Libros Electrónicos

¿Qué es un Libro Electrónico?

Es un archivo de formato texto que cumple con las especificaciones señaladas por la SUNAT y tiene valor legal para todo efecto, en tanto sea generado en el Sistema de Libros Electrónicos – SLE mediante el Programa de Libros Electrónicos – PLE

¿Es necesario imprimir el Libro Electrónico?

No es necesario imprimir los Libros Electrónicos. Ni siquiera cuando sea solicitado por la SUNAT, en cuyo caso sólo será necesario presentar el archivo de formato texto y la Constancia de Recepción correspondiente. Mediante la opción de verificar del Programa de Libros Electrónicos – PLE cualquier usuario puede comprobar en línea que el archivo de formato texto es o no es el libro con valor legal.

¿El PLE es un software contable?

El Programa de Libros Electrónicos, cuyas siglas es "PLE" no es un software contable. El PLE es un aplicativo desarrollado por la SUNAT que sirve para:

• Realizar validaciones al archivo de formato texto generado de los sistemas informáticos de los contribuyentes;

• Generar el Libro Electrónico mediante el envío del Resumen del mismo; Verificar si el archivo de formato texto corresponde a la Constancia de Recepción que generó la SUNAT;

• Consultar el historial del contribuyente; y

• Generar reportes de los Libros Electrónicos

¿Qué pasa si mi archivo de formato texto tiene errores?

• El PLE realiza validaciones al archivo de formato texto generado de los sistemas informáticos de los contribuyentes, en función a la columna de "Observaciones" de las Estructuras establecida para cada Libro Electrónico. Si encuentra errores el PLE señalará la fila, columna y el tipo de error, lo cual ayudará a revisar las definiciones de los archivos de salida del sistema informático para hacer los ajustes correspondientes. Si la cantidad de errores supera los 50 no sale ningún detalle por lo que en este caso se recomienda validar solo las primeros 50 filas del archivo texto y corregir los errores en todo el archivo dado que la experiencia señala que la mayoría de los errores son repetitivos. Cabe precisar que no se podrá generar el Libro Electrónico si el archivo de formato texto no pasa las validaciones del PLE.

¿Cuándo puedo generar el Libro Electrónico?

Para generar el Libro Electrónico, el archivo texto validado previamente por el PLE debe contener toda la información del mes o periodo. Ello implica que no se podrá generar el Libro Electrónico de un periodo sin haberse cerrado el mes o ejercicio que corresponda. El sistema solo le permitirá generarlo a partir del primer día del mes o ejercicio siguiente, en la medida que sea un libro mensual o anual, respectivamente. Asimismo, el Sistema de Libros Electrónicos controla la correlatividad de los periodos, por ejemplo no permitirá generar el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico del periodo de febrero 2013 si el contribuyente no ha generado previamente el del periodo de enero 2013. Por dicha razón, en los periodos que no se tiene movimiento se debe enviar el archivo de formato texto vacío

¿Existe un peso máximo del archivo de formato texto?

No existe un peso máximo para el archivo de formato texto pues este no se envía a la SUNAT. Lo que el PLE envía a SUNAT es el Resumen del Libro Electrónico que pesa menos que el archivo de formato texto.

¿Cómo debo cerrar los libros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas?

El contribuyente afiliado o incorporado al Sistema de Libros Electrónicos – SLE tiene la obligación de cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su afiliación o incorporación al SLE. Para tal efecto, bastará que inutilice las hojas en blanco mediante una raya o la leyenda "anulado". No es necesario ir a la SUNAT o a un Notario.

¿Qué diferencia hay entre incorporación y afiliación al Sistema de Libros Electrónicos – SLE?

La incorporación al Sistema de Libros Electrónicos – SLE es obligatoria para los contribuyentes que señale la SUNAT. En este caso, se ha iniciado el proceso con los Principales Contribuyentes.

La referida incorporación al SLE determina lo siguiente:

• La obligación de llevar de manera electrónica el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras a partir del 1 de enero de 2013;

• La obligación de llevar el Libro Diario (o el Libro Diario de Formato Simplificado, de corresponder) y el Libro Mayor, a partir del 1 de junio de 2013.

• La posibilidad de llevar de manera voluntaria los libros y/o registros señalados en el Anexo 4: "Relación de Libros y/o Registros que pueden ser llevados voluntariamente de manera electrónica

La afiliación al Sistema de Libros Electrónicos – SLE es voluntaria y los contribuyentes tendrán las mismas obligaciones y opciones que los incorporados a partir del mes o periodo de dicha afiliación.

¿Cuánto tiempo y dónde debo conservar mis Libros Electrónicos?

