Interrelación entre la Contabilidad de Gestión y la Calidad Total

Introducción

En la actualidad el sistema económico mundial se presenta pleno de retos e incertidumbres, caracterizado por ser extremadamente complejo y contradictorio, su constante y apresurado cambio obliga a las empresas del mundo a alcanzar mayor capacidad de respuesta ante las dificultades y problemas que aparecen con el desarrollo acelerado de los procesos tecnológicos de la producción, el comercio y los servicios.

Cuba trata de navegar en este entorno al cual se unen las condiciones impuestas por el bloqueo y la crisis mundial imperante, por estas razones necesita lograr niveles organizativos que le permitan cumplir con los objetivos estratégicos de la economía nacional, elevar al máximo la eficiencia y eficacia empresarial desarrollando procedimientos y métodos que posibiliten lograr los objetivos planteados en los lineamientos del VI Congreso del Partido.

Las empresas que hoy se encuentran en perfeccionamiento, como consecuencia de la actual crisis mundial sufren afectaciones al igual que todas las empresas del país, a pesar de ello se esfuerzan por convertirse en empresas competitivas perfeccionando su sistema de gestión de calidad, orientado hacia los procesos y a una mejora continua del desempeño, permitiéndole ofrecer un producto que al final cumpla con las exigencias del cliente.

Convencido de que la única alternativa es hacer las cosas bien desde el principio se propone realizar este artículo en aras de demostrar la interrelación que existe entre la contabilidad de gestión o analítica y la calidad total.

Existen muchas empresas en perfeccionamiento que a pesar de tener un sistema de gestión de calidad certificado no logran cuantificar los costos totales de calidad. Estas empresas se ven afectadas por la aparición de no conformidades que aumentan los gastos de recursos materiales, el tiempo de uso de los equipos y de fuerza de trabajo que puede emplearse en otras labores. Lo expuesto anteriormente produce una afectación directa al estado de resultado de la contabilidad, además la estimación del costo de las no conformidades se hace siguiendo el criterio de técnicos y especialistas vinculados a las áreas; en todos los casos alejados de las verdaderas prácticas de la contabilidad al no registrar cada costo por su elemento, sin tener en cuenta las fichas de costo de los productos, el empleo real de fuerza de trabajo, materiales o materias primas y el tiempo de uso de los equipos, emitiendo al final un costo general aproximado, siendo falsas las estadísticas de los períodos contables. Por otra parte, puede afirmarse que el costo de calidad se registra en los documentos de la contabilidad junto a los gastos corrientes de las operaciones y en dichos documentos contables no se lleva qué parte de ellos pertenecen al costo de calidad asociado al proceso; esta situación requiere una solución al afectar el estado de resultado al final de cada período; encareciendo el costo final de cada área y no permite ofrecer un producto final que cumpla con las exigencias del cliente.

Desarrollo

La contabilidad registra, clasifica y resume en términos financieros las operaciones económicas, le permite a la administración interpretar los resultados obtenidos en un periodo determinado para la toma de decisiones y la futura proyección de una entidad, esto la convierte en un medio efectivo para la dirección, el control de los recursos y su utilización eficiente.

Para el análisis se puede dividir el sistema de contabilidad en dos grupos o ramas: contabilidad general o financiera suministra información relacionada con los estados financieros (Estado de Situación, Estado de Resultados) y con otros anexos complementarios que se utilizan para el análisis por parte de la gerencia y de usuarios externos; mientras que la contabilidad analítica o de gestión es aquella que nos dice cuanto nos cuesta producir o brindar un servicio además de encargarse de la planeación de presupuestos para luego comparar con los costos reales; esta contabilidad, de la que muchos analistas afirman surge con la evolución de la contabilidad de costos, se encarga de gestionar los recursos (Fuerza de trabajo, Equipamiento, Materiales) para que aporten mayores beneficios.

Adentrándonos en la esencia de la contabilidad de gestión, se observa puede contribuir notablemente a facilitar el control de la institución al suministrar información financiera que puede ser relevante para influir en la actuación de las personas que forman parte de aquélla.

