Presupuesto de Efectivo

Introducción

Nuestro tema de investigación ser refiere al "Presupuesto de Efectivo". Una de las principales responsabilidades de la administración es planificar, controlar y salvaguardar los recursos de la empresa. Son dos clases de recursos los que fluyen a través de muchos negocios: el efectivo y los activos distintos del efectivo. La planificación y el control de las entradas de efectivo, de las salidas de efectivo y el correspondiente financiamiento, constituyen una importante función en todas las empresas. La presupuestación del efectivo es una forma eficaz de planificar y controlar las salidas de éste, de evaluar las necesidades del mismo y de hacer uso provechoso de su excedente.

Además, La administración de las disponibilidades monetarias constituye un punto medular de la gestión financiera, de ella dependen la planificación y el control de la inversión, y que al momento que se requiera del efectivo este tenga una disponibilidad inmediata.

Es por esto que hemos decido realizar esta investigación sobre el presupuesto de efectivo y su importancia en el proceso productivo.

Con este trabajo de investigación nuestro grupo, ya establecida la importancia que tiene el presupuesto de efectivo en una empresa, dedicara su esfuerzo a explicar en que consiste el presupuesto de efectivo, como se puede delinear los conceptos y formas de establecer un presupuesto de efectivo que abarque la empresa en su totalidad.

Hemos decidido dividir nuestro trabajo en breves temas que abarcan todos los aspectos que envuelven un presupuesto de efectivo y terminar con un ejemplo de un presupuesto de efectivo ya elaborado y que ilustra cuan fácil de hacer y provecho puede ser este presupuesto para una empresa.

Esperamos que este trabajo ayude a los lectores a comprender y valorar un presupuesto de efectivo tanto como nos ayudo a nosotros.

Objetivos

Objetivo General

Nuestro objetivo general, al realizar este trabajo consiste en analizar de una forma exhaustiva las teorías existentes en la literatura empresarial concerniente con el presupuesto de efectivo, ver la importancia que tiene para una empresa utilizar este presupuesto, indagar sobre sus componentes y ver como cada uno de ellos ayuda a formar el esqueleto del presupuesto y finalmente elaborar un presupuesto sencillo de una empresa hipotética.

Objetivos Específicos

• 1) Exponer las generalidades sobre el presupuesto de efectivo que hasta ahora conocemos

• 2) Mencionar las teorías generalmente aceptadas que gobiernan un presupuesto de efectivo bien elaborado.

• 3) Ver como se planea la obtención y el manejo de efectivo

• 4) Analizar los componentes que forman un presupuesto de efectivo

• 5) Enumerar los pasos que se deben seguir para alcanzar la elaboración de un presupuesto de efectivo que será eficaz y productivo para la empresa.

Generalidades sobre la Planificación del Efectivo

El presupuesto de efectivo, también conocido como flujo de caja proyectado, es el presupuesto que muestra el pronóstico de las futuras entradas y salidas de dinero (efectivo) de una empresa, para un periodo de tiempo determinado.

El presupuesto de efectivo es un informe de las entradas y salidas de efectivo planeadas de la empresa que se utiliza para calcular sus requerimientos de efectivo a corto plazo, con particular atención a la planeación en vista de excedentes y faltantes de efectivo. Una empresa que espera un excedente de efectivo puede planear inversiones a corto plazo, en tanto que una empresa que espera faltantes de efectivo debe disponer del financiamiento a corto plazo.

La mayor parte de las compañías deben desarrollar planes, tanto de largo plazo, como de mediano y corto plazo, sobre su flujo de efectivo, para esto, las empresas desarrollan, entre otras cosa, un presupuesto de efectivo (o caja) el cual muestra los flujos de entradas y de salidas de efectivo, así como la posición final, por sub-periodos, para un lapso especifico.

El presupuesto de efectivo de corto plazo, forma parte del plan anual de utilidades. Este presupuesto de efectivo debe de constar básicamente de dos partes:

• 1) Los ingresos de efectivos (flujo de entradas) de efectivo planificados

• 2) Los desembolsos (flujo de salidas) de efectivo planificados

Los principales propósitos del presupuesto de efectivo son:

• 1) Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo, como resultado de las operaciones planificadas

• 2) Identificar los excedentes o déficits de efectivo por periodos

• 3) Establecer la necesidad de financiamiento y/o la disponibilidad de efectivo ocioso para inversión

• 4) Coordinar el efectivo con:

a) el total del capital de trabajo,

b) los ingresos por las ventas,

c) los gastos,

d) las inversiones y

e) los pasivos

• 5) Establecer una base solida para la vigilancia continua de la posición de caja

La preparación del presupuesto de caja se basa casi exclusivamente en los demás presupuestos; por lo tanto, el tesorero, quien es usualmente el encargado de la preparación del presupuesto de caja debe trabajar muy cerca con los demás gerentes, cuyas decisiones puedan afectar de manera directa a los flujos de efectivo. Un programa que abarca de una manera total la planificación y control de las utilidades, crea las bases para un presupuesto realista de efectivo (o caja).

Es esencial, en la preparación de un presupuesto de efectivo, que halla un equilibrio entre el efectivo disponible y las actividades que requieren de efectivo (operaciones, desembolsos de capital y otros), ya que con demasiada frecuencia, no se percibe la necesidad de efectivo adicional sino hasta que la situación alcanza un grado de emergencia.

Periodos de Tiempo en la Planificación y control del Efectivo

El presupuesto o planificación de efectivo así como su control debe cubrir tres diferentes periodos de tiempo:

• 1. El de largo plazo

• 2. El de corto plazo

• 3. El de horizonte inmediato

Presupuesto de efectivo a largo plazo. El presupuesto de efectivo a largo plazo debe ser congruente con las dimensiones de tiempo de:

• a) El plan estratégico de utilidades de largo plazo y

• b) Los proyectos de desembolsos de capital

Planificar los flujos de entradas de efectivo a largo plazo (principalmente por conceptos de ventas, servicios y financiamientos), así como los flujos de salidas de efectivo a largo plazo (principalmente por gastos, desembolsos de capital y pago de la deuda), es fundamental para las sanas decisiones financieras y para el uso optimo del efectivo se enfoca sobre los flujos de entradas de efectivo mas relevantes.

Presupuesto de efectivo a corto plazo. El presupuesto de efectivo a corto plazo naturalmente debe ser congruente con el plan táctico de utilidades a corto plazo. La planificación del efectivo para este horizonte del tiempo exige planes detallados para los flujos de entradas y salidas de efectivo, que se relacionan de manera directa con el plan anual de utilidades (es decir, el efectivo derivado de las ventas y el efectivo requerido para pagar el nuevo equipo). El presupuesto de caja a corto plazo se desarrolla principalmente con base en las distintas partes del presupuesto que son incluidas en el plan anual de utilidades.

Presupuesto de efectivo inmediato. El presupuesto de efectivo inmediato se emplea en muchas empresas, principalmente para estimar, controlar y administrar los flujos de entradas y salidas de efectivo, a menudo sobre una base diaria continua.

• El objetivo principal del presupuesto de efectivo inmediato es asegurar que no se creen déficits ni saldos excedentes de efectivo.

• El presupuesto de efectivo inmediato minimiza el costo de los intereses mediante el aprovechamiento de todos los descuentos por pronto pago sobre la cuentas por pagar y el cumplimiento de todas las fechas de vencimiento de los desembolsos de efectivo

• El presupuesto de efectivo minimiza, también, el costo de oportunidad de los saldos de excedentes de efectivo, al permitir las oportunas inversiones del efectivo a medida que este se vaya acumulando.

Importancia del Presupuesto de Efectivo

La importancia del presupuesto de efectivo, consiste en que éste nos permite prever la futura disponibilidad del efectivo: saber si vamos a tener un déficit o una falta de efectivo, o si vamos a tener un excedente; y, de acuerdo a ello, tomar decisiones, por ejemplo, si prevemos que vamos a tener un déficit o va a ser necesario contar con un mayor efectivo, podemos:

• solicitar oportunamente un financiamiento.

• solicitar el refinanciamiento de una deuda.

• solicitar un crédito comercial (pagar las compras al crédito en vez de al contado) o, en todo caso, solicitar un mayor crédito.

• cobrar al contado y ya no al crédito o, en todo caso, otorgar uno menor crédito.

Si prevemos que vamos a tener un excedente de efectivo, podemos, por ejemplo:

• invertirlo en la adquisición de nueva maquinaria o equipos.

• invertirlo en adquirir mayor mercadería.

• invertirlo en la expansión del negocio.

• usarlo en inversiones ajenas a la empresa, por ejemplo, invertirlo en acciones.

Por otro lado, el presupuesto de efectivo es importante porque nos permite conocer el futuro escenario de un proyecto o negocio: saber si el futuro proyecto o negocio será rentable (cuando los futuros ingresos sean mayores que los futuros egresos); o saber si seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída.