Cabe recordar que el contribuyente tiene la obligación de conservar los Libros Electrónicos (archivos de formato texto validado por el PLE) así como la Constancia de Recepción hasta que el tributo este prescrito. La conservación puede ser de distintas maneras como por ejemplo un CD, una cinta, un USB, el disco duro de una computadora, etc. Dicha conservación de los Libros Electrónicos debe realizarse en el Domicilio Fiscal y en un domicilio adicional, si es un Principal Contribuyente. El domicilio adicional debe estar ubicado en territorio nacional y no en el extranjero o en algún web service de la "nube"

¿Cómo puedo rectificar un Libro Electrónico?

El Libro Electrónico debe rectificarse cuando el contribuyente se percate de la omisión o error para lo cual se deberá hacer referencia en la fila totalmente corregida el "Estado" correspondiente, de acuerdo a lo siguiente:

Registrar '8' cuando la operación corresponde a un periodo anterior y NO ha sido anotada en dicho periodo.

Registrar '9' cuando la operación corresponde a un periodo anterior y SI ha sido anotada en dicho periodo.

Cabe precisar que si se detecta un error antes de generar el Libro Electrónico del mes 1, se deberá anotar solo la fila con la información correcta considerando el Estado "1". No es correcto incluir la línea original con error ni la línea en negativo que la anula.

Si se detecta un error luego haberse generado el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico, se deberá anotar en el mes abierto toda la fila con la información correcta y deberá considerar el Estado "9" (tampoco se deberá incluir la línea en negativo que la anula). Esta situación no genera ninguna infracción al contribuyente, sin embargo debe evaluarse en cada caso si es necesario realizar la rectificación de la declaración jurada.

Registro de Ventas e Ingresos (Solución PLE) 20

¿Se pueden anotar en forma consolidada las boletas de venta y los tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

Si se puede optar por consolidar las boletas de venta, los tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico con la condición que no otorguen derecho a usar el crédito fiscal y que el contribuyente lleve un sistema de control computarizado que mantenga la información detallada y que permita efectuar la verificación individual de cada documento. Cabe señalar que el numeral 3.4 del artículo 10° del Reglamento del IGV, los sujetos que lleven de manera electrónica el Registro de Ventas e Ingresos, podrán anotar el total de las operaciones diarias que no otorguen derecho a crédito fiscal en forma consolidada, siempre que lleven un sistema de control computarizado que mantenga la información detallada y que permita efectuar la verificación individual de cada documento.

Asimismo, el numeral 3.6 señala que para efectos del registro de tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras, que no otorguen derecho a crédito fiscal de acuerdo a las normas de comprobantes de pago, podrá anotarse en el Registro de Ventas e Ingresos el importe total de las operaciones realizadas por día y por máquina registradora, consignándose el número de la máquina registradora, y los números correlativos autogenerados iniciales y finales emitidos por cada una de éstas. En tal sentido, se deberá registrar el número final de las boletas de venta, los tickets o cintas emitidos por máquinas registradoras en el campo 8 del Registro de Ventas e Ingresos Electrónicos cuando se opte por anotar el importe total de las operaciones realizadas por día y por máquina registradora.

¿Cómo se deben anotar los Recibos de Servicios Públicos en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

Si una empresa brinda servicios públicos emite el comprobante de pago tipo 14 (Recibo por servicios públicos de suministro de energía eléctrica, agua, teléfono, télex y telegráficos y otros servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público). En tal sentido, deberá anotar en el campo 4 (Fecha de Vencimiento o Fecha de Pago) del Registro de Ventas e Ingresos la fecha de vencimiento. La fecha de cobro la podrá anotar optativamente en algún campo libre (campos 28 al 54). Si se tratase de una empresa que no brinda servicios públicos, no deberá anotar nada en el referido campo 4 (Fecha de Vencimiento o Fecha de Pago) del Registro de Ventas e Ingresos. Cabe señalar que el mencionado campo 4 es el único que no es obligatorio incluir el default.

¿Cómo se debe anotar la Notas de Débito en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

La Nota de Débito se debe anotar de forma positiva en el Registro de Ventas e Ingresos. Por ejemplo, debe ser: 100.00. Cabe señalar que, en este caso, obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de pago o documento que se modifica en los campos: – 23 (Fecha de emisión del comprobante de pago o documento original que se modifica); – 24 (Tipo del comprobante de pago que se modifica); – 25 (Número de serie del comprobante de pago que se modifica); y – 26 (Número del comprobante de pago que se modifica). Ahora bien, en el caso de que sean varios comprobantes de pago los que se modifiquen con una sola Nota de Débito, se puede hacer referencia a cualquiera de ellos. Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los campos libres (campos 28 al 54) a efectos de tener disponible la información cuando se solicite en los procesos de auditoría financiera y tributaria. En el caso de la Nota de Débito por penalidades, no hay ningún comprobante de pago relacionado, por lo que se puede hace la referencia en los campos 23 al 26 a la misma Nota de Débito emitida.

