Uso de los Sistemas de Soporte a la Decisión en Empresas Mexicanas
- PYME’s y las Tecnologías de Información
- Soporte a la toma de decisiones
- Lucha contra el estancamiento
- Resistencia al Cambio y DSS
- Conclusiones
- Bibliografía
No hace falta darnos cuenta que en la actualidad los sistemas de información juegan un papel muy importante en el crecimiento, éxito y desarrollo de las organizaciones. Estos sistemas se apoyan directamente de información de la empresa, dando lugar a ejecutivos, directivos y gerentes la posibilidad de tomar decisiones y acciones. Lamentablemente, en la actualidad muchas empresas no cuentan con este tipo de sistemas, estancándose en la innovación de productos, adquisición de nuevos clientes y proveedores, así como la correcta automatización de procesos. Es así, que se debe analizar el impacto que podrían tener estos sistemas en el desarrollo de las empresas en México.
Palabras clave: Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas de Apoyo a las Decisiones, Empresas Mexicanas y Sistemas de Soporte, Tecnología.
En los años 70’s se empezó a definir lo que es el concepto de Sistemas para el Soporte a las Decisiones (DSS por sus siglas en inglés). Una de ellas puede ser "el agrupar los recursos intelectuales de individuos con las capacidades de la computadora para mejorar la calidad de sus decisiones"1. Encuestas y estadísticas realizadas entre los 80’s y 90’s han identificado las razones por las cuales las organizaciones deberían de integrar un sistema de soporte a la decisión. Algunas de ellas son:
1) La competencia se ha incrementado.
2) Información actualizada, clara y rápida es requerida en cualquier momento.
3) Reducción de costos es una ventaja al usar un DSS.
4) El comercio electrónico es una forma de vida para las organizaciones.
Es así, que las Tecnologías de Información juegan ya un papel importante en el desarrollo, éxito y crecimiento de una empresa. Ahora más que nunca la información y el como utilizarla es una llave fundamental en las organizaciones. En México, los DSS empiezan a jugar un papel muy importante en el desarrollo y superación de las empresas mexicanas pero falta un largo trecho por recorrer.
PYME’s y las Tecnologías de Información
La computadora actualmente es una herramienta clave para el desarrollo y éxito de las organizaciones. Las tecnologías de información permiten la construcción y operación de los sistemas de información. Pero es importante resaltar que estos avances dependen de la infraestructura económica, política y cultural de cada país.
Uno de los objetivos de las Tecnologías de Información es el apoyo a los administradores en la resolución de problemas que se presenten dentro y fuera de la organización, pudiendo así concretar y tomar decisiones de una manera más rápida, eficiente y de esta forma ayudar al éxito y desarrollo de la organización.
Por esto, es fundamental que las organizaciones y empresas adquieran tecnologías para su crecimiento, en especial las pequeñas y micro empresas (PYME’s). En México las PYME’s representan un 99% de las empresas registradas dando empleo a un 59% de la población en México2. Es por esta razón que el crecimiento y el aprovechamiento de las tecnologías de información debería de presentar un gran reto y una oportunidad de crecimiento económico y social tanto para las empresas como para México.
Soporte a la toma de decisiones
En la actualidad los sistemas de información juegan un papel fundamental para el éxito de las empresas. Es un gran reto el que una organización pueda tener controladas las variables de planeación, organización, control y dirección de la empresa. Para poder tener un control de las mismas, se requiere de tomar decisiones acertadas que puedan llevar a la organización en la dirección deseada.
En el mundo de los negocios, la toma de decisiones es siempre un concepto delicado, no solamente por los riesgos que hay que asumir, sino por el tiempo en el que se logra tomar la decisión para corregir un problema o incluso prevenirlo. La dinámica de los negocios es cada vez más compleja y requiere de estar actualizados y de utilizar herramientas que ayuden a este proceso.
Si nos ponemos a reflexionar podemos inferir que las grandes compañías mexicanas cuentan con sistemas, o tecnologías que los ayuden a tomar estas decisiones. Se basan y soportan sus decisiones en tecnología de punta. Pero las PYME’s son un paso muy importante en el desarrollo del País. La toma de decisiones muchas veces se lleva a cabo por sentido común, o por lo que piensan los administradores, pero no se lleva un control, registro, o procedimiento para poder tomar esas decisiones.
Se requiere de una nueva cultura empresarial, mejorar la producción, tener una integración total de la empresa, y mejorar relaciones con los clientes3. Pero para que se logren estos factores primero se deben analizar cuales son las barreras y obstáculos que impiden que las PYME’s encuentren una respuesta real para poder adoptar las Tecnologías de Información.
Las PYME’s requieren la incorporación de tecnología para poder adaptarse a los nuevos tiempos. Esto permitirá que la eficiencia, rapidez en el tiempo de respuesta a clientes y proveedores, le permita ser a la organización más productiva. Pero hay un problema serio conlas PYME’s ya que no incorporan tecnología –o no al ritmo que debería de ser- y por lo tanto se empiezan a estancar. Existen varias barreras que impiden que las PYME’s incorporen sistemas tecnológicos y de soporte a la decisión4.