Así también, el presupuesto de efectivo es importante porque nos proporciona información que podemos presentar a terceros, por ejemplo, al querer demostrar la rentabilidad del futuro negocio (por ejemplo, ante potenciales inversionistas); o al querer demostrar que seremos capaces de pagar oportunamente una deuda contraída (por ejemplo, al solicitar un préstamo a alguna entidad financiera).

Planeación del efectivo

La información necesaria para el proceso de planeación financiera a corto plazo es él pronostico de ventas, este pronostico es la predicción de las ventas de la empresa correspondiente a un periodo especifico, que proporciona el departamento de mercadotecnia al gerente financiero. Con base en este pronostico, el gerente financiero calcula los flujos de efectivo mensuales que resultan de las ventas proyectadas y de la disposición de fondos relacionada con la producción, el inventario y las ventas.

Tipos de Pronósticos. Los pronósticos de ventas se deben basar en un análisis de los datos externos o internos o en una combinación de ambos.

• Pronósticos externos: Se basa en la relación que existe entre las ventas de la empresa y ciertos indicadores económicos externos importantes como el PIB entre otros.

• Pronósticos internos: Se basan en una acumulación de pronósticos de ventas obtenidos de los propios canales de ventas de la empresa.

• Pronósticos combinados: Por lo general, las empresas utilizan una combinación de datos sobre pronósticos externos e internos para realizar él pronóstico de ventas final. Datos internos proporcionan una idea de las expectativas de ventas y los datos externos ofrecen un medio para ajustar estas expectativas de acuerdo con los factores económicos generales.

Componentes del presupuesto de efectivo

Los componentes del presupuesto de efectivo son:

• Ingreso de efectivo: Son todas las entradas de efectivo de una empresa que ocurren en un periodo financiero determinado.

• Desembolso de efectivo: Son todos los gastos de efectivo que realiza la empresa durante un periodo financiero específico, los más comunes son:

• 1) Compras en efectivo

• 2) Liquidación de cuentas por pagar

• 3) Pagos de renta

• 4) Sueldos y salarios

• 5) Pagos de impuestos

• 6) disposiciones de fondos para activos fijos

• 7) Pagos de intereses

• 8) Pagos de dividendos en efectivo

• 9) Pagos del principal

• 10) Recompras o retiros de acciones

• Flujo de efectivo neto: Es la diferencia matemática entre los ingresos de efectivo de la empresa y sus desembolsos de efectivo en cada periodo

• Efectivo Final: Es la suma inicial de la empresa y su flujo de efectivo neto del periodo.

• Financiamiento total requerido: Es la cantidad de fondos que requiere la empresa si el efectivo final del periodo es menor que el saldo de efectivo mínimo deseado; comúnmente, esta representada por documentos por pagar.

• Saldo de efectivo excedente: Es la cantidad disponible que tiene la empresa para invertir si el efectivo final del periodo es mayor que el saldo de efectivo mínimo deseado.

Procedimiento para enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo

Además de cuidar la preparación de los pronósticos de ventas y de otros cálculos incluidos en el presupuesto de efectivo, existen formas de enfrentar la incertidumbre del presupuesto de efectivo. Una consiste en preparar varios presupuestos de efectivo: uno basado en un pronóstico pesimista, otro basado en el pronóstico más probable y otro basado en un pronóstico optimista. A partir de esta gama de flujos de efectivo, el gerente de finanzas es capaz de determinar la cantidad de financiamiento necesario para afrontar la situación más adversa. El uso de varios presupuestos de efectivo, cada uno basado en suposiciones distintas, también debe proporcionar al gerente de finanzas una idea del riesgo de las alternativas, de tal manera que pueda tomar decisiones financieras a corto plazo más inteligentes. Este análisis de sensibilidad se utiliza a menudo para examinar los flujos de efectivo en diversas circunstancias posibles. Las computadoras y las hojas de cálculo electrónicas se usan con frecuencia para simplificar el análisis de sensibilidad.

Cuentas por Cobrar

Selección de Crédito. Por lo general, el gerente financiero controla las cuentas por cobrar mediante el mantenimiento y la administración de la política de crédito, que incluye la determinación de la selección, las normas y las condiciones de crédito, y la política de cobro.

Las cuentas por cobrar representan la concesión de crédito de la empresa a sus clientes. La concesión de crédito a los clientes es un costo por hacer negocios. Al mantener su dinero inmóvil en cuentas por cobrar, la empresa pierde el valor del dinero en el tiempo y corre el riesgo del incumplimiento por parte de los clientes. A cambio de incurrir en estos costos, la empresa puede ser competitiva, atraer y conservar clientes y además mantener y mejorar las ventas y las utilidades.

