Funciones y procedimientos por puestos de trabajo en el área de logística (página 2)

10 – Vigilar el mantenimiento preventivo y correctivo del vehículo. Cuando corresponda deberá llevar el vehículo a practicarle el tipo de mantenimiento señalado por su jefe inmediato.

REGISTRO

• Hoja de ruta

LISTA DE DISTRIBUCION El gerente general es responsable de hacer copias del procedimiento y distribuirlas según corresponda. Asimismo mantendrá actualizada la tabla de DISTRIBUCIÓN DE COPIAS situada en el procedimiento, indicando su nombre, área, fecha de entrega y firma. La información se recogerá en una tabla (ver anexo I).

HISTORIAL DE REVISIONES

Una vez se haya aprobado el procedimiento inicial, esté será revisado como mínimo una vez al año.

La información se recogerá en una tabla (ver anexo II)

Procedimiento para el puesto de trabajo Ayudante de Conductor

OBJETO: El objeto de este procedimiento es establecer los pasos a seguir en el despacho de productos terminados, así como las cuestiones relacionadas con el cargue y descargue de los mismos.

DEFINICIONES

Acondicionamiento de Materiales: Es la actividad que consiste en retirar los bienes de su ubicación y colocarlos en el lugar destinado para el despacho y posterior entrega a los clientes.

RESPONSABILIDADES

El ayudante de conductor es responsable de realizar las actividades necesarias referidas al embalaje, carguío, manipulación de los materiales o productos terminados de manera adecuada y oportuna. Además de verificar, preparar, despachar y cargar los pedidos de productos terminados que serán entregados a los clientes. De igual forma será responsable por la descarga de esos productos en las dependencias de los clientes.

DESARROLLO

El procedimiento a emplear en el puesto del Ayudante del Conductor es:

1 – Acomodar las mercancías en los pallets de forma adecuada, evitando que puedan caerse durante el movimiento.

2 – Embalar las cargas en los pallets que lo requieran antes de realizar cualquier movimiento. Los pallets con los productos terminados situados en planta serán plastificados con el objetivo de unificar su carga y hacer más factible su traslado hacia bodega. A la vez constituye una garantía para mantener la calidad de los mismos.

3 – Verificación y preparación de alisto.

• El ayudante de conductor recibe el pre alisto con la relación de los productos del pedido a preparar. Verifica la existencia de los productos, la descripción y las cantidades de los mismos. Estos datos (peso en kg., cantidad de unidades, número de bultos), lo va anotando para entregarlos al Jefe de Logística, que con la existencia real elaborará el alisto.

• Con el alisto elaborado, realizará el acondicionando de los productos hasta completar la totalidad del pedido. Mientras se confecciona la factura que respalda el pedido.

4 – Despacho y carga de los productos.

• Las mercancías preparadas serán despachadas contra el alisto, realizando el correcto conteo de los bultos seleccionados por pedidos. Los productos ubicados en las estibas son llevadas al camión en el montacargas. Si para completar el pedido faltaran algunos bultos sueltos, serán llevados al camión por el Ayudante de conductor.

• El Ayudante del Conductor procederá a desembalar las estibas de producto terminados con el fin de contar los bultos, retirar la parte de las etiquetas que queda en bodega para realizar el control del pedido, esta operación es supervisada por el Conductor. El número de etiquetas retiradas coincidirá con el número de bultos del pedido.

5 – Apoyar en la descarga de mercancías para el levantamiento de pallets en caso de ser necesario.

6 – Operaciones relacionadas con la limpieza y organización de la bodega

• Los envases vacíos (cajas, cartones, sacos, etc.), se separan y ordenan fuera de la Bodega

• Informar sobre las existencias y estado en que se encuentran las mercancías, si se percata de posible deterioro o pérdida de calidad de las mismas.

• Reubica los pallets vacios en orden para ser ubicados en la sección de pallets sin uso destinado para este fin.

