MUESTRA DEL INFORME SOBRE LA EVALUACION DE RIESGOS que fue emitido en otra de las entidades OBJETO DE ESTE ESTUDIO.
Acciones que fueron realizadas por el grupo de trabajo para evaluar los Riesgos a los que está sometida la (EMPRESA) División.
- Identificar posibles eventos.
- Establecer la relación riesgos-objetivos de trabajo de la División con el fin de conocer cuáles de los objetivos están expuestos a mayor cantidad de riesgos.
- Tipificación de los riesgos (internos o externos) para conocer en qué terreno están las fortalezas y debilidades de la División.
- Evaluación de los riesgos.
- Evaluación de la probabilidad de ocurrencia.
- Evaluación de la intensidad (grado de las pérdidas que genera el riesgo)
- Selección de los riesgos que tienen un mayor impacto para la División y que el Control Interno está menos preparado.
- Identificar las causas
- Identificar las áreas afectadas
- Elaboración del plan de acción para manejar los riesgos.
- Elaborar el plan de prevención, para el enfrentamiento a las manifestaciones de indisciplinas, ilegalidades y hechos de corrupción administrativa. .
Se consultaron los objetivos de trabajo para el año 2005,
1. Identificar posibles eventos.
Con el propósito de conocer los riesgos que afectan a cada área de la entidad se realizaron Tormentas de ideas, con la participación de los trabajadores de cada área y asesorados por el Grupo de trabajo que se encargaría de evaluar los mismos. Luego se recopilaron todos los riesgos y el grupo de trabajo procedió a tipificarlos según
Clasificación ofrecida en documentos normativos del Control Interno de los que resultaron los que a continuación se relacionan en el anexo numero 1 inventario de riesgos. el anexo 2 inventarios de riesgos puros y el anexo 3 clasificación de los riesgos atendiendo a los objetivos generales a los cuales están asociados.
2.Establecer la relación riesgos-objetivos de trabajo de la División con el fin de conocer cuáles de los objetivos están expuestos a mayor cantidad de riesgos.
A continuación se relacionan los objetivos literalmente y los riesgos que se oponen a su consecución a través del correspondiente código, cuya referencia está consignada en los anexos que se acompañan al informe
3. Tipificación de los riesgos (internos o externos) para conocer en qué terreno están las fortalezas y debilidades de la División.
Una vez concluida la recopilación de los riesgos se procedió a tipificarlos según su origen, ya sea internos (provocados por la DIVISION teniendo en cuenta la actividad específica o sus características internas en el funcionamiento) o externos (elementos fuera de la organización que afectan en alguna medida el cumplimiento de sus objetivos).
RIESGOS INTERNOS.
M1, M2, M3, M4, M5, M6, M7, M8, M9, M10, M11, M12, M13, M14, M15, M16, M17, M18, M19, M20, M21, M22. A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9. L2, L3, L4, L5, L6, L9, L10, L11, L12, L13, L14, L15, L16, L17, L18, L19, L20 L21, L22, L23, L24, L25, L27, L28, L29, L30, L31. P1, P6, P9, P10.
RIESGOS EXTERNOS.
L7, L8, L26, L1, P2, P3, P4, P5, P6, P7, P8
De este análisis puede concluirse que la mayor cantidad de riesgos se encuentran dentro de la división por lo que al mismo tiempo constituyen fortalezas y debilidades ya que su accionar puede ser más específico hacia metas claves en su funcionamiento interno y no tendría que incidir en otras entidades o áreas fuera de la división.
4.Evaluación de los Riesgos.
Evaluación de la probabilidad de ocurrencia. (ANEXOS 1 Y 2)
Una vez identificados los riesgos a nivel de institución se procedió a estimar la frecuencia con que se presentan estos riesgos y a valorar el grado de pérdidas que podrían generar los riesgos puros.
Después de realizar este análisis se concluye que la mayor cantidad de riesgos (36) tienen alta probabilidad de ocurrencia, seguidos de aquellos que pueden ocurrir con una frecuencia mediana (6) y los que tienen una baja probabilidad de ocurrencia (30)
5. Selección de los riesgos que tienen un mayor impacto para la División y que el Control Interno está menos preparado.
Evaluación de la intensidad (grado de las pérdidas que genera el riesgo). (ANEXO 1 y 2)
- La mayor cantidad de riesgos (56) pueden provocar pérdidas graves a la entidad, seguidos de aquellos que pueden provocar pérdidas leves (14) y catastróficos (2).
