Contabilidad económica: constituye el reflejo cuantitativo y la característica cualitativa de la actividad económica, a los fines de su control y dirección. [1]
Contabilidad: la contabilidad constituye un elemento fundamental y decisivo para el funcionamiento de todo el Sistema de Dirección y Planificación de la Economía, por cuanto posibilita un estricto control de la utilización de los recursos puestos a disposición de la empresa y del registro de todas sus operaciones, de forma que pueda conocer y evaluar el resultado económico de su actividad. [2]
Aspectos fundamentales sobre los ERP
2.1 Definición
Los sistemas de planificación de recursos de la empresa (en inglés ERP, Enterprise resource planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad, además puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción y la administración de recursos humanos.
2.2 Objetivo fundamental
El propósito fundamental de un ERP es permitir una gestión económica más eficiente, con respuestas rápidas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
2.3 Características que lo distinguen
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables.
Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobros, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: activo fijo, contabilidad, finanzas, nomina, recursos humanos, etc.
Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa. [3]
¿Por qué se realiza un ERP y no un software de gestión?
Se decidió hacer un ERP por la necesidad en nuestro país de un sistema integral capaz de garantizar a las instituciones un manejo seguro de sus procesos de negocio. Usaremos una empresa piloto donde se requiere este tipo de sistema para su gestión económica.
Ventajas y desventajas de los ERP
Ventajas
Se garantiza la seguridad de la información, la fiabilidad de la contabilidad un elemento sumamente importante ante las malversaciones. Resultará mucho más fácil la administración de los recursos tanto materiales como humanos con que cuenta la empresa.
Desventajas
Los sistemas contables viejos llegaron y se han quedado por largos años pasando de generación en generación. Capacitar al personal para el nuevo sistema será una ardua tarea y que llevará dedicación y disposición tanto por parte de quien la imparte como de quien la recibe.
El éxito dependerá del usuario, de su deseo de aprender, de su experiencia y de trabajar sin ineficiencia, lo cual podría perjudicar el correcto funcionamiento del sistema.
Tropiezos que ha tenido la realización de este ERP
Fallas del sistema halladas por los propios usuarios al hacer las pruebas.
Problemas con las máquinas donde se hacen las pruebas, que impiden que se hagan las mismas.
Cooperación
Los usuarios han sido de gran apoyo para el trabajo, pues siempre que han tenido tiempo disponible atienden a los analistas para que aclaren sus dudas.
Módulo trabajado
Módulo de Activo Fijo, pasos de trabajo:
Estudio sobre la forma de trabajo que se llevaba a cabo en el ERP hasta el momento.
Encuentro con los clientes para definir sus necesidades, lo que se conoce en informática como (requisitos funcionales), que son los que abrirán las puertas al próximo paso.
Con la información recogida y con apoyo en el sistema contable viejo de la Empresa se implementan dichos requisitos para lograr poner en manos de los usuarios el producto esperado.
Las pruebas al sistema, en esta fase los usuarios apoyan increíblemente, pues son los actores, son los que encontrarán las imperfecciones del mismo, errores que deben ser erradicados.
Qué facilitará este módulo
8.1 Descripción del módulo de Activo Fijos Tangibles.
Desde este módulo podrá realizarse todas las operaciones relacionadas con el control de los Activos Fijos. Todos los movimientos son contabilizados, automáticamente. Esto lo hace a través de las siguientes opciones: altas, compras y sobrantes, cambios de estado, bajas, faltantes y traspasos, traslados internos, Fichas de los Activos etc. La opción de altas, compras, sobrantes, es la única vía para introducir un nuevo activo fijo a su inventario de activo fijo. La opción "Baja, faltante y traspasos" permite darle salida a un activo fijo de su inventario que no sean por concepto de ventas. En la Ficha de los activos se mostrará las características de los mismos, su tasa de depreciación, su depreciación y amortización mensual y anual.
Expectativas
Clientes
Están a la espera de un producto con mucha más calidad que el que usaban hasta el momento, ansiosos esperan resultados que sean decisivos y que mejoren su medio de trabajo, que los ayude a ganar tiempo y calidad.
Analistas
Esperan que su trabajo satisfaga los requerimientos del cliente, un sistema integral capaz de abarcar cada uno de los procesos de negocio de la empresa, que le sea de fácil uso y ameno al usuario.
Opiniones
Usuarios
Evora: Considero que este sistema será de gran utilidad para llevar un control de los medios o recursos materiales y humanos de la empresa. Nos facilitará todo tipo de información, de forma amena y fácil, lo cual nos hará más fácil la adaptación a este nuevo sistema.
¿Por qué es importante terminar este ERP?
Con la culminación de este ERP estaremos dándole una vía de solución a la problemática de tener sistemas contables viejos en todas las instituciones del país y más aun al hecho de que cada institución tenga su propio sistema.
Ya se hace necesario un cambio, se hace evidente la necesidad de dar un vuelvo sobre este tema, ya es hora de pasar de sistemas viejos a nuevas versiones que brinden mayor cantidad de funcionalidades y sean más asequibles a los usuarios, y más importante aún lograr aplicar este a cualquier tipo de empresa logrando así alcanzar la homogeneidad y control sobre los recursos del país.
¿Quienes intervienen?
Intervienen en la elaboración de dicho sistema los clientes y los analistas. Ahora bien, ¿qué papel juega cada uno?
Usuario y analista son una misma persona a la hora de realizar dicho sistema, el trabajo de uno depende del trabajo del otro en ambos sentidos, el usuario (cliente) domina el negocio y el analista domina la forma de llevar ese conocimiento a la práctica. Por ello es imprescindible la cooperación muta entre analistas y clientes solo así se lograra un producto con calidad y productivo.
Conclusiones
Este trabajo ha sido realizado para dar una pequeña muestra de la importancia de los ERP en las empresas, para que se tenga en cuenta una experiencia más en la realización de sistemas integrales libres, accesibles a todas las empresas que la necesiten.
Bibliografías
[1] Alberto Name. Contabilidad General 1
[2] José Luis Estrada Santander
[3] Planificación de los recursos empresariales. [En línea] http://es.wikipedia.org/ERP. 3.
Autor:
Ivonne Mayo Guevara
Janny Araña Alfonso
26/12/2008
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