Análisis de Hardware y Software. Criterios para seleccionar Hardware y software para archivistas

2. Criterios de selección
3. Software Archivístico
4. Conclusiones
5. Bibliografía

Se presenta un conjunto de criterios para seleccionar Hardware y Software de carácter archivístico, mediante un proceso formal que regule nuestras decisiones y permita escoger la mejor alternativa de compra que satisfaga nuestras necesidades institucionales.

1. INTRODUCCIÓN

El escoger un software resulta un aspecto importante cuando pretendemos automatizar una Unidad de Información Archivística. Deberemos ante todo, enfocarnos a realizar un proceso formal que nos ayude a regular nuestras decisiones y escoger la mejor alternativa de compra que satisfaga nuestras necesidades institucionales.

Se recomienda ante todo, definir específicamente nuestras necesidades y contemplar los recursos disponibles para que a partir de ello, definamos nuestros objetivos.

Un elemento exterior a nuestra organización y no por eso, no importante lo constituyen los proveedores que invariablemente pretenderán influir en nuestra decisión de compra y más aún en esquivar sus obligaciones a la hora de exigir cumplimientos.

2. CRITERIOS DE SELECCIÓN

3. Como punto de partida, deberemos de considerar que el objetivo general y el alcance de nuestra incorporación tecnológica estén claramente definidos mediante entrevistas con los usuarios involucrados para detectar sus necesidades, mismas que serán solicitadas a los proveedores formalmente. Esta actividad nos brindará la oportunidad de delimitar el alcance de nuestro proyecto informático; así como deslindar responsabilidades futuras.

4. SOFTWARE ARCHIVÍSTICO

Antes de plantearnos la posible adquisición de un software para archivo, deberemos de solicitar que los proveedores puntualicen las características principales que ostenta el software que ofertan, por lo que es necesario tomar en consideración los siguientes rubros:

1. Representa la oportunidad que tiene la institución o comprador para solicitar al proveedor que especifique las bondades y características que ofrece su software como solución a nuestros requerimientos de automatización archivística.

   Dentro de estas podemos resaltar las siguientes.

   1. Especificaciones del equipo necesario para que corra la aplicación (procesador, memoria Ram-cache, etc. detalladas con precisión en la tabla de II.- CRITERIOS DE EQUIPO.
   2. El software cumple con la normatividad y criterios archivísticos de la ISAD-G, ISAAR (CPF), EAD (Descripción Archivística Codificada, Norma de estructura de datos para distribuir información por Internet) etc.
   3. El software cumple con la normatividad requerida por la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LFTAIP).
   4. El software cuenta con Cuadros de Clasificación Archivística, Guía Simple de Archivos, Inventarios Generales, Generación de Nomenclaturas y Reportes de expedientes y documentos.
   5. Considerar si la plataforma actual que utiliza la institución es adecuada o requiere su actualización y/o sustitución.
   6. Las características del Servidor con que actualmente cuenta la institución, satisfacen las necesidades del software (es recomendable una inspección del proveedor a nuestras instalaciones para determinarlo).
   7. En caso de requerir adquirir un Servidor, este deberá contemplar que pueda soportar procesamiento simétrico, con el objeto de aumentar su capacidad de procesamiento, en la medida que se incrementen la cantidad o complejidad de las aplicaciones y el número de usuarios.
   8. Cuales son los clientes con que cuenta en el país y cual es el máximo volumen de registros que ha manejado (checar si esta inscrito en el padrón de proveedores).
   9. El proveedor de software cuenta con una lista de evaluación del programa.
   10. El software cuenta con ayudas interactivas de apoyo al usuario.
   11. Convocar al proveedor para que explique de manera concisa y puntual el porqué su software es la mejor opción en el mercado que satisface nuestras necesidades archivísticas.
   12. Solicitar al proveedor una instalación de prueba de su software para evaluar sus bondades en un periodo de al menos 60 días.
   13. Posee el proveedor de software distintos niveles de seguridad de manera modular y jerárquica para funciones y acceso a la base de datos.
   14. Posee el proveedor de software procedimientos de respaldo que garantice la integridad de la información.
2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS.