Las cinco S en las organizaciones

Introducción

La aplicación de las Cinco S ha pasado a ser un elemento crítico y fundamental en toda empresa con pretensiones de ser competitiva. Según el famoso consultor Hiroyuki Hirano una de las preguntas que más le formulan los altos directivos es acerca de la política de racionalización que debe implantarse en las empresas para que estas puedan sobrevivir en las próximas décadas. Pregunta a la cual él responde con la frase "Las Cinco S". Las empresas que fracasen en la puesta en práctica de las 5S probablemente fracasarán también en sus intentos de implantar una racionalización en gran escala. No sólo son las 5S el fundamento sobre el que una empresa debe afirmar su supervivencia, son también parte de la cultura corporativa. Las 5S facilitan mejoras sin gastar mucho dinero, de modo que los directivos las encuentran sumamente atractivas.

Las 5S tienen una amplia aplicación, se trate de oficinas y servicios de ventas, al igual que en fábricas, empresas y entidades de servicios, como así también en empresas dedicadas a las explotaciones primarias, y por su puesto en organismos públicos.

Las 5S son de utilidad cualquiera sea el sistema de producción de bienes y servicios adoptado por la empresa. Contribuye a aspectos que pasan por:

• La seguridad.

• La calidad.

• La productividad.

• Los tiempos de producción y plazos de entregas.

• Los costos.

• La motivación.

• El mantenimiento de equipos e instalaciones.

• La disciplina.

• Los niveles de satisfacción.

• La mejora continua

• Y la rentabilidad

Si bien la puesta en práctica de las 5S son fundamentales para un sistema de producción Just in Time, sus objetivos, herramientas y funcionamiento son necesarios y aplicables a cualquier tipo de actividad y sistema de producción de bienes o servicios.

No hay fábrica que fabrique bien las cosas sin un fuerte fundamento 5S. Tampoco hay empresa de servicios que pueda ser productiva y altamente eficiente sin una aplicación efectiva de las 5S. Las Cinco S es una necesidad para poder competir en los mercados, pero no garantiza el triunfo de la empresa. De igual forma que un atleta para competir debe estar sano, ello sólo le permite participar de la competencia, pero no le asegura estar entre los primeros.

Una empresa con una buena aplicación de las Cinco S logra tanto eficiencia como eficacia.

Beneficios de las Cinco S

Muchas empresas y sobre todo fábricas creen estar aplicando exitosamente las Cinco S, pero la experiencia dice que hay pocas fábricas que estén arregladas apropiadamente y en orden. Por muy populares que puedan llegar a ser las palabras Seiri (Organizar) y Seiton (Ordenar) hay pocas organizaciones donde el personal entienda lo que ellas significan y en consecuencia las pongan en práctica. La mayoría de las personas interpreta esas palabras como arreglar las cosas poniéndolas en filas ordenadas.

Las Cinco S corresponden a la primera letra de las palabras japonesas Seiri (organizar), Seiton (ordenar), Seiso (limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada) y Shitsuke (disciplina). Estos conceptos están en las bases y fundamentos para lograr el cero defecto, la reducción de costos, la seguridad y cero averías.

La mayoría de los trabajadores de fábricas y personal de oficinas están acostumbrados a considerar la "búsqueda" de cosas como parte de su trabajo. Buscan piezas, carros, herramientas, plantillas, formularios, comprobantes o documentación. Cuantas más cosas buscan, más se reduce su productividad, y más obsoleta se torna la organización. El personal ni los directivos son conscientes de las pérdidas y costos ocultos que se encuentran en las búsquedas que diariamente tienen lugar en las empresas.

El personal no suele advertir que invierte cinco minutos buscando plantillas, herramientas, útiles y carros en un largo procedimiento de cambio de útiles de una hora de duración. Pero cuando la fábrica implanta los cambios de útiles de menos de diez minutos, esos cinco minutos de tiempo de búsqueda súbitamente resultan ser un despilfarro obvio.

Los hechos son simples:

• Una fábrica con organización, orden y limpieza tiene una productividad más elevada.

• Una fábrica con organización, orden y limpieza fabrica menos productos defectuosos.

• Una fábrica con organización, orden y limpieza hace más entregas dentro de los plazos.

Lo mismo es válido para las labores de oficinas, los servicios de un hospital, los talleres de mantenimiento y reparaciones, las obras en construcción, una escuela, una empresa de transporte y logística, o una entidad pública.

La implantación seria y sistemática de las Cinco S genera de manera directa o indirecta los siguientes beneficios:

• Beneficio 1. Reducción en los tiempos de cambios de herramientas y de preparación, lo cual permite diversificación en la producción de bienes y mayor cantidad de servicios.

• Beneficio 2. Cero defectos aportan calidad más elevada.

• Beneficio 3. Cero despilfarro reduce los costes.

• Beneficio 4. Cero retrasos conduce a entregas fiables.

• Beneficio 5. Cero accidentes promueve la seguridad.

• Beneficio 6. Cero averías significan mejor mantenimiento.

• Beneficio 7. Cero quejas significan mayor confianza.

• Beneficio 8. Cero números rojos significan mayor rentabilidad y crecimiento corporativo.

Significado de las Cinco S

Seiri significa organización o arreglo apropiado. Arreglo apropiado implica distinguir claramente entre lo que se necesita y debe guardarse, y aquello que no es necesario y debe ser retirado. Sorprendentemente este concepto tan simple es mal interpretado con demasiada facilidad. Al principio resulta duro distinguir entre aquello que es necesario y lo que no lo es. Las personas tienden a ser como ratas almacenadoras de cosas. Se rodean de cosas pensando "Quizá lo necesite para los próximos trabajos". Miran una máquina innecesaria y dicen "La dejaremos, ya la usaremos para algo". Mientras ello acontece, los stocks, las máquinas, herramientas, formularios y carpetas continúan apilándose e interfieren en las actividades y procesos de la organización. Esto conduce a la generación de un masivo despilfarro que invade toda la empresa.

Entre los despilfarros generados por la falta de un arreglo apropiado tenemos:

• 1. Inventario innecesario origina gastos extras relacionados con el mismo.

• 2. La fábrica u oficinas requieren de más espacio de almacenamiento y estante, y el espacio comienza a escasear.

• 3. Cuando se producen transportes internos innecesarios, se requiere de palets y carros extras.

• 4. Mayor número de estantes implica mayores costos de compras y gastos de gestión y de personal.

• 5. Se complica diferenciar entre lo necesario y lo que no lo es.

• 6. Los elementos almacenados quedan obsoletos debido a cambios de diseño, períodos de vida limitado, vencimientos, cambios de reglamentaciones, entre otros.

• 7. Los stocks de trabajos en proceso que son innecesarios conducen a defectos de calidad, e incremento de los costos financieros.

• 8. Los equipos innecesarios son un obstáculo para las actividades de producción.

• 9. Los excesos de materiales, estanterías y máquinas complican el diseño de un mejor layout.

Seiton tiene como significado ordenar. Orden implica ordenar los elementos necesarios de modo que sean de uso fácil, y etiquetarlos de modo que cualquiera pueda encontrarlo y cogerlos para su uso. La palabra clave es cualquiera. El orden es fundamental porque elimina muchos tipos de despilfarros en las actividades de producción, de servicios o de oficinas. Estos incluyen el despilfarro de las búsquedas, el debido a la dificultad para usar elementos y el debido a la dificultad en devolverlos. El despilfarro del tiempo invertido en búsquedas se da con frecuencia tanto en fábricas como en oficinas.

Es necesario enfatizar la idea de que cada uno debe ser capaz de comprender fácilmente el orden de las cosas en la fábrica. Esto es muy importante, para no tener que llegar a ser un veterano antes de comprender donde están las cosas.

A continuación se da una lista ejemplificativa de los tipos de despilfarros y los tipos de problemas que se pueden evitar mediante el orden (seiton) correctamente implantado.

• 1. Despilfarro de movimientos: la persona enviada a traer un carro no logra encontrarlo.

• 2. Despilfarro de búsquedas: ninguno puede encontrar la llave para abrir un armario cerrado que contiene herramientas necesarias.

• 3. Despilfarro de energía de personas: un trabajador frustrado se resigna a no encontrar un patrón necesario después de buscarlo en vano durante media hora.

• 4. Despilfarro de exceso de stocks: los cajones de la mesa están desordenados y llenos de lapiceros, portaminas y otros suministros de oficina.

• 5. Despilfarro de productos defectuosos: los sitios de almacenaje de distintos de piezas se han cambiado de lugar sin comunicarlo al operario, de modo que éste toma la pieza equivocada sin advertirlo y la usa en la producción.

• 6. Despilfarro de condiciones inseguras: las cajas con suministros se han dejado en un pasillo, causando que alguien tropiece y se accidente.

Seiso, cuyo significado es limpieza. La limpieza implica tener los suelos y paredes absolutamente limpios y mantener las cosas aseadas y en orden. Lo fundamental consiste en mantener limpios los suelos, máquinas, instrumentos, herramientas, insumos, productos en proceso y terminados, o para la venta. Es para ello fundamental encontrar formas de evitar la suciedad, el polvo y los recortes en el taller. Debe quedar en claro que no se trata de llevar a cabo la limpieza al finalizar la jornada, los lugares de trabajo deben estar continuamente limpios, ya que ello es fundamental tanto para lograr mejores niveles de calidad, como así también en materia de seguridad y un mejor mantenimiento de las máquinas y equipos. Por supuesto que todo ello tiene a su vez un reducción en los costos de los procesos, productos y servicios.

La limpieza constituye el tercer pilar de las Cinco S, un componente que implica retirar de los lugares de trabajo el polvo, las limaduras, grasa, el aceite y cualquier tipo de suciedad. Cuando se limpia un área, es inevitable que también se efectué alguna inspección de las maquinarias, equipos y condiciones de trabajo. Como consecuencia de esto, la limpieza significa también inspección.

Las fábricas que no ponen en práctica la limpieza sufren los siguientes tipos de síntomas:

• 1. Las ventanas tienen tanta suciedad que muy poca luz se filtra incluso en un día soleado.

• 2. Algunas áreas tienen una iluminación deficiente y el trabajo tiende a perder eficiencia en esos lugares.

• 3. Los pasillos están oscuros y por tanto son poco seguros.

• 4. Los defectos son menos obvios en las fábricas sucias y desordenadas.

• 5. La confianza de los clientes se erosiona cuando ven suelos sucios y charcos de agua o aceite.

• 6. Los charcos de agua y aceite causan resbalones y daños.

• 7. El personal debe evitar los charcos de agua y aceite mientras trabaja.

• 8. Las máquinas están tan sucias y cubiertas de grasa que es difícil observar sus niveles de aceite e indicadores de temperatura.

• 9. Las máquinas no reciben suficiente mantenimiento ni chequeos y tienden a averiarse con frecuencia.

• 10. Las averías de las máquinas no sólo causan problemas a los procesos siguientes sino que eventualmente retrasan las entregas.

• 11. Las máquinas que no reciben suficiente mantenimiento tienden a operar incorrectamente de vez en cuando, lo que puede ser peligroso.

• 12. Las limaduras y recortes dispersos en el suelo pueden dar origen a daños.

• 13. Tener virutas en todo el entorno puede dañar los ojos de las personas.

• 14. El equipo que no se mantiene limpio tiende a producir más artículos defectuosos.

• 15. Una fábrica en la que se tolera que se acumulen las virutas, recortes, suciedad y polvo incita a tener una baja en la moral del personal.

• 16. Las mesas de trabajo desordenadas en las oficinas hacen imposible implantar la organización y el orden haciendo menos productivo el trabajo.

• 17. La voluntad de trabajo se debilita cuando suelos y paredes están sucios.

Seiketsu es la limpieza estandarizada, pudiendo definirse la misma como el estado que existe cuando se mantienen apropiadamente la organización, el orden y la limpieza. El seiketsu integra la organización, orden y limpieza en un conjunto unificado. ¿Qué hay de bueno en la implantación de la organización, orden y limpieza si las condiciones se deterioran constantemente? No se trata de ordenar las herramientas e insumos, o limpiar el lugar de trabajo al final del día o antes de una visita de inspección. De lo que se trata es de mantener constantemente limpios y ordenados los lugares de trabajo, sin acumulación de elementos innecesarios.

Shitsuke implica hacer un hábito estable del mantenimiento apropiado de los procedimientos correctos. El tiempo y esfuerzo asociados con el establecimiento del orden y arreglo apropiado serían en vano si no tenemos la disciplina de mantenerlos. El shitsuke (disciplina) es importante porque sin ella, la implantación de las cuatro primeras fases rápidamente se deteriorarían.