- Después de analizar la Matriz probabilidad-intensidad obtuvimos un listado de los riesgos que requieren una mayor atención por parte de la dirección de la división debido a que son estos los que pueden provocar pérdidas graves y catastróficas con una mayor probabilidad.
Codificación | Denominación del Riesgo |
M2 | |
M4 | No chequear sistemáticamente el plan de seguridad Informática |
M6 | |
M8 | No analizar en el consejo de Dirección los indicadores de eficiencia. |
M10 | Desconocimiento de los costos reales totales y unitarios por cada servicio. |
M11 | Incorrecta aplicación de la ‘politica de cuadros |
M12 | No se analiza el cumplimiento de los indicadores en los planes de negocio |
M13 | Perdida o destrucción prematura de los registros contables. |
M14 | Desconocimiento del Código de Ética |
M18 | Uso indebido de los medios informáticos |
M20 | No controlar el cumplimiento del plan de seguridad informática |
M22 | No hacer cumplir los principios inherentes a la contabilidad. |
L4 | Violación de las medidas de limitación en las áreas restringidas. |
L5 | No chequeo ni análisis de los planes de Prevención de Corrupción e Ilegalidades |
L6 | Deficiente control de la guardia obrera |
L7 | Vulnerabilidad en la posición de mercado debido a la inestabilidad de los servicios y la presión de la competencia |
L15 | Carecer de un trabajador preparado en la actividad de protección e higiene del trabajo |
L16 | No tener personal preparado ni organizadas las brigadas de prevención de incendios |
L17 | No contar con medios de extinción de incendios. |
L 18 | No se aplica la Resolución numero 23 /97 del MTSS sobre la prevención de Riesgos que afectan la salud de los trabajadores |
L19 | Las maquinas herramientas no poseen los aditamentos requeridos para la protección de los trabajadores. |
L20 | Insuficiente uso de los medios de protección como la faja antilumbar. |
L21 | No está sistematizada la revisión y el chequeo de las áreas de trabajo que garanticen el cumplimiento de las medidas de protección. |
L 22 | Deficiente organización del flujo productivo. |
L 23 | No existencias de documentos normativos de los puestos de trabajo |
L 24 | No están confeccionadas o no se analizan las normas de consumo. |
L28 | No contar con la materia prima necesaria para el mantenimiento y reparación de los equipos de refrigeración y climatización |
L29 | Perdidas de tiempo debido a los tramites que deben realizarse para adquirir las piezas necesarias en cada orden de trabajo |
L31 | Demora en la tramitación de la documentación establecida para la concertación del servicio con clientes. |
A1 | No tener organizada la actividad técnica de investigación y desarrollo, Forum de Ciencia y Técnica y ANIR. |
A 2 | Las tareas y responsabilidades esenciales relativas al tratamiento, autorización registro y revisión de las transacciones y hechos, no están asignadas a personas diferentes. |
A 3 | No tener disponible toda la documentación para su verificación |
A 4 | El acceso a los recursos, activos y registros no está suficientemente protegido |
A 5 | No rotar al personal en las tareas claves |
A 6 | No chequear sistemáticamente el cumplimiento del plan de acción. |
A8 | Falta de rigor y veracidades las informaciones o que las mismas no sean oportunas. |
A 9 | No cumplir con los principios del Control Interno. |
P1 | Incendio |
P3 | Ciclón, huracán, |
P8 | Terremoto |
P9 | Choque |
P10 | Vuelco. |
Resumen del plan de acción atendiendo a los requerimientos para enfrentar eficientemente los riesgos:
Clasificación de los Riesgos por área | ||||
REQUERIMIENTOS | ADMINISTRATIVA | SERVICIOS | AMBAS | RIESGOS PUROS |
Traspaso a otra entidad | – | – | – | P1, P3 ,P8,P9,P10 |
Recursos externos | – | L19, L17, L7, L26, L28, L29. | – | – |
Dependiente de soluciones externas.. | L8, L31. | – | ||
Dependiente de acciones organizativas. | M18, M14. | L6, L4, L21, L22, L24. | A1, A2, A3, A5. | – |
Dependiente de acciones organizativas inmediatas internas. | M13, M12, M4 | L20 | A4, A6. A8 | – |
Acciones de capacitación previa. | M2, M3, M6, M7, M8, M10, M11, M2O, M22 | L5, L15, L16, L18, L23. | A9 | – |
TOTALES | 14 | 19 | 8 | 5 |
El costo anual al traspasar los riesgos puros ascendería a un importe de aproximadamente $1400.00 que representaría el pago de la prima de seguros que tendría que abonarse, importe este que es soportable para la división, pero la perdida de ocurrir un siniestro calificado como catastrófico se eleva a mas de $200,000.00 MUY POCO SOPORTABLE.
En otro grupo de riesgos el costo para su minoración en inversiones ascendería a $5000.00, pero su ocurrencia, provocaría perdidas por más de $20000.00, además de las implicaciones de orden moral para el colectivo que ello implicaría
Ejemplo del Inventario de Riesgos. Contenido y formato
No | IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS | CLASIFICACIÓN DE LOS RIESGOS | TRATAMIENTO | |||||
Frecuencia | Intensidad | Real | Potencial | Interno | Externo | |||
Área Afectada: ADMINISTRATIVA. | ||||||||
A1 | Uso indebido del combustible | B | G | – | X | X | – | PV |
A2 | Falta de control de las Hojas de Ruta | M | G | X | X | – | PA | |
A3 | Desvío de Inventarios y Piezas | B | G | – | X | X | – | PV |
A4 | Uso indebido del transporte | B | G | – | X | – | – | PV |
A5 | Evaluaciones superficiales y no sistemáticas de los técnicos | B | G | – | X | – | – | PV |
A6 | No se aplica la evaluación del desempeño a todos los trabajadores. | A | G | X | – | X | – | PA |
A7 | Desconocimiento por el personal de las legislaciones y normativas de trabajo. | A | L | X | – | X | – | PA |
A8 | Indisciplina laboral | B | L | X | X | – | PA | |
A9 | Deficiente aprovechamiento de la Jornada Laboral | B | L | – | X | X | – | PA |
A10 | B | G | – | X | – | – | PA | |
TODAS LAS AREAS
No | Identificación del Riesgo | Frecuencia | Intensidad | Real | Potencial | Interno | Externo | Tratam. |
RP1 | Incendio | B | C | X | X | – | T | |
RP2 | Rayo | B | G | X | – | X | T | |
RP3 | Ciclón – Huracán | M | G | X | – | X | T | |
RP4 | Lluvias Intensas | M | G | X | – | X | T | |
RP5 | Inundación | B | G | X | – | X | T |
LEYENDA
FRECUENCIA | INTENSIDAD | TRATAMIENTO | |||
A | ALTA | C | CATASTRÓFICA | PV | Plan de Prevención |
M | MEDIA | G | GRAVE | PA | Plan de Acción |
B | BAJA | L | LEVE | T | Traspasar a otras Entidades |
VALORACIÓN ESTIMADA DE LOS RIESGOS PUROS.
No | Definición del Tipo de Riesgo | Ubicación del Riego | Bienes Afectados | Valor en Pesos | Frecuencia | Pérdida Esperada en Pesos |
RP1 | Incendio. | Edificaciones | Edificaciones y contenido | 180443 | 0.05 | 9022 |
RP2 | Rayo. | Edificaciones | Edificaciones y contenido | 180443 | 0.05 | 9022 |
RP3 | Ciclón – Huracán. | Edificaciones | Edificaciones y contenido | 180443 | 0.10 | 18044 |
RP4 | Lluvias Intensas. | Edificaciones | Edificaciones y contenido | 180443 | 0.20 | 36088 |
RP5 | Inundación. | Edificaciones | Edificaciones y contenido | 180443 | 0.10 | 18044 |
RP6 | Robo. | Edificaciones | Contenido | 51836 | 0.05 | 2592 |
RP7 | Caída de Objetos y Naves Aéreas. | Edificaciones | Edificaciones | 128600 | 0.03 | 3858 |
RP8 | Terremoto. | Edificaciones | Edificaciones y contenido | 180443 | 0.02 | 3609 |
RP9 | Choque. | Carreteras, utopistas y otras Vías | Equipos de transporte | 21239 | 0.20 | 4248 |
RP10 | Vuelco. | Carreteras, autopistas y otras Vías | Equipos de transporte | 21239 | 0.10 | 2124 |
E11 | Insuficiente control del presupuesto de Mantenimiento y Conservación. | Área Económica | Recursos Monetarios | 18000000 | 0.001 | 18000 |
E12 | Insuficiente control del Presupuesto Administrativo. | Área Económica | Recursos Monetarios | 154000 | 0.01 | 1540 |
E13 | Insuficiente control del presupuesto de Inversiones. | Área Económica | Recursos Monetarios | 1260000 | 0.001 | 1260 |
Ejemplo del formato y contenido del plan de acción.
