Aprendiendo Excel

Enviado por Carlos Cherre Antón

edu.red

EXCEL

Elementos de la pantalla de Excel

1. Botón de Office (Abrir, guardar, imprimir, etc.)
2. Botones clásicos de las ventanas de Windows (cerrar, maximizar y minimizar)
3. Pestañas de barras de herramientas de Excel.
4. Barra de herramientas según pestañas (formatos, formulas, etc)
5. Indica la celda activa
6. Asistente para funciones.
7. Columnas de la hoja.
8. Filas de la hoja.
9. Hojas del libro, mediante estos controles podemos desplazarnos

rápidamente por las hojas del libro e insertar nuevas hojas al libro.

10. Barra de desplazamiento horizontal que permite desplazar el contenido de

de forma lateral.

Los libros de trabajo

Los documentos en Excel se denominan libros. En esta nueva versión de Excel estos ficheros tendrán una extensión .xlsx a diferencia de versiones anteriores cuya extensión era .xls. Por supuesto que en esta nueva versión los tipos de ficheros antiguos son aceptados, es decir, Excel 2007 puede abrir documentos de versiones anteriores. Excel es capaz, además, de guardar nuestros libros en otros formatos. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo. Es posible seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas de forma simultánea. Cada vez que abramos un libro nuevo de trabajo se abrirá con tres hojas de cálculo.

La hoja activa aparece con el nombre en negrita. Haciendo clic en las etiquetas, es posible desplazarse entre las hojas de un libro.

Las hojas de cálculo

Operaciones con las hojas.

Para organizar el libro de la manera más conveniente es posible insertar hojas nuevas, eliminar hojas, cambiar su nombre, moverlas, copiarlas, etc.

También se puede organizar la pantalla usando varias ventanas para ver partes diferentes de una hoja, hojas distintas del mismo libro de trabajo o bien varios libros de trabajo.

Seleccionar varias hojas.

Podemos seleccionar varias hojas para realizar las mismas tareas en todas ellas simultáneamente, como eliminar varias hojas en un solo paso o introducir los mismos datos en varias hojas a la vez. Para seleccionar varias hojas se debe hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y manteniendo pulsada la tecla Ctrl hacemos clic en la etiqueta de cada una de las hojas que queramos seleccionar.

Esta forma de seleccionar las hojas la utilizaremos cuando las hojas a seleccionar no estén contiguas.

Cuando las hojas a seleccionar se encuentren contiguas lo haremos de la siguiente forma, se hace clic en la primera hoja que queramos seleccionar y manteniendo pulsada la tecla Shift se hace clic en la última hoja a seleccionar.

Desplazarse por las hojas en un libro de trabajo.

La manera más sencilla de moverse a través del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura:

Estos controles no cambian la hoja activa, simplemente desplazan las etiquetas de las hojas que no se pueden mostrar. Si usted tiene a la vista todas las etiquetas estos controles no surtirán ningún efecto. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo en el cual sólo se tiene a la vista la etiqueta de la "Hoja 1" en este caso estos controles nos permitirán ver las hojas ocultas por falta de espacio.

Insertar una nueva hoja de cálculo.

Como se dijo anteriormente, un libro de trabajo contiene inicialmente tres hojas, pero pueden insertarse otras nuevas. La cantidad máxima de hojas vendrá limitada tan sólo por la memoria disponible.

Para insertar nuevas hojas de cálculo disponemos de las siguientes opciones:

1. Hacer clic en el ícono

Las nuevas hojas aparecerán a la derecha de la última hoja existente.

2. Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre una hoja apareciendo el siguiente menú de opciones:

Seleccionamos la opción "Insertar…" y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Seleccionamos "Hoja de cálculo" y pulsamos el botón Aceptar.

La nueva hoja aparecerá a la izquierda de la hoja existente.

Crear tablas

Esencialmente una tabla es una selección de algunas celdas de la hoja para organizar la información con fines de realizar un cálculo. Sirve para organizar los datos y las cifras según lo que deseemos calcular: sumas, promedios, porcentajes, estadísticas, etc.

Para elaborar una tabla seguimos los pasos siguientes:

1. Seleccionamos (bloqueamos) las celdas que necesitamos según la cantidad de columnas y filas:

2. Presionamos BORDES:

Luego aparecerá marcado de la manera siguiente:

3. Posteriormente podemos digitar la información en las celdas según nos interese.

Fórmulas

Una fórmula es información cifrada según el lenguaje que el programa conoce para ejecutar determinados cálculos, veamos:

Toda fórmula empieza con el símbolo =, luego se indica la operación, después el rango que contiene los valores que serán calculados según el tipo de fórmula.

PROMEDIO

Sirve para calcular el valor promedial de un rango.

Ejemplo: =PROMEDIO(C3:F3)

Para obtener un promedio seguimos los siguientes pasos: