Sistema de Información para Directivos de Entidades Turísticas (página 2)

El principal propósito de un SIE es apoyar el aprendizaje administrativo de una entidad, sus procesos de trabajo y su interacción con el ambiente externo, lo que hace del hecho de aprender del desarrollo de las entidades turísticas una situación más ventajosa que valorar sus resultados en un momento dado, lográndose que se provoquen cambios proactivos en la entidad que patenticen la efectividad de la toma de decisiones.

Los softwares especialmente diseñados para directivos contienen actualmente elementos que permiten procesar los requerimientos a la medida del usuario. Estos son:

• Variados formatos (gráficos principalmente)
• Uso de ratón para facilitar los movimientos
• Iconos gráficos y "botones"
• Técnicas específicas fácilmente aplicables y transparentes al usuario.

El valor real de un SIE

La ventaja más notable de los Sistemas de Información Ejecutivos (SIE), reconocida por los directivos, es la disponibilidad de información que antes no poseían sin largos análisis y múltiples solicitudes. Los beneficios que reportan pueden diferenciarse en tangibles e intangibles, lo que se muestra en la Figura 1.

Unido al evidente ahorro de tiempo, recursos materiales y humanos, que redunda muchas veces en un ahorro considerable de recursos financieros, se aprecian ventajas incalculables desde el punto de vista del clima de la organización, la comunicación entre los directivos y en la calidad de la información manejada por los encargados de la toma de decisiones en la entidad.

Figura 1- Beneficios de la utilización de un SIE.

Descripción de un Procedimiento Específico para la concepción de un SIE en una Entidad Turística

Partiendo de que no existe método alguno infalible para determinar si es necesario para una entidad definir un SIE, debido a sus características y necesidades, tomamos como punto de partida que los directivos de una entidad turística tienen necesidades informativas, clasificables por áreas clave, probada en experiencias de confrontación de los mismos que les permita apreciar el "valor añadido" que proporcionará la implementación de un SIE que justifique dicho proyecto.

Fase I.- Análisis Preparatorio.

Etapa 1- Planificación.

En esta etapa se perfilan tres aspectos relevantes: hallar un directivo impulsor influyente y comunicador, convocar a los usuarios más interesados y elaborar un plan de acción con las tareas fundamentales, costos aproximados y los criterios de medida para valorar la efectividad del SIE una vez instalado.

Etapa 2- Análisis y Clasificación de los requerimientos.

La clasificación de los requerimientos será realizada con extremo cuidado, para evitar cargas adicionales de trabajo que abarquen áreas poco relevantes para la dirección de la entidad o que no se ajusten a la realidad. En este aspecto es esencial trabajar tomando en cuenta las características del trabajo en la entidad turística en la actualidad y que el factor humano puede introducir ciertas "interferencias" en el desarrollo de la tarea, como es el caso de algunos directivos que disponen necesidades globales sin preocuparse del grado de precisión que requiere cada área según sus características, lográndose por parte de los analistas sistemas "de compromiso". Mayne [1992].

Fase II. – Definición y Realización del SIE.

Esta fase, en su concepción, es muy amplia y relaciona tareas variadas y complejas, dado su carácter cíclico que implica la relación análisis-diseño-reanálisis – rediseño, con la adecuada retroalimentación, partiendo de la valoración de los criterios de medida definidos por los propios directivos. (Se considera por los expertos en la materia que serán suficientes de 2 a 3 iteraciones del diseño y prueba para asegurarse de la factibilidad de su uso).

Etapa 3 – Modelación de la Base de Datos.

Inicialmente se hará por parte del equipo de trabajo la selección del software apropiado. Es de gran importancia que los directivos se sientan cómodos, lográndose una adecuada interfaz. Las pantallas y opciones deberán ser "obvias y fáciles de usar" por directivos que no pueden perder tiempo aprendiendo como usar aplicaciones complicadas.

Es necesario también seleccionar adecuadamente que datos serán empleados, así como su descripción, fuentes, formatos y periodicidad para su análisis y la posterior definición de la base de datos necesaria para las aplicaciones a elaborar y luego que las fuentes de información hayan sido establecidas se definirá cada una de las aplicaciones específicas, adecuadas a las necesidades de los directivos y las características de su actividad particular (entiéndase que un restaurante, un bar, y un departamento de contabilidad proporcionan datos, y sobre todo, enfoques diferentes) lo que implica la necesidad de homogeneizar el formato de presentación de los datos provenientes de estas fuentes para el usuario, que en este caso pudiera pertenecer a un nivel de dirección que necesita información sumarizada.

Etapa 4 – Confección de Prototipos de las aplicaciones.

El paso más importante de la Fase será definir la interfaz con la que interactuarán los directivos de la entidad. Se propone que, dadas las tendencias actuales y el desenvolvimiento de la actividad turística, se emplee la técnica de Prototipos.

El objetivo del uso de los mismos es permitir que el usuario aprecie, en un modelo "vivo", que funciona y no en documentos de proyectos, como serán las salidas, que entradas de información se requieren, como han de brindársele, que impacto tendrá el sistema en la entidad turística, etc. Debe integrarse a la prueba no sólo los programas y módulos automatizados, sino también aquellos factores vinculados a las partes no automatizadas. Blanco & Gutsztat [1992].

Es importante observar al directivo en su "puesto de trabajo", para apreciar como interactúa con el prototipo y "personalizarlo" o adaptar la interfaz para ese directivo en cuestión. Esta actividad incluye la integración de los diferentes módulos en un esqueleto que se completa progresivamente hasta lograr un símil del sistema terminado. Yourdon [1996].

Etapa 5 – Capacitación del Personal.

Es necesario formular una estrategia de aprendizaje sobre el Sistema de Información Ejecutivo que propicie que el directivo emplee el menor tiempo posible para su superación en este sentido y que la misma garantice una adecuada ubicación temporal acorde a las particularidades del trabajo que realiza el directivo.

Generalmente el único enfoque plausible de enseñanza es mediante sesiones de uno a uno. No debe soslayarse una concepción a más largo plazo para lograr un aprendizaje progresivo, a ser aplicado durante todo el proyecto, para que estos usuarios adquieran un nivel razonable de manejo de sus tareas. Estos aspectos se detallan ampliamente por Buchanan [1991]

Fase III.- Implantación del SIE.

Etapa 6- Determinación del plan de implantación.

Atendiendo a si es o no la primera vez que se va a realizar la implantación y a los medios técnicos deberá realizarse la implantación inicial del sistema, que será por partes, con una muestra de aplicaciones para usuarios seleccionados, ya que no es necesario hacerlo de una vez debido a que los datos de consulta se encuentran recopilados y almacenados convenientemente en la Base de Datos.

El procedimiento será llevado a cabo de forma paralela, es decir, sin afectar las formas de rendir información tradicionales (automatizadas o no) para facilitar la comparación de ambas formas respecto a los criterios de medida definidos en etapas anteriores. Para profundizar acerca de las posibles estrategias a seguir, sus ventajas y desventajas, ver Blanco & Gutsztat [1992].

Etapa 7- Definición de la Administración y Mantenimiento del SIE.

Antes de que el SIE comience su funcionamiento, deberá decidirse que especialista en la materia informática será designado como administrador del sistema, preferiblemente vinculado a la propia actividad de la entidad turística en cuestión para garantizar la cohesión de los aspectos generales del sistema, tanto internos como externos, y de sus vínculos con sistemas del exterior, es decir, que no pertenezcan a la entidad.

Como es lógico, todo producto de software instalado requiere revisiones o chequeos periódicos para diagnosticar su estado, o necesitan ampliarse con nuevas posibilidades para el trabajo. Para ello deberá existir un programa de acción efectivo que permita el trabajo en el mediano y largo plazo, pero que prevea también la solución de problemas emergentes.

La Figura 2 ofrece una visión del desarrollo lógico de un SIE.

Figura 2- Desarrollo Lógico de un SIE.

Conclusiones

Los Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE) constituyen actualmente un reto estratégico para toda entidad turística, dada la necesidad de procesar y agrupar información para apoyar la toma de decisiones de los directivos.

En el caso del sector turístico, la necesidad de utilizar los SIE viene dada por las características operativas del trabajo en estas entidades y el carácter perecedero de la actualidad del gran volumen de información a utilizar para la toma de decisiones, así como la oportunidad de la misma.

El diseño del Procedimiento General propuesto para la elaboración e implementación de Sistemas de Información para Ejecutivos de Entidades Turísticas incluye tres (3) fases, desglosadas en ocho (8) etapas específicas que deberán ser llevadas a cabo acorde a su concepción lógica.

Este procedimiento constituye un modesto aporte al desarrollo de nuevos productos de software de apoyo a la toma de decisiones, adecuado al necesario enfoque multifacético requerido por los directivos de las entidades turísticas cubanas en su labor gerencial, en correspondencia con las exigencias del perfeccionamiento empresarial.

Autores:

Dr. C. Ing. Carlos Cristóbal Martínez Martínez

Director del Centro de Estudios Turísticos.

Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo.

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas. Cuba

Lic. Berta Leidy González Valdés

Profesora – Investigadora

Centro de Estudios Turísticos.

Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo.

Universidad Central "Marta Abreu" de Las Villas. Cuba

Ing. Osvaldo Martínez Martínez

Director GET Villa Clara.