No. | Riesgos | Área afectada | Causas | Plan de acción | Fecha | Ejecuta | Respon-sable |
A2 | Falta de control de las hojas de ruta | Administrativa | Falta de Exigencia. Falta de sistematici-dad. | Chequeo semanal de las hojas de ruta. Exigir el cumplimiento de la calidad en el llenado de las hojas de ruta. | Julio a DIC. / 05 | Administra dor | Director |
A6 | No se aplica la evaluación del desempeño a todas los trabajadores. | Administrativa | No haber recibido orientaciones al respecto. | Elaborar reglamento para la evaluación del desempeño de los trabajadores. | 31/08/05 | Recursos Humanos | Director |
A7 | Desconocimiento del personal de legislaciones y normativas de trabajo. | Administrativa | Falta de sistematici-dad en la capacita-ción del personal. Falta de evaluación y control del nivel de conocimientos que poseen los trabajadores sobre la legislación laboral vigente | Mantener actualizada la documentación correspondiente a legislaciones y normativas de trabajo aplicables en la división. Preparar al personal en los ciclos de capacitación, sobre las nuevas leyes y normativas de trabajo. | Julio a DIC. / 05 | Recursos Humanos | Director |
Ejemplo de formato y contenido del plan de prevención
N° | Puntos Vulnerables | Posibles Manifestaciones | Medidas a Tomar | Resp. | Ejecuta | Fecha Cump. |
1 | Presupuesto de Mito. y Conservación y presupuesto de inversiones. |
|
| Director
| J. Producción | Julio Agosto Septiemb Octubre Noviemb Diciemb 05. Julio Octubre Diciemb 05 |
2 | Presupuesto Administrativo |
| 4. Comprobar la correcta correspondencia de cheques con facturas debidamente aprobadas. 5.Verificación de utilización del presupuesto en Actividades aprobadas. 6. Comprobar que se realice la Rendición de cuenta ante el núcleo. | Director
| Recursos Humanos | Julio Agosto Septiemb Octubre Noviemb Diciemb 05 Septiemb Diciemb |
LA ADMINISTRACION DE RIESGOS UNA TECNICA DE PRECISION ANTE LAS ALTERNATIVAS DE ASUMIR O TRASPASAR LOS RIESGOS
Las Empresas tienen dos alternativas posibles para enfrentar los riesgos, su reducción para asumirlos totalmente, o el traspaso a las empresas aseguradoras.
La reducción del riesgo para ser asumido directamente por las empresas de la economía cubana, requiere de inversiones, requiere de medidas, las cuales generan gastos.
El traspaso a las Empresas Aseguradoras también Genera gastos, representado en este caso por la prima, que es el importe que abona el asegurado a la empresa aseguradora para que esta asuma el riesgo.
En el primer caso además del gasto de las medidas encaminadas a la minoración del riesgo, se necesita contar con un fondo de contingencia para hacerle frente a las erogaciones económicas que pudieran provocar cualquier tipo de siniestro que afecte a la Empresa Asegurada, pero las empresas de la economía no
disponen de un capital suficiente en reservas porque las mismas están limitadas por lo que se establece en la legislación vigente ( De acuerdo con lo establecido por la Resolución numero 59 del Ministerio de Finanzas y Precios de 9/12/96 el limite para la acumulación de la reserva de contingencia no podrá exceder del 15del capital de trabajo.) , por lo que en Cuba en los momentos actuales la
Decisión mas acertada para la empresa cubana en su política de administración de riesgos, resultaría la de asumir el gasto que representa el pago de la prima de seguros a cambio de traspasar el riesgo a la empresa aseguradora, que enfrentarlo con su escaso capital disponible, pero que para tomar la referida decisión tiene que partir primero de un análisis previo muy bien fundamentado, el que solo con el asesoramiento de una consultoría especializada en las técnicas de la Administración de Riesgos puede realizar eficientemente.
