Funciones y procedimientos por puestos de trabajo en el área de logística

Resumen

El presente trabajo define las funciones, procedimientos y responsabilidades para las operaciones en el Área de Logística de la empresa, que regulen las acciones sobre requerimiento de mercancías, su gestión de compras, la recepción, el almacenamiento de las mismas y el control de inventarios. Así como el despacho y la entrega de productos terminados a los clientes.

Ha sido diseñado con el fin de que los funcionarios y trabajadores involucrados en los procesos, dispongan de las herramientas técnicas y metodológicas para utilizarlas debidamente en su diario laborar y obtener los mejores resultados en la ejecución de los procesos dentro del Área de Logística.

Se especifican las principales funciones y responsabilidades inherentes a los puestos de trabajo sin que ello signifique un catálogo exhaustivo y, a expensas de las modificaciones que puedan establecerse en virtud de las competencias que en materia de organización y distribución del trabajo tiene atribuida el Área de Logística.

Palabras claves: logística-procedimientos-funciones-puestos de trabajo

Desarrollo

El informe está estructurado en dos secciones o apartados para cada puesto de trabajo del Área de Logística. En la primera se presentan las relaciones y las funciones, en la segunda se describen los procedimientos y las formas a utilizar en los puestos.

Procedimiento para el puesto de trabajo: Jefe de Logística

OBJETO: El objeto de este procedimiento es definir la forma adecuada para la realización de las operaciones en el área de logística siguiendo las políticas y prioridades establecidas por la empresa para el logro de los objetivos.

ALCANCE: Este procedimiento alcanza en su aplicación al puesto de Jefe de Logística.

DEFINICIONES

Bodega: Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada de manera lógica, ordenada y sistémica, destinada a la recepción, aceptación, custodia, conservación y distribución o despacho de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos.

Recepción y Despacho: Es el lugar donde se recibirán los materiales adquiridos a proveedores. De igual forma es aquí donde se efectuará la entrega de los materiales a las áreas que lo soliciten.

Inventario Físico del Almacén: Consiste en la constatación de la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciando su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad, comparando los resultados de la verificación efectuada con los saldos señalados en los listados originados del sistema.

Pre-alisto: Documento interno para preparar los bultos de mercaderías que serán despachados. Contiene cliente, descripción, cantidad de los bultos, etc. y se genera previo al Alisto.

Alisto: Documento interno de control de salida de materiales. Contiene cliente, descripción, número de bultos, código del producto, unidad de medida, unidades en millar, peso en kg.

RESPONSABILIDADES

El Jefe de Logística es responsable por el logro eficiente de los objetivos asignados en el Área de Logística, la debida aplicación de los principios y técnicas en las labores de planeación, coordinación y supervisión de las actividades ejecutadas en el área de bodega. Mantener canales de coordinación efectivos con otras dependencias de la empresa y entidades externa vinculadas a su cargo. Es responsable además por el adecuado empleo y mantenimiento del equipo que le han sido asignados para el desarrollo de las actividades y por la custodia de las del inventario de productos terminados. Uso y manejo adecuado del equipo de cómputo bajo su custodia.

DESARROLLO

El procedimiento a seguir en el puesto de Jefe de Logística para las distintas operaciones que realiza son:

1 – Controlar, organizar y supervisar las actividades en materia de recepción, acomodo y despacho de productos terminados.

• a) Comprobación física de la producción diaria realizada en la planta de producción.

• Se recibe del reportador de turno los productos terminados de la producción de planta del día anterior, se revisa las remisiones contra detalle.

• Toma nota en el libro de registro de los pedidos, anotando: los clientes, número de bultos, peso en Kg. unidades en millar.

• b) Ubicación de los productos terminados en bodega

• La ubicación de los materiales en la bodega se realizará obedeciendo a criterios técnicos comúnmente aceptados en los procesos de organización de bodegas.

• Vigilar que en la bodega se efectúe el acomodo de productos de acuerdo con sus características y fechas de entrega.

c) Despacho de productos terminados.

• Esta operación inicia cuando recibe del vendedor la solicitud de pedido. Se procede a preparar un pre-alisto según los productos solicitados detallando cliente, cantidades, código del producto, descripción, unidad de medida, unidades en millar, peso en kg. y el número de bultos.

• El pre-alisto es entregado al ayudante del conductor que verificará la existencia de los productos requeridos.

• De encontrarse todos los productos requeridos en bodega, se procede a preparar el alisto, con la información entregada del ayudante detallando las cantidades de kg., de millares y de bultos del pedido.

• Si no se encontraran en físico todos los productos requeridos por el cliente, el vendedor coordinaría los términos de la conclusión de la entrega de los productos restantes.

• Preparar alisto en el sistema, sacar original y 3 copias. Original para bodega; será el soporte de la factura, copias para el vendedor, el despachador, y el conductor que lo llevara de conjunto a la solicitud de pedido al Área de Caja y Facturación, que emitirá la factura que respaldará la entrega.

• Preparada la factura se procede a revisar que coincida las cantidades y descripciones contra la solicitud de pedido y el alisto. Verificado esto se firman y sellan, serán distribuidas de la siguiente manera: Cliente, Bodega, Caja y el departamento de cuentas por cobrar.

• Posteriormente el ayudante de conductor despachara y cargara los productos del pedido en el vehículo, supervisado por el Conductor.

2 – Realizar control de los servicios de vehículos.

• Coordinar y verificar el abastecimiento de combustible para los vehículos a su cargo con la gerencia general.

• Verificar las incidencias o averías que se produzcan en las operaciones de los vehículos durante la entrega de pedidos y le sean reportadas por los conductores.

• Verificar y controlar la información contenida en las hojas de ruta, que recibe de los conductores. Completar los registro en Excel sobre los km. recorridos / gasto de combustible / clientes visitados.

• Concertar con los conductores la planeación de rutas para la distribución de la mercancía cuando sea necesario.

• Coordinar y programar los mantenimientos preventivos a los vehículos. Cuando hallan recorrido 5 000 km.

• Controlar y supervisar la custodia de los vehículos asignados. Al terminar el horario de trabajo verificar que los vehículos se encuentren colocados adecuadamente en el patio de la bodega, completamente cerrados. Custodiara las llaves y las entregara a los conductores al siguiente día.

• 3 – Recepción de materias primas y productos importados

• El Proveedor previo anuncio de la entrega de la mercancía se presenta en bodega con la factura que respalda la entrega y los documentos de aduanas, que respaldan las cantidades declaradas en facturas, impuestos, etc.

• Revisada toda la documentación, se procede a descargar la mercancía hacia el área de recepción, donde será verificada las cantidades y especificaciones de productos.

• Todo conforme se procede a firmar y sellar los documentos que respaldan la aceptación de los productos, entregando copia al proveedor o transportista contratado.

– De no aceptarse los productos se deja constancia escrita en los documentos del proveedor.

– Si la compra es por crédito, se devuelve el producto.

– Si la compra es a través de cheque se procede a cancelar el mismo.

• 4 – Inventario físico de materiales.

• Previo al inventario el Jefe de Logística debe asegurar que los artículos estén debidamente ordenados e identificados, para facilitar el conteo de los mismos.

• Realizar recuentos de inventarios para comparar contra los registros de contabilidad.

• Verificación posterior o doble de los recuentos y de las descripciones, cuando se encuentren diferencias del inventario físico contra los registros de contabilidad.

• Si durante este proceso se detecta material obsoleto o malo debe estar separado.

• 5 – Entrega de informes e información solicitada.

• Revisar el Formato de Horas Extras elaborado por la asistente de logística, con su aprobación se entrega al Área de Contabilidad.

• Revisar reporte mensual de los ingresos del Área de Reciclado a bodega, especificando los kilos por día.

• Realizar reporte mensual de productos terminados ingresados a bodega, especificando los kilos por día.

• Controlar las entradas y salidas de los productos importados.

• 6 – Devoluciones a bodega.

• a) Devoluciones de otras áreas de la empresa

Se recibe el producto devuelto, de conjunto al formato Devoluciones a Bodega, firmado por el jefe del área implicada.

• b) Devoluciones de productos terminados

• Se recibe notificación por parte del vendedor de retirar los productos al cliente implicado en la devolución.

• Se reciben con un documento que provee el cliente y soporte la cantidad de producto que se está devolviendo.

• Contabilidad verifica la cantidad de productos que se le da entrada nuevamente a bodega.

• El responsable de calidad constata el porqué de la devolución recibida y emite un dictamen técnico que especifica el tipo de falla encontrada, si fuera el caso.

• El vendedor emite un documento reflejando el número de factura y la fecha que ampara la devolución.

• Los documentos antes mencionados se anexan al acta que elabora el Jefe de Logística manifestando los procedimientos ejecutados, acta que llevara las firmas del Gerente de General, Gerente de Producción, Contador y el Jefe de Logística.

• 7 – Otras consideraciones a tener en cuenta

• Se deben conservar las existencias de materiales y productos en edificios, cuartos o compartimentos seguros, a los cuales sólo debe tener acceso el personal autorizado.

• Las bodegas deben quedar bajo llave al terminar las labores del día.

LISTA DE DISTRIBUCION El gerente general es responsable de hacer copias del procedimiento y distribuirlas según corresponda. Asimismo mantendrá actualizada la tabla de DISTRIBUCIÓN DE COPIAS situada en el procedimiento, indicando su nombre, área, fecha de entrega y firma. La información se recogerá en una tabla (ver anexo I). HISTORIAL DE REVISIONES

Una vez se haya aprobado el procedimiento inicial, esté será revisado como mínimo una vez al año.

La información se recogerá en una tabla (ver anexo II).

Procedimiento para el puesto de trabajo: Asistente de Logística

OBJETO: El objeto de este procedimiento es establecer los pasos a seguir en la captura, consolidación e introducción al sistema de las entradas y salidas de la bodega de materia prima.

ALCANCE: La aplicación de este procedimiento tiene alcance al puesto de Asistente Logística.

DEFINICIONES

Registro y Control: Es la actividad que consiste en inscribir los datos referentes a los movimientos de almacén en registros que sirvan para efectuar las acciones de control sobre su custodia y operación.

Inventario Físico del Almacén: Consiste en la constatación de la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciando su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad, comparando los resultados de la verificación efectuada con los saldos señalados en los listados originados del sistema.

RESPONSABILIDADES

Realizar adecuadamente el control de entradas y salidas a bodega al sistema Exactus ERP. Archivar los registros originales y entregar copias a las áreas implicadas. Consolidar la información que contienen los formatos en los reportes mensualmente. Realizar inventario físico de las materias primas. Uso y manejo adecuado del equipo de cómputo bajo su custodia.

DESARROLLO

El procedimiento a seguir en el puesto de Asistente de Logística es:

1 – Llevar a cabo el control de las salidas de las materias primas a la bodega en el sistema Exactus ERP.

• a) Salida de mercancías

• Recibe del ayudante de bodega los formatos originales de solicitud de materiales. Verifica que los mismos contengan los requisitos establecidos.

• Recopila la información contenida en los registros de entrega de materiales, y procede a ingresarlas al sistema.

• Archivar los registros originales, entregar copias al área de contabilidad y al área solicitante.

• b) Entrada de productos terminados

• Recibe diariamente de la Asistente de Producción, la Remisión de Productos Terminados y la Remisión de Procesado a bodega, que contiene las cantidades de productos terminados y las de material procesado por el área de reciclado respectivamente.

• Procede a ingresar los datos en el sistema, teniendo en cuenta si son productos nuevos, crear nuevos códigos para ellos.

• Archivar los formatos originales, entregar copias al área de contabilidad y al área solicitante.

• c) Devoluciones de Tintas y solventes

• Las tintas y solventes que sobran del pedido de la orden de producción que se trabaja, se devuelven a bodega, manifestando las cantidades sobrantes en el reporte Devoluciones a Bodega (en original y 2 copias). Se le da entrada al sistema de las cantidades sobrantes. Se archiva el formato original y se entrega la primera copia a contabilidad y la segunda al área de impresión.