Cuando la disciplina no se aplica correctamente se observa que:

• 1. Los elementos innecesarios empiezan a acumularse tan pronto como se ha completado la implantación de la Organización.

• 2. Aunque la implantación del Orden se haya planificado bien, herramientas y plantillas no se devuelven a los lugares designados después de usarlas.

• 3. Aunque el equipo se ensucie, poco o nada se hace para limpiarlo.

• 4. Se deja que los elementos se sitúen en las rutas de paso, propiciando que las personas tropiecen y se dañen, o entorpeciendo las labores.

• 5. Las máquinas sucias o impropiamente lubricadas empiezan a funcionar mal y producen artículos defectuosos, o generar detenciones en las actividades.

• 6. Lugares de trabajo sucios, mal iluminados y desorganizados rebajan la moral de los empleados.

Resistencias en la aplicación de las Cinco S

En muchas empresas existen resistencias que interfieren en la plena aplicación de las 5S, siendo ellos de variadas características. Algunas de las frases más escuchadas son:

Resistencia 1. "Es necesario mantener los equipos sin parar"

La Dirección ante las presiones de entregar oportunamente y en cantidades suficientes los productos que se fabrican, no aceptan fácilmente que un puesto de trabajo sea más productivo cuando se mantiene seguro, en orden y limpio. Se considera que la limpieza es una labor que consume tiempo productivo, pero no se aprecian los beneficios que tiene de ayudar a eliminar las causas de averías como el polvo abrasivo, oxidaciones y fuentes de contaminación.

Resistencia 2. "Los trabajadores no cuidan el puesto de trabajo; por lo que ¿para qué perder tiempo?"

Si los colaboradores no poseen los recursos o no se establecen metas para mejorar los métodos de trabajo, será difícil que el operario tome la iniciativa. Es seguro que los trabajadores apreciarán los beneficios, ya que son ellos los que se ven afectados directamente por la falta de las 5S.

Resistencia 3. "Hay pedidos urgentes como para perder tiempo limpiando"

Es frecuente que el orden y la limpieza se dejen de lado cuando hay que realizar un trabajo urgente. Es verdad que las prioridades de producción a veces presionan tanto que es necesario que otras actividades esperen; sin embargo, las actividades de las 5S se deben ver como una inversión para lograr todos los pedidos del futuro y no solamente los puntuales requeridos para el momento.

Resistencia 4. "Creo que el orden es el adecuado; por lo que no perdamos tanto tiempo…"

Algunas personas consideran que solamente los aspectos visibles y de estética de los equipos son suficientes. Sin embargo, ya hemos visto que las 5S deben servir para logar identificar problemas profundos en el equipo, ya que es el contacto del operario con la máquina lo que permite identificar averías o problemas que se pueden transformar en graves fallos para el equipo. La limpieza debe considerarse como una primera etapa en la inspección de mantenimiento preventivo en la planta.

Resistencia 5. "Sale más barato contratar la limpieza a una compañía externa"

El trabajador que no sabe operar en un equipo y que es contratado únicamente para realizar la limpieza, impide que el conocimiento sobre el estado del equipo sea aprovechado por la empresa y consecuentemente se pierda. El contacto cotidiano con la maquinaria ayuda a prevenir problemas y mejorar la información hacia los técnicos expertos de mantenimiento, y aumenta el conocimiento del operario sobre el comportamiento de los procesos.

La puesta en práctica de las Cinco S requiere de un compromiso de la dirección para promover sus actividades, ejemplo por parte de los supervisores y apoyo permanente de los responsables de los sitios de trabajo. El apoyo de la dirección con una mirada atenta permanente de la actuación de sus colaboradores, el estímulo y reconocimiento es fundamental para perpetuar el proceso de mejora. La importancia que los encargados y supervisores le den a las acciones que deben realizar los operarios será clave para crear una cultura de orden, disciplina y progreso.

En primer lugar es necesario que la alta dirección asuma como propios los objetivos del programa. Los directivos deben mostrar señales claras de su apoyo y dar ejemplo de lo que predican. De otra forma, pueden hablar lo que quieran, pero no les escucharán.

