Análisis de Hardware y Software. Criterios para seleccionar Hardware y software para archivistas (página 2)

1. 1. Cuenta el software con módulos que permitan monitorear la certeza de las actualizaciones al propio sistema de manera continua y periódica.
   2. Tiene el software capacidad para ejecutarse de modo monousuario y multiusuario (red). Especificando la limitante en usuarios simultáneos.
   3. Cuenta el sistemas con interfaz de búsqueda de acuerdo al estándar ISO z39.50 para facilitar y estandarizar el procedimiento de acceso y consulta a todas las base institucional e interinstitucional a través de operadores de búsqueda y posicionamiento amigables.
   4. El software tiene la capacidad para realizar funciones operativas de respaldo, reportes y monitoreo mientras los usuarios consultan nuestros catálogos.
   5. Si existe un software de terceras compañías, el proveedor se compromete a la migración a su sistema y cuál sería su costo.
   6. Cuál es el lenguaje primario de programación que utiliza el software que nos ofertan.
   7. Cuál es el manejador de base de datos (DBMS) que utiliza.
   8. Cuenta el software con módulos que garanticen el exportar e importar información para interactuar con otros sistemas afines.
   9. El software permite la gestión integral de contenidos multimedia y/o meta datos asociados a los documentos primarios.
   10. Integra digitalización y gestión de imágenes conjuntamente con su registro y vinculación entre documentos y contenidos.
   11. El software permite modificar, eliminar expedientes, anexar documentos a expedientes previamente creados, reubicarlos, modificar su clasificación y con esto las referencias para los principios de orden y origen que requieran registrarse.
   12. Cuenta el software con redundancia suficiente para garantizar su disponibilidad en horas extremas y de mayor demanda.
   13. Cuenta el sistema con tablas de Retención o Transferencia que permita manejar las distintas edades o etapas de archivo (trámite-concentración-histórico).
   14. Cuenta el proveedor con un programa de mantenimiento que permita su actualización, mejora y compatibilidad a futuras versiones de software.
   15. El software maneja Internet e Intranet necesarios para interactuar con otros sistemas afines.
   16. El software cuenta con instrumentos para determinar una DSI (Difusión Selectiva de Información) que permita el diseño de usuarios y perfiles autorizados para acceder a nuestra información.

   Ejemplo de tabla comparativa de cotizaciones para compra de software:

   Característica	Proveedor 1	Proveedor 2	Proveedor n-1	Proveedor n
   Nombre o Marca			……….
   Versión			……….
   Sistema Operativo o Plataforma			……….
   Deberán ser considerados de manera adicional los 30 puntos anteriormente descritos.			……….
   # usuarios			……….
   Número copias
   Uso local o en red
   Duración licencia			……….
   Manuales y otros elementos
   <Otras características>
   Valor+IVA
   Garantía

2. CRITERIOS DE EQUIPO (HARDWARE)

A efecto de mostrar los requerimientos mínimos que se deben solicitar para equipos y periféricos de cómputo, nos permitimos elaborar este cuadro comparativo, resaltando sus principales componentes.

1. 1. Computadora

   2. Deberemos considerar de preferencia las versiones más recientes en el mercado acerca de procesadores, controladores de memoria, de entrada y salida con el fin de evitar en lo posible la obsolescencia prematura del equipo, pero sobre todo considerar que la memoria y disco duro satisfagan requerimientos futuros.

   Característica	Proveedor 1	Proveedor 2	Proveedor n-1	Proveedor n
   Marca			……….
   Modelo			……….
   Procesador			……….
   Velocidad GHz			……….
   Memoria RAM			……….
   Memoria Cache			……….
   Disco Duro			……….
   Tipo de Monitor			……….
   Unidad CD y DVD(COMBO) –RW			……….
   Controlador video			……….
   Teclado			……….
   Mouse			……….
   Tarjeta de red			……….
   Fax MODEM			……….
   Numero de Slots o Ranuras de expansión.
   Drive Diskettes			……….
   <Otras características adicionales>			……….
   Valor+IVA			……….
   Garantía			……….

    

   Característica	Proveedor 1	Proveedor 2	Proveedor n-1	Proveedor n
   Marca			……….
   Modelo			……….
   Resolución (dpi)			……….
   Velocidad (p.p.m.)			……….
   Alimentador de hojas y capacidad
   Tamaño del papel
   Rendimiento por cartucho y costo
   Ciclo de trabajo recomendado diario y mensual
   Memoria RAM Base			……….
   Posibilidad expansión			……….
   Fuentes			……….
   <Otras características adicionales>			……….
   Valor+IVA			……….
   Garantía			……….

