Contabilización de los costos

Indice1. Introducción 2. Generalidades de la empresa. 3. Análisis de fortalezas y debilidades de la empresa 4. Marco Teórico 5. Proceso Productivo 6. Conclusión 7. Recomendaciones 8. Bibliografía

1. Introducción

El presente trabajo se realiza con la finalidad de conocer ampliamente todo el proceso necesario para la "contabilización de los costos" de producción de una empresa manufacturera; el cual es un tema de gran importancia para todos, ya que es la contabilidad de costos la que recoge, registra y reporta la información relacionada con los costos y con base en dicha información, se toman las decisiones de planeación y control de los mismos. El campo en donde la contabilidad de costos se ha desarrollado más ha sido el industrial, es decir, el campo relacionado con los costos de fabricación de los productos en las empresas manufactureras. Pero para lograr todos sus objetivos, la contabilidad de costos sigue una serie de normas y procedimientos contables que son los que constituyen los sistemas de costos; los cuales pueden ser: sistemas de costos por procesos y sistemas de costos por ordenes de producción, siendo este último el sistema de costos específicos al que haremos referencia. Para llevar la práctica de lo visto en clase, se ha seleccionado la empresa manufacturera BUEN VESTIR, en donde haremos todo el proceso de contabilidad de costos y obtendremos el costo unitario de un producto en una orden específica.

Objetivos Del Trabajo

• Conocer una aplicación real de la contabilidad de costos
• Concretar el estado de costos de producción para una orden de producción en especifica
• Dar a conocer los conocimientos adquiridos durante el semestre en la materia de contabilidad de costos
• Entregar un documento lo mas completo posible a la empresa que nos suministra la información
• Tener claros los conceptos para sus aplicaciones

2. Generalidades de la empresa.

Descripción de la empresa. La empresa seleccionada para hacerle el estudio de la contabilidad de costos de producción es la empresa "Confecciones EL BUEN VESTIR", la cual está especializada en la confección de uniformes y ropa para damas y niñas, todos los pedidos se realizan según las especificaciones de los clientes, es decir, trabajan por ordenes especificas de producción.

Reseña Histórica Confecciones el Buen Vestir fue creada en 1978, por quien en estos momentos es su gerente, nació del sueño y el esfuerzo de una familia quien en su afán de progresar, y surgir se dieron en la tarea de su creación.

Misión. Confecciones el buen vestir, se dedica a la elaboración de prendas de vestir que gozan de gran calidad, bajo costos y con unos tiempos de entrega garantizados, para satisfacer a una gama de clientes a nivel regional ya sea a empresas distribuidoras o clientes particulares.

Visión. Confecciones el buen vestir, pretende ser una de las empresas más competitivas a nivel regional, en la elaboración de prenda de vestir de excelente calidad y precio, con miras a expansiones futuras, por medio de la implementación de sucursales para así extender sus productos a toda la población.

3. Análisis de fortalezas y debilidades de la empresa

Fortalezas Las prendas de vestir son de excelentes calidad y de bajos costos. Los tiempos de entrega son siempre lo estipulados. Poseen una gran variedad de clientes. Cuentan con una planta, provista de buena maquinaria. Oportunidades Debido a las nuevas incursiones de productos en el mercado se lograría la consolidación. El avance de la tecnología lograría la incursión de equipos y maquinaria sofisticadas.

Debilidades Debido a su capacidad de producción se han visto en la necesidad de rechazar pedidos.

Amenazas Existen muchas otras empresas competitivas del mismo genero. La situación económica del país, tiende a afectar los intereses de la empresa.

Estructura Organizacional (Recurso Humano) Gerente Subgerente Contador Secretaria – empleados Gerente: Actualmente la gerente de la empresa, es la Señora Gloria Gomez. Subgerente: Esta al mando la señorita Diana Diaz. Contadora: Se cuenta con una persona que se encarga de llevar al día todos lo registros contables, la señora Janeth Pico Secretaría: Es la persona encargada de la parte de oficina, recibe ordenes de la Gerente, el Subgerente y el contador.

