Definir situación actual
Identificar los apoyos y obstáculos
Desarrollar un plan o los medios de acción para lograrlo
Establecer el plan como una serie de actividades secuenciales
Indicar el sistema que evaluará y controlará el logro de objetivos.
Planes.
Los Planes son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos.
Tipos de Planes.
Estratégicos: Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.
Tácticos o Funcionales: Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.
Operativos: Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad
Importancia de las metas
En la definición de empresa uno de los aspectos más importantes es que "las empresas poseen metas", que las empresas son grupos de individuos, que se unen para alcanzar dichas metas. Entonces las metas son "declaraciones que identifican el punto final o condición que desea alcanzar una organización. Esto parecería a primera vista muy obvio, pero en la práctica no lo es. Si profundizamos en las metas típicas de la organización, podemos encontrar que hay unas metas muy claras y otras ambiguas y otras contradictorias. Además existen grupos de individuos dentro o fuera de la organización que tienen otras metas que pueden estar en concordancia con las metas de la organización o en contra de estas.
El conjunto de metas de una empresa, es lo que le proporciona a esta su identidad propia, de hecho incluso aquellas empresas que operan en un mismo sector poseen metas distintas y por lo tanto actúan de manera diferente.
Funciones de las Metas
Constituyen Principios Generales, que se debe seguir por los miembros de la organización, para lograr el futuro deseado que la organización quiere alcanzar.
Le dan Legitimidad a la organización, proporcionándole una lógica o razón fundamental para su existencia.
Proporcionan un conjunto de estándares, proporcionándole una lógica o razón fundamental para su existencia.
Gerencia, eficiencia y efectividad, Según Peter Brucker
Los grandes ejecutivos pueden ser carismáticos o sin brillo, generosos o tacaños, visionarios u orientados a los números. Pero todo ejecutivo eficaz sigue ocho reglas sencillas:
1-Preguntaban ¿Qué hay que hacer?2-Preguntaban ¿Qué le conviene a la empresa?3-Desarrollaban planes de acción.4-Asumían la responsabilidad de sus decisiones.5-Asumían la responsabilidad de comunicar.6-Se centraban en oportunidades en vez de problemas.7-Conducían reuniones productivas.8-Pensaban y decían "nosotros" en vez de "yo".
Las dos primeras prácticas les permitían obtener el conocimiento que necesitaban. Las cuatro siguientes les ayudaban a convertir ese conocimiento en acción eficaz. Las dos últimas aseguraban que toda la organización se sintiera responsable
La primera práctica es preguntar qué hay que hacer. Nótese que la pregunta no es "¿Qué quiero hacer?". Preguntar qué hay que hacer y tomarse el asunto en serio es fundamental para el éxito gerencial. Si no se hace esta pregunta, hasta el más capaz de los ejecutivos se vuelve inútil.
La segunda práctica De los ejecutivos eficaces, que es tan importante como la primera, consiste en preguntar:"¿Es esto lo correcto para la empresa?". No preguntan si es correcto para los dueños, para el precio de las acciones, para los empleados o los ejecutivos. Desde luego, saben que los accionistas, empleados y ejecutivos son actores importantes que deben apoyar una decisión, o por lo menos aceptarla, si optan por ser eficaces. Ellos saben que el precio de la acción no sólo es relevante para los accionistas, sino también para la empresa, ya que la relación precio-utilidad determina el costo del capital.
La tercera practica Los ejecutivos hacen cosas, ejecutan. Para ellos, el conocimiento es inútil hasta que no haya sido traducido en hechos. Pero antes de pasar a la acción, el ejecutivo debe trazar su plan. Debe pensar en los resultados deseados, las posibles restricciones, las futuras revisiones, los puntos a considerar y las consecuencias de la forma en que utilizará su tiempo.
La cuarta practica Al traducir sus planes en acción, los ejecutivos deben prestar especial atención a la toma de decisiones, la comunicación, las oportunidades (en vez de los problemas) y las reuniones. Consideraré estos aspectos uno a uno.
La quinta practica Asuma responsabilidad, Una decisión no se toma mientras las personas no sepan:• el nombre de la persona encargada de realizarla;• el plazo;• el nombre de las personas que se verán afectadas por la decisión, y que, por lo tanto, deben estar al tanto de ésta, entenderla y aceptarla –o al menos no oponerse demasiado a ella• el nombre de las personas que deben ser informadas de la decisión, aunque no se vean directamente afectadas.
Sexta practica Asuma la responsabilidad de comunicar, Los ejecutivos eficaces se aseguran que tanto sus planes de acción como sus necesidades de información sean comprendidos.En concreto, esto significa que comparten sus planes con todos sus colegas –superiores, subordinados y pares–, y les piden comentarios al respecto. Al mismo tiempo, le señalan a cada persona qué información necesitarán para realizar el trabajo. El flujo de información del subordinado al jefe es lo que generalmente atrae mayor atención.
Séptima practica Céntrese en las oportunidades, Los buenos ejecutivos se centran en las oportunidades en vez de los problemas. Por supuesto que hay que enfrentar los problemas, no deben ser ignorados. Pero la resolución de problemas, aunque necesaria, no produce resultados, sino que previene daños. Aprovechar las oportunidades sí produce resultados.