LISTA DE DISTRIBUCION El gerente general es responsable de hacer copias del procedimiento y distribuirlas según corresponda. Asimismo mantendrá actualizada la tabla de DISTRIBUCIÓN DE COPIAS situada en el procedimiento, indicando su nombre, área, fecha de entrega y firma. La información se recogerá en una tabla (ver anexo I). HISTORIAL DE REVISIONES

Una vez se haya aprobado el procedimiento inicial, esté será revisado como mínimo una vez al año.

La información se recogerá en una tabla (ver anexo II).

Procedimiento para el puesto de trabajo: Operador de Montacargas

OBJETO: El objetivo de este procedimiento es regular las funciones operativas de la labor logística de cargue y descargue de mercancías y productos terminados con el uso del montacargas.

ALCANCE: Este Procedimiento sirve de apoyo para el operador del montacargas y así realizar los pasos correctos en la operación del equipo alcanzando un rendimiento óptimo con la calidad requerida.

DEFINICIONES

Estiba, pallet, polín o paleta: plataforma portátil generalmente hecha de madera de una estructura definida a las necesidades de mercado, de altura mínima compatible con los equipos de manejo de materiales (montacargas), usada como base para el ensamblaje, el almacenamiento, el manejo y el transporte de mercancías y cargas y que permite manipular y almacenar mayores volúmenes, reduciendo costos y permitiendo su apilado.

RESPONSABILIDADES: Realizar el traslado (carga y descarga) de la mercadería ubicada en pallets, colocándola en los lugares destinados para ello, haciendo uso adecuado del montacargas. Velar por el cuidado y mantenimiento  del montacargas que opera, así como de la mercancía que manipula. Cumplir con las prácticas de almacenamiento y respetar las normas de seguridad e higiene. Cumplir demás funciones que se le asignen.

DESARROLLO

• 1- Antes de comenzar cualquier actividad o labor, se debe inspeccionar el equipo previo a la operación:

• a) Realizar de manera visual la inspección del equipo, verificando el estado de los accesorios, el motor, llantas y la estructura.

• b) Verificar el control y funcionamiento de elevación e inclinación del mástil, trinche y las palancas y pedales.

• c) Revisar el medidor de gas en el tablero de control. De ser necesario realizar cambio del balón de combustible, el montacargas deberá permanecer apagado durante este proceso. Verificar que no existan fugas.

• d) Chequear el agua contenida en el radiador del montacargas.

• e) Chequear la presión de aceite, mediante el medidor, al concluir limpiar el medidor y colocarlo nuevamente en su lugar.

• f) Verificar que las luces de operación estén completamente funcionales.

• g) Limpiar cualquier suciedad que pudiera tener en cualquier de sus partes.

Los defectos o problemas deberán ser reportados inmediatamente al Jefe de Logística y ser corregidos. Todas las reparaciones deberán ser realizadas por personal autorizado.

• 2- Operar el montacargas para estibar la carga y su conducción

• a) Ajustar la ubicación del trinche en el centro de gravedad de la carga.

• b) Siempre encender el montacargas en la primera velocidad cuando se esté transportando una carga. Si se comienza con una velocidad más alta puede dañar el montacargas.

• c) El conductor deberá poner atención a todos lados para tener una vista más amplia del camino a recorrer.

• d) Al transportar la carga el montacargas deberá ser manejado con la carga elevada. Si no se está transportando ninguna carga deberá mantener los dientes o trinches a nivel del piso.

• e) Operar el montacargas a una velocidad que permita frenar de manera segura.

• f) Manejar el equipo con los parámetros de velocidad adecuados dentro de la bodega como en la parte externa del edificio, respetando siempre las aéreas de transito o de señales de precaución

• g) Verificar que las cargas a transportar estén estables y ordenadas, esto significa colocar la carga lo más cercana posible a la pared del mástil para estabilizarla e inclinar el mástil con mucho cuidado. Tener cuidado con las puntas extendidas más allá de la carga que se esté transportando para evitar daños a cargas adyacentes.

