- Concepto
- Iniciar un proceso de Benchmarking
- Fases de un proceso de Benchmarking
- Enfoque del Benchmarking
- Aplicaciones del Benchmarking
- Procedimiento de implementación
- Modelo de Benchmarking
- Estratificación de procesos en el Benchmarking
- ¿Qué es planear?
- ¿Y ahora, cómo lo hacemos?
- Conclusiones
Se trata de un proceso de investigación constante que busca nuevas ideas para llevar a cabo métodos, prácticas y procesos de adaptación de características positivas, con el fin de obtener lo mejor de lo mejor.
El benchmarking se puede llevar a cabo tanto en la parte industrial como en la comercial y administrativa pues no se limita a una área en especial. Se basa firmemente en contemplar y comprender no solo el mundo interno de la compañía, sino más importante aún, evaluar constantemente el externo. Es una forma de comparar lo que usted hace con las mejores practicas (best practices) implementadas por otras empresas de éxito reconocido para evaluar el desempeño y determinar los cambios. La palabra benchmarking proviene del ingles bench marck que significa marca o punto de referencia; es decir, se toma un punto de comparación para medir lo hecho por nosotros y por los demás.
Para iniciar un proceso de benchmarking se requiere lo siguiente:
1. Conocer su operación. Evalúe los puntos débiles y fuertes dentro de su empresa. Recuerde que la competencia también lo hará para descubrir sus puntos débiles; si usted no los conoce, no estará en condiciones de defenderse.
2. Conocer a los dirigentes de la industria o a los competidores. Sólo estará preparado para diferenciar sus posibilidades de mercado, si conoce la fuerza y debilidad de la competencia. Más importante aún, se dará cuenta que solo la comparación y comprensión de las mejores practicas de la industria o de los dirigentes funcionales asegurarán la superioridad.
3. Incluir lo mejor. Aprenda de las fortalezas de los dirigentes y de la competencia en la industria, descubra lo qué son y cómo lo lograron. Encuentre esas mejores practicas en cualquier lugar y no dude en copiarlas, modificarlas o incorporarlas a su propia operación. Imite sus puntos fuertes.
4. Obtener la superioridad. Si ha llevado a cabo investigaciones cuidadosas de las mejores prácticas y las ha incorporado a su operación, entonces usted habrá aprovechado los puntos fuertes existentes, habrá llevado los puntos débiles a igualar el mercado y habrá ido más allá, a incluir lo mejor de lo mejor. Esto es una posición de superioridad.
Según David T. Kerns, director general de Xerox Corporation y principal iniciador de este concepto, el benchmarking es "el proceso continuo de medir productos, servicios y practicas contra competidores más duros o aquellas compañías reconocidas como líderes en la industria".
De igual forma, Robert C. Camp, autor de libro Benchmarking, define a este como "la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente". Esta puede ser una definición más general, ya que no se enfoca solamente a la competencia, sino a las empresas de mayor éxito -sin importar su giro o sector- y que pueden representar una valiosa aportación en cuanto a sus procesos para aplicar dentro de su empresa.
Es importante, ahora, definir también lo que es el benchmarking, de manera que no confunda el concepto con otras prácticas y evite cometer errores en su aplicación.
Benchmarking no es una panacea o un programa. Tiene que ser un proceso continuo de administración que requiere una actualización constante.
Benchmarking no es un proceso de recetas de libros de cocina que sólo requiere buscar los ingredientes para aplicarlos y obtener un resultado.
El benchmarking es un proceso de descubrimiento y una experiencia de aprendizaje; se deben observar cuales son las mejores prácticas y proyectarlas al desempeño del futuro.
Benchmarking es una nueva forma de hacer negocios. Obliga a utilizar un punto de referencia que asegure la corrección de la fijación de objetivos.
Es un nuevo enfoque administrativo.
Según los expertos, un proceso de benchmarking consta de cinco fases:
1. Planeación
- Identificar que se va a someter a benchmarking.
- Identificar compañías comparables.
- Determinar el método para recopilar los datos.
- Recopilación de datos.
2. Análisis
- Determinar la brecha de desempeño actual.
- Proyectar los niveles de desempeño futuros.
3. Integración
- Comunicar los hallazgos del benchmarking y obtener aceptación.
- Establecer metas funcionales.
4. Acción
- Implementar acciones especificas y supervisar el progreso.
- Recalibrar los benchmarks.
5. Madurez
- Corregir e innovar cuando se logre una posición de liderazgo.
- Implementar prácticas completamente integradas a los procesos.
El proceso de benchmarking, que se inició como una práctica exclusiva de las multinacionales, contagia cada vez más a empresas pequeñas que necesitan mantenerse actualizadas en las prácticas modernas de un negocio.
Si el suyo tiene como objetivo entrar a competir en las grandes ligas, le recomendamos no perder de vista estrategias como esta que le ayudarán a ser mejor.
El enfoque del benchmarking (figura 1) tiene como misión la continuidad, evaluación y sistematicidad de procesos para conllevar a mejores prácticas y resultados. Debe verse con una perspectiva de crecimiento diferente, puesto que el benchmarking implica ser lo suficientemente humilde para admitir que otro es mejor en algo, y ser lo suficientemente sabio para aprender cómo igualarlo e inclusive superarlo.
- Al establecer comparaciones entre las empresas, no sólo deben verse cifras de crecimiento y productividad, sino también comparar los procesos. Así se definen habilitadores o componentes de la mejor práctica que la empresa puede tomar como ejemplo a seguir. Para esto, deben establecerse las aplicaciones del benchmarking en cada elemento del proceso.
- Una de las primeras aplicaciones es el benchmarking interno.
- En la mayor parte de las grandes empresas con múltiples divisiones se presentan funciones similares en diferentes unidades de operación. En este caso, el benchmarking compara estas operaciones internas, pero debe contarse con disponibilidad de información.
- Este primer paso en las investigaciones de benchmarking es una base excelente no sólo para descubrir diferencias de interés sino también para centrar la atención en los temas críticos y de interés para comprender las prácticas provenientes de investigaciones externas.
- También pueden ayudar a definir el alcance de un estudio externo.
PROCEDIMIENTO DE IMPLEMENTACIÓN
Para realizar un proceso de benchmarking dentro de una empresa deben definirse los instrumentos a utilizar para tal fin, como las encuestas, que se aplican a diversos miembros de la organización para evaluarla tanto a nivel cuantitativo como a nivel cualitativo.
Dichas encuestas son de carácter diagnosticable, especialmente en los módulos organizacionales y en los módulos de tecnología, transferencia e innovación. La evaluación obtenida define las etapas y actividades de cada proceso y los indicadores de innovación y desarrollo tecnológico, siendo cualitativa y cuantitativamente evaluados en la empresa interesada.
En este modelo se establecen cuatro pasos centrales: Planear, hacer, verificar y actuar. En el momento de iniciar este modelo a nivel estratégico, el primer paso es la identificación de los clientes potenciales. Se determinan los factores críticos de éxito del cliente y se evalua su desempeño; luego se identifican los procesos básicos que permitirá su priorización para someter a un benchmark a la empresa; se determina si el benchmark es adecuado y, por último, se comunican los hallazgos y se actualiza al comité de trabajo.
MODELO DE BENCHMARKING
En este modelo se establecen cuatro pasos centrales: Planear, hacer, verificar y actuar. En el momento de iniciar este modelo a nivel estratégico, el primer paso es la identificación de los clientes potenciales.
Se determinan los factores críticos de éxito del cliente y se evalua su desempeño; luego se identifican los procesos básicos que permitirá su priorización para someter a un benchmark a la empresa; se determina si el benchmark es adecuado y, por último, se comunican los hallazgos y se actualiza al comité de trabajo.
ESTRATIFICACION DE PROCESOS EN EL BENCHMARKING
En el primer paso en la estratificación, se define el sistema de costos a usar. Posteriormente se establecen los factores críticos en forma de procesos, se discriminan los subprocesos como las actividades y tareas pertenecientes a un proceso macro.
Con esto se determina la actividad a seguir y se asignan tareas para cada caso. Por ejemplo, para procesos de carácter operativo en una organización.
Planear es tener una visión globalizada de lo que se quiere realizar dentro de la organización. Para esto, y sabiendo de antemano que el propósito es utilizar al benchmarking como medio de obtención de resultados positivos, se debe formar el equipo de benchmarking, con el fin de establecer un área relativa de trabajo que pertenece a la organización funcional de la empresa.
Se prosigue con la documentación de procesos y subprocesos para adecuar un ámbito de estudio. Se elabora el plan general del ejercicio y, como todo resultado parcial del proceso, debe comunicarse ante el comité de trabajo.
El proceso de hacer lo que se planeó se centra en la recopilación de datos. En este momento, la empresa ya tiene previo conocimiento de lo que quiere hacer y para esto también debe seguirse a una serie de pasos.
Primero, debe definir criterios para seleccionar los socios potenciales, se identifican y se contactan los de mejores prácticas en el mercado, se desarrollan instrumentos de recolección de información, y se procede a desarrollar la respectiva investigación, según el propósito planteado inicialmente.
Para efectos de este procedimiento, sólo basta con hacer esta comparación: La recopilación de datos es similar a la recolección de basura, ya que se debe saber anticipadamente qué se va a hacer con el material.
- Debe reconocerse que el benchmarking se ha convertido en un proceso que se concentrará en los procesos y operaciones de negocios de las empresas que sean reconocidas como las mejores prácticas de la industria, por lo cual es una nueva forma de administrar ya que cambia el esquema de comparación sólo a nivel interno por el de comparar las propias operaciones con estándares impuestos externamente por las empresas reconocidas como los líderes del negocio o aquellas que tienen la excelencia dentro de la industria.
- El benchmarking no es un mecanismo para determinar reducciones de recursos. Los recursos de reasignarán de la forma más efectiva para apoyar los procesos y obtener la satisfacción de los clientes. Además, el benchmarking debe ser un proceso continuo de la administración, que requiere una actualización constante (la recopilación y selección continua de las mejores prácticas para incorporarlas a la toma de decisiones y las funciones de comunicaciones en todos los niveles del negocio).
- Tambien que requiere de una metodología estructurada para la obtención de información; sin embargo, debe ser flexible para incorporar formas innovadoras.
- El benchmarking es una nueva manera de hacer negocios, puesto que obliga a utilizar un punto de vista externo que asegure la corrección de la fijación de objetivos y así mismo, brinda un nuevo enfoque administrativo, ya que impulsa a la prueba constante de las acciones internas contra estándares externos.
- Es una estrategia que fomenta el trabajo de equipo al enfocar la atención sobre las prácticas de negocios para que la organización sea competitiva, supeditando el interés individual al colectivo.
Bladimir Bonifacio Capellán