Factores de créditos. Los análisis de créditos usan frecuentemente 5 factores de crédito para centrar su análisis en los aspectos principales de la solvencia del crédito del solicitante, estos son:

• Reputación: Consta del historial de pagos anteriores así como cualquier juicio legal o pendiente, se utilizan para evaluar su reputación.

• Capacidad: Es la posibilidad que tiene el solicitante para rembolsar el crédito requerido

• Capital: La solidez financiera del solicitante que se refleja por su posición de propietario

• Garantía colateral: La cantidad de activos que el solicitante tiene disponible para asegurar el crédito

• Condiciones: El ambiente de negocios y económico actual, así como cualquier circunstancia peculiar que afecte a alguna de las partes de la transacción de crédito.

Obtención de información de crédito. Cuando un cliente desea que una empresa le otorgue condiciones de crédito, el departamento de crédito comienza el proceso de evaluación pidiendo al solicitante que llene varias formas que requieren información y referencias de crédito y financieras. A partir de la solicitud, la empresa obtiene datos adicionales sobre otras fuentes. Si concedió un crédito anterior al mismo solicitante, la empresa contara con su propia información sobre el historial de pago de este. Las principales fuentes externas de información de crédito son las siguientes:

• Estados Financieros: Con esto la empresa analiza las condiciones de liquidez, actividad, deuda y rentabilidad de la empresa solicitante.

• Data Crédito: Es la agencia de información mercantil más importante, y provee a sus subscriptores la evaluación de crédito y la capacidad financiera general de miles de personas.

• Oficinas de intercambio de información de crédito: Es una red de oficinas de créditos que intercambian información sustentada en hechos y no en análisis.

Una vez obtenida toda la información necesaria se procede a realizar un análisis de crédito con el fin de establecer una línea de crédito para el cliente que no es más que la cantidad máxima de crédito que el cliente puede adeudar a la empresa vendedora en cualquier momento

Política de cobro

La política de cobro de la empresa consiste en su procedimiento para recuperar las cuentas por cobrar, cuando estas se vencen. La eficiencia de esta política se evalúa, en parte, observando el nivel de gastos por deudas de cobro dudoso. Este nivel depende no solo de la política de cobro, sino también de la política de crédito de la empresa. Si uno supone que el nivel de deudas de cobro dudoso, atribuible a la política de crédito, es relativamente constante, se espera que el aumento de los gastos de cobranza reduzcan las deudas de cobro dudoso.Entre los procedimientos que se utilizan con mayor frecuencia para evaluar las políticas de crédito y cobro está la razón del periodo promedio de cobro y la antigüedad de las cuentas por cobrar.

Antigüedad de las cuentas por cobrar: Es una técnica que indica la proporción del saldo de las cuentas por cobrar que ha estado pendiente durante un periodo de tiempo específico. Esta técnica requiere que las cuentas por cobrar de la empresa se dividan en grupos basados en el momento de su origen. Esta división se realiza en periodos de un mes, retrocediendo tres o cuatro meses.

Elaboración de un Presupuesto de Efectivo

Para elaborar un presupuesto de efectivo es necesario contar con los demás presupuestos de la empresa; sin embargo, veamos a continuación un ejemplo de cómo elaborar uno al contar con la siguiente información:

Supongamos que debemos elaborar el presupuesto de efectivo de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos) para el periodo de los cuatro primeros meses del año; los datos que tenemos son los siguientes:

• se pronostica ventas de 300 unidades para el mes enero, y aumento del 10% a partir de febrero.

• el precio de venta es de $20.

• el cobro de las ventas se realiza el 60% al contado y el 40% al crédito a 30 días.

• se pronostica compras de mercadería de 310 unidades para el mes de enero, y un aumento del 10% a partir de febrero.

• el precio de compra es de $15.

• los proveedores permiten pagar la mercadería el 50% al contado y el 50% restante a crédito a 30 días.

• se estiman gastos por remuneraciones del personal administrativo, alquileres, seguros y servicios por $250 mensuales (gastos administrativos).

• se estiman gastos por remuneraciones del personal de ventas, comisiones, promoción y publicidad por $230 mensuales (gastos de ventas).

• el negocio cuenta con mobiliario y equipo que se deprecia en $50 al mes.

• se obtiene un préstamo por $2 100 el cual debe ser pagado a partir de febrero en amortizaciones constantes de $700 e intereses de $504 en febrero, $336 en marzo, y $168 en abril.

• el pago por impuestos por concepto de renta es del 2% de la utilidad disponible.