• h) Al bajar o subir la rampa de la bodega tener mucho cuidado. Asegura que la carga esté bien acomodada o apilada para que la maniobra en el lugar inclinado no vaya a causar un derrame o movimiento de la carga. Maneja hacia delante yendo hacia arriba de la colina o del lugar inclinado y maneja de reversa si va hacia debajo de la colina, mantener la carga firmemente descansando hacia la pared del mástil del montacargas.

• i) Tener en cuenta que las cargas a transportar no sobrepasen la capacidad permitida del montacargas.

Desestibar la carga

• a) Al depositar la carga, colocar la carga lentamente en la posición deseada, generalmente paralela y junto a las otras cargas. Nunca abrir paso o golpear la carga con los dientes o trinches. Si la carga se encuentra colocada incorrectamente, se debe proceder recogiéndola y colocándola correctamente.

• b) Al bajar la carga no hacerlo de manera repentina, previniendo la acción de derramar o volcar las cargas. Libera el control de manera suave para que pare de manera fácil y sin complicaciones.

• c) Al ubicar la carga tener en cuenta mantener los espacios destinados a los pasillos, garantizando la libre movilidad al personal de Bodega.

Realizar este procedimiento para

• Buscar la producción diaria de la planta hacia la bodega de productos terminados.

• Cuando se carguen o descarguen otras mercancías.

• Cuando sea necesario movilizar estibas de materias primas o productos terminados con el fin de ordenar la bodega.

Cuando haga entrega de materias primas en el área de extrusión debe llevar consigo la solicitud de materiales, recoger firma de la persona que está recibiendo las materias primas, luego firmar el registro en la parte "Entregado" y entregar a la asistente de logística para su posterior ingreso al Sistema.

Otras consideraciones a tener en cuenta.

No permitir a otros trabajadores pararse al lado o cerca de donde se esté apilando materiales. Si algo de la carga llegará a caerse por accidente, podrá herir severamente a la persona que esté cerca.

Cuando se deje un montacargas desatendido, la carga sobre los dientes o trinches debe ser bajada completamente al nivel del piso, los controles posicionados en neutral, el motor deberá ser apagado, poner freno de mano y remover llaves. Cuando se estacione un montacargas en posición inclinada, se deberán colocar bloques o rocas debajo de las llantas para evitar accidentes.

3 – Toma física de inventarios

Apoyar cuando se realice la toma física de inventarios, haciendo conteo y reconteos de las materias primas y confrontando las cifras con el personal del área de contabilidad implicada en la operación.

LISTA DE DISTRIBUCION El gerente general es responsable de hacer copias del procedimiento y distribuirlas según corresponda. Asimismo mantendrá actualizada la tabla de DISTRIBUCIÓN DE COPIAS situada en el procedimiento, indicando su nombre, área, fecha de entrega y firma. La información se recogerá en una tabla (ver anexo I).

HISTORIAL DE REVISIONES

Una vez se haya aprobado el procedimiento inicial, esté será revisado como mínimo una vez al año.

La información se recogerá en una tabla (ver anexo II).

Puesto de trabajo: Ayudante de Bodega

OBJETO: El objeto de este procedimiento es determinar la forma de manipular y controlar el despacho de materias primas a la planta de producción.

ALCANCE: El procedimiento alcanza en su aplicación al puesto de trabajo de Ayudante de bodega.

DEFINICIONES

Embalaje: Es un recipiente o envoltura que contiene productos temporalmente para agrupar unidades de un producto pensando en su manipulación.

RESPONSABILIDADES

Despachar materias primas según pedidos e instrucciones recibidas del jefe inmediato y entregarlas al área solicitante. Asistir al jefe de logística en las operaciones de recepción, registro y control de las distintas bodegas, así como en algunas otras funciones que se le orienten.

DESARROLLO

El procedimiento a seguir en el puesto de Ayudante de bodega, para realizar las operaciones que están a su cargo son:

1 – Traslado de la producción diaria realizada en la planta de producción hacia el patio.

