COZUCUID – LUZ I. El Problema Ineficiencia e ineficacia institucional exige procesos de reestructuración en los Poderes Judiciales de América Latina. En Venezuela se desarrollo la implantación de un nuevo modelo organizacional que produce cambios en los Tribunales del país. Se desconoce el alcance de los cambios y su impacto en términos experiencia laboral y comportamiento organizacional. El Poder Judicial no cuenta con un sistema de evaluación organizacional, ni tiene definido lineamientos, criterios o indicadores evaluativos. En Ciudad Bolívar, a 8 años de iniciarse la implantación del modelo JurIs 2000, no existe una evaluación formal, científica, institucional de los efectos y consecuencias de los cambios. Se desconoce el status del proceso de cambio, y su incidencia en factores como el desempeño organizacional, el funcionamiento operativo y la percepción de los usuarios internos y externos.
COZUCUID – LUZ GENERAL Evaluar el Cambio Organizacional generado con la implantación del modelo Juris 2000 en los Tribunales del Palacio de Justicia de Ciudad Bolívar. Estado Bolívar. Objetivos ESPECÍFICOS Caracterizar el modelo organizacional Juris 2000. Determinar los cambios generados con la implantación del modelo organizacional. Identificar debilidades y fortalezas del modelo organizacional. Determinar niveles de eficiencia y eficacia en el modelo organizacional. Analizar percepciones de los usuarios internos y externos sobre el cambio del modelo organizacional. Formular recomendaciones para la optimización del modelo Juris 2000 en los Tribunales del Palacio de Justicia de Ciudad Bolívar- Estado Bolívar.
II. Marco Referencial ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN BASES TEÓRICAS – Modelos Organizacionales – Modelo Organizativo Judicial Venezolano – Desempeño Organizacional – Cambio organizacional – Tipos de Cambios Organizacional – Etapas del Cambio Organizacional – Comportamiento Organizacional – Desarrollo Organizacional – Planificación Institucional – Evaluación Organizacional – Productividad: eficiencia y eficacia organizacional BASES LEGALES DE LA INVESTIGACIÓN
COZUCUID – LUZ Sistema de Variables
COZUCUID – LUZ Sistema de Variables
COZUCUID – LUZ III. Marco Metodológico Tipo de Investigación Diseño de Investigación Técnicas e Instrumento de Recolección de Información Confiabilidad del Instrumento Técnicas e Instrumentos de Procesamiento de Datos (128) Funcionarios judiciales (usuarios internos) jueces, secretarios, asistentes, auxiliares y alguaciles, que han laborado en el Palacio de Justicia desde antes del año 2002. (55) Abogados (usuarios externos) que cumplen con la condición de haber litigado en la sede judicial de Ciudad Bolívar desde antes del año 2002 y hasta la actualidad. Población
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficas. El liderazgo de las funcionarias de la Unidad Coordinadora de Proyectos (UCP), en el proceso de implantación y control del modelo organizacional Juris 2000, ha sido positivo y efectivo. Abogados Litigantes Funcionarios Judiciales
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. Los coordinadores de las Oficinas de Apoyo (OAP, URDD, ALGUACILAZGO, UAC, UCI) han contribuido a mejorar el funcionamiento de los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficas. Los coordinadores de los Circuitos Judiciales han mejorado el funcionamiento de los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficas. Los coordinadores de Secretarios y Asistentes han mejorado el funcionamiento de los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El sistema Juris 2000, ha mejorado el funcionamiento de los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El uso de computadoras, redes informáticas e impresoras, ha mejorado el funcionamiento de los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El sistema Juris 2000 ha mejorado el respaldo y certificación de actuaciones procesales realizadas o presentadas en los expedientes. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El sistema Juris 2000 ha mejorado el seguimiento y reporte estadístico del trabajo realizado por los Tribunales y funcionarios judiciales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El sistema juris 2000 ha mejorado la organización y ubicación de los expedientes en los Tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El modelo organizacional Juris 2000 ha mejorado la transparencia en la distribución de causas entre los Tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. Las oficinas de apoyo a la actividad jurisdiccional (oap, urdd, alguacilazgo) han mejorado la atención al público. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. Las oficinas de apoyo a la actividad jurisdiccional (urdd, alguacilazgo) facilitan la presentación-consignación de documentos dirigidos a los Tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. Las oficinas de apoyo a la actividad jurisdiccional (oap, URDD, UAC, UCI, Alguacilazgo) han mejorado el funcionamiento de los Tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. La organización de los tribunales por Circuitos Judiciales ha mejorado el funcionamiento de los Juzgados. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. La implantación del modelo organizacional juris 2000 ha generado cambios fundamentales en los Tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. La implantación del modelo organizacional Juris 2000 ha producido cambios estructurales, tecnológicos y laborales en los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. La implantación del modelo organizacional Juris 2000 ha sido improvisado (no planificado). Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El proceso de implantación del modelo organizacional Juris 2000 se encuentra aún en fase de implementación – transición. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El modelo organizacional Juris 2000 ha consolidado una nueva institucionalidad en los Tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El modelo organizacional Juris 2000 ha tenido efectos negativos en el funcionamiento de los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. Los cambios de infraestructura realizados en el Palacio de Justicia, para ajustarse al nuevo modelo organizacional, han mejorado el funcionamiento de los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El modelo organizacional Juris 2000 ha mejorado la celeridad en los procesos judiciales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El modelo organizacional Juris 2000 ha mejorado el acceso a los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El modelo organizacional Juris 2000 ha contribuido a mejorar la administración de justicia. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El nuevo modelo organizacional juris 2000 ha contribuido a garantizar una justicia accesible, transparente, responsable y expedita. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El modelo organizacional Juris 2000 facilita el ahorro de tiempos y recursos en los tribunales. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. El sistema de entrega de Copias por las Oficinas de Apoyo (URDD, OAP, ALGUACILAZGO) facilita el proceso de entrega de las mismas. Funcionarios Judiciales Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ IV. Resultados Gráficos. La Autoconsulta facilita el acceso a la información y el seguimiento de los expedientes. Abogados Litigantes
COZUCUID – LUZ V. Conclusiones En relación a la caracterización del modelo organizacional Juris 2000: Modelo orgánico de estructura matricial con divisiones jurisdiccionales, administrativas y equipos interdisciplinarios. Doble línea de autoridad. Segmentación de funciones, descentralización de decisiones administrativas y ampliación de jerarquías administrativas. En cuanto a los cambios generados con la implantación del modelo organizacional. – Cambio oficialmente autorizado y objetivamente planeado, de segundo nivel o multidimensional. Involucra estructura, tecnología, procesos y personas en orden incremental. – El adiestramiento y el respeto a los perfiles de cargo, se ha atendido. – Se ha modificado el comportamiento organizacional. Mejorado la calidad del servicio en los Tribunales y elevado la satisfacción de los usuarios internos y externos. – Se reflejan nuevos métodos y dinámicas laborales, en cuanto a equidad en la distribución interna del trabajo, procesos de consignación de documentos, acceso a la información, consulta y ubicación de expedientes, utilización de equipos y herramientas, respaldo y certificación de actuaciones, control estadístico de actividades y transparencia en la distribución de expedientes. – El proceso de cambio se encuentra en una fase de progreso no muy bien determinada, de transición a recongelamiento, o de implementación a institucionalización. Incluye incorporación de equipos informáticos y el sistema informático (Juris 2000) que han reforzado el proceso de cambio.
COZUCUID – LUZ V. Conclusiones En atención a las debilidades y fortalezas del modelo organizacional: – Fortalezas y beneficios no necesariamente asociados al trabajo jurisdiccional. – La entrega de copias por OAP aceptada por usuarios internos, rechazada por abogados. – La autoconsulta, rechazada por mayoría de abogados litigantes. – Se reconoce como positiva la política de descentralizar decisiones administrativas, delegar autoridad y responsabilidades puntuales en mandos medios. – El modelo ha fomentado la “homogeneización de los sistemas de trabajo”. – Tendencias opinativas positivas no son absolutas. Pueden perfeccionarse sectores y elementos organizacionales en procura de la optimización y excelencia institucional. En cuanto a los niveles de eficiencia y eficacia. – El sistema Juris 2000, ha facilitado: acceso a la información judicial, celeridad, respaldo informático, distribución equitativa de asuntos, ubicación y ordenamiento de expedientes y el control estadístico del trabajo y estatus de las causas. – Impacto positivo en niveles de desempeño y formas de trabajo. Ahorro de tiempos, equidad laboral interna y mayor flexibilidad y agilidad en comportamiento organizacional. – El modelo contribuye al alcance de la misión, visión y objetivos institucionales. – Se revelan avances significativos en términos de eficacia, aunque existen áreas operativas y funcionales con espacios para la perfección y la calidad total. Se observan mejoras en la eficiencia organizacional, en lo que respecta al rendimiento o desempeño del servicio prestado, el nivel o cantidad de resultados positivos alcanzados y los insumos o recursos utilizados.
