de distribución de las ventas en el período objeto de valoración.

Determinación de la venta de equilibrio.

Es la venta que debe existir para el período de tiempo objeto de planeación, según la tasa de crecimiento de las ventas tenida en los últimos tres años y su determinación parte del equilibrio a lograr entre el diferencial de las tasas de crecimiento de las ventas en los últimos tres años transcurridos y el diferencial de crecimiento que se pretende lograr en el año objeto de planeación.

Donde:

ia = tasa de crecimiento de las ventas en el último año vencido. Ejemplo Año 2005.

iaa = tasa de crecimiento de las ventas del año que precedió al último año vencido. Ejemplo año 2004 que depende a su vez del año 2003.

ia´: tasa de crecimiento del último período vencido considerando las condiciones para el nuevo período.

V = ventas de equilibrio.

Va = ventas en el último año vencido. Ejemplo Año 2005

Vaa = ventas que precedió al último año vencido. Ejemplo Año 2004

Vab = ventas que precedió al penúltimo año vencido. Ejemplo 2003

Vca = actualización de las ventas del período anterior en función del período objeto de planeación

C= Condiciones asumidas en el período objeto de planeación

Se asumen los últimos tres años transcurridos por ser los más cercanos al año que se anticipa y por tanto los que mejor pueden caracterizar el comportamiento actual de la empresa, siempre y cuando la empresa no tenga determinados comportamientos cíclicos que limiten esta concepción. Tenga presente que cuando se hace referencia al período de tiempo año, a parte de indicar por ejemplo años 2003, 2004, 2005, etc. Puede indicar también mes, bimestre, trimestre u otro período menor de un año.

A criterio de los autores, a mayor tamaño del período de estimación, menos eficiente será el modelo de anticipación ya que es más difícil la precisión de los elementos y detalles necesarios para la planeación, dado a lo cambiante que se pueden tornar las características que definen las condiciones internas y externas de la empresa. Por tal motivo se recomiendan los modelos para períodos no mayores de un año.

Si se despeja V en L 1 se obtiene las denominadas ventas de equilibrio, como se muestra a continuación:

(L 2)

Valore que las ventas que se logran con esta derivación están en equilibrio con el comportamiento de las tenidas en los últimos tres años, asume de manera fehaciente las particularidades de ellos. Esta valoración a primera vista puede dejar indicado que se arrastren las dificultades de los años precedentes (también arrastra lo positivo), sin embargo esto queda solucionado más adelante cuando se incluyan las condiciones propias del período objeto de planeación, ya que ellas están encaminadas a solucionar dichas dificultades; así como aquellas que no existieron en esos tres años y que se anticipan que existirán. Queda implícita la consideración de lo positivo que se arrastra, como lo que se espera de las nuevas condiciones que se asumen. Por tanto la unión de las ventas de equilibrio y las condiciones propician una herramienta que continuamente va mejorando la eficiencia de concepción y logro de las ventas.

A continuación se realizará un análisis sobre el diferencial de la tasa de crecimiento de las ventas (válido para L1 y L2), el cual demostrará que la venta de equilibrio depende del comportamiento de las ventas en los últimos tres años transcurridos.

(L 3)

(L 4)

Donde:

Va = Monto de ventas del último año vencido, ejemplo: 2005.

Vaa = Monto de ventas del año anterior al último año vencido, ejemplo: 2004.

Vab = Monto de ventas del año anterior al que precede al último año vencido, ejemplo: 2003.

Como puede apreciarse, la tasa de crecimiento de las ventas (ia) para el año 2005 (si asumimos el ejemplo anterior), depende de las ventas de los años 2004 y 2005 y la tasa de crecimiento de las ventas (iaa) para el año 2004 depende de las ventas de los años 2003 y 2004, quedando demostrado que la valoración de las ventas de equilibrio fue sobre la base de tres años, considerando que para el interés de la técnica que se desarrolla, son los últimos transcurridos.