4. Marco Teórico

La contabilidad de costos es una parte especializada de la contabilidad general de una empresa industrial. La manipulación de los costos de producción para la determinación del costo unitario de los productos fabricados es lo suficientemente extensa como para justificar un subsistema dentro del sistema contable general encargado de todos los detalles referentes a los costos de producción. Básicamente tenemos dos clases de sistemas de costos caracterizados por la unidad de costeo y por la modalidad de la producción, los cuales son:

Costos por ordenes de producción. Costos por proceso. En este trabajo nos enfocaremos en al parte de costos por ordenes. Definición y naturaleza de los costos por ordenes.

En este sistema la unidad de costeo es generalmente un grupo o lote de productos iguales. La fabricación de cada lote se emprende mediante una orden de producción. Los lotes se acumulan para cada orden de producción por separado y la obtención de los costos es una simple división de los costos totales de cada orden por el número de unidades producidas en cada orden.

Características del costo por ordenes. El empleo de este sistema esta condicionado por las características de la producción; solo es apto cuando los productos que se fabrican, bien sea para almacén o contra pedido son identificables en todo momento como pertenecientes a una orden de producción específica. Las distintas ordenes de producción se empiezan y terminan en cualquier fecha dentro del periodo contable y los equipos se emplean para la fabricación de las diversas ordenes donde el reducido número de artículos no justifican una producción en serie.

Elementos del costo por ordenes. En un sistema de costos por ordenes, los tres elementos básicos del costo son: Materiales. Mano de obra Coso indirectos de fabricación.

Materiales Son los principales recursos de la producción. El costo de materiales puede dividirse en materiales directos e indirectos. Materiales Directos: Constituyen el primer elemento de los costos de producción, estos son los materiales que realmente entran en el producto que sé esta fabricando. Un ejemplo de material directo es la tela que se utiliza en la fabricación de ropa. Materiales Indirectos: Son todos aquellos materiales usados en la producción que no entran dentro de los materiales directos, estos se incluyen como parte de los costos indirectos de fabricación.

Mano de obra: Es el esfuerzo físico o mental empleado en la fabricación de un producto, la empresa debe decidir en relación con su fuerza laboral que parte de esta corresponde a producción, que parte a administración y que parte a ventas para luego, catalogarlos como mano de obra directa o indirecta. Mano de obra directa: es aquella directamente involucrada en la fabricación de un producto terminado que puede asociarse con este con facilidad y que representa un importante costo de mano de obra en la elaboración de un producto. El trabajo de las operadoras de maquinas de coser en una empresa de confección de ropa se considera mano de obra directa. Mano de obra indirecta: es aquella involucrada en la fabricación de un producto que no se considera mano de obra directa. La mano de obra indirecta se incluye como parte de los costos indirectos de fabricación. El trabajo de un supervisor de planta es un ejemplo de mano de obra indirecta.

Costos indirectos de fabricación. Estos costos se utilizan para acumular los materiales indirectos la mano de obra indirecta y los demás costos indirectos de fabricación que no pueden identificarse directamente con los productos específicos. Ejemplo de otros costos indirectos de fabricación, además de materiales indirectos y de la mano de obra indirecta, son arrendamientos, energía, calefacción, y depreciación del equipo de la fabrica.

Contabilización de los materiales. La contabilización de los materiales se divide en dos secciones:

Compra de materiales Uso de materiales. Compra de materiales: las materias primas y los suministros empleados en la producción se solicitan mediante el departamento de compras. Estos materiales se guardan en la bodega de materiales, bajo el control de un empleado y se entregan en el momento de presentar una solicitud aprobada de manera apropiada. Uso de materiales: el siguiente paso en el proceso de manufacturación consiste en obtener las materias primas necesarias, de la bodega de materiales. Existe un documento fuente para el consumo de materiales en un sistema de ordenes de trabajo: "La requisición de materiales". Cualquier entrega de materiales por el empleado encargado debe ser respaldada por una requisición de materiales aprobada por el gerente de producción o por el supervisor del departamento. Cada requisición de materiales, muestra el número de orden de trabajo, el número del departamento, las cantidades y las descripciones de los materiales solicitados, también se muestra el costo unitario y el costo total. Cuando los materiales son directos, se realiza un asiento en el libro diario para registrar la adicción de materiales a inventario de trabajo en proceso. Cuando hay materiales indirectos, se cargan a una cuenta de control de costos indirectos de fabricación.

Contabilización de la mano de obra. Hay dos documentos fuente para la mano de obra en un sistema de costeo por ordenes de trabajo: "Una tarjeta de tiempo y una boleta de trabajo". Diariamente los empleados insertan las tarjetas de tiempo en un reloj de control de tiempo cuando llegan, cuando salen, y cuando regresan de almorzar, cuando toman descanso y cuando salen del trabajo. Este procedimiento provee mecánicamente el registro del total de horas trabajadas cada día por cada empleado y suministra, de esta forma, una fuente confiable para el cálculo y el registro de la nómina. La suma del costo de la mano de obra y las horas empleadas en las diversas ordenes de trabajo, debe ser igual al costo total de la mano de obra y al total de horas de mano de obra para el periodo. A intervalos periódicos se resumen las tarjetas de tiempo para registrar la nómina, y las boletas de trabajo para cargarlas al inventario de trabajo en proceso o a control de costos indirectos de fabricación.

Contabilización de los costos indirectos de fabricación. Hay un documento fuente para el cálculo de los costos indirectos de fabricación en un sistema de costeo de ordenes de trabajo: "la hoja de costos indirectos de fabricación por departamento". La distribución de los costos indirectos de fabricación de las ordenes de trabajo, se hará con base en una "tasa predeterminada" de los costos indirectos de fabricación. Estas tasas se expresan un términos de las horas de mano de obra directa, horas-maquina, etc. Cuando los costos indirectos de fabricación no se acumulan a nivel de toda la fabrica para su distribución a los diversos departamentos, cada departamento por lo general tendrá una tasa diferente

Departamentalización. Si la empresa es de cierta magnitud y sobre todo cuando el proceso de fabricación requiere de varias operaciones distintas es aconsejable registrar y acumular los costos de fabricación por departamentos. De este modo la empresa puede no solamente costear cada orden de producción con mayor precisión sino que también, puede hacer responsables a los distintos departamentos de los costos en que incurran, lo que a su vez permite controlar los costos. en empresas industriales pequeñas y de procesos manufactureros relativamente poco complicados se pueden considerar como un solo departamento de producción. El primer paso en relación con la departamentalización de los costos es establecer los departamentos que han de reconocer en el sistema de costos, esto implica el decidir no solamente el número de departamentos de producción que habrá, sino también el número de departamentos de servicios que se van a tener

Departamento de producción. Un departamento de producción quizás se pueda definir como una unidad operativa (compuesta por hombres y maquinas) que participan en la fabricación real del producto terminado. En algunas compañías se puede distinguir claramente los departamentos de producción. Por ejemplo, un departamento inicial que diseña y elabora los patrones de la materia prima, un segundo que corta lo que recibe del primer departamento, y un tercer departamento que cose y termina las unidades. Son tres operaciones y tres localidades separadas en la fabrica, así que son tres departamento de producción.

Departamento de Servicio. Así como ninguna fabrica puede operar sin departamento de producción, a su vez estos tampoco pueden operar sin la asistencia de departamento de servicios. Aunque no estén directamente conectados con la fabricación del producto, sin, embargo, los departamentos de servicios suministran aquellas clases de asistencia de indirecta o servicio indispensable para que la fábrica pueda cumplir su cometido. A continuación se da una lista parcial de los servicios que podrían proporcionar los departamentos de servicios de una compañía.

