Consultoría, planificación estratégica para la calidad. Auditorías y certificación

LA CONSULTORÍA Servicio prestado por una persona o personas independientes y calificadas en la identificación e investigación de problemas relacionados con políticas, organización procedimientos y métodos; recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones. CARACTERÍSTICAS DE LA CONSULTORÍA La consultoría es un servicio independiente. La consultaría es esencialmente un servicio consultivo. La consultaría es un servicio que proporciona conocimientos y capacidades profesionales para resolver problemas prácticos. La consultaría no proporciona soluciones milagrosas.

EL PROCESO DE CONSULTARÍA El proceso de consultoría es una actividad conjunta del consultor y del cliente destinada a resolver un problema y a aplicar los cambios deseados en la organización del cliente. Este proceso tiene un comienzo (se establece la relación y se inicia el trabajo) y un fin (la partida del consultor).

FASES DEL PROCESO DE CONSULTORÍA INICIACIÓN Primeros contactos con clientes. Diagnostico preliminar. Planear el cometido. Propuesta de tareas. Contrato. DIAGNOSTICO Descubrir los hechos. Análisis y síntesis. Examen detallado del problema. PLANIFICACIÓN DE MEDIDAS Elaborar soluciones. Evaluar opciones. Propuesta al cliente. Planear la aplicación de medidas.

APLICACIÓN Contribuir a la aplicación. Propuesta de ajustes. Capacitación. TERMINACIÓN Evaluación. Informe final. Establecer compromisos. Planes de seguimientos. Retirada.

EL CONSULTOR DE CALIDAD Son individuos capaces de transformar a una empresa en una organización exitosa después de afrontar pérdidas por ineficiencia, desperdicio, baja moral, y pobre servicio al cliente; mediante el desarrollo de un plan para el mejoramiento continuo, entrenamiento a los ejecutivos en la Gerencia de Calidad, dando a los empleados poder de decisión, y reducción de los defectos.

REQUISITOS EN UN CONSULTOR DE CALIDAD: Experiencia. Costo. Habilidad para relacionarse con la alta gerencia. Personalidad fuerte. Habilidad para trabajar con grupo. Empatía. Habilidades de entrenamiento. Buen comunicador. Educación. Experiencia en la industria. Contactos personales.

PRINCIPALES RAZONES PRÁCTICAS POR LAS QUE UN DIRECTOR O GERENTE SOLICITAN LA AYUDA DE CONSULTORES.

Para que aporten conocimientos y técnicas especiales. Para que aporten una intensa ayuda profesional con carácter temporal. Para que aporten una opinión externa imparcial. Para que justifiquen las decisiones de la dirección.

FUNCIÓN DE LOS CONSULTORES En especial los de procesos se indican a continuación: Ayudar a los equipos de trabajo a identificar los obstáculos que impiden el logro de las metas propuestas Crear un clima de apertura y un ambiente de confianza y respeto a la individualidad de las personas en el seno de los equipos de trabajo

FUNCIÓN DE LOS CONSULTORES Favorecer la solución de problemas en equipo mediante el análisis de sus causas y la generación de alternativas de solución. Promover e intervenir en los cambios que resultan necesarios, según indique el análisis de los problemas Proponer los instrumentos que faciliten la realización de las acciones de cambio. Trabajar concientemente en la formación y desarrollo de los trabajadores y directivos a fin de crear una capacidad propia y permanente de cambio y asegurarse la irreversibilidad de los cambios

¿POR QUÉ ES NECESARIO EL TRABAJO DE LOS CONSULTORES? El trabajo del consultor comienza cuando una situación determinada se considera insatisfactoria y/o susceptible de mejora; idealmente, termina con una situación en que se ha producido un cambio, que se debe valorar como una mejora.

¿QUIÉN RECURRE A CONSULTORES? La consultoría como servicio profesional y método para introducir cambios no se limita a un tipo particular de organización o de situación económica o empresarial. En el curso de su historia, la consultoría se ha ido extendiendo a nuevas esferas de la actividad humana, nuevos países y nuevas regiones.

PLANIFICACIÓN La planificación debe concebirse como un medio para la consecución de un fin, objetivo o propósito, cualquiera que éste sea (el aumento de la producción, la mejora del funcionamiento de una organización, la prestación de un servicio). “La Planificación Estratégica de la calidad" es el proceso por el cual una empresa define su razón de ser en el mercado, su estado deseado en el futuro y desarrolla los objetivos y las acciones concretas para llegar a alcanzar el estado deseado. Se refiere, en esencia, al proceso de preparación necesario para alcanzar los objetivos de la calidad.

Los beneficios derivados del proceso de planificación son éstos: Alinea áreas clave de negocio Fomenta la cooperación entre departamentos. Proporciona la participación y el compromiso de los empleados. Construye un sistema sensible, flexible y disciplinado.

POLÍTICA DE CALIDAD La base del éxito del proceso de mejoramiento es el establecimiento adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado de los empleados; así como también de los productos o servicios que sean brindados a los clientes. Dicha política requiere de la debida autorización del presidente.

LA MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Establece el objetivo principal del accionar de la organización, comunicando su esencia, su significado último y la justificación social de su existencia. Para ello, suele incluir tres elementos principales: Visión Análisis FODA Análisis de brechas

AUDITORÍA Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros contables, dedicados a observar si los mismos eran exactos. En forma sencilla y clara, escribe Holmes: "… la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.”

OBJETIVO Consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoría les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

FINALIDAD son los aspectos bajo los cuales su objeto es observado. Podemos escribir los siguientes: Indagaciones y determinaciones sobre el estado patrimonial, estados financieros y estado reditual. Descubrir errores y fraudes. Prevenir los errores y fraudes. Estudios generales sobre casos especiales, tales como: Exámenes de aspectos fiscales y legales. Examen para compra de una empresa. Examen para la determinación de bases de criterios de prorrateo, entre otros.

CLASIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA SubLas auditorías de la calidad se puede clasificar en : Aplicando el concepto general, se puede decir que la auditora Externa es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un Contador Público sin vínculos laborales con la misma Auditorías Externas : Utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinión independiente sobre la forma como opera el sistema El control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento. El dictamen u opinión independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la información generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pública, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la información examinada.

Auditoría Interna La auditoria Interna es el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de información de una unidad económica, realizado por un profesional con vínculos laborales con la misma Utilizando técnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulación interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.   Las auditorias internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno que redunden en una operación más eficiente y eficaz.

Auditoría Interna Cuando la auditoria está dirigida por Contadores Públicos profesionales independientes, la opinión de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garantía de protección para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Público. La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administración, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para así obtener la confianza del Público.

Auditoría Diferencias entre Auditorías Interna y Externa Existen diferencias substanciales entre la Auditoria Interna y la Auditoria Externa, algunas de las cuales se pueden detallar así: En la Auditoria Interna existe un vínculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditoria Externa la relación es de tipo civil. En la Auditoria Interna el diagnóstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditoria Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

Auditoría Importancia de la Auditorías La adecuación del sistema de calidad de una organización a una norma de referencia La conformidad de las actuaciones del personal de una organización con referencia a los requisitos de su programa de calidad según lo definido en la documentación (mensual de calidad, manual de procedimientos, especificaciones de compras ,etc. La eficacia de las distintas actividades que constituyen el sistema de la calidad de una organización, y de las medidas correctoras/preventivas adoptadas

Auditoría Importancia de la Auditorías Las auditorias de calidad proporcionan a la dirección de la empresa evidencias objetivas basadas en hechos lo cual va a permitir a la dirección tomar decisiones basándose en hechos y no en hipótesis. La Auditoria Interna está inhabilitada para dar Fe Pública, debido a su vinculación contractual laboral, mientras la Auditoria Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pública.

Certificación Es la acción que ejecuta un organismo reconocido e independiente de las partes interesadas, mediante la cual se pone de manifiesto que un producto, proceso o servicio esta conforme con una norma o requisitos permanentes especificados. La certificación de productos supone la emisión de un certificado o de una marca para demostrar que un producto especifico cumple con los requisitos adecuados que garantizan la calidad.

CERTIFICACIÓN Una certificación en general asegura la calidad de: Un producto Un organismo Una persona

CERTIFICACIÓN Certificadores de la ISO 9001 Son aquellos organismo encargaos de verificar a través de un proceso de auditorias que la organización cumple con los requisitos establecidos de la norma CONVENIN ISO 9001-2000. Organismos certificadores en Venezuela SENCAMER; Servicios Autónomo Nacional de Normalización. Calidad metrologia y reglamentos técnicos. FONDONORMA; Fondo para la normalización y certificación de calidad. AQSR ; Automotive Quality Systems Register.