2 – Inventario diario de materias primas

Realiza el conteo físico de las materias primas que se encuentran en existencia en la bodega correspondiente. Contrasta lo físico con el control en Excel que realiza y también con los saldos resultantes del sistema. De encontrarse diferencias verificar si las salidas realizadas en el día ya fueron aplicadas.

3 – Inventario mensual de materias primas

• Realizar el conteo físico de las materias primas que se encuentran en existencia en la bodega y los compara contra los registros de contabilidad.

• Verificación posterior o doble de los recuentos y de las descripciones cuando hallan diferencias del inventario físico, contra los registros de contabilidad.

• 4 – Elaboración de informes e información solicitada.

• Completar el Formato de Horas Extras de los trabajadores del Área de Bodega, lo presenta ante el jefe inmediato para su aprobación.

• Elaborar reporte mensual de los ingresos del Área de Reciclado a bodega, especificando los kilos por día. Efectuar conciliaciones con la Asistente de Producción, de no encontrarse diferencias se imprime y es firmado por el Gerente de Producción y el Jefe de Logística; para ser entregado al Área de Contabilidad.

• Elaborar reporte mensual de productos terminados ingresados a bodega, especificando los kilos por día. Efectuar conciliaciones con la Asistente de Producción, de no encontrarse diferencias se imprime y es firmado por el Gerente de Producción y el Jefe de Logística; para ser entregado al Área de Contabilidad.

REGISTROS

• Devoluciones a bodega

• Remisión de procesado a bodega

• Remisión de productos terminados

• Solicitud de tintas y solventes

• Solicitud de materiales

• Control de horas extras

• Solicitud de Otros Insumos

LISTA DE DISTRIBUCION El gerente general es responsable de hacer copias del procedimiento y distribuirlas según corresponda. Asimismo mantendrá actualizada la tabla de DISTRIBUCIÓN DE COPIAS situada en el procedimiento, indicando su nombre, área, fecha de entrega y firma. La información se recogerá en una tabla (ver anexo I). HISTORIAL DE REVISIONES

Una vez se haya aprobado el procedimiento inicial, esté será revisado como mínimo una vez al año.

La información se recogerá en una tabla (ver anexo II).

Procedimiento para el puesto de trabajo: Responsable de Compras

OBJETO: El objeto de este procedimiento es trazar las pautas a seguir para una correcta adquisición de los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.

ALCANCE: Este procedimiento alcanza en su aplicación al puesto de Responsable de Compras.

DEFINICIONES

Bodega: Área física seleccionada bajo criterios y técnicas adecuadas, y organizada de manera lógica, ordenada y sistémica, destinada a la recepción, aceptación, custodia, conservación y distribución o despacho de los bienes que van a emplearse para la producción de servicios o de bienes económicos.

Recepción: Proceso que se desarrolla a partir del momento en que los bienes han llegado al local del almacén, y termina con la ubicación de los mismos y puesta a punto para efectuar la verificación y control de calidad.

Verificación y Control de Calidad: Es la revisión cuantitativa y cualitativa que sirve para determinar que las características y propiedades de los bienes recibidos estén de acuerdo con las especificaciones técnicas solicitadas y que las cantidades remitidas sean concordantes con las requeridas.

Inventario Físico del Almacén: Consiste en la constatación de la existencia o presencia real de los bienes almacenados, apreciando su estado de conservación o deterioro y condiciones de seguridad, comparando los resultados de la verificación efectuada con los saldos señalados en los listados originados del sistema.

Reposición de Stock: Es el conjunto de acciones que tienen por finalidad mantener la continuidad del abastecimiento, reponiendo las existencias consumidas, a fin de tener disponibilidad oportuna de los materiales.

RESPONSABILIDADES

El Responsable de compra está comprometido a mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta el abasto del stock de productos y las solicitudes de materiales recibidas de las áreas de la empresa. Proporcionar estos suministros de acuerdo con la calidad requerida, al costo total más bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos. Comprobar físicamente la producción realizada. Llevar control de las mercancías adquiridas desde la recepción, almacenaje y despacho de las mismas. Es responsable además de usar adecuadamente el equipo de cómputo bajo su custodia.

DESARROLLO

El procedimiento a seguir en el puesto de trabajo de Responsable de Compras es:

1 – Coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de repuestos, insumos y materias primas.

Para realizar estas instrucciones del mejor modo se detallan un conjunto de actividades:

• a) Identificación de la necesidad de reponer materias primas, insumos o repuestos

Se recogen solicitudes de materiales de las distintas áreas de la empresa, de no contar con la existencia solicitada en bodega, se identifica la necesidad de reponer los bienes. El área solicitante emite una solicitud de compra.

• b) Análisis de las alternativas de compras

En esta etapa el responsable de compra debe acopiar toda la información que considera necesaria para fundamentar sus análisis y la toma de decisiones. Esta información está relacionada con la definición de los proveedores posibles, información sobre los parámetros de las ofertas de cada proveedor, las características y exigencias de las solicitudes de las áreas de la empresa, y otras informaciones relacionadas con el mercado y la empresa.

• c) Negociación con los proveedores identificados

Determinados los proveedores que pueden satisfacer las necesidades del producto que se requiere, se procede a contactar con estos proveedores. Este contacto puede ser telefónicamente, a través de email, o personal cuando el gestor de compras se presenta a los proveedores.

Los proveedores envían sus cotizaciones o preformas estableciendo la cantidad, precio, forma de pago, plazos de entrega, especificaciones del producto y otros elementos que sean necesarios.

• d) Decisión de compras

Las cotizaciones recibidas se adjuntan a la Solicitud de Compra hecha por el área implicada; es presentada al Gerente General, quien autoriza la compra a realizar.

• e) Ejecución de la compra

Esta etapa comprende el conjunto de acciones para ejecutar la decisión de compra tomada anteriormente. Se le comunica al proveedor seleccionado la decisión de compra, y se coordina aspectos relacionados a la entrega del pedido de compra.

• f) Monitoreo postcompra

Luego de ejecutada la compra debe mantenerse un monitoreo del producto durante todo el ciclo de consumo o uso con vista a detectar posibles fallos que puedan ser objeto de reclamación, así como aumentar la información sobre la marca correspondiente, lo cual es de mucha utilidad en próximas compras.

• 2  – Entrega y recepción de materiales

• El Proveedor presenta a la bodega los materiales solicitados. El Responsable de Compras en presencia del proveedor procede a efectuar la recepción documentaria de los materiales, comparando el contenido de la Solicitud de compra y cotización enviada con la factura del Proveedor.

• Procede a la recepción física del bien mediante la verificación y control cualitativo y cuantitativo del material, teniendo en cuenta las especificaciones.

• Da entrada al sistema generando la solicitud de compras y seguidamente la orden de compra. Tener en cuenta si es una mercancía nueva, crear nuevo código en el sistema, atendiendo a la familia a la cual pertenece.

• Se lleva la orden de compra al área de contabilidad, donde es revisada y aplicada en el sistema.

• Confecciona el formato Control de recibo de materiales o Embarque en sistema, procede a imprimirlo y firmarlo

• Se lleva el formato Control de Recibo de Materiales o Embarque al área de Contabilidad para ser aplicado en el sistema.

• Archivar los formatos originales.

3 – Mantenimiento del Stock: Mantener surtido de mercancías el stock de productos que requiere la bodega en las cantidades adecuadas, la ausencia de algún material podría ocasionar la paralización de procesos operativos vitales a la empresa u ocasionar severos daños a los mismos. Apoyarse en la información brindada por el área de producción, así como en los registros estadístico (sistema) donde se deduce el comportamiento histórico del gasto de materiales.

El exceso de materiales por encima de lo estimado pudiera incurrir en costos de posesión y almacenamiento perjudiciales para la empresa.

Para realizar las compras para mantenimiento de stock se efectuara el mismo procedimiento de compras, que las compras solicitadas por las demás áreas de la empresa.

4 – Registrar diariamente las salidas de insumos y repuestos.

• Registra en el sistema las salidas de insumos y repuestos contra los formatos Solicitud de Repuestos y Solicitud de Otros Insumos.