En las bases para el perfeccionamiento Empresarial se orienta a las direcciones de las organizaciones económicas implementar las técnicas y procedimientos relativos a la administración de riesgos , para lo cual deben considerar la actividad del seguro estatal como un instrumento financiero eficiente de recepción y administración de riesgos de la empresa, pero las empresas cubanas en general siguen teniendo dos vías posibles para enfrentar las consecuencias dañosas en caso de siniestros, EL SEGURO Y EL AUTOSEGURO.
El auto seguro representado por los fondos de reservas para contingencia , como se ha demostrado, está limitado tanto en su creación como en su acumulación y no le permitiría a la empresa, enfrentar perdidas económicas severas que se le pudieran presentar en un momento determinado. En tanto el seguro aun con su incidencia en el incremento de los costos por la prima que debe ser pagada al trasladar el riego a la aseguradora, seria la garantía de la estabilidad económica de la empresa, pero la estrategia mas acertada para la actividad empresarial aun en las mas bajas condiciones de siniestralidad, es que el seguro y el autoseguro se puedan complementar, lo que propiciaría la posibilidad de disminuir las tarifas de prima, abaratando los costos de este servicio financiero.
Aun cuando la Administración de Riesgos se practica en cuba desde el mismo instante que se creó la defensa civil en 1966 y por otra parte en los últimos años se han dado cursos de Administración de Riesgos en las universidades y en la escuela cubana de seguros y otros han sido impartidos por CECOFIS, el aspecto integral de esta técnica que sigue estando insuficientemente difundida, no se ha logrado todavía por carecer de su complemento económico financiero.
Ahora la Resolución 297 del Ministerio de Finanzas y Precios sobre el control interno está situando en su justo lugar la importancia del Análisis, Evaluación y Control de los Riesgos, por lo que se requiere del conocimiento de las técnicas Administración de Riesgos.
La Administración de Riesgos es la disciplina que permite definir en que cuantía deben ser traspasados los riesgos a las aseguradoras, cual es el monto de inversiones requeridos para la minoración de los riesgos y que cuantía debe auto asegurarse, pero el conocimiento que sobre la referida materia que poseen las empresas es efímero, necesitando del asesoramiento adecuado.
Se aprecia que a las empresas de la economía en sentido general, pero más acentuado en las pequeñas y medianas, le seria más factible contratar el servicio de Administración de Riesgos, que desarrollar especialistas en la materia.
La experiencia en la asesoría sobre la identificación, el análisis y evaluación de los riesgos como parte de la implementación de la Resolución de Control Interno ha resultado positiva.
- Recomendar a las consultorías económicas del país, soliciten incorporar a su razón social, el servicio de Administración de Riesgos, integralmente.
- Recomendar se generalice el estudio de esta temática en la prevención de la corrupción , el delito y las ilegalidades, en centros de educación superior y se incluyan en los planes de capacitación de las Empresas.
ARIES: Servicio de seguridad. Cartera de servicios, La Habana, Año, 2001.
Escuela Cubana de Seguros: Sistema de Capacitación
CECOFIS: Educación a Distancia. Curso Básico de Administración de Riesgos.
González Jordán Benjamín: Las Bases de las Finanzas Empresariales. La Habana 2001.
Fullana Ordaz Raúl: Las Técnicas de Seguro. La Habana 1996.
Martínez Gracia D. Francisco: Identificación y Evaluación de Riesgos.
Ministerio de Finanzas y Precios: Resolución 297/03 Sobre el Control Interno.
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Resolución 23/97.
Norma cubana 76 Prevención de los Riesgos Laborales. La Habana. Año 2000
Gerencia de Riesgos y Seguros Fundación MAPFRE. Instituto de Seguridad Integral.
Ortega Maria Angélica.- El informe coso frente al contexto Colombiano. Revista. ASFACOP. Año 2000.
Pelegrin Pérez Edmundo Lázaro. El Análisis de RIESGO Y LOS SERVICIOS DE CONSULTORIA. AÑO 2002
Pelegrin Pérez Edmundo Lázaro. El Seguro Complemento o Alternativa para la Empresa Estatal Cubana. Año 2001.
Autor:
Edmundo Emilio Pelegrin Iglesias
Febrero 2006 "Año de la Revolución Energética en Cuba"
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