Los presupuestos

Es un documento de carácter contable que recoge una previsión de ingresos y gastos que se van a producir en el desarrollo de una actividad o en el funcionamiento de un organismo, empresa, corporación o el propio Estado, en un determinado período de tiempo. En la actualidad los presupuestos constituyen una herramienta indispensable para la administración de las empresas; las decisiones de tipo gerencial no se toman únicamente sobre una base de resultados históricos, al contrario se debe realizar sobre proyecciones efectivas que nos permita anticiparnos a corregir hechos negativos que perjudique la economía de una empresa.

Importancia

• Son útiles en la mayoría de las organizaciones (compañías de negocios, agencias gubernamentales, grandes y pequeñas empresas)

• Con los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa.

• Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

• Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado período de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

Requisitos

• Conocimiento de la empresa (objetivos, funciones, metas y necesidades de la empresa)

• Exposición del plan o política (funciones y objetivos que se buscan con la implantación del presupuesto).

• Coordinación para la ejecución del plan o política (sincronización de las diferentes actividades)

• Fijación del período presupuestal (lapso del presupuesto de manera anual, dividiendo éste en trimestres y a su vez en meses).

• Dirección y vigilancia

• Apoyo directivo

TÉCNICAS DE PRESUPUESTACIÓN

• Presupuesto Rígido

Preparación de un presupuesto para un determinado volumen de actividad estimado, no realizándose ningún tipo de ajuste cuando la actividad real difiere de la estimada.

• Presupuesto Flexible

Elaboración de un conjunto de planes presupuestarios alternativos que se corresponden con los diferentes niveles de actividades previstas, conceptuadas éstos como una serie de rangos alternativos de actividad, más que como determinados volúmenes de producción.

• Presupuesto por Programas

Es un sistema presupuestario integrado consistente en la proyección anual de los planes a medio plazo, acerca de los objetivos y líneas prioritarias de actuación de la empresa.

• Presupuesto Base Cero

Consiste en un proceso mediante el cual la gerencia, al llevar a cabo el desarrollo del presupuesto anual, asigna los recursos a aquellas áreas de la empresa que generen un beneficio superior al costo en el que van a incurrir.

Gerencia y sistema presupuestario

El sistema presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa o la gerencia.

INSTALACIÓN DE UN SISTEMA PRESUPUESTARIO

• Definición y Transmisión de las Directrices Generales

Consiste en plasmar en un documento las políticas definidas por la empresa en función de objetivos, metas preestablecidas, así como la asignación de recursos de acuerdo con su disponibilidad, para el cumplimiento de esas metas y objetivos.

• Elaboración de Planes, Programas y Presupuestos

A partir de las directrices recibidas, y ya aceptadas; cada responsable asignado elaborará el presupuesto considerando las distintas acciones que deben emprender para poder cumplir los objetivos marcados.

• Negociación de Presupuestos

La negociación es un proceso que va de abajo hacia arriba, en donde, a través de fases sucesivas, cada uno de los niveles jerárquicos consolida los distintos planes, programas y presupuestos aceptados en los niveles anteriores.

• Coordinación de los Presupuestos

Se comprueba la coherencia de cada uno de los planes y programas, con el fin de introducir, si fuera necesario, las modificaciones adecuadas y así alcanzar el óptimo equilibrio entre las distintas áreas.

• Aprobación de los Presupuestos

La aprobación por parte de la dirección general, de las previsiones que han ido realizando los distintos responsables supone evaluar los objetivos que pretende alcanzar la entidad a corto plazo, así como los resultados previstos en base de la actividad que se va a desarrollar.

• Seguimiento y Actualización de los Presupuestos

Control de la evolución de cada una de las variables que lo han configurado y proceder a compararlo con las previsiones.

Presupuesto maestro

Es el resumen de los objetivos de todas las funciones de una organización, que incluye ventas, producción, distribución y finanzas; es decir, presupuesto incremental basado en las actividades reales alcanzadas en el período anterior más las expectativas para el período próximo.