• Archivar los registros originales, entregar copias al área de contabilidad y al área solicitante.

5 – Toma de inventario físico

Participar en la preparación y toma física de los inventarios que se realicen en el área de las bodegas que le competen. (Bodega de Repuestos y Bodega de Otros Insumos).

Realizar el conteo físico de las insumos y repuestos que se encuentran en existencia en las bodegas y los compara contra los registros de contabilidad.

Verificación posterior o doble de los recuentos y de las descripciones, cuando hallan diferencias del inventario físico, contra los registros de contabilidad.

• 6 – Otras actividades que realiza el Responsable de Compras son:

• Apoyar en los levantamientos físicos de los inventarios en las demás bodegas cuando sea necesario.

• Elaborar y mantener actualizado el registro de proveedores de la empresa y suministrar información a la Gerencia.

• Mantener la retroalimentación de la información con los proveedores mediante comunicación escrita; sobre rechazos, devoluciones y demás observaciones sobre los productos.

REGISTROS

• Orden de Compra

• Solicitud de Compra

• Control de Recibo de Mercancías

• Solicitud de Repuestos

• Solicitud de Otros Insumos

LISTA DE DISTRIBUCION El gerente general es responsable de hacer copias del procedimiento y distribuirlas según corresponda. Asimismo mantendrá actualizada la tabla de DISTRIBUCIÓN DE COPIAS situada en el procedimiento, indicando su nombre, área, fecha de entrega y firma. La información se recogerá en una tabla (ver anexo I). HISTORIAL DE REVISIONES Una vez se haya aprobado el procedimiento inicial, esté será revisado como mínimo una vez al año. La información se recogerá en una tabla (ver anexo II).

Procedimiento de trabajo para el puesto de Gestor de Compras

OBJETO: El objeto de este procedimiento es asegurar una correcta gestión de compras logrando así que la empresa tenga los mejores proveedores de repuestos y piezas al mejor tiempo y valor total.

ALCANCE: El procedimiento alcanza en su aplicación al puesto de Gestor de Compras.

RESPONSABILIDADES

Gestionar adecuadamente la búsqueda de las requisiciones u ofertas para la compra de repuestos y piezas solicitadas por las áreas implicadas. Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las características de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y pago. Coordinar y controlar apropiadamente la adquisición de los mismos. Recoger éstos en las dependencias de los proveedores cuando se tenga el riesgo de paralizar los procesos que se desarrollan en la empresa. Así como el resguardo de los documentos que se derivan de estas operaciones.

DESARROLLO

1 – Gestionar y solicitar ofertas para la adquisición de repuestos y piezas a los posibles proveedores potenciales.

• El Gestor de Compras recibe la orientación de localizar los repuestos para las máquinas mediante el formato de Solicitud de Repuestos, que le entrega el Responsable de Compra o el jefe del Área de Mantenimiento.

• Identificados los proveedores que pueden satisfacer las necesidades del producto que se requiere, se procede a contactar con estos proveedores.

• La descripción de los materiales requeridos se reflejara en las ofertas o cotizaciones con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar posibles confusiones con los proveedores.

• Los proveedores formulan sus cotizaciones o preformas estableciendo la cantidad, precio, forma de pago, plazos de entrega, especificaciones del producto y otros elementos que sean necesarios.

2 – Revisar y coordinar fechas de entregas según ofertas aprobadas.

El gestor de compras debe negociar las fechas de entrega con el proveedor, teniendo en cuenta la premura o necesidad del repuesto o material que se cotiza.

Las cotizaciones son entregadas al responsable de compras que realiza los trámites requeridos para la decisión de la compra

3 – Una vez aprobada la compra a realizar, se lo comunicará al proveedor y coordinará los detalles de la entrega.

3 – Recoger los artículos y mercancías entregadas por los proveedores: Verificando que estén de acuerdo con las especificaciones, la calidad y cantidad estipulada en los pedidos. Cuando sea necesario porque se necesite con urgencia en la reposición de una pieza o repuesto que ponga en riesgo la continuidad de la producción en la planta o de alguna otra actividad.

Junto a las mercancías recibidas, llevará la documentación que servirá para la recepción y entrada al sistema de las mismas.

• 4 – Apoyar en la entrega de pedidos

De ser necesario el gestor de compras entregara pedidos, siempre y cuando aplique correctamente las normativas de la empresa para realizar estas funciones y se responsabilice por el vehículo y la carga a transportar.

LISTA DE DISTRIBUCION El gerente general es responsable de hacer copias del procedimiento y distribuirlas según corresponda. Asimismo mantendrá actualizada la tabla de DISTRIBUCIÓN DE COPIAS situada en el procedimiento, indicando su nombre, área, fecha de entrega y firma. La información se recogerá en una tabla (ver anexo I). HISTORIAL DE REVISIONES

Una vez se haya aprobado el procedimiento inicial, esté será revisado como mínimo una vez al año.

La información se recogerá en una tabla (ver anexo II).

Procedimiento para el puesto de trabajo: Conductor

OBJETO: El objeto de este procedimiento es establecer la forma adecuada para la entrega de los productos terminados desde bodega hasta el cliente.

ALCANCE: Este procedimiento alcanza en su aplicación al puesto de trabajo del conductor.

DEFINICIONES

Clientes: Es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria productos que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o para una empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean, producen, fabrican y comercializan productos.

Distribución de productos: Proceso logístico consistente en la entrega de los productos terminados solicitados por el cliente en el lugar donde éste lo necesita.

Control de Mercancías: Es la actividad de control y verificación de las mercancías realizado por el conductor, antes de retirarlos de las instalaciones de la empresa

RESPONSABILIDADES: El conductor es responsable de operar la unidad vehicular asignada y distribuir los productos terminados a los clientes de acuerdo a la ruta establecida. Verificar las cantidades, descripciones de los productos a cargar contra factura. Realizar la entrega de las mercancías en buenas condiciones a satisfacción del cliente, solicitando la aceptación de los mismos. Velar por la integridad del vehículo asignado y del manejo de documentos y mercancías transportadas.

DESARROLLO

1 – Verificar operatividad del vehículo, comprobando que las condiciones mecánicas y eléctricas de la unidad de transporte a su cargo, sean las adecuadas para el uso normal del camión. Para esto chequear:

• Abasto de combustible al vehículo.

• Los niveles de aceite y agua

• Estado de las llantas

• Encendido de las luces, etc.

Para el abasto de combustible coordinar con su jefe inmediato la entrega de vales de combustible.

2 – Realizar la adecuada limpieza del vehículo, sobretodo en la parte donde se trasladaran los productos, hacer mayor énfasis cuando se transporten bolsas destinadas a productos alimenticios, en este caso además se colocara un plástico en el piso del camión que cubrirá la carga a transportar.

3 – Verificar la cantidad de bultos, descripción, peso en kg., unidades en millar y estado de la mercancía que esté conforme con la factura recibida en el área de facturación.

4 – Llenar el encabezado del registro Hoja de Ruta y en los campos correspondientes al inicio del recorrido.

5 – Realizar la distribución de productos entregando el pedido/documentación para el cliente y debe recibir las copias de "factura" debidamente firmada con nombre legible y sello de empresa, como señal de aceptación. Si existiera alguna dificultad debe consultarse inmediatamente con el Jefe de Logística para dar la solución inmediata.

5 – Colaborar con el ayudante en la descarga de los productos en las instalaciones de los clientes.

6 – Al retorno del vehículo, reportar al jefe inmediato si se detectan fallas o cualquier anomalía durante el desarrollo del turno., para su correspondiente elevación y posterior corrección y/o reparación.

7 – Completar los datos requeridos en la hoja de ruta, como hora de llegada, km recorridos, etc.

8 – Si no hay observaciones, se procede a parquear el camión en el patio de la bodega, cerciorándose que quede completamente cerrado, luces apagadas y entregar las llaves para su custodia al jefe de logística.

9 – Cuando sea necesario debe apoyar en el traslado de materias primas, así como a descargar las materias primas recibidas en bodega.