El presupuesto

Introducción

Elaborar un presupuesto, es una actividad muy importante dentro de las organizaciones, y para elaborarlo es conveniente que se pueda tomar en cuenta los siguientes factores; ventajas que ofrecen, limitaciones que se presentan al elaborar un presupuesto, diferencias entre un presupuesto público y privado, períodos y subperíodos presupuestarios, elementos del presupuesto, duración de los períodos del presupuesto, y que es un presupuesto maestro.

Este tema es muy importante dentro de las organizaciones, y es por ello, que estaremos abordando el estudio de cada uno estos factores a lo largo de este trabajo. Se espera que sea de gran importancia e interés para quienes tengan la oportunidad de estudiar este tema.

Ventajas de los presupuestos

Los presupuestos se pueden preparar de diferentes formas, dependiendo de la complejidad deseada. Todos ellos conllevan una serie de ventajas, incluso los presupuestos más simples presentan enormes ventajas por razones internas y externas.

A continuación se presentan algunas ventajas:

1. Obliga a la Dirección a especificar los objetivos a mediano y largo plazo.

2. Obliga a la Dirección a analizar los problemas futuros, para que puedan identificar las diferentes alternativas.

3. Dirige el esfuerzo y la inversión hacia la alternativa más rentable de todas.4. Hace hincapié en la necesidad de coordinación entre todos los elementos de la empresa, ya que permite ver rápidamente las debilidades de una organización.

5. Sirve como medio de comunicación.

6. Proporciona las normas de funcionamiento que sirven para obtener mejores rendimientos.

7. Indica aquellas áreas faltas de control, proporcionando datos que se pueden emplear para analizar las varianzas entre los valores reales y los presupuestados. Estas varianzas sirven como plataforma para el estudio de la causa del problema.

Limitaciones de los presupuestos

 Los bruscos cambios en el medio ambiente, las nuevas disposiciones legales y los acontecimientos mercantiles inesperados tales como huelgas, accidentes pueden sacar de balance al proceso.

Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes:

 - Están basados en estimaciones.

– Deben ser adaptados constantemente a cambios importantes que surjan.

– Su ejecución no es automática, se necesita comprender su importancia.

– Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administración.

Las razones por las cuales los presupuestos y la planeación no tienen más éxito son, entre otras, son las siguientes:

• 1. La incapacidad de la dirección para comprender su sistema.

• 2. Los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados.

• 3. La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal.

• 4. La dirección general no apoya a la actividad o no participa en esta con sentido.

• 5. La incapacidad para entender la importancia crítica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo.

• 6. El compromiso excesivo del proceso presupuestal o la indebida dependencia en el mismo,

• 7. La evaluación inadecuada y desajustes entre productos y mercados

Diferencias entre presupuesto público y privado

Los Presupuestos Públicos se elaboran con base en la idea de control de gastos, se hace primero una estimación de los gastos que se han de originar debido a necesidades pública y después se planea la forma de cubrirlas, estudiando la aplicación de ingresos que se recaben de los impuestos, obtención de empréstitos y la emisión de papel moneda que ocasionaría inflación.

Los Presupuestos en las empresas privadas primero se deben estimar los ingresos para sobre ello predeterminar su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más compleja y difícil de solucionar.

La diferencia entre ambos existe en la presentación del control presupuestal gubernamental y privado y la distinta finalidad que ambas entidades persiguen. Es necesario hacer la distinción entre ambos tipos de presupuestos.

PRESUPUESTO PUBLICO.- A la fecha aún se elaboran los presupuestos públicos con base en la idea de control de gastos;  los gobiernos hacen primero hacen una estimación de los gastos que se hayan de originar debido a las necesidades  públicas y después planear la forma en que podrán cubrirlas, estudiando la aplicación de los ingresos, que habrá de provenir de la recabación de impuestos, de la obtención de los empréstitos y como último recurso de la emisión de papel moneda lo que necesariamente ocasionaría la inflación.

Las entidades gubernamentales, no persiguen en ningún caso la obtención de utilidades, sus funciones consisten básicamente en satisfacer las necesidades públicas de la mejor manera posible. (Este concepto se ve con mayor claridad en la gráfica del punto de equilibrio  de la entidad gubernamental, que representa  que los ingresos y los egresos son iguales. No existiendo perdidas ni utilidades. Tema que se tratará más adelante)

El resultado de la gestión gubernamental se denomina:

• SUPERAVIT: Si los ingresos son mayores a los egresos.

• DEFICIT: Si los ingresos son menores  a los egresos.

PRESUPUESTO PRIVADO.- Las empresas privadas por el contrario, primero deben estimar sus ingresos, para, sobre esta base,  predeterminar  su distribución o aplicación, lo que ocasiona que la integración de su control presupuestal sea más compleja y difícil de solucionar.

Tradicionalmente, las empresas privadas tienen como fin primordial el logro de utilidades,  incluyendo además otros como el beneficio social, la satisfacción de las necesidades de la región.

El resultado de la gestión del sector privado denomina:

• UTILIDAD: Si los ingresos son mayores a los egresos

• PERDIDA: Si los ingresos son menores  a los egresos

De lo expuesto, se deduce que la diferencia existente entre la presentación del control presupuestario gubernamental y el privado, nace de la distinta finalidad que ambas entidades persiguen.

Periodos y subperíodos del presupuesto (tiempo de ejecución)

El o los períodos de control presupuestario, son aquellos períodos en que estando el presupuesto en vigencia, se entra al estudio de la información histórica para compararla con la estimada para ese mismo subperíodo, con el fin de ajustar las estimaciones futuras.