Antes de realizar esta operación, debe cerciorarse del buen funcionamiento del equipo a emplear, en este caso emplea una carretilla porta pallet manual. De presentar alguna anomalía informar a su jefe inmediato.

Verificado el equipo procede a trasladar las estibas o pallets previamente embaladas hacia el patio, teniendo en cuenta la ubicación favorable para que el operador de montacargas pueda trasladarlas hasta la bodega. De igual modo que no interfiera en el paso de los vehículos hacia la bodega.

2 – Despacho de materias primas

Las áreas a solicitar materiales, recogen el formato establecido en el área de la bodega, se completa con la descripción del producto a solicitar y las cantidades. Esta solicitud será aprobada por el Gerente de Producción.

El ayudante de bodega recibe los formatos: Solicitud de materiales o Solicitud de tintas y solventes, verifica que se encuentre debidamente autorizado.

Todo lo antes dispuesto, se dispone a preparar las cantidades solicitadas de los materiales, si son cargas pequeñas la entrega la realiza a través de una carretilla manual, de ser cargas grandes; las transportará el operador de montacargas.

Al realizar la entrega en el área solicitante, deberá recoger la firma de la persona que recibe la mercancía, y firmar en el espacio "despachado por"" que se encuentra en la parte inferior del registro Solicitud de Materiales, le entrega una copia del formato la jefe de área solicitante, quedando el original en bodega para su posterior ingreso al sistema.

De ser necesario colaborará en el traslado de las materias primas manualmente hasta el área de mezclado.

Adicionalmente es importante señalar que cuando se despachan tintas o solventes se debe colocar los medios de protección adecuados para manipular estas sustancias, tales como guantes, delantal, y máscara.

3 – Toma física de inventarios

Participar cuando se realice la toma física de inventarios, haciendo conteo y reconteos de las materias primas y productos terminados confrontando las cifras con el personal del área de contabilidad implicada en la operación.

4 – Operaciones relacionadas con la limpieza y organización de la bodega

• Los envases vacíos como cajas, cartones, sacos, bidones, etc., se separan y ordenan fuera de la Bodega

• Informar sobre las existencias y estado en que se encuentran las mercancías, si se percata de posible deterioro o pérdida de calidad de las mismas.

• Ayudar a acomodar las mercancías en los pallets de forma adecuada, evitando que puedan caerse durante el movimiento.

• Reubicar los pallets vacios en orden para ser ubicados en la sección de pallets sin uso destinado para este fin

LISTA DE DISTRIBUCION El gerente general es responsable de hacer copias del procedimiento y distribuirlas según corresponda. Asimismo mantendrá actualizada la tabla de DISTRIBUCIÓN DE COPIAS situada en el procedimiento, indicando su nombre, área, fecha de entrega y firma. La información se recogerá en una tabla (ver anexo I).

HISTORIAL DE REVISIONES

Una vez se haya aprobado el procedimiento inicial, esté será revisado como mínimo una vez al año.

La información se recogerá en una tabla (ver anexo II).

Recomendaciones finales

• Que cada trabajador cumpla con las funciones establecidas para su puesto de trabajo sin interferir en las operaciones de otros, procurando una mejor organización del trabajo, control y asumiendo una persona en especifico la responsabilidad de su puesto.

• Durante el inventario no se deben efectuar despachos ni recepciones, se debe coordinar con las otras dependencias de la empresa la fecha y horas en que se realizara el inventario.

• Se necesita una mejor coordinación y trabajo en equipo tanto del personal de bodega como las otras dependencias de la empresa vinculadas al área con el fin de optimizar las operaciones y ser más eficientes.

• Instaurar un control paralelo al inventario electrónico de las entradas y salidas por producto para evitar errores en donde no concuerden los registros con la existencia real.

Anexos

Anexo I: Lista de Distribución de Copias

Anexo II: Historial de Revisiones

Autor:

Ing. Yamila Bolufer Pérez.