La resistencia al cambio, definición de requerimientos, conocer que sistema deberían usar (hardware y software) y dependencia del proveedores de tecnología son factores importantes que nos ayudan a definir porque las PYME’s no incorporan tan rápido y exitosamente tecnologías que los ayuden a mejorar en sus procesos y servicios. La resistencia al cambio es uno de los factores que más impiden la integración de las Tecnologías de Información, en especial de los Sistemas de Soporte a la Decisión.
Resistencia al Cambio y DSS
Actualmente la computadora es un "administrador" silencioso de los procesos que se realizan en las organizaciones. Una de las tareas en las que más puede ayudar a una organización es en el proceso de toma de decisiones. Estadísticas, análisis, conocimiento de objetivos, pruebas, simulaciones, son parte de este proceso de Toma de Decisiones. Las PYME’s no están exentas de usar las tecnologías para el Soporte a la Toma de Decisiones.
El cambio que produce un Sistema de Soporte a la Toma de Decisiones (DSS) requiere que los representantes principales, es decir, los administradores, estén dispuestos a usar las TI para poder modificar la forma en como toman sus decisiones. Debe, por supuesto, haber formas de disminuir la resistencia al cambio e ir adoptando gradualmente estas tecnologías que ayudarán no sólo al desarrollo de la empresa, sino también del País en general.
Una forma de aminorar esta resistencia al cambio es a través de la gestión de la empresa: su gente (a través de su desarrollo personal), su conocimiento (manejo de tecnología, información, riesgos y oportunidades), su información (compartida y útil) y su liderazgo(participación y reconocimiento de logros)5.
Se requiere hacer un uso creativo de las Tecnologías de Información, y resulta necesario que las empresas no teman implantar nuevas ideas. Las PYME’s por ser empresa en crecimiento siempre tienen miedo o ven como un gasto a la tecnología. El problema que se genera es que no se dan cuenta que con este tipo de sistemas los productos y servicios que ofrecen empiezan a dejar de ser competitivos. Necesitan siempre estar en un proceso de aprendizaje constante, y ese aprendizaje se puede dar a través de las computadoras, ya que el conocimiento se integra en una sola parte2.
Un Sistema de Soporte a la Decisión todavía no es capaz de tomar decisiones, simplemente ayuda a los administradores y directores a poder desarrollar mejores estrategias, e incluso simular que podría pasar en un futuro con las decisiones tomadas. Lo que si es un hecho es que un DSS es un complemento único que mayor cantidad de empresas deberían de estar adoptando, en especial las PYME’s que son las empresas que tienen que lidiar con competencia y saber siempre tomar el mejor rumbo y desarrollo de sus productos y servicios.
El impacto de las Tecnologías de Información es observado ahora en todo el mundo. Empresas, personas, clientes, proveedores tienen que usar una computadora para poder realizar sus actividades. El proceso de Toma de Decisiones va muy ligado a estas tecnologías ya que afectan diariamente a miles de personas y organizaciones que basan sus objetivos y metas en base a la información que ingresan en sus sistemas.
Las PYME’s son empresas en pleno crecimiento, pero que encuentran dificultades al querer implantar este tipo de sistemas. Puede ser difícil al principio, por los factores económicos, financieros y humanos que representa el usar estos sistemas. Esto no quiere decir tampoco que sea imposible, simplemente se requiere de un cambio de paradigma para que las PYME’s puedan ingresar a un mundo completamente diferente en donde las decisiones y objetivos que se quieran alcanzar estén más aterrizados y pueda representar una ventaja competitiva para dar un valor agregado a sus clientes, proveedores e incluso mejorar sus procesos internos.
- Aronson, Jay E. & Turban, E. Decision Support Systems and Intelligent Systems, Management Support Systems (Chapter 1), Pág. 13, 6a Ed.
- Bañuelos Alvarez, Víctor Manuel., La necesidad de los DSS en las PYME’s, Soluciones Empresariales. http://www.claveempresarial.com/soluciones/notas/nota010507a
- Valenzuela Rodríguez, Juan Alonso., Tecnologías de Información en las PYME’s. Monografías.com http://www.monografias.com/trabajos13/artpymes/artpymes#ACCION
- Para Luchar contra el estancamiento ¿Qué les pasa a las PYME’s con las TI’s? Enfoques http://www.intec.cl/revista/art1%20(Pyme%20y%20TI).htm
- Caldera Borja, Bethzy., Los Sistemas de Soporte a la Decisión y la resistencia al cambio. Netmedia http://www.netmedia.info/netmedia/articulos.php?id_sec=32&id_art=2263
Datos:
Ing. Omar Arzate Carrasco
Administración de las Tecnologías de Información.