Todo lo expuesto anteriormente, tiene por objeto advertir acerca de dos hechos fundamentales:

• 1.  El presupuesto debe ser programado a través del tiempo, y

• 2.  Hay que elegir períodos y subperíodos de tiempo para los fines de presentación de las cifras estimadas, para su ejecución y control

LA EJECUCIÓN SE REALIZA EN DOS PLANES VINCULADOS E INTERDEPENDIENTES: (AVPP)

• a) Ejecución Física: consiste en realizar las acciones y emplear los recursos con el fin de lograr los productos, en la calidad y cantidad adecuada, en el tiempo y lugar previstos.

Existen dos subsistemas que actúan coordinadamente: uno productivo u operativo, el cual se encarga de llevar acabo los productos y servicios que constituyen la razón de ser del organismo, tales como: enseñanza, atención médica, etc. y el otro administrativo a quien corresponde actividades como contabilidad, computación, recursos humanos, etc.

• b)  Ejecución Financiera: se refiere a la obtención de los ingresos estimados, así como el uso de los créditos presupuestarios autorizados. Esta ejecución financiera se efectúa por etapas, tanto para el caso de los ingresos como el de los gastos.

Ejecución Física Requiere de la participación de:

• Sistema Administrativo: contabilidad, compras, personal,

• Sistema Operativo: productos y servicios esenciales Con el fin de satisfacer necesidades

La conceptualización de estas etapas reviste gran importancia, ya que una de ellas se selecciona para dar por obtenido el ingreso o utilizado el crédito presupuestario a efectos de la liquidación del presupuesto.

PARA LA EJECUCIÓN DE LOS INGRESOS SE IDENTIFICARÁN TRES ETAPAS O MOMENTOS, ELLOS SON:

• Causación: es el momento en que nace el derecho de percibir en ingreso en razón de la venta de bienes y servicios o de disposiciones legales (tributos) que establecen ese derecho.

• Liquidación: momento en que se determina la cuantía de ese derecho, el cual se perfecciona mediante un acto administrativo.

• Recaudación: momento en el cual se extingue ese derecho, mediante la transferencia al acreedor de parte del patrimonio del deudor, a objeto de eliminar la deuda.

Elementos del presupuesto

 Es un plan, esto significa que el presupuesto expresa lo que la administración tratará de realiza.

• Integrado. Indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la empresa. Dirigido a cada una de las áreas de forma que contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, a este proceso se le conoce como presupuesto maestro, formado por las diferentes áreas que lo integran.

• Coordinado. Significa que los planes para varios de los departamentos de la empresa deben ser preparados conjuntamente y en armonía. En términos monetarios, significa que debe ser expresado en unidades monetarias.

• Operaciones: uno de los objetivos primordiales del presupuesto es el de la determinación de los ingresos que se pretenden obtener, así como los gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más detallada posible.

• Recursos: No es suficiente con conocer los ingresos y gastos del futuro, la empresa debe planear los recursos necesarios para realizar sus planes de operación, lo cual se logra, con la planeación financiera que incluya: Presupuesto de Efectivo, Presupuesto de adiciones de activos, Dentro de un periodo futuro determinado.

Duración de los períodos del presupuesto

Duración del periodo contable y periodo de presupuesto, convencionalmente se ha establecido el periodo de validez del presupuesto en un año, el cual se hace coincidir con el ejercicio contable, y este a su vez con el año fiscal.

Sin embargo, para efectos de retroalimentar el proceso, este tiempo se considera extenso, por lo cual el presupuesto se divide en periodos más cortos, generalmente mensuales para coincidir con los reportes contables.

LOS PRESUPUESTOS SE DIVIDEN EN LAS SIGUIENTES ETAPAS:

• Duración del presupuesto: que es de un año o de dos.

• Mecánica del control presupuestal: sincronización y coordinación de actividades.

• Fases del control presupuestal: planeación, formulación, aprobación, ejecución y control.

• Manual de presupuestos: contenido de los objetivos y su duración.

Presupuesto maestro

Es un Presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo. Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo. Consiste además en pronosticar sobre un futuro incierto porque cuando más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentara el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la Empresa.

BENEFICIOS:

• 1. Define objetivos básicos de la empresa.

• 2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las generaciones.

• 3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.

• 4. Facilita el control de las actividades.

• 5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.

• 6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

LIMITACIONES

El Presupuesto solo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro. El presupuesto no debe sustituir a la administración sino todo lo contrario es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad. Es poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto, esto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlos a hechos falsos

Conclusión

El estudio de este tema nos permite hacer una breve síntesis acerca del tema:

Los presupuestos pueden conllevar a una serie de ventajas, tales como; ayudar a especificar los objetivos a mediano y largo plazo, ayudar a analizar los problemas futuros e identificar las diferentes alternativas, proporciona las normas de funcionamiento que sirven para obtener mejores rendimientos. Entre otras.

Los presupuestos también pueden presentar muchas limitaciones; entre ellas que, están basados en estimaciones, deben ser adaptados constantemente a cambios importantes que surjan, su ejecución no es automática. Otras limitaciones que pueden percibirse es que puede existir la incapacidad de la dirección para comprender su sistema, que los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados, La falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal.

Bibliografía

http://henalova.blogspot.es/1239722640/

http://html.rincondelvago.com/presupuesto.html

http://webdelprofesor.ula.ve/economia/nablan/guias/apuntes_de_presupuesto.pdf

http://wikitecaegcti.wetpaint.com/page/F.+Ventajas+de+los+Presupuestos

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/presumaestro.htm

http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/fin/tippresu.htm

http://www.mailxmail.com/curso-como-hacer-presupuestos-inversion/presupuesto-flexible-publico-privado

http://www.xuletas.es/ficha/el-ciclo-presupuestario-presupuestos-operativos-y-financieros/

Autor:

María de los A. Pérez