Observe que L2 puede derivarse en una fórmula más sencilla, a tales efectos asumiremos que el diferencial de la tasa de crecimiento de las ventas sea id, es decir:

(L5)

Por tanto se puede plantear que las ventas de equilibrio pueden calcularse a partir de la siguiente fórmula:

(L2a)

No obstante por un problema de comodidad y conveniencia para cuando se vaya a definir el modelo matemático lineal de ajuste y considerando que el orden de los factores no altera el producto modificaremos la estructura de formación de (L2a), quedando de la siguiente forma:

(L2a)

Determinación de las condiciones que se prevén para el año objeto de planeación y que no existieron en los últimos tres años transcurridos.

Conocida las ventas de equilibrio se hace necesario la consideración de las nuevas condiciones que el período objeto de análisis depara y que en el anterior existieron o no existieron.

Pero qué son las condiciones para los intereses que se persiguen. Son todas aquellas que de forma directa o indirecta intervienen en la actualización de las ventas de equilibrio y concretan la definición de las ventas del período. Pueden ser internas y externas, donde las internas son las que se definen dentro de la empresa y las externas las que se definen fuera de esta.

La definición y valoración de las condiciones dependen de la experiencia y conocimiento que se tenga tanto del entorno interno como externo de la entidad, a mayor conocimiento y experiencia traerá aparejado una mejor anticipación y por tanto una mejor planeación. Se puede hacer una clasificación general de las condiciones que inciden sobre las ventas para poder guiar el trabajo de su defectación, por ejemplo:

• Comportamiento del mercado
• Nivel de explotación de las capacidades
• Organización del trabajo
• Progreso científico técnico
• Políticas de desarrollo
• Otros.

Cada especialista tendrá su visión al respecto y hará su clasificación de acuerdo a los conocimientos y experiencia que posee. Como es lógico de la clasificación general podrán hacerse otras más específicas para poder ir conociendo todo lo que depara el período objeto de planeación. Eso no solo depende de los atributos antes señalado para el que realiza el trabajo, si no que depende también de su sagacidad. Por ejemplo:

Comportamiento del mercado

• Demanda dentro del territorio nacional.

• Dentro del territorio donde se encuentra enclavada la empresa.
• Fuera del territorio donde se encuentra enclavada la empresa.

• Demanda fuera del territorio nacional.

• Área geográfica.
• Países.

La clasificación anterior se puede hacer más específica, todo depende del conocimiento, experiencia y sagacidad del analista o analistas como ya fue expresado anteriormente. Pero observe que no cabe la menor duda que un razonamiento de este tipo motivaría una serie de información que ajustaría la venta de equilibrio ya conocida y permitiría conocer el monto anticipado de las ventas del período, con un alto grado de precisión y rigor científico.

Las condiciones tienen que llevarse a una expresión monetaria, o sea, su cálculo de manera original tiene que ser en términos monetarios y no en por ciento, pues siempre implicaría un margen de error, por lo tanto como consecuencia dicho margen de error sería asumida por el resto de los indicadores que conforman los estados pro forma.

Ese margen de error se ubica generalmente a la derecha del punto de un valor expresado con decimales. Considérese al efecto que las expresiones en tanto por ciento por lo general se expresan con dos decimales, lo que da motivo a practicarse aproximaciones, siendo estas el margen de error a que se refiere el autor. En montos pequeños de valores quizás algunos especialistas entiendan que es despreciable el mismo, sin embargo en este trabajo se llama a la meditación al respecto mediante la siguiente alusión: Si el debe y el haber tienen una diferencia de un centavo, el balance general de la entidad es deficiente. Si se asume esta alusión entonces es válido el criterio de que las condiciones se expresen en valores monetarios y no en tanto por ciento. Por ejemplo, si las ventas del año anterior fueron de 3 y las que se esperan este año son de 4 por la puesta en funcionamiento de la fibra óptico, indica un crecimiento de 1. Sin embargo si fuéramos a expresar el crecimiento en tanto por ciento, sería de la siguiente forma:

Este resultado si se asume con dos decimales implicaría siempre una variación que crecería en función del tamaño o monto que represente el valor 4, o sea, pudiera ser, 40, 400, 4000, 4000000, etc Quedando demostrado que es preferible el valor absoluto con sus respectivas causas que lo motivan y no el valor expresado en tanto por ciento.