COZUCUID – LUZ V. Conclusiones En consideración a las percepciones de los usuarios internos y externos sobre el cambio del modelo organizacional. El liderazgo del cambio asumido desde la UCP y las Coordinaciones de Circuitos y Oficinas de Apoyo a la Actividad Jurisdiccional, es reconocido por usuarios internos y externos, como efectivo, positivo y útil. El sistema de rotación del personal entre funciones operativas y áreas similares, es asumido por la mayoría de usuarios externos e internos, y considerada una práctica y política adecuada, que ha mejorado el funcionamiento de los Tribunales. – Los funcionarios judiciales y abogados litigantes presentan percepciones normalmente positivas en relación al cambio organizacional, no obstante, se observa una tendencia a la aceptación simple de algunos valores que junto la presencia de mínimos rechazos denotan la necesidad de seguir avanzando y optimizando factores y elementos.
COZUCUID – LUZ V. Recomendaciones Al Juez Rector, Presidente del Circuito Penal, Director Administrativo Regional y Jefe de Servicios Generales. – Fortalecer política de descentralización. – Continuar profundizando la “homogeneización de los sistemas de trabajo”. Evaluar cuantitativamente efectos del modelo en cuanto a ahorro de tiempos y recursos. – Promover y explicar misión, visión y objetivos institucionales, y orientar componentes organizacionales en función consciente de éstos. Fijar y publicitar con claridad objetivos y metas alcanzadas y proyectadas. Apoyo al liderazgo de la Unidad Coordinadora de Proyecto. Para la División de Personal: – Mantener a empleados judiciales actualizados y conscientes de la estructura, característica y principios del modelo organizacional. – Garantizar plenamente, el adiestramiento y el respeto a los perfiles de cargo. Dirigir, en coordinación con la UCP, procesos de formación y entrenamiento. Elaborar un modelo o sistema de evaluación integral o de 360º. – Implementar junto a la UCP una política continua de charlas de formación para el uso eficiente e integral de equipos informáticos de computación y el sistema informático Generalizar el sistema de rotación del personal administrativo entre funciones operativas y áreas similares, cómo política de gestión del talento humano.
COZUCUID – LUZ V. Recomendaciones Para la División de Finanzas de la Dirección Administrativa Regional del Estado Bolívar: Otorgar prioridad a inversiones en favor de la instauración y consolidación de la figura de los Circuito Judiciales y demás componentes organizacionales necesarios. Elevar la eficiencia organizacional, en cuanto a insumos o recursos utilizados, controlando rigurosamente el buen uso de equipos y el consumo de los materiales. Para la Unidad Coordinadora de Proyectos: – Trabajar en pro de mejorar la utilidad de Autoconsulta. – Formular conjuntamente con el Director Administrativo Regional, la Presidenta del Circuito Penal y Rectora del Poder Judicial, indicadores de gestión para la sede judicial de Ciudad Bolívar. – Definir e informar a los usuarios internos y externos lo relacionado con el estatus del proceso de cambio, explicando regularmente los nuevos proyectos y avances. – Monitorear rigurosamente el respeto y buen uso del sistema Juris 2000 en procura de garantizar total transparencia y seguridad jurídica. – Elevar a la consulta de los entes nacionales respectivos la desaplicación de la práctica de entrega de copias por las Oficinas de Atención al Público, o proponer un reenfoque, menos burocrático y más útil y eficaz de tal práctica en esta localidad. – Seguir perfeccionando el reporte y uso gerencial de las estadísticas derivadas del sistema, generalizando su manejo y comprensión estratégica.