• Manejo de materiales.
• Almacenamiento de materiales.
• Compra y recibo de materiales.
• Control de calidad.
• Control de producción
• Ingeniería Industrial
• Servicios de personal
• Mantenimiento de plantas y maquinas.
• Servicios médicos.
• Contabilidad de fabrica
• Protección de plantas
• Supervisión general de fabrica
• Generación de energía.
• Determinar los diferentes tipos de servicios a prestar en una fabrica suele ser tarea fácil, pero no es fácil determinar como se deben departamentalizar estos diferentes servicios. Existen criterios para clasificar estos departamentos.
• La similitud de un servicio con otro.
• El costo relativo de suministrar el servicio.
• El supervisor responsable, al menos de los costos controlables de suministrar el servicio.

Procedimiento de contabilidad de costos por ordenes. El procedimiento se divide en tres partes: antes del periodo contable, durante el periodo contable, al final del periodo contable.

Procedimientos antes del periodo contable. Primer paso: establecimiento de los departamentos. Se establece el número y tipo de departamento de producción y servicios que se van a tener en cuenta en el nuevo sistema de contabilidad de costos. Segundo Paso: presupuesto de costos generados de fabricación. Se calcula o presupuesta los costos generales de fabricación para el nuevo periodo contable. Primero, la compañía debe hacer una lista de los distintos costos generales de fabricación en que se esperan incurrir, luego la compañía debe tratar de calcular el costo de cada una con, base en el nivel de producción presupuestada, las formulas presupuestables de cada tipo de costos y las previsiones de cambio de precio que pudieran incurrir. Tercer paso: Calculo de los costos indirectos a los departamentos. Consiste en repartir los costos indirectos entre los diferentes departamentos. Por ejemplo en el caso de la luz, el agua, es difícil saber cuanto consume cada departamento, entonces, este costo total por electricidad es repartido entre los departamentos existentes. Cuarto paso: transferencia de los costos de los departamentos de servicios a los de producción. Todos los costos generales de fabricación se deben distribuir a los departamentos de producción, esto se debe, a que los productos que se fabrican pasan solamente por los departamentos de producción pero sin embargo deben cargarse con todos los costos generales de fabricación; no simplemente aquellos directamente asignables a los departamentos de producción, sino también los incurridos por los departamentos de servicios. Quinto paso: calculo de las tasas predeterminadas para los departamentos de producción. Una vez que se han cerrado los departamentos de servicios y todos los costos generales calculados se han cargado a los departamentos de producción, la compañía debe calcular una tasa predeterminada de costos generales para cada uno de los departamentos de producción. Las tasas se calculan dividiendo el total de costos generales presupuestados de cada departamento después de la distribución de los departamentos de servicios por el nivel de operaciones presupuestado o cantidad presupuestada que se halla calculado para el periodo en cada departamento de producción.

Procedimiento durante el periodo contable. Primer paso: contabilización de los costos generales reales. En un sistema de costos no departamentalizado, todos los costos generales reales se cargan a una cuenta titulada costos generales de fabricación – control, y además en un registro auxiliar de acuerdo con el tipo particular de costo general. Este mismo procedimiento se emplea también cuando las empresas esta departamentalizada. Siempre que se incurre en un costo general real, el departamento de contabilidad general lo carga a costos generales de fabricación – control. Además el tipo particular de costo incurrido se asienta también en un registro auxiliar; Pero cuando el sistema esta departamentalizado, el registro auxiliar también esta, departamentalizado. Por lo cual, la contabilidad de los costos generales reales es exactamente la misma sea que el sistema este departamentalizado o no. El registro auxiliar de costos generales departamentalizado lo puede llevar el departamento de contabilidad general, pero a menudo lo lleva el departamento de costos. con un sistema departamentalizado habrá tantas hojas en el registro auxiliar como departamentos. Siempre que se incurre en un costo general real y se carga a costos generales de fabricación – control, se registra también en el auxiliar en la hoja del departamento correspondiente. Si el cargo es por materiales indirectos por ejemplo, se registra en la hoja del departamento que se especifique en la requisición, si se trata de mano de obra indirecta, se registra en la hoja del departamento particular el cual se refiere el cargo de la mano de indirecta. Si se trata de un costo general que no se pueda relacionar directamente con un departamento particular se distribuye, entonces, a las distintas hojas de cada departamento sobre la misma base que se distribuyo el respectivo costo total calculado antes de comenzar el periodo contable. Por medio de este procedimiento, todos los costos generales se departamentaliza cada vez que se registran, lo que significa que al final del año, el cargo total a control de costos generales de fabricación durante el año, estará no solamente detallado por tipo de costo, sino también distribuida por departamentos.