Sin embargo el trabajo sí considera la utilización del tanto por ciento debido a fuerza mayor, ya que puede presentarse la situación de que las empresas por desconocimiento o facilismo planteen a la ligera el monto de venta a lograrse en el período objeto de planeación mediante por cientos de crecimiento con relación al período anterior o que se conozca de manera total el monto de venta a lograrse en un año y no se conozca su apertura por meses y se vea el especialista obligado a realizar un prorrateo de esa cifra total por meses a partir de una estructura porcentual, por tal motivo el presente trabajo da solución a esta problemática creando las condiciones para trabajar con las estructuras porcentuales, lo cual queda demostrado en los anexos 5, 6 y 7 respectivamente, y cuyos principios de razonamiento detallamos a continuación:

Lo anterior indica que las clasificaciones que hagamos tendrán que cuantificarse monetariamente y su suma algebraica sería el monto de las condiciones a considerarse en el cálculo de las ventas del período. Se plantea una suma algebraica porque pueden existir valores positivos y negativos, pudiendo ser también positivo o negativo el resultado final.

Determinación de las ventas del período (Vp)

Conocida las condiciones se puede entonces determinar el monto anticipado de las ventas del período, utilizando las condiciones en el cálculo de una nueva tasa de crecimiento mejorada para hallar un estimador para el año objeto de planeación, esto se logra a partir de la adición de las condiciones obtenidas a las ventas del período anterior en el modelo L3 el cual dividido entre el resultado del modelo L4 permite obtener un estimador mejorado, el cual será utilizado en el cálculo de las ventas de período, todo lo cual condiciona a la tasa de crecimiento y al estimador para que den respuesta a las ventas del período que se desean anticipar, lo que se detalla a continuación:

Primero partimos de la condición que se asume,

Esta condición se lleva al modelo L3 el cual permite calcular la tasa de crecimiento del último período vencido, sobre él se realiza la modificación planteada en la condición asumida, o sea, a Va o ventas reales del período anterior se le adicionan las condiciones propias que se le anticipan al período objeto de planeación, quedando L3 modificado de la siguiente forma y asumiendo la denominación L3a:

L3a

No obstante para hacer más sencilla la expresión del modelo L3a puede considerarse lo siguiente:

Quedando entonces la expresión de L3a como se detalla a continuación:

Si todo lo tratado anteriormente se cumple, puede entonces plantearse las siguientes igualdades o proporciones:

Proporción 1

Las dos primeras proporciones nos permiten obtener para nuestros intereses el estimador que buscamos, por lo que a partir de sus planteamientos se asumirá lo siguiente:

Proporción 2

Observe que el nuevo estimador obtenido para determinar las ventas del período posee una comilla que la hace diferente desde el punto de vista de su identificación visual al estimador de las ventas según la historia:

Entonces si se conoce como válido lo expresado en las proporciones 1 y 2 se tiene que para monto de ventas con carácter anticipado en período no mayores de un año, esa igualdad se puede derivar en el siguiente modelo:

(L6)

Obsérvese como se cumple lo considerado anteriormente, o sea como se consideran las condiciones nuevas que se prevén en el nuevo período que se anticipa, la que puede ser no sólo de adición sino que puede ser también de sustracción.

Sin embargo la expresión anterior puede derivarse en una más sencilla si consideramos que el signo por o de multiplicar no es necesaria su identificación en el modelo, por lo que la notación de dicho modelo sería de la siguiente forma:

(L6a)

Donde:

ia: tasa de crecimiento de las ventas del último período vencido

ia´: tasa de crecimiento del último período vencido considerando condiciones para el nuevo período.

id´: estimador de las ventas del período.

VP: ventas del período.

Como puede apreciarse estamos en presencia de un modelo de ajuste lineal que parte del punto de origen del sistema de eje de coordenadas como se detalla a continuación:

La imagen reflejada en la figura 1 parte del criterio, de que a determinado nivel de Va (variable independiente X) se necesita determinado monto de Vp (variable dependiente Y) Observe que si se cumplen las condiciones que dan origen a la recta OA definida por el modelo , entonces toda la venta que se encuentra reflejada sobre dicha recta es la óptima1. 1Microsoft Excel. Funciones Estadísticas. Estimación lineal.

Hay que tener presente que la valoración o cálculo de las ventas del período (VP) no solo depende del comportamiento de la historia, sino que está matizada con las nuevas condiciones que impone el nuevo período que se analiza, las cuales se incorporan mediante la suma de su valor con el valor de las ventas del último período vencido al momento de calcular la nueva tasa de crecimiento para el año objeto de planeación. Esto es muy importante ya que continuamente el desarrollo de la entidad en el tiempo se va ajustando a las nuevas condiciones que le asumen a cada nuevo período de trabajo. Además permite valoraciones muy importantes tales como el poder definir que una empresa puede estar en condiciones favorables con relación al período anterior pero no así con la historia, o sea, puede crecer las venta con relación al año anterior, pero no así con relación a los últimos tres años vencidos, período históricos que asume el autor para la presente investigación y que al principio de este trabajo explicó las razones del por qué de este período histórico.

Sin embargo este modelo solo responde a una de las exigencias que se persiguen, ya que él sólo indica el total de ventas para un período de tiempo dado y no detalla su mejor distribución en el tiempo. A criterio de los autores se considera que la venta que recoge el modelo L6a es la máxima posible, sustentada en el potencial de recursos disponibles, pues parte del supuesto de que no hay recursos inmovilizados. Si esto se cumple entonces puede afirmarse que transcurrido la primera mitad del período para el cual fue concebida la venta, tiene que haberse ejecutado también la mitad de ésta, pues de suceder lo contrario se tendrían recursos inmovilizados que no generan venta y que representan una inversión que no genera dinero.

El modelo L6a no permite ver este análisis, ya que el mismo no está definido a partir de una variable independiente expresada en tiempo (t), sin embargo esto lo podemos mejorar si incorporamos el tiempo en el análisis de la imagen del modelo L6a:

Observe que el total de ventas obtenido mediante el modelo L6a para la variable independiente Va es el mismo para el período de tiempo t, es decir, que tanto para Va como para t se tiene un nivel de ventas Vp=id´Va, que todo lo que está por debajo de la recta OA es venta. Sin embargo hay algo que no está claro, si se asume en el análisis 1/2 t que representa 1/2 Vca, divide a la figura en dos partes k y H las cuales deberían ser iguales, sin embargo a simple vista se aprecia que K es menor que H (K< H), es decir en la primera parte del período objeto de análisis hay menor venta que en el segundo dado a que Va es acumulativa, esto hace que dicho modelo sólo determine la mejor venta pero no su distribución, por tal motivo se hace necesario buscar dicha distribución y que ésta sea la óptima.

Asumiendo Vp=id´Va en el punto 1/2 Va para 1/2 t, se obtiene el área K, por lo que para la otra mitad de Va en t debe haber un área H igual al área K, lo cual se puede lograr si se asume la siguiente imagen:

El proceder anterior origina la imagen OBVa que puede estar determinada por tres funciones si la valoramos en tres partes, definidas éstas partes por OB, BVa y OBVa respectivamente. La primera está representada por una función lineal con monotonía creciente del tipo , la segunda con otra función lineal pero con monotonía decreciente del tipo y una tercera función pero modular invertida y corrida hacia el primer cuadrante del tipo . Los autores proponen y asumen en su trabajo la función modular por ser ésta la de menor complejidad y mejor funcionalidad, de lo contrario se tendría que trabajar de manera independiente con las otras dos para obtener un mismo resultado.

Es importante valorar la información que nos brinda la imagen de la función obtenida a partir de la variable independiente Va con la adición del factor tiempo (T), lo cual no altera en nada el juicio realizado en cuanto al monto de venta a obtener, ya que dicho monto inobjetablemente responde a un tiempo determinado, mes, bimestre, trimestre, etc denominado por T, no obstante, de manera similar se hace necesario añadir otro factor de valoración que conformará finalmente el resultado del análisis que se lleva a efectos, este factor es los recursos (R) que se necesitan para lograr dicho monto de venta en el tiempo T, observe la figura 4.