Un presupuesto maestro consta de los siguientes componentes:

1. Presupuestos de Operación

• Ventas.

• Producción.

* Compras de materiales directos.

* Consumo de materiales directos.

* Mano de obra directa.

* Costos indirectos de la fabricación.

• Costo de los artículos vendidos.

• Gastos de ventas.

• Gastos administrativos.

2. Presupuesto de Efectivo:

• Pronósticos de entradas de efectivo.

• Pronósticos de salidas de efectivo.

• Presupuesto de caja.

3. Presupuestos de Inventarios

PRESUPUESTO DE VENTAS

Este pronóstico se puede basar en un análisis interno, uno externo o ambos. Con el interno se les pide a los vendedores que proyecten las ventas para el próximo período. Los gerentes de ventas revisan estos estimados por productos y los consolidan en estimados de ventas por líneas de productos. Los estimados para las diversas líneas de productos se combinan después en un estimado global de ventas para la empresa.

Por lo general, el pronóstico externo debe servir como base para el presupuesto final de ventas, con frecuencia modificado por pronóstico interno. Normalmente un presupuesto final de ventas basado tanto sobre el análisis interno como el externo, es más exacto que un pronóstico interno o uno externo por sí solos.

Presupuesto de gastos relacionados con las ventas

Los gastos de ventas están formados por diferentes partidas, algunas fijas y otras variables. Los principales gastos fijos son salarios y depreciación; los principales gastos variables, como comisiones y publicidad, se basan en las cifras en dinero por concepto de ventas, y por tanto, varían directamente con las ventas. Incluye todos los gastos del departamento de ventas tanto del principal como de otras subdivisiones que existan y estén adscritas a la empresa principal.

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN E INVENTARIOS

Éste es muy importante, ya que de él depende todo el plan de requerimientos con respecto a los diferentes insumos o recursos que se utilizarán en el proceso productivo. Para determinar la cantidad que se debe producir de cada una de las líneas que vende la organización, hay que considerar las siguientes variables:

• Ventas presupuestadas de cada línea.

• Inventarios finales deseados para cada tipo de línea.

• Inventarios iniciales con que se cuente para cada línea.

El presupuesto de producción e inventario no persigue establecer la cantidad y fechas precisas de la producción que ocurrirán durante el período del presupuesto, sino más bien la conversión del volumen de ventas planeado en la capacidad de producción planeado como base para planificar y preparar los presupuestos de los distintos aspectos de la función de fabricación.

PRESUPUESTO DE COMPRAS Y MATERIALES DIRECTOS

• Presupuesto de Compras

Es aquel que especifica tanto las unidades a comprar como el costo resultante de cada materia prima y las fechas de entrega requerida. Estos presupuestos por lo general especifican cantidades diferentes de cada tipo de material; esta diferencia en cantidades resulta de los cambios en los niveles del inventario de materiales. El presupuesto de materiales directos especifica únicamente cantidades, en tanto que el presupuesto de compras especifica tanto cantidades como importes y por último, el presupuesto de compras se orienta directamente a las fechas de la recepción física de los materiales ordenados y no a las fechas de los pedidos del material.

• Presupuestos de Materiales Directos

Especifican las cantidades de materiales de cada materia prima necesaria para la producción planificada, como también debe incluir especificaciones en cuanto a cada materia prima, por períodos, por productos y por departamentos.

PRESUPUESTO DE MANO DE OBRA

Permite determinar claramente las necesidades de recursos humanos y cómo actuar, de acuerdo con dicho diagnóstico para satisfacer los requerimientos de la producción planeada. Así como también el estándar en horas de mano de obra para cada tipo de línea que produce la empresa, así como la calidad de mano de obra que se requiere, con lo cual se puede detectar si se necesitan más recursos humanos o sí los actuales son suficientes.

Presupuesto de costos de fabricación

Se basa principalmente en HH (horas-hombres) requeridas, operatividad de máquinas y equipos, stock de accesorios y lubricantes. Este presupuesto debe coordinarse con los demás presupuestos para evitar un costo adicional innecesario que luego no se pueda revertir.

PRESUPUESTO DE GASTOS ADMINISTRATIVOS

Es aquel que incluye las funciones de la Alta Gerencia, así como ciertas actividades de servicio tales como financieras, legales y de contabilidad, de tal forma que las funciones que se incluyen en el presupuesto administrativo varían según el tamaño de las compañías y sus estructuras de organización. Busca reducir los gastos innecesarios para llevar un mejor control de las verdaderas necesidades por área o departamento de la empresa.

Son importantes por considerarse como la parte medular de todo presupuesto debido a que destina la mayor parte del mismo, es decir, son estimados que cubren la necesidad inmediata de contar con todo tipo de personal para sus distintas unidades, buscando darle operatividad al sistema.

PRESUPUESTO DE CAPITAL

Es el proceso de evaluación y selección de las inversiones que contribuyen a maximizar el caudal de los propietarios.

• Presentación de Proyectos

La presentación de planes o proyectos de gastos de capital es realizada por personas de todos los niveles de la organización empresarial.

• Análisis

Los planes de capital propuestos (especialmente los que requieren desembolsos considerables) son analizados de manera formal para determinar su conveniencia a la luz de los objetivos generales de la empresa y, principalmente, para evaluar su redituabilidad.

• Toma de Decisiones

La magnitud de los gastos de capital propuestos puede variar de manera significativa. Las empresas que operan con ciertas restricciones de tiempo y producción son más flexibles en cuanto a quién habrá de autorizar los gastos de capital.

• Aplicación

La implantación puede resultar rutinaria: se hace el gasto y se realiza el pago correspondiente. Pero en el caso de los gastos mayores se requiere un control más estricto a fin de comprobar que lo propuesto y lo aprobado se adquiere, en realidad, de acuerdo con los costos presupuestados.

• Revisión

Control de los costos en que se incurre durante la etapa de la implantación es la revisión o seguimiento de los resultados a lo largo de la fase de operaciones de un proyecto.

Presupuesto de efectivo

Herramienta gerencial básica, y la cuidadosa planeación del efectivo se considera de rutina en una gerencia eficiente. Por lo general, estos presupuestos ayudan a evitar cambios arriesgados en la situación de efectivo que puedan poner en peligro la posición de crédito de la compañía o posiblemente violar las provisiones de un contrato de valores.

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIALES DIRECTOS

Este presupuesto es una herramienta útil en la planeación de las actividades operacionales.

PRESUPUESTO DEL COSTO DE LOS ARTÍCULOS VENDIDOS

Las partes que constituyen el presupuesto del costo de los artículos vendidos pueden tomarse de presupuestos individuales previamente descritos y ajustados por los cambios en inventario.

VENTAJAS DE LA TÉCNICA PRESUPUESTAL

• El mejor aprovechamiento de sus recursos.

• El equilibrio de la estructura financiera.

• Medición de la eficiencia de las operaciones.

• La delimitación de responsabilidades, dando lugar a tomas de decisiones operativas y bien basadas, para obtener superaciones.

Limitaciones de la técnica presupuestal

• En su costo, cuando es elevado, en relación a las posibilidades de la empresa, y a los beneficios que aporta.

• Cuando se ha tenido algún tiempo en ejercicio del control presupuestal, se puede confiar demasiado en él, cayendo en errores, por no revisarlo, superarlo y actualizarlo.

• No ir más allá de su campo de acción.

DESVENTAJAS DE LA TÉCNICA PRESUPUESTAL

• Mala organización y coordinación general.

• Inadecuado sistema de contabilidad y costos.

• Falta de apoyo directivo.

• Mala determinación de la capacidad productiva, etc.

• Poca flexibilidad.

Autor:

Berenguel, Annys

Mújica, José