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Diagnostico del uso de los recursos tecnológicos e informáticos (página 2)

Partes: 1, 2

El análisis arrojo que actualmente la Dirección no dispone de un sistema informático eficiente que permita el almacenaje y uso de la información para la toma de decisiones. Se evidencia una carencia de procesos de almacenaje y tratamiento de la información; articuladores y facilitadores necesarios para el proceso de toma de decisiones, y para el logro y consolidación de los objetivos institucionales.

Asimismo, es de hacer notar que la dotación tecnológica es insuficiente y desactualizada; ésta no contribuye de manera eficiente a los procesos de respuesta a las necesidades y requerimientos de la ciudadanía, lo que produce una baja proyección de la gestión, caracterizada por un manejo desenfocado y rígido de la estructura de datos dentro de los procesos administrativos.

La función administrativa se apoya en controles aislados, que responde a los problemas, pero no los anticipa, lo que somete a altos riesgos la Dirección. Esto revela las fallas en la comunicación e integración de la Dirección con la realidad interna y externa del entorno donde hace vida, originando problemas de gestión; ineficacia en el uso de recursos de la información, y desorientación para la consolidación de las metas organizacionales, metas éstas que deben corresponderse con la realidad de la nacional, la región oriental y muy específicamente nuestro Municipio Sucre.

A continuación se señalan las fortalezas, oportunidades, debilidades, y amenazas, como punto de partida para el análisis de la situación actual, con el propósito de lograr una comprensión general en lo que respecta al uso de los sistemas de información como herramienta que facilita la toma de decisiones, y cómo esta situación puede contribuir al desarrollo e implementación de un sistema informacional que sirva de soporte para la gestión dentro de la organización:

  • a) Se dispone de un equipo de trabajo multidisciplinario y altamente adiestrado que puede contribuir a mejorar los procesos de gestión de la información.

  • b) Se han establecido excelentes relaciones interpersonales entre las personas que desempeñan funciones administrativas en la Dirección. Por lo tanto, se ha fortalecido la cultura informática entre los personal que laboran en la Dirección, respondiendo positivamente al uso de las tecnologías informacionales.

  • c) Se dispone de equipos informáticos que facilitarían la implementación de un sistema informático.

  • d) Compromiso institucional para el logro y consolidación de los propósitos de la Dirección.

  • Oportunidades (variables externas positivas)

  • Debilidades (variables internas negativos)

  • a) Baja capacidad de procesamiento de la información existente en la Dirección.

  • b) No se dispone de un sistema de información que facilita la entrada, almacenaje y procesamiento de la información, de manera de hacerla útil al proceso decisorio. No existe un proceso automatizado.

  • c) La falta de adecuación de las actividades y procesos a un sistema tecnológico pueden afectar el proceso de comunicación y toma de decisiones.

  • d) Subutilización de recursos tecnológicos, tales como: software, por parte del personal de la Dirección General de Registro Civil; únicamente conocen lo mínimo indispensable

  • e) Falta de seguimiento y evaluación de la información obtenida por las diferentes actividades y procesos dentro de la Dirección.

  • Amenazas (variables externas negativos)

  • a) Compromiso de las autoridades para optimizar el uso de herramientas informáticas.

  • b) Se vislumbra la masificación del uso de las tecnologías y de la información como principal recurso estratégico para las organizaciones

  • c) Política de reducción de gastos del Gobierno Nacional, que también reduce los recursos para el uso de tecnologías.

  • d) Aislamiento regional del contexto nacional y de las tendencias de desarrollo tecnológico.

  • e) Posible rediseño y reprogramación de algunas herramientas del sistema de información.

  • f) El avance de la tecnología hace obsoletos los paquetes computacionales, lo que se traduce en la necesidad de mantenerlos y modernizarlos.

Sobre la base de las consideraciones anteriores, se presenta en la Figura Nº 01, un cuadro resumen del análisis de las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, aplicado en la Dirección General de Registro Civil, en el que se señalan una estrategias factibles a ser considerada por la Dirección para hacer la gestión del uso informático más eficiente, combinando las variables internas con las variables externas, con la finalidad de representar la necesidad de implementar un sistema de información que haga uso eficiente de la información generada por esta dependencia, facilite el proceso de toma de decisiones y redunde en una gestión eficiente.

Una vez listadas las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, éstas pueden ser interrelacionadas buscando estrategias; FO (uso de fortalezas para aprovechar oportunidades), FA (usar fortalezas para evitar amenazas), DO (vencer debilidades aprovechando oportunidades), DA (reducir a un mínimo las debilidades y evitar amenazas). Para ello, es necesario que las estrategias se formulen según los cruces siguientes:

Estrategias FO (Fortalezas – Oportunidades): las estrategias FO surgen a partir de identificar cuáles son las oportunidades que siendo externas están surgiendo, y sobre la base de ellas potenciar las fortalezas de la Dirección; de manera que para su formulación se usan las fuerzas internas de la Dirección para aprovechar la ventaja de las oportunidades externas.

Estrategias FA (Fortalezas – Amenazas): las estrategias FA surgen a partir de identificar y consecuentemente neutralizar las amenazas externas, en atención a la potenciación de las fortalezas de la Dirección. Por lo tanto, para su formulación es preciso aprovechar las fuerzas de la Dirección para evitar o disminuir las repercusiones de las amenazas externas.

Estrategias DO (Debilidades – Oportunidades): las estrategias DO surgen a partir de identificar cómo de las oportunidades existentes, se pueden eliminar o reducir las debilidades. Pretenden superar las debilidades internas aprovechando las oportunidades externas

Estrategias DA (Debilidades – Amenazas): las estrategias DA surgen a partir de identificar cómo neutralizar las amenazas de la Coordinación reduciendo sus debilidades. Son tácticas defensivas que pretenden disminuir las debilidades internas y evitar las amenazas del entorno.

Anexos

MODELO DE LA ENCUESTA REALIZADA A LOS FUNCIONARIOS DE LA DIRECCION GENERAL DE REGISTRO CIVIL DE LA ALCALDIA DEL MUNICIPIO SUCRE DEL ESTADO SUCRE.

MARCA CON UNA X

SEXO: M— F——

Edad ——-

1) CARGO QUE DESEMPEÑA ________________________________

2) TIEMPO EN EL CARGO ________________________________

3) CONOCE CUAL ES EL OBJETIVO CENTRAL DE LA DIRECCION A LA CUAL PERTENECE SI______NO______

4) TIENE COMPUTADORA EN SU PUESTO DE TRABAJO SI_____NO_____

5) TIENE ALGUN GRADO INSTRUCCIÓN EN EL USO DE COMPUTADORA SI_____NO______

6) QUE OTRO INSTRUMENTO TECNOLOGICO TIENE A SU DIPOSICION EN SU OFICINA O DEPENDENCIA ________________________________

7) EXISTE INTERNET EN SU PUESTO DE TRABAJO SI______NO______

8) USA CON FRECUENCIA UNO DE ESTOS RECURSOS: FAX________,

TELETIPO_____, VIDEO CONFERENCIA______, CHAT_______,

E-MAIL______, OTROS______

9) SON ARMONIOSAS LAS RELACIONES ENTRE EL PERSONAL QUE LABORA EN SU OFICINA SI_______NO_______

10) HA REALIZADO CURSOS DE ACTUALIZACION TECNOLOGICA RECIENTEMENTE SI_____NO______

11) EN QUE AREA DEL CONOCIMIENTO EFECTUO SU ACTUALIZACION___________________________

12) EXISTE MOTIVACION DE SUS SUPERIORES A LA SUPERACION PROFESIONAL SI______NO______

13) EXISTE EVALUACION Y SEGUIMIENTO A LOS DATOS OBTENIDOS EN SU UNIDAD DE TRABAJO SI______NO______

14) SON PROCESADOS LOS DATOS OBTENIDOS EN SU UNIDAD DE FORMA ESTADISTICA SI______NO______

 

 

Autor:

Abogado Marcos Catoni

DOCTORADO EN CIENCIAS GERENCIALES

TRABAJO REQUISITO PARA LA APROBACIÓN DE LA CÁTEDRA GERENCIA Y TRANSFORMACION ESTRATEGICA

FACILITADOR (A): DOCTORA DAMARYS ZERPA

CUMANA, NOVIEMBRE 2007

edu.red

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA FUERZA ARMADA NACIONAL

NÚCLEO DE SUCRE

Partes: 1, 2
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