Mejoras al proceso de gestión de servicio de documento del área de sistemas y documentación (PowerPoint)

INTRODUCCIÓN Debido al proceso de conformación de la estructura organizativa de Corpoelec actualmente no se cuenta con una estructura formal aprobada hasta el último nivel es por ello que la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur esta laborando mediante funciones que responde tanto al proceso medular como a los procesos de apoyo. El Área de Sistemas y Documentación trabaja en función de organizar la gestión al nivel documental que es generada por los múltiples proyectos que actualmente se ejecutan. Esta investigación tiene como finalidad diagnosticar y generar propuestas en cuanto al proceso que se lleva a cabo en la unidad. Para el área es de suma importancia puesto que tiene como objetivo principal satisfacer de manera eficaz, oportuna y con servicio de calidad las necesidades de información de sus usuarios; y la forma de cumplirlo es normalizar y cumplir al cien por ciento con las actividades que se deben realizar en el Área de Sistemas y Documentación.

LA EMPRESA CORPOELEC, Empresa Eléctrica Socialista, adscrita al Ministerio del Poder Popular de Energía Eléctrica, es una institución que nace con la visión de reorganizar y unificar, en una empresa única, al sector eléctrico venezolano, a fin de garantizar la prestación de un servicio confiable, de calidad y eficiente, no excluyente y con sentido social. Como Institución que fortalece al sector eléctrico, participar en todas las actividades y jornadas de contribución social impulsadas por el Gobierno Bolivariano. Su creación data del 31 de julio de 2007, mediante el Decreto Presidencial Nº 5.330 por el cual el presidente de la República Bolivariana de Venezuela, Hugo Rafael Chávez Frías, ordenó la reorganización del Sector Eléctrico Nacional con la finalidad de mejorar el servicio en todo el país.

Misión Desarrollar, proporcionar y garantizar un servicio eléctrico de calidad, eficiente, confiable, con sentido social y sostenibilidad, en todo el territorio nacional, a través de la utilización de tecnología de vanguardia en la ejecución de los procesos de generación, transmisión, distribución y comercialización del Sistema Eléctrico Nacional, integrando a la comunidad organizada, proveedores y trabajadores calificados, motivados y comprometidos con valores éticos socialistas, para contribuir con el desarrollo político, social y económico del país. LA EMPRESA Visión Ser una Corporación con ética y carácter socialista, modelo en la prestación de servicio público, garante del suministro de energía eléctrica con eficiencia, confiabilidad y sostenibilidad financiera. Con un talento humano capacitado, que promueva la participación de las comunidades organizadas en la gestión de la Corporación, en concordancia con las políticas del Estado para apalancar el desarrollo y el progreso del país, asegurando con ello calidad de vida para todo el pueblo venezolano

LA EMPRESA Valores Corporativos Ética Socialista Responsabilidad Autocrítica Respeto Honestidad Eficiencia Compromiso

LA EMPRESA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE CORPOELEC

Funciones y Procesos Medulares que se Ejecutan En el Área de Sistema y Documentación Recepción y envió de documentos Resguardo de documentos Digitalización y registro en el sistema MED de documentos Distribución de la documentación Servicio al usuario en escaneado y reproducción LA EMPRESA

EL PROBLEMA La necesidad de el levantamiento de procesos del Área Sistema y Documentación, nace ya que se necesita normalizar, estandarizar las instrucciones y normas que regirán las actividades que debe cumplir el área en su proceso de gestión de servicio de documentación, así como garantizar la organización y conservación de los documentos impresos, a fin de satisfacer las necesidades de información para la gestión de la Empresa. Y a su vez presentar una propuestas de mejora en cuanto a las condiciones de físicas y ambientales del archivo. La problemática planteada tiene origen, en que es un área nueva y debido al proceso de conformación de la estructura organizativa de Corpoelec actualmente no se cuenta con una estructura formal aprobada hasta el último nivel; es por ello que esta laborando mediante funciones que responde tanto al proceso medular como a los procesos de apoyo. Esta área fue creada para gestionar documentación del proyecto de mantenimiento de la planta Guri y ahora tiene mayor alcance con los Proyecto de Mantenimiento Mayor Rehabilitación y Mejoras Región Sur, por esta razón se está acoplando para responder a sus nuevas funciones con las mismas condiciones de trabajo.

EL PROBLEMA OBJETIVOS ESPECÍFICOS Diagnosticar los aspectos relacionados con la gestión llevada a cabo en el Área de Sistemas y Documentación. Crear normas e instrucciones internas en el área, en cuanto a la recepción, resguardo, distribución, desincorporación de documentos y atención al usuario. Elaborar una metodología que permita controlar y mantener la organización e identificación del archivo. Proponer mejoras de las condiciones físicas y ambientales para el archivo. OBJETIVO GENERAL Mejorar el proceso de gestión de servicio de documento del Área de Sistemas y Documentación adscrita a la Coordinación Nacional de Mantenimiento Operacional de Plantas Hidroeléctricas – Región Sur

DISEÑO METODOLÓGICO TIPO DE INVESTIGACIÓN: DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN: El estudio se elaborará a partir de una investigación con diseño experimental de campo, porque la información específica será tomada directamente del campo en estudio, desde el Área de Sistemas y Documentación con la colaboración del personal que labora dentro del área. Puesto que no existe antecedentes de estudios realizados sobre el tema en cuestión; por este motivo, para desarrollar este estudio, se apoya primeramente en una investigación de tipo exploratoria,

DISEÑO METODOLÓGICO POBLACIÓN Y MUESTRA. Para la obtención de la información o datos que permitieron la evaluación del estado actual del objeto de estudio de la presente investigación, se tomara la población total del personal que está vinculado directamente con los procesos llevados a cabos en la unidad. Cabe destacar que en esta investigación la población y la muestra coinciden. PROCEDIMIENTO. Para llevar a cabo la investigación y recopilar los datos se utilizara el método de observación directa y a su vez la información necesaria será suministrada por el Área de Sistemas y Documentación. Para la recolección de datos se tomara nota manual de todos los procesos que realiza el área. Para realizar esta investigación es necesario cumplir con las siguientes actividades:

DISEÑO METODOLÓGICO

DISEÑO METODOLÓGICO

SITUACIÓN ACTUAL El Área de Sistemas y Documentación cuenta con un proceso general de gestión de servicio de documento, del cual se desglosan subprocesos que son los siguientes: recepción, resguardo, distribución, envío de documentos, digitalización y registro en el sistema de manejo electrónico de documentos. Existen procesos que se realizan pero que no se ejecutan como corresponde, por la falta de documentación que permita abordar sus actividades con una misma metodología. La ordenación y clasificación en términos generales se adecua a los criterios archivísticos de CORPOELEC, aunque no están normados bajo lineamentos internos correspondientes. En cuanto a la conservación y preservación documental, existen ciertos elementos que con el tiempo pudieran deteriorar el buen estado de los documentos allí concentrados, considerando la temperatura, humedad relativa e iluminación. El mobiliario utilizado donde reposan los documentos son estantes individuales y un archimovil.

ANÁLISIS Y RESULTADOS NORMALIZACIÓN DE LOS PROCESOS DEL ÁREA DE SISTEMAS Y DOCUMENTACIÓN. En la figura N°1, se muestra el diagrama de caracterización Área de Sistemas y Documentación, donde se indica la representación estructurada de los procesos. Los elementos que lo integran son: proveedores, insumos, procesos, servicios/productos, clientes y atributos tanto de los insumos como de los productos. Para desarrollar la normalización de los procesos del Área de Sistema y Documentación, se procederá al :

(Gp:) Objetivo funcional : (Gp:) DIAGRAMA DE CARACTERIZACIÓN (Gp:) ÁREA: SISTEMAS Y DOCUMENTACIÓN (Gp:) PROVEEDORES (Gp:) INSUMOS (Gp:) PROCESO (Gp:) SERVICIOS / PRODUCTO (Gp:) CLIENTES/USUARIOS EXTERNOS (Gp:) PROYECTO DE MANTENIMIENTO MAYOR REHABILITACION Y MEJORAS REGION -SUR. UNIDADES ADSCRITAS A LA COORDINACION NACIONAL DE MANTENIMIENTO OPERACIONAL DE PLANTAS HIDROELECTRICAS REGION – SUR. EMPRESAS CONTRATISTAS. (Gp:) VALUACIONES. CORRESPONDENCIA DOCUMENTACION TECNICA PUNTOS DE CUENTAS NOTIFICACIONES PLANES PLANOS RESOLUCIONES CONTRATO ACTAS INFORMES PROGRAMAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MINUTAS PUBLICACIONES FIANZAS MANUALES PUBLICACIONES MEMORANDUM DE DISEÑO (Gp:) USUARIOS ATENDIDOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS DOCUMENTOS REGISTRADOS EN EL SISTEMA MED DOCUMENTOS CLASIFICADOS Y ARCHIVADOS . DOCUMENTOS DESINCORPORADOS (Gp:) EMPRESAS CONTRATISTAS PROYECTO DE MANTENIMIENTO MAYOR REHABILITACION Y MEJORAS REGION SUR. UNIDADES ADSCRITAS A LA COORDINACION NACIONAL DE MANTENIMIENTO OPERACIONAL DE PLANTAS HIDROELECTRICAS REGION – SUR (Gp:) RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN DIGITALIZACIÓN REGISTRO DE DOCUMENTOS EN EL MED ARCHIVAR TRAMITACIÓN DE DOCUMENTOS ATENCIÓN AL USUARIO TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS (Gp:) Gestionar y resguardar la documentación administrativa y técnica, así como garantizar la organización y conservación de los documentos impresos, mediante la recepción, digitalización, registro en el MED y desincorporación de documentos , a fin de satisfacer las necesidades de información de los Proyectos asociados al Mantenimiento Mayor, Rehabilitación y Mejoras de Plantas Hidroeléctricas ubicadas en la Región Sur (Gp:) ATRIBUTOS (Gp:) Oportunidad Calidad Confiabilidad Confidencialidad (Gp:) ATRIBUTOS (Gp:) Oportunidad calidad Confiabilidad Confidencialidad

ANÁLISIS Y RESULTADOS MEJORAS A LOS PROCESOS. Al evaluar los estados actuales de los proceso se ha detectado las siguientes mejoras: Creación de formulario Control de Correspondencia Interna Enviada por valijas: En el proceso de trámites de documentos, para correspondencia interna, se reciben documentos con números correlativos errados, que al momento de la recepción no se pueden percibir, pero que al digitalizarlo y registrarlo en el MED se evidencia los errores. Por lo que se pretende implementar un control para la recepción de correspondencias internas, a fin de identificar los errores de estos documentos antes de ser registrados en el MED. El área de Sistemas y Documentación registrará los datos del documento en el formulario de Control Correspondencia Interna Enviada por valijas y en paralelo verificará que el documento recibido tenga la continuación del número de correlativo, registrado anteriormente en el formulario.

ANÁLISIS Y RESULTADOS

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ANÁLISIS Y RESULTADOS Las mejoras propuestas fueron incorporadas a los procesos reflejando el deber ser.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Formulario Control de Correspondencia Interna Enviada. Fuente propia. A continuación se muestra los formularios de control de prestamos de documentos y digitalización de documentos, los cuales fueron elaborados como propuesta. También se mostrara un ejemplo del levantamiento de los procesos realizado en el flujograma del proceso Atención a los Usuarios con las propuestas incorporadas.

ANÁLISIS Y RESULTADOS COORDINACIÓN NACIONAL DE MANTENIMIENTO OPERACIONAL DE PLANTAS HIDROELÉCTRICAS REGIÓN – SUR CONTROL DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Formulario Control de Digitalización de Documentos Fuente: Propia.

ANÁLISIS Y RESULTADOS PROPUESTA PARA CONTROLAR Y MANTENER LA ORGANIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DEL ARCHIMOVIL. Esta propuesta contempla lo siguiente: CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL • La actividad de clasificación documental, será realizada por el personal responsable del Área de Sistemas y Documentación, que en cumplimiento a sus funciones genere, maneje o tramite. • Para aperturar o crear una carpeta o expediente, se guardarán en sus correspondientes carpetas, siguiendo el cuadro de clasificación (ver cuadro N°1) e indicando los lomos con las etiquetas establecidas.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Cuadro De Clasificación del Área de Sistemas y Documentación CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS OFICIALES • Toda información enviada y recibida por medios electrónicos, por taquilla valija o correo, será archivada en el PC asignado al responsable de llevar el control y almacenamiento de la información. Posteriormente, se debe clasificar en carpetas y subcarpetas electrónicas, como lo muestra la figura N° 1 y 2. Los responsables de la información, deben realizar sus respectivas copias de seguridad y almacenarlos en el PC así como en el servidor macagua8 en la ruta (/macagua8Proyecto Modernización Planta Guri), a fin de garantizar su conservación.

ANÁLISIS Y RESULTADOS . Clasificación Electrónica de Documentos En el Ordenador del Área de Sistemas y Documentación. Fuente: Propia.

ANÁLISIS Y RESULTADOS ORDENACIÓN DOCUMENTAL • La actividad de ordenación documental será realizada por el personal responsable del archivo. • Ordenación cronológica de los tipos documentales que conforman cada serie (correspondencia, documentos técnicos, fianzas, otros) o Subserie (interna, externa, especificaciones, otros), en sus respectivas unidades de conservación (carpetas) y respetando la secuencia en que fueron creados, es decir; el documento más antiguo es el último de la carpeta y el más reciente es el primero de la carpeta. • Depurar la documentación, labor que consiste en retirar documentos duplicados, mal archivados en cada una de las carpetas o expedientes. • Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde superior de cada folio. Alineación de Documentos. Perforación de Documentos

ANÁLISIS Y RESULTADOS Perforar los documentos de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja tamaño oficio. Antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a perforar que contengan información en forma horizontal (orientación horizontal de la hoja), se deben ubicar teniendo en cuenta que el título o encabezado quede hacia el lomo de la carpeta y debidamente alineados

ANÁLISIS Y RESULTADOS ORGANIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CARPETAS O EXPEDIENTES. La apertura y organización de las carpetas o expedientes se hará de acuerdo con las series y/o Subserie, definidas en el cuadro de clasificación (ver cuadro Nº 1). La identificación de las carpetas se hará en formato impreso con letra arial 10 y las medidas del formato son: 24.5 cm de largo y 7 cm de ancho; adherido con pegante líquido sobre el lomo de la carpeta, si aplica. Etiqueta de los Lomos para las Carpetas

ANÁLISIS Y RESULTADOS Señalización del Archimovil. Señalización de Estantes Señalización de Entrepaños.

ANÁLISIS Y RESULTADOS En el Área de Sistemas y Documentación, para la ubicación y conservación de los documentos, se utilizan de manera generalizada el archivador móvil y los de estantería fija. Archivador Móvil. Archivador Fijo

ANÁLISIS Y RESULTADOS Normas El Área de Sistemas y Documentación, debe recibir, distribuir y resguardar los Documentos oficiales correspondientes a la gestión interna y/o externa de la CNMOPH-RS y sus unidades adscritas. El Área de Sistemas y Documentación a través de la mensajería, debe distribuir documentos sólo de carácter oficial. Las comunicaciones oficiales recibidas se clasifican de acuerdo a su destinatario y el servicio de distribución que se vaya a utilizar. La documentación debe permanecer en el Área de Sistemas y Documentación, por el período que se determine en la “Tabla d e Retención” PROPUESTA DE NORMAS E INSTRUCCIONES INTERNAS, PARA EL ÁREA DE SISTEMAS Y DOCUMENTACIÓN.