¿Cómo debo anotar los asientos contables por las operaciones correspondientes en el Libro Diario Electrónico teniendo en cuenta que el primer periodo a generar es Junio 2013?

En el caso del Libro Diario Electrónico, la Resolución de Superintendencia N° 286-2009 y normas modificatorias señala que el Libro Diario deberá incluir los siguientes asientos:

• Apertura del ejercicio gravable.

• Operaciones del mes.

• Ajuste de operaciones de meses anteriores, de ser el caso.

• Ajustes de operaciones del mes.

• Cierre del ejercicio gravable.

Es decir, se debe anotar en casa mes los asientos de las operaciones correspondientes y en el caso del mes de enero de cada año se debe anotar adicionalmente el asiento de apertura y en el caso del mes de diciembre de cada año se debe anotar adicionalmente el asiento de cierre.

¿Cuáles son las demás operaciones diarias que se pueden anotar en forma consolidada en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

Se puede optar por anotar de manera consolidada el importe total de las operaciones realizadas por día en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico los siguientes tipos de comprobante de pago:

-'00',Otros

-'03', Boleta de Venta

-'05', Boleto de compañía de aviación comercial por el servicio de transporte aéreo de pasajeros

-'06', Carta de porte aéreo por el servicio de transporte de carga aérea

-'07', Nota de crédito

-'08', Nota de débito

-'11', Póliza emitida por las Bolsas de Valores, Bolsas de Productos o Agentes de Intermediación por operaciones realizadas en las Bolsas de Valores o Productos o fuera de las mismas, autorizadas por CONASEV (Superintendencia de Mercado de Valores – SMV)

-'12', Ticket o cinta emitido por máquina registradora

-'13', Documento emitido por bancos, instituciones financieras, crediticias y de seguros que se encuentren bajo el control de la Superintendencia de Banca y Seguros.

-'14', Recibo por servicios públicos de suministro de servicios complementarios que se incluyan en el recibo de servicio público

-15', Boleto emitido por las empresas de transporte público urbano de pasajeros

-'16', Boleto de viaje emitido por las empresas de transporte público interprovincial de pasajeros dentro del país

-'18', Documento emitido por las Administradoras Privadas de Fondo de Pensiones que se encuentran bajo la supervisión de la Superintendencia de Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones

-'19', Boleto o entrada por atracciones y espectáculos públicos

-'23', Pólizas de Adjudicación emitidas con ocasión del remate o adjudicación de bienes por venta forzada, por los martilleros o las entidades que rematen o subasten bienes por cuenta de terceros

-'26', Recibo por el Pago de la Tarifa por Uso de Agua Superficial con fines agrarios y por el pago de la Cuota para la ejecución de una determinada obra o actividad acordada por la Asamblea General de la Comisión de Regantes o Resolución expedida por el Jefe de la Unidad de Aguas y de Riego (Decreto Supremo N° 003-90-AG, Arts. 28 y 48)

-'28', Tarifa Unificada de Uso de Aeropuerto – '30', Documentos emitidos por las empresas que desempeñan el rol adquirente en los sistemas de pago mediante tarjetas de crédito y débito – '34', Documento del Operador – '35', Documento del Partícipe

-'36', Recibo de Distribución de Gas Natural

-'37', Documentos que emitan los concesionarios del servicio de revisiones técnicas vehiculares, por la prestación de dicho servicio

-'55', BVME para transporte ferroviario de pasajeros

-'56', Comprobante de pago SEAE

-'87', Nota de Crédito Especial

-'88', Nota de Débito Especial

¿Cómo se debe anotar la Notas de Débito en el Registro de Ventas e Ingresos Electrónico?

La Nota de Débito se debe anotar de forma positiva en el Registro de Ventas e Ingresos. Por ejemplo, debe ser: 100.00. Cabe señalar que, en este caso, obligatoriamente se debe hacer referencia al comprobante de pago o documento que se modifica en los campos:

– 23 (Fecha de emisión del comprobante de pago o documento original que se modifica);

-24 (Tipo del comprobante de pago que se modifica);

-25 (Número de serie del comprobante de pago que se modifica); y

-26 (Número del comprobante de pago que se modifica).

Ahora bien, en el caso de que sean varios comprobantes de pago los que se modifiquen con una sola Nota de Débito, se puede hacer referencia a cualquiera de ellos. Sin embargo, se sugiere que se detalle la relación en los campos libres (campos 28 al 54) a efectos de tener disponible la información cuando se solicite en los procesos de auditoría financiera y tributaria. En el caso de la Nota de Débito por penalidades, no

Hay ningún comprobante de pago relacionado, por lo que se puede

Hace la referencia en los campos 23 al 26 a la misma Nota

De Débito emitida.

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