La Contabilidad de Gestión, o sea, la Contabilidad dedicada a la información con fines internos, ha sido uno de los instrumentos más utilizados como sistema informativo para la dirección, ya que permite conocer el resultado de la empresa y de cada una de sus áreas, contribuyendo decisivamente al proceso de toma de decisiones, atendiendo a los siguientes propósitos básicos:

• Valuación de inventarios

• Registro de los gastos(Asociado a sistemas de costo)

• Planeación y Control

• Toma de Decisiones

Es necesario destacar que la evolución de la Contabilidad de Gestión ha estado muy vinculada al desarrollo de las organizaciones, lo que es evidente dado su objetivo de brindar información oportuna a la gerencia, por tanto tiene que responder a las necesidades de la misma a partir de los requerimientos del entorno. En las condiciones actuales la Contabilidad de Gestión mantiene su importancia, puede señalarse que es más necesaria su función cuando la complejidad organizativa es mayor y existe más presión competitiva y el control de la gestión es fundamental. Este reto presupone una nueva tendencia, la relación de la contabilidad de costo con la calidad.

La contabilidad de gestión es un instrumento que puede ser utilizado para facilitar el proceso de control a través de la elaboración y confección del presupuesto (proceso de planeación) y del cálculo y análisis de las desviaciones (proceso de evaluación)

La contabilidad analítica aplicada al tema de la calidad permite, la satisfacción total del cliente, la motivación de los empleados de la empresa y todo ello con un costo mínimo de los productos o servicios que ofrece la empresa. Por tanto el costo es una de las perspectivas básicas de la calidad total (Amat.1994).

La calidad ha ido evolucionando en el mundo paulatinamente con el desarrollo industrial alcanzado, transitando por distintas etapas hasta llegar a nuestros días donde se habla de Gestión de la Calidad y de Control Estadístico de Procesos para alcanzar el cumplimiento de los objetivos de calidad propuestos por una organización.

Un sistema de costo esta conformado por personas, registros, modelos, medios de procesamiento, etc., que se relacionan para obtener la información que la administración requiera acerca del comportamiento de los recursos empleados en la producción. Debe ser flexible y dinámico de forma tal que las empresas puedan introducir las exigencias informativas y de análisis que asegure una correcta toma de decisiones, por lo tanto son las empresas las que lo confeccionan y lo adecuan a sus necesidades, tomando en cuenta los aspectos organizativos y procesos tecnológicos específicos de cada una.

A través de un sistema de costos se establecerán un conjunto de normas, procedimientos e instrucciones metodológicas que regularan el registro, cálculo y control de los insumos con fines de costear un producto.

Existen múltiples conceptos y definiciones de la calidad expuestos por disímiles pensadores. Algunos de los más representativos son: William Edward Deming, matemático, quien centra su aplicación en "cómo mejorar la calidad mediante el ciclo planear, hacer, verificar y actuar".

Joseph M. Juran, ingeniero eléctrico, al que se le ha acreditado de igual manera que a Deming parte del éxito de las compañías japonesas, se le considera el padre de la calidad, fue quien agregó, y recalcó el aspecto humano en el campo de la calidad, es de aquí donde surgen los orígenes estadísticos de la calidad total.

Philips Crosby, médico psicólogo, uno de los pensadores, sobre la calidad, más reconocidos de los Estados Unidos, además muy mencionado por su concepto de "cero defectos" y su programa de los 14 puntos. William E. Conway, consultor de calidad y discípulo de Deming. Armand V. Feigenbaum, presidente de la Academia Internacional de la Calidad. Kaoru Ishikawa, ingeniero químico, representante emblemático del movimiento del Control de Calidad en Japón. Kei-ichi Yamaguchi destacado especialista y directivo de la Nippon Steel Corporation [Aragón González, 2005; Rojas Ramos, 2006; Mora, 2002].

Si se revisan los criterios básicos de cada uno de los autores antes mencionados se observa que cada uno de ellos tiene su filosofía básica, con la que han obtenido buenos resultados, por lo cual es preciso estudiarlas para que cada empresa de acuerdo a sus condiciones específicas, desarrolle su propia filosofía.

Dos de los autores anteriores, Juran y Crosby presentan dos antagónicas teorías no obstante los dos tienen razón, Crosby cuando dice que la calidad no cuesta que lo que cuesta es el incumplimiento y Juran cuando considera que la calidad es costosa, no es libre, y que en cada momento existe un nivel óptimo, que es difícil de lograr.

El criterio de Crosby es válido cuando se tiene instalada una tecnología básica adecuada y se solicita de hombres adecuadamente capacitados que laboren sin defecto y bien desde la primera vez, sin realizar reprocesos, en este caso la calidad con que se trabaja produce dividendos.

El criterio de Juran es válido cuando la tecnología básica instalada produce defectos y se trabaja en función de eliminarlos a través de mejoramientos, para lo cual es necesario realizar inversiones para mejorar la tecnología o capacitar a los hombres que realizan el trabajo. También para desarrollar nuevos productos excelentes es preciso realizar inversiones.

El Estado cubano actúa muy inteligentemente para hacer frente a lo que está sucediendo en el mundo de hoy con respecto a la calidad decidiendo certificar sus productos por las ISO 9000, que son las normas de calidad que se reconocen en el mundo entero, y con el empleo del Perfeccionamiento Empresarial para adelantar el camino y poder en cualquier momento certificar los productos que se necesite exportar de acuerdo a sus estrategias [Bases generales para el perfeccionamiento empresarial, 1998].

Los costos de calidad son aquellos en que se incurre para el diseño, implementación, operación y mantenimiento de los sistemas de calidad de una organización, aquéllos costos de la organización comprometidos en los procesos de mejoramiento continuo de la calidad, y los costos de sistemas, productos y/o servicios frustrados o que han fracasado al no tener en el mercado el éxito que se esperaba.

Las categorías costos, calidad y mejoramiento están muy relacionadas, pues las empresas que tienen identificados, en sus sistemas de costo, los costos de calidad total, podrán aplicar luego de las cuantificaciones acciones que le permitan tomar decisiones y mejorar los sistemas de calidad implantados mediante programas para accionar en la mejora y disminución de los costos de calidad.

Resumiendo lo relacionado con la clasificación de costos de calidad que hacen diferentes autores estudiados resumimos:

Costos Prevención: Aquellas actividades llevadas a cabo para evitar defectos en el diseño y desarrollo; en las compras de insumos, equipos, instalaciones y materiales; en la mano de obra, y en otros aspectos del inicio y creación de un producto o servicio.

Costos de evaluación: Costos de inspecciones, pruebas y otras evaluaciones planeadas que se usan para determinar si lo producido, los programas o los servicios cumplen con los requisitos establecidos.

Costos de fallas internas: Lo que cuesta hacer las cosas mal: ejemplo (reproceso, servicios no planificados, excesos de inventarios etc.)

Costos de fallas externas: Aquellas asociados con resultados que no se ajustan o que no se desempeñan conforme a los requisitos: ejemplo (reclamaciones, quejas, demandas, etc.)

Variación de los costos controlables de la calidad [Fuente: Harrington 1990]

Existen diferentes técnicas de cálculo las cuales pueden ser utilizadas para calcular y cuantiar los costos de calidad: Partidas contables, desviación de lo ideal, precio por defecto, precio por persona, mano de obra asignada.

Es ciertos que existen costos ineludibles en la fabricación de un producto, pero también al consultar diversos autores que han estudiado estos temas relacionan costos en los que se incurren cuando se trata de fabricar un producto o prestar un servicio que cumpla con las exigencias del cliente, además existe el costo de la no calidad que es el precio que se paga por no ofrecer un producto o brindar un servicio que cumpla con la calidad esperada, o sea, el precio que debe pagarse por no hacer las cosas bien desde el principio. Si la empresa cuenta con un sistema de costo que le permita tener bien controlados y cuantificados estos gastos podrá tomar decisiones que le permita incidir sobre estos resultados para finalmente brindar a cliente un producto que cumpla con las exigencias del mismo, pues al tenerlos identificados se conoce donde es más necesario aplicar una acción correctiva, pues la cuantificación de los costos de calidad es el primer paso hacia el control y el mejoramiento del sistema de calidad implantado.

El enfoque basado en procesos (EBP) es la orientación de la empresa hacia los procesos, donde lo importante no son las funciones, si no la eficacia y eficiencia con que realizan las actividades de los procesos encaminadas a lograr la satisfacción del cliente.

Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en elementos de salida o resultados puede considerarse como un proceso. Para que las organizaciones operen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosos procesos interrelacionados. A menudo el resultado de unos constituye directamente el elemento de entrada del siguiente. La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización y en particular las interacciones entre ellos se conocen como "enfoque basado en procesos".

Es precisamente a esto a lo que se le denomina EBP, a la identificación de las actividades interrelacionadas entre sí que constituyen procesos, a los tipos de interacciones que se desarrollan entre ellas, así como su gestión para un funcionamiento eficiente. Este tiene como ventaja el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales dentro de la gran cantidad de procesos que ocurren en una organización cualquiera, así como su combinación e interacción.

Cuando se aplica un enfoque de procesos se enfatiza en cuatro importantes aristas:

• la comprensión y el cumplimiento de los requisitos,

• la necesidad de considerar los