ANÁLISIS Y RESULTADOS Instrucciones De la recepción de documentos El personal del Área de Sistemas y Documentación, deberá cotejar todos los documentos que ingresen, para verificar los anexos, el destino y los datos de origen de la unidad o empresa que la remite y asunto correspondiente. El Área de Sistemas y Documentación, recibe de las unidades adscritas a la CNMOPH-RS y entes externos, los documentos oficiales de acuerdo al horario establecido por la empresa. El, Área de Sistemas y Documentación puede recibir de entes Externos, documentación oficial, para ser entregada a las unidades adscritas a la CNMOPH-RS. Para el caso de la recepción y entrega de archivos electrónicos, deben ser en medio magnético, el personal responsable del Área de Sistemas y Documentación, deberá comprobar que cada uno de los archivos entregados o recibidos no tengan ninguna clase de restricción para su acceso (claves, protecciones, entre otras).

ANÁLISIS Y RESULTADOS De la conservación de los documentos impresos en el Área de Sistemas y Documentación. Se abrirán tantas carpetas como sean necesarias, para no forzar su capacidad. Se utilizarán el material de oficina idóneo para garantizar la perdurabilidad de los documentos: clips, plásticos, etiquetas de papel, archivadores, armarios y contenedores metálicos. Se archivarán los documentos en zonas donde no exista humedad y lejos de las fuentes de calor directo Del envío de documentos Las unidades adscritas a la CNMOPH-RS, deben colocar los documentos oficiales a enviar, en sobres de manila identificados con la etiqueta establecida por el Área de Sistemas y Documentación. Los días martes y jueves, se hará entrega de valijas a la Unidad de Servicio de Documentos, la documentación interna que requiera ser enviada a otras unidades de adscripción ubicadas en diferentes zonas geográficas. (Macagua, Tocoma, Edificio Corporativo de CORPOELEC Puerto Ordaz).

ANÁLISIS Y RESULTADOS De las fallas que presenten los equipos de reproducción   Cualquier desperfecto que sea detectado al utilizar la fotocopiadora, debe notificarse de inmediato al personal del Departamento de Servicios de Documentos. En el caso de un desperfecto en un equipo del Área de Sistemas y Documentación, hacer una solicitud de servicio al Escritorio De Servicios CORPOELEC, para dar solución. De la Desincorporación Documental al Archivo Central El proceso de desincorporación de documentos impresos, se realiza cada año en la fecha que estime la circular informativa emitida por el Archivo Central. Se realizarán el proceso de desincorporación utilizando el formulario de “Desincorporación de Documentos”. El formulario de Desincorporación de Documentos debe estar identificada, con el contenido que lleva cada caja, para el mejor control del Departamento de Servicio de Documentos.

ANÁLISIS Y RESULTADOS De la Consulta y Préstamo en el Archivo. Las unidades o solicitantes, deben regresar los documentos impresos prestados al Área de Sistemas y Documentación. El tiempo de préstamo no debe ser superior a diez (10) días hábiles. En caso de necesitar más tiempo el documento, el usuario puede renovar el préstamo hasta por cinco (5) días hábiles más. Vencido el plazo, el Área de Sistemas y Documentación deberá hacer exigible la devolución inmediata. El funcionario constatará que el documento consultado no muestre señales de haber sufrido alteración alguna, mediante revisión folio por folio. Una vez revisado el documento devuelto por el usuario, se encuentra que el documento sufrió una pérdida, o alteración, se reportará por escrito al jefe de la unidad solicitante sobre esta situación, a fin de que realice las acciones pertinentes.

ANÁLISIS Y RESULTADOS IMPLEMENTAR GESTIONES DE SUPERVISION EN LAS FUNCIONES Y CUMPLIMIENTOS DE LOS PROCESOS QUE SE LLEVAN A CABO EN EL ÁREA DE SISTEMAS Y DOCUMENTACIÓN. El líder del Área de Sistemas y Documentación, supervisa que el personal a su cargo, realice y cumpla con los procesos de la gestión documental y la normativa archivística, para dar continuidad al proceso de mejora que plantea esta investigación. En las supervisiones realizadas al Área de Sistema y Documentación se debe:

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