Partiendo del supuesto de que la empresa trabaja de manera eficiente y que pone a disposición de su gestión económica todos sus recursos, entonces para lograr una venta igual a VP en el tiempo T se necesita un monto de recursos igual a R y que culminado la mitad del tiempo de trabajo previsto 1/2 T se tiene que haber logrado 1/2 VP de venta. Pero observe que para lograrse VP y un 1/2 VP en T y 1/2 T respectivamente se necesitan montos de recursos equivalentes a R y a 1/2 R para cada uno de dichos períodos de tiempo.

Si se asume lo anterior como válido la empresa tiene que trabajar en lograr en todo momento que al final del tiempo T el área K sea igual al área H:

Conclusión

K = H

De no lograrse lo planteado en la conclusión anterior pueden ocurrir dos situaciones que afectarían los resultados de la empresa, ya que se vería afectada la eficiencia y eficacia de su gestión económica. La eficiencia debido a no saberse utilizar correctamente el tiempo y los recursos de la entidad y la eficacia se ve representada en el no logro de las ganancias y el incremento del capital de los dueños. Esto puede explicarse de la siguiente forma:

Sí

K < H

Entonces de 0 a 1/2 T habrá recursos inmovilizados, que no generan ventas y por tanto no generan ingresos, lo que implica un costo de oportunidad por tenerse una inversión de dinero en recursos que no aporta nada a la rentabilidad de la empresa, pudiéndose medir este costo por la rentabilidad económica que hubiera tenido la entidad en caso de que dicha inversión de recursos hubiese sido utilizada y por tanto hubiera aportado determinado monto de venta con su respectiva participación en la ganancia de la empresa. De existir esta situación, donde K < H se concluye que, aumentan los costes, disminuye la rentabilidad y por tanto el valor de la empresa y el capital de los dueños.

Sí

K > H

Sucedería lo mismo que bajo la condición de K < H, teniéndose la misma conclusión, aumentan los costes, disminuye la rentabilidad y por tanto el valor de la empresa y el capital de los dueños.

Sin lugar a dudas estamos en presencia de una sola condición que brinda los mejores resultados (K = H), de no cumplirse esta condición en un proceso de planeación, entonces se están anticipando pérdidas para determinado período de tiempo. Hay que trabajar las ventas bajo esta condición y en su proceso real de ejecución hay que ir logrando que esta se cumpla mediante un proceso integral de administración científica que conlleve entre otras acciones, la planeación, ejecución, control, regulación y liquidación.

Pudiera pensarse en que el plan de ventas puede lograrse mayoritariamente o total al principio o final del tiempo, entonces cabe la pregunta, que se estaría haciendo durante el tiempo que no se vende si la razón de ser es vender. Pudiera decirse que preparando las condiciones para la venta, entonces se tendrían dos criterios de gestión, uno de preparación y otro de venta. Partiendo del supuesto que sea así, esto no cambia nada, pues de no existir una casualidad la preparación y la venta no necesitan la misma cantidad de recursos, supóngase de personal, o sea gasto de salario. Por tanto queda claro que inobjetablemente la mejor opción es donde K = H, es decir la distribución que permite obtener el modelo . Téngase en cuenta que si se hacen cumplir las condiciones que generan dicho modelo todas las observaciones que caen sobre su imagen en el sistema de ejes de coordenadas constituye la distribución óptima.

Para llegar aplicar la conclusión anterior se hace necesario efectuar una interpretación financiera del modelo de la función modular asumido, utilizando para estos efectos la figura 4 que a continuación reproducimos

Durante la primera parte de este trabajo se trabajó en lograr el mejor estimador o pendiente para el modelo del tipo Y=mx que determinaría la mejor opción de venta, el cual interpretado desde el punto de vista financiero es VP=idVca. En esta segunda parte del trabajo que consiste en determinar la mejor distribución de las VP, el estimador o pendiente calculado (id) no responde a los requerimientos y exigencias del modelo de la función modular, pues id sólo expresa la pendiente de los lados de esta función tal y como se muestra a continuación:

Sin embargo se necesita el estimador que defina la amplitud de la función modular, así como determinar los valores de los términos independientes, para este caso de b y c, pero desde el punto de vista financiero, para lo cual la adaptación se auxiliará con la información que aporta la figura 4 y que son valores ya conocidos.