El segundo factor a considerar es la creación de un sistema que estimule la repetitividad y las revisiones. Como el entrenamiento y la disciplina se supone que hacen automáticos los buenos hábitos, se requiere un sistema que estimule la persistencia de las actividades y revise su efectividad. Para esto, puede ser necesario revisar a fondo los procedimientos y situaciones corrientes, y repensar todo desde el principio.

En tercer lugar debe diseñarse una estrategia motivadora que mantenga a cada uno consciente de los resultados de sus esfuerzos. La sabiduría común dice que uno obtiene lo que se merece, pero las recompensas y críticas a menudo se controlan por el arbitrio de las personas con poder. Más bien que justo repetir la frase dicha, es mejor crear unas estructuras que incorporen el principio de obtener buenos resultados por hacer buenas cosas, de modo que las personas obtengan lo que se merecen.

Diez principios básicos para implantar las 5S

• I. Tener siempre en cuenta que la verdadera meta es una línea de producción bien ordenada y de flujo regular. No permitir nunca que el proceso 5S se convierta en un fin en sí mismo.

• II. Para evitar que el proceso se atasque, primero desembarazarse de todo el stock de trabajo en curso en exceso. Si se instalan y mantienen líneas de producción en forma de U, organización y orden siguen en forma natural.

• III. Distinguir entre los elementos necesarios y los innecesarios, y desprenderse inmediatamente de estos últimos. Los stocks en exceso son los principales elementos innecesarios.

• IV. Eliminar el despilfarro que se origina por estar buscando cosas. El secreto del orden es posicionar los elementos de acuerdo con su frecuencia de uso y asegurarse de que vuelven fácilmente al lugar asignado.

• V. Todos tienen que responsabilizarse de la retirada de partículas y recortes, incluidos los mandos. Esto mantendrá la planta limpia y pulida.

• VI. La limpieza es una ocasión para inspeccionar todas las partes de los equipos. Las máquinas deben etiquetarse indicando su tendencia a averiarse, y deben limpiarse e inspeccionarse cada día.

• VII. Los aseos y duchas deben ser mejores que los que los empleados tienen en sus casas. Esto crea una atmósfera de limpieza en toda la planta.

• VIII. Los cables eléctricos no deben colgar del techo. La línea de producción estará más ordenada si los cables entran o salen de las máquinas por los laterales.

• IX. Los departamentos administrativos deben disponerse también en líneas en forma de U, lo que facilita un ejemplo de 5S fácilmente observable.

• X. Si la dirección apoya firmemente y da ejemplo de las primeras 4S, la quinta S, disciplina, seguirá de forma natural.

Conclusiones

Las Cinco S no deben ser una moda ni el programa del mes, sino una conducta de la vida diaria. Por tanto toda empresa con aspiraciones de mejorar sus niveles de calidad, costos, tiempos, satisfacción y productividad debe poner el acento en una óptima implementación y seguimiento en la aplicación de las Cinco S.

Es necesario volver a repetirlo, las Cinco S no sólo deben ser aplicadas a las actividades industriales, sino también en talleres de mantenimientos y reparaciones, comercios, almacenes de insumos y productos terminados, oficinas bancarias o de aseguradoras, estudios jurídicos o contables, sanatorios y hospitales, empresas constructoras, actividades mineras, y oficinas gubernamentales entre muchas otras.

Las Cinco S son el primer paso en la búsqueda de la mejora continua, la reducción de costos y la mejora de la calidad. Todo lo que implique falta de organización, orden y limpieza lleva a la acumulación de crecientes despilfarros e improductividades.

Una empresa con aspiraciones de ser más eficaz y eficiente no puede dejar de aplicar las Cinco S en todas sus áreas y procesos. Las 5S son una pieza fundamental en el logro de una mayor motivación y disciplina del personal en los puestos de trabajo.

Bibliografía

Las 5S. Orden y Limpieza en el puesto de trabajo. Francisco Rey Sacristán. FC Editorial.2005.

Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo. Masaaki Imai. Editorial McGraw Hil. 1998.

Las Cinco S Plus. Lefcovich, Mauricio León. www.monografias.com. 2004.

Autor:

Lic. Mauricio Lefcovich

Especialista en Kaizen y Lean Management