Para este ejemplo, antes de elaborar el presupuesto de efectivo, es necesario elaborar los presupuestos de ventas y cobros, ya que las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 60% en el mes que se realizan, y el 40% restante al mes siguiente; y el presupuesto de efectivo muestra el efectivo que realmente ingresa o sale de la empresa.

Presupuesto de ventas

Nota: las ventas empiezan en 300 unidades en enero, y luego tiene un aumento constante del 10%.

Presupuesto de cobros

Nota: de las ventas de $6 000 hechas en enero, cobramos el 60% ($3 600) al contado, y el 40% ($2 400) al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.

Una vez elaborados los presupuestos de ventas y cobros, debemos elaborar los presupuestos de compras y pagos, ya que, igualmente, las compras no se pagan el mismo mes en que se realizan, sino que se pagan un 50% en el mes que se realizan, y el 50% restante al mes siguiente.

Presupuesto de compras

Nota: las compras empiezan en 310 unidades en enero, y luego tienen un aumento constante del 10%.

Presupuesto de pagos

Nota: de las compras de $4 650 hechas en enero, pagamos el 50% ($2 325) al contado, y el 50% restante ($ 2 325) al crédito al crédito a 30 días; lo mismo para los demás meses.

Una vez elaborados los presupuestos de compras y pagos, pasamos a elaborar el presupuesto operativo (estado de resultados proyectado), ya que es necesario determinar el monto que se debe pagar por concepto de impuestos.

Presupuesto operativo (estado de resultado proyectado)

Presupuesto de efectivo

Y, finalmente, asegurándonos de que ya contamos con toda la información necesaria, pasamos a elaborar el presupuesto de efectivo.

Conclusión

Al finalizar este trabajo, podemos concluir diciendo que, el presupuesto de efectivo, como parte de un presupuesto general de una empresa, es de vital importancia para la empresa, sin el manejo bien planeado y efectivo de un presupuesto de efectivo, la empresa puede caer en el error de no contar con suficiente recursos económicos para realizar sus operaciones o por el contrario, aunque no sea tan grave como no contar con suficientes recursos económicos para operar, la empresa puede no darse cuenta de que tiene demasiado efectivo ocioso que podría ser utilizado para generar mas rica a la empresa. Ambas situaciones no son aconsejables dentro de un buen desempeño empresarial y se pueden evitar con el manejo adecuado del presupuesto de efectivo.

Recomendación

Después de haber investigado sobre el presupuesto de efectivo, nuestro grupo recomienda a todos aquellos envuelto en el manejo de una empresa, ya sea esta una pequeña empresa, no importa que esta esté compuesta por uno o varios miembros, o una empresa compuesta por cientos de personas, elaborar un presupuesto general, el cual incluya un presupuesto de efectivo. Creemos que un presupuesto bien elaborado es la espina dorsal de todo negocio, sin un presupuesto, la empresa, como un ser humano sin espina dorsal, se arrastraría sin fuerza ni control por el suelo.

Bibliografía

Libro de Texto:

Burbano Ruiz, J. E. (2005) "Presupuesto. Enfoque de Gestion, Planificacion y Control de Recursos". Tercera Edicion. McGraw Hill, Mexico.

Recursos de Internet.

"El presupuesto de efectivo" 

www.crecenegocios.com/el-presupuesto-de-efectivo/

"Presupuesto de efectivo" – Documentos – Rincón del Vago 

html.rincondelvago.com/presupuesto-de-efectivo.html

"Planeación del efectivo: Presupuesto de efectivo" – Monografias.com 

www.monografias.com › Economía

"Presupuestos De Efectivo" 

www.slideshare.net/jofragov/presupuestos-de-efectivo – Estados Unidos

"El presupuesto de caja" | GestioPolis 

www.gestiopolis.com/canales/financiera/…/presupuestocaja.htm

"PRESUPUESTO DE EFECTIVO" – Eco-finanzas 

www.eco-finanzas.com/…/PRESUPUESTO_DE_EFECTIVO…

"Presupuesto De Efectivo" – Mi Tecnológico 

www.mitecnologico.com/Main/PresupuestoDeEfectivo

"Presupuesto de Efectivo" – Emprendaria – Finanzas 

www.emprendaria.com/nota.php?id_not=458

"Flujo de Caja" 

www.infomipyme.com/Docs/GT/Offline/…/FlujodeCaja.ht…

"Presupuesto" – Wikipedia, la enciclopedia libre 

es.wikipedia.org/wiki/Presupuesto

Autor:

Nelson Ramos