Determinación del término independiente c

En este tipo de función está demostrado que el término independiente c lo constituye su valor máximo, para el caso que ocupamos 1/2VP.

Determinación del término independiente b

La valoración se realizará en el punto (1/2Va;1/2VP)

Determinación del estimador o amplitud de la función (m)

La valoración se hará en el punto (1/4Va;1/4VP)

Reflejar figura el punto (1/4Va;1/4VP)

Sustituyendo en ecuación 1 a m por su valor financiero para conocer el valor financiero de b.

Interpretación financiera del modelo de la función modular objeto de valoración.

Como puede apreciarse se ha llegado de manera teórica al cumplimiento del objetivo planteado en la presente investigación, que no es más que el conocer la mejor venta para un período de tiempo dado y su mejor distribución dentro de dicho período, así como su implementación mediante un conjunto de tablas sobre Excel de manera concatenadas una con otras conformando un sistema de valuación que ha permitido comprobar la autenticidad de la hipótesis planteada para el problema científico definido.

Este proceder no solo permite llegar a conocer la mejor venta y su distribución en el tiempo si no que a la vez constituye un análisis financiero de la empresa a partir de la valoración de las ventas durante los últimos tres años vencidos y un cuarto año que lo constituye el año objeto de planeación, el cual representa en su conjunto una herramienta importante para el logro de los objetivos trazados por la empresa a partir de un grupo de valoraciones e informaciones que aporta y que permite la toma de decisiones en el momento oportuno para controlar y regular el quehacer económico de la entidad.

Hay que resaltar que la aplicación de este proceder no constituye dificultad alguna para su aplicación y desarrollo para ETEC. SA. Ya que el mismo se encuentra conformado en forma de programa, donde existe una entrada de base de datos que genera automáticamente los resultados que se desean obtener.

Notas:

1- Gillman O. Fundamentos de la administración financiera. (S.L.), (S.N.), (S.A.). P. 139-140

2. Weston, J. Fred Fundamentos de administración financiera _7. Ed. (S.L.), (S.N.), (S.A.).

Bibliografía:

1. Bolten Stevan E. "Administración Financiera". México 1995. p. 44-48, 64-67, 76-88, 109-114, 487-591, 617.
2. Brealey, R. Myers S. "Fundamento de la financiación empresarial". Editorial Mc. Graw – Hill. Ed. 4 Madrid, 1993. p. 4-10, 190-195, 377-388, 763-783, 853-860, 881-983.
3. Gillman O. Fundamentos de la administración financiera. (S.L.), (S.N.), (S.A.). P. 139-140
4. Weston, J. Fred Fundamentos de administración financiera _7. Ed. (S.L.), (S.N.), (S.A.).
5. Domínguez Machuca, J.A. "El subsistema de inversión y financiación de la empresa". Pirámide Madrid, 1986. p. 35-62, 90-110.

Juan Carlos Lage Jiménez

Graduado de Licenciado en dirección de la economía en el año 1988, Master en Ciencias en la especialidad de finanzas en la Universidad de La Habana en el año 2001.

Ha cursado más de 75 postgrados de la especialidad en diferentes centros Universitarios del país, ha recibido postgrados internacionales con especialistas brasileño y un taller con especialistas de españoles. Ha participado en eventos nacionales e internacionales, obteniendo premios y menciones en los mismos. Además actualmente pertenece a un forum internacional de crédito y cobranza cuyo centro radica en Méjico y a través del cual he sido invitado a simposios, forum y congresos de manera indistinta a Méjico, Argentina, Costa Rica y República Dominicana. A su vez ha realizado publicaciones en revistas electrónicas de carácter nacional e internacional.

Como especialista en el giro económico tiene más de 25 años de experiencia, de ellos 10 como docente en el centro Universitario José Martí Pérez y el resto como especialista en empresas y en órganos administrativos del gobierno de la provincia de Sancti Spiritus en la república de Cuba.