Contabilidad de costos generales aplicables. Departamento de contabilidad de costos. A partir de que comienza el periodo, el departamento de costos va a cargar los costos generales a las hojas de costos de cada orden de producción, en el caso de que el sistema este departamentalizada, de acuerdo con las tasas de costos generales por departamentos que la compañía calculó antes de comenzar el año. Con tres departamentos de producción, cada hoja de costo va a contener tres secciones separadas para los costos generales aplicados y según sea el número de departamentos que trabaje en una semana dada en una orden de producción, puede haber uno, dos o tres casos de costos generales aplicados esa semana a las hojas de costos respectivos.

Departamento de contabilidad general. En un sistema de costos no departamentalizado, cada vez que el departamento de contabilidad de costos aplicaba los costos generales a las distintas hojas de costos, el departamento de contabilidad general registraba el total respectivo debitando inventario – productos en proceso (Costos generales de fabricación) y acreditando Costos generales de fabricación aplicados. Con un sistema departamentalizado, se sigue en gran parte el mismo procedimiento. Cada semana a medida que el departamento de costos aplica los costos generales a las distintas hojas de costos, el total respectivo se carga a inventario – Productos en proceso (Costos generales de fabricación); pero en lugar de acreditar el total en una sola cuenta de costos generales de fabricación aplicada, se abre una cuenta de costos generales de fabricación aplicada para cada uno de los departamentos de producción y las cantidades acreditadas en las mismas son los totales que se aplican departamentalmente a las hojas de costos de cada semana. Debido a que todas las cifras registradas en las hojas de costos deben quedar reflejadas en total en el libro mayor, a través de un asiento. Este procedimiento se sigue durante a lo largo de todo el año. El total de costos generales aplicados por el departamento de costo a las hojas de costos, lo carga el departamento de contabilidad general a inventario productos en proceso (Costos generales de fabricación). La forma como estos costos generales aplicados se distribuyen por departamentos, queda registrada en los créditos de contrapartida a las distintas cuentas de costos generales de fabricación aplicados. En consecuencia, al final del año las cuentas de costos generales de fabricación aplicados del mayor, van a contener el total de costos generales aplicados a cada departamento durante el año.

Procedimiento al final del periodo contable. Al final del año todos los costos generales reales incurridos durante el año, habrán quedado registrados en total en la cuenta costos generales de fabricación – control. También quedarán detallados por tipo de costo y distribuidos departamentalmente en el registro auxiliar de costos generales. Entre tanto todos los costos generales aplicados a las hojas de costos durante el año habrán sido registradas departamentalmente en las tres cuentas de costos generales de fabricación aplicados. Entonces lo que debe hacer la compañía, es calcular las variaciones de costos generales y proceder a su contabilización, efectuando el cierre de las cuentas de costos generales reales (CIF- control) y aplicados (CIF– aplicados) y después proceder al cierre de las variaciones.

Contabilización y cierre de variaciones. Las variaciones se contabilizan mediante un asiento que cierre (deja en cero) los costos generales reales y aplicados. Luego las variaciones se cierran contra costo de productos vendidos, mediante el asiento. Todas las empresas deben llevar auxiliar donde se asienten las variaciones en forma discriminada y por departamento

Etapa de cierre del periodo. El objetivo financiero de la contabilidad de costos consiste en la obtención del costo unitario de los productos fabricados, con el fin de costear los inventarios que habrán de figurar en el balance general y determina el costo de los productos vendidos que permita la preparación del Estado Perdidas y Ganancias y por ende la determinación de la utilidad o pérdida en el período respectivo. En la etapa de cierre del periodo, lo que se obtiene son las ganancias o perdidas durante dicho periodo. Es el departamento de contabilidad general el encargado de esta información, pero es el departamento de costos el que le proporciona toda la información necesaria, estos son las hojas de costos las cuales detallan los costos de las ordenes a medida que se fabrican.