2. Impresoras
3. Scanner

4. Característica	Proveedor 1	Proveedor 2	Proveedor n-1	Proveedor n
   Marca			……….
   Modelo			……….
   Número de contactos			……….
   Minutos de respaldo (No brake)
   Regulador integrado (No brake).			……….
   Capacidad en Watts.
   <Otras características adicionales>			……….
   Valor+IVA			……….
   Garantía			……….

    

5. Reguladores y No Brake
6. Concentradores

3. CAPACITACIÓN.

Deberemos contemplar que el proveedor se comprometa por escrito a proporcionar capacitación y entrenamiento para un número de personas que designaremos en el uso y manejo del equipo en nuestras instalaciones, Así como en el manejo y operación del Servidor y accesorios requeridos para la explotación adecuada del software.

Deberemos hacernos las siguientes preguntas:

1. Cuenta el proveedor con un programa de instalación y entrenamiento permanente.
2. Tiene infraestructura suficiente para capacitar y en caso de requerirse trasladarse a nuestras instalaciones.
3. Cuenta con mecanismos de auxilio y apoyo en ocasiones de emergencia de fallos al software y equipo (Asistencia).

4. CONDICIONES LEGALES.

Este es quizá el rubro más importante en el que obliga a ambas partes al cumplimiento formal de los compromisos establecidos y en el que de ninguna manera es posible deslindarnos pues asegurará un buen comienzo y por tanto un mejor término que eliminará posibles conflictos futuros.

1. Solicitar copia del acta constitutiva de la compañía para verificar su solidez (tiempo del producto en el mercado).
2. Demostrar estar inscrito en el padrón de proveedores (registro nacional gubernamental de proveedores) de equipos y programas de cómputo, para certificar que son confiables y que no presentan incumplimientos con otros clientes.
3. Especificación del costo en los siguientes rubros:

1. Costo de software por módulo (servidor).
2. Costo de licencias por módulo (clientes).

4. El proveedor deberá entregar una relación de partes y refacciones, así como precios de lista, que puedan ser necesarias para un año de operación con una disponibilidad de refacciones por un mínimo de cinco años en el mercado a partir de la instalación del equipo.
5. El proveedor deberá estipular en el contrato una cláusula que especifique la garantía de sus productos contra "vicios ocultos" y su correspondiente sustitución o reembolso a nuestra institución.
6. Por lo general se solicitan tres juegos de toda la información pertinente para la instalación, operación y mantenimiento de los bienes en el momento de la entrega, en idioma español de los equipos y software adquiridos.
7. El proveedor debe de comprometerse por escrito acerca de las fechas de entrega, capacitación, lugar y sanciones a las que se hará acreedor por algún incumplimiento.

CONCLUSIONES

La compra de un software y más específicamente la infraestructura informática conlleva una serie de responsabilidades que de no cumplirse adecuadamente conllevan desde realizar una compra inútil hasta el despido y cárcel por cometer una negligencia a la hora de seleccionar todos aquellos elementos que supondrían la solución al problema de automatización con la que pretendíamos optimizar nuestros servicios y el control de los acervos.

2. BIBLIOGRAFÍA

ECHENIQUE, José Antonio. Auditoria en informática. [Consultor técnico Octavio Sánchez Corona], México, Mc Graw Hill, 1995, 204 p.

DIRECCIÓN GENERAL DE ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS Los estudios de viabilidad en informática en las entidades del sector público Federal, México, Secretaria de la Presidencia.1975, 78 p

Encoded Archival Description Working Group de la society of American Archivist. EAD Descripción Archivística Codificada. Directivas de aplicación versión 1.0. [ Trad. Fundación Histórica Tavera]Madrid, Fundación Histórica Tavera, 1999, 313 p.

Subdirección de Informática. Guía Técnica de equipamiento Informático. Instituto de Seguridad servicios de salud para los trabajadores del estado. (ISSSTE)Subdirección general de Administración-Subdirección de Informatica.Enero de 1999.37 paginas.

Trabajo enviado por:Lic. Salvador Elías Rodríguez Solís

Licenciado en Administración de la Universidad Autónoma Metropolitana Iztapalapa y

Técnico en Informática del IPN ("Juan de Dios Batíz") Docente de Cómputo de la Escuela Nacional de Biblioteconomía y Archivonomía.México, Cd. De México, 9 Enero del 2008.