Octava práctica Piense y diga "nosotros "La última práctica es ésta: No piense ni diga "yo"; piense y diga "nosotros". Los ejecutivos eficaces saben que tienen la responsabilidad final, y que ésta no puede ni compartirse ni delegarse. Pero sólo tienen autoridad porque cuentan con la confianza de la organización. Esto tal vez suene simple, pero no lo es y debe ser seguido estrictamente.
Uno de los párrafos más célebres de toda su producción bibliográfica se encuentra en THE PRACTICE OF MANAGEMENT: " solamente hay una definición válida de la finalidad de la empresa: crear un cliente.
Los mercados no los crea Dios, la naturaleza o las fuerzas económicas, sino los hombres de negocios. La carencia que satisfacen incluso la puede haber sentido el cliente antes de que se le ofrecieran los medios para satisfacerla. De hecho puede haber dominado la vida del cliente y llenado todos sus momentos de vigilia. Pero antes se trataba de una carencia teórica; solamente cuando la acción de los hombres de negocios la convierten en una demanda efectiva hay un cliente, un mercado".
Cultura y Estrategia
Una empresa que desarrolla una sola actividad o negocio, en el contexto además de un entorno simple y estable, se podría aceptar la existencia de un solo nivel de estrategia. Pero es, tal vez, hoy en día, el caso menos corriente. En un entorno turbulento se hará necesaria la identificación de dos niveles de estrategia, pues el desarrollo de unos recursos y competencias acertadas y la búsqueda concienzuda de ventajas competitivas y sinergia se hace mucho mas imperativo dada la mayor adversidad e inestabilidad del entorno, y las estrategias funcionales, evidentemente indispensables, deben poder enmarcarse y coordinarse dentro de la estrategia de la actividad.Cuando se trata de una empresa diversificada, ésta se concibe como un conjunto de actividades o negocios, y además de los dos niveles anteriores es preciso añadir un nivel superior de la estrategia que engloba las distintas estrategias de negocios y plantea el problema de una combinación acertada de las distintas actividades. Veamos, pues, ahora las características de esos tres niveles posibles de la estrategia empresarial.Estrategia global o "estrategia de empresa". A este nivel se trata de considerar la empresa en relación con su entorno, planteándose en qué actividades se quiere participar y cuál es la combinación más apropiada de éstas. En este nivel de estrategia cobran mayor importancia relativa el primer y segundo componentes, al tratarse se acotar el ámbito de actividad y asignar las capacidades entre los distintos negocios que configuran el ámbito de actuación.En un segundo nivel está la "estrategia de negocio". Esta se hace necesaria en las empresas multiactividad. Si las empresas están suficientemente diversificadas, se suelen identificar, en vez de simples negocios, lo que se llama unidades estratégicas. Cada unidad estratégica es un conjunto de actividades o negocios, homogéneos desde el punto de vista estratégico, o sea, para la cual es posible formular una estrategia común y a su vez diferente de la estrategia adecuada para otras actividades y/o unidades estratégicas.
La estrategia de cada unidad es en si autónoma, si bien no independiente ya que se integra en la estrategia de laempresa.A este nivel se trata de determinar cómo desarrollar lo mejor posible la actividad o las actividades correspondientes a la unidad estratégica, o sea en un entorno competitivo, cómo competir mejor en tal o cual negocio. El problema concierne, pues, particularmente al segundo y tercer componentes. En el cuarto componente se pone el énfasis en la sinergia que produce la integración acertada de las distintas áreas funcionales dentro de cada actividad. En el tercer nivel está la "estrategia funcional". A este último nivel la cuestión es cómo utilizar y aplicar los recursos y habilidades dentro de cada área funcional de cada actividad (producción, marketing, finanzas, etc) o cada unidad estratégica, a fin de maximizar la productividad de dichos recursos. Los componentes claves son el segundo y el cuarto, este último correspondiendo al efecto sinérgico que se deriva de la coordinación e integración correcta de las distintas políticas y acciones que se diseñen dentro de cada área funcional
Cuando la cultura de una organización es congruente con su estrategia, resulta bastante más fácil implantar la estrategia. Es imposible aplicar una estrategia con éxito si ésta se contrapone a la cultura de la organización.Cómo hacer que la estrategia sea operativaLos planes operativos ofrecen los detalles necesarios para incorporar los planes estratégicos a las operaciones diarias de la organización. Los planes operativos caben dentro de dos categorías generales:
Planes que se usan una sola vez: Curso de acción detallado que se usa una vez, u ocasionalmente para resolver un problema que no se presenta de forma repetida.
Planes permanentes: Una serie de decisiones determinadas, usadas por los gerentes para abordar actividades recurrentes u organizativas; los tipos básicos son políticas (plan permanente que establece lineamientos generales), procedimientos (plan permanente que contiene lineamientos detallados para manejar las acciones de la organización que se presentan con regularidad) y reglas (planes permanentes que detallan las medidas especificas que se deben tomar en una situación dada).Objetivos anuales es identificar con exactitud lo que se debe realizar cada año con objeto de alcanzar las metas estratégicas de la organización
Administración por Objetivos (APO)
Es una serie de procedimientos formales que establece y revisa el avance logrado hacia las metas que comparten gerentes y subordinados.La participación es un componente fundamental de un programa efectivo de APO. Los gerentes y los empleados deben estar de acuerdo en cuanto a los objetivos y deben reunirse periódicamente para revisar el avance logrado hacia esos objetivos. La retroalimentación específica y oportuna mejora los resultados.
Elementos del sistema de la APO
1. Compromiso con el programa2. Metas establecidas por los niveles superiores.3. Metas individuales4. Participación5. Autonomía6. Revisión.Evaluación de la APO.
Stephen J. Carroll y Hery L. Tosi. En su investigación que cubre la literatura sobre la APO, se concentraron en 3 conceptos fundamentales: establecer metas específicas, retroalimentación sobre el desempeño y la participación. Para determinar si el optimismo en cuanto a la APO estaba justificado.
Llegaron a la conclusión de que las personas que logran alcanzar las metas que se han establecido tienden a perfilarse para obtener un mejor desempeño. Los empleados que reciben retroalimentación específica y oportuna sobre su desempeño obtienen mejores resultados, y quienes forman parte en el proceso para establecer las metas llegan a mejores resultados.
Unidad de negocio de Porter
Según M. E. Porter (1985) podemos identificar tres estrategias genéricas para crear una posición competitiva, hacerla defendible a largo plazo y sobresalir por encima de los competidores del sector. Estas son: Liderazgo General en Costos, Diferenciación y Alta Segmentación o Enfoque
Liderazgo en Costos: En un sector en el que los ingresos económicos están estancados y los precios de las materias primas tienden a crecer es probable suponer que manteniendo una posición de costos bajos pueda lograrse que la empresa obtenga rendimientos mayores al promedio. Esto le permitirá fijar sus precios al mismo nivel o por debajo de la competencia. Para lograr estos fines la estructura y cultura de la empresa, así como la atención de la Dirección deberán estar orientadas al control de costos. El riesgo mayor estriba en que los cambios tecnológicos anulan rápidamente la ventaja obtenida y la tecnología de bajo costo se difunde rápidamente entre los competidores.
Diferenciación: Consiste en hacer que la empresa sea percibida como única en el mercado. Se persigue la lealtad del cliente, lograr con la diferenciación un aislamiento frente a la rivalidad competitiva. El desafío está en que cuando un producto deja de ser exclusivo ya no sirve a la estrategia de diferenciación. Las imitaciones (tan frecuentes) también reducen el impacto de esta estrategia. R. M. Beal (2000) recoge varias matizaciones sobre la estrategia de diferenciación concluyendo que existe una estrategia de diferenciación por innovación, marketing, calidad y servicio.
Alta Segmentación: Se trata de enfocarse sobre una porción particular del mercado. La empresa puede de esta manera servir mejor a sus objetivos estratégicos, con más efectividad que los competidores que lo hacen de modo general.
Las estrategias de Diferenciación y Liderazgo en Costes no son incompatibles, según todas las evidencias pueden combinarse, existen correlaciones positivas entre ambos tipos de ventaja competitiva (Calori y Ardisson, 1988) De igual modo los esfuerzo por diferenciarse y concentrar a la vez el ataque en un segmento específico de mercado puede resultar una conjunción eficaz (caso de Pepsi Cola) Las estrategias combinadas, además de ser más fuertes, hacen difícil el ser descifradas y copiadas por los competidores.
Said José Holguín Díaz
92-0839
Conclusiones
Quienes tienen la responsabilidad de dirigir las organizaciones deben procurar adelantarse a los cambios futuros del entorno y diseñar planes y estructuras flexibles que permitan la adaptación, la innovación y enfrentar cualquier situación no prevista
La Administración Estratégica implica tener conciencia del cambio que se presenta en el entorno día a día, quiere decir no solamente enunciar intenciones sino plantear objetivos medibles y alcanzables, proponiendo acciones específicas y conociendo las necesidades de recursos (humanos, físicos, financieros y tecnológicos) para llevar esas acciones a cabo.
Significa además solidez en el trabajo, ya que toda la organización se moverá en busca de objetivos comunes aplicando unas estrategias también comunes
Este trabajo recoge en su conjunto algunas de las consideraciones teóricas y de experiencias practicas de algunos autores, consideramos que para la utilización de toda esta teoría es necesario adaptar la misma a las condiciones de nuestra organización y trabajar por una aplicación de acuerdo a la necesidad de la misma.
Bibliografía
1. Administración – James Stoner – 6 Ed.
2. Administración una perspectiva global – Harold koontz – 12a Ed.
3. Introducción a la administración – Sergio Hernández y Rodríguez – 4ta Ed.
4. Introducción a la teoría general de la administración – Idalberto Chiavenato – 7ma Ed.
5.
Autor:
Said José Holguín
Universidad Católica tecnológica del Cibao (UCATECI)
La Vega, República Dominicana
| Página siguiente |