Procedimiento para el cierre del período. Cuando se termina la orden de producción se da aviso al departamento de costos para que proceda a su liquidación. Esta se efectúa: Totalizando las tres columnas (MD, MOD y CIF) de la respectiva hoja de costos. Sumando los totales de las tres columnas para obtener el costo total de la orden de producción. Dividiendo el costo por el número de unidades fabricadas; para obtener el costo de cada una de ellas. El departamento de costos informa luego al de contabilidad general sobre el total de la orden de producción que se ha terminado y también al almacén de productos terminados sobre el costo total y el costo unitario de los productos cuando estos se destinan al almacén de productos terminados. Luego la hoja de costos se pasa al archivo de órdenes terminadas. Cuando se termina una orden de producción y sus unidades pasan al almacén de productos terminados, contabilidad general procede a efectuar el siguiente asiento, con la información recibida de contabilidad de costos. Inventario – productos terminados $$$$$$ Inventario – productos en proceso $$$$$$ Con este asiento los costos de la orden terminada pasan a la cuenta de inventario apropiada. De esta manera el saldo que queda en la cuenta de inventario – productos en proceso. Coincide con el total de costos acumulados en las hojas de costos que esta en el archivo de órdenes en proceso. Si una orden de producción se fabrica contra pedido, es posible, que al quedar terminada se entregue directamente al cliente sin pasar por el almacén. En este caso el débito del asiento anterior no sería a inventario – productos terminados, sino a costo de productos vendidos. Sin embargo, aunque los productos no pasen físicamente por el almacén, conviene, por razones de control, pasarlos contablemente por la cuenta de inventario – productos terminados. Si la orden de producción que se ha terminado se fabricó para inventario, las unidades son almacenadas. El almacenista recibirá aviso del departamento de costos. sobre el costo total y unitario de los productos recibidos. Así que todo lo que contabilidad general carga a inventario – productos terminados, queda registrado en detalle por el almacenista. La última fase es la venta de los productos fabricados. Los asientos contables requeridos en este momento dependen de sí las unidades vendidas provienen del inventario de productos terminados o si se trata de unidades fabricadas contra pedido que se entregan al cliente una vez terminadas

Unidades provenientes del inventario. Recibida la orden de venta, el almacenista de productos terminados empacará los artículos especificado para su despacho, luego contabilizará la entrega, registrando el número de unidades vendidas, su costo unitario. El almacenista dará luego aviso al departamento de contabilidad general, sobre el costo total de los productos que han sido vendidos. El departamento de contabilidad general tendrá a su vez dos asientos para hacer con respecto a la venta: uno para registrar la cantidad de la venta y otro para registrar el costo de productos vendidos. Por ejemplo: Cuentas por Cobrar $1.000.000 Ventas $1.000.000. Costo de productos vendidos $2.500.000 Inventario de productos terminado $2.500.000. Los asientos anteriores son los dos asientos típicos para registrar una venta. El primer asiento carga al cliente por la cantidad de la venta, registrando al mismo tiempo la renta bruta de la venta. El segundo asiento reduce la cuenta de control inventario – productos terminados por el costo de los productos vendidos, mientras carga dicho costo a "Costo de productos vendidos". Tanto la cuenta de ventas como la de "costos de productos vendidos", son cuentas temporales y se cierran contra resumen de Ganancias y Perdidas, al final del período contable.

Unidades vendidas directamente después de terminadas. Si los productos se entregan directamente al cliente una vez terminada, el asiento sería: Cuentas x Cobrar $1.000.000 Ventas $1.00.000. Costo de Productos Vendidos $2.500.000 Inventario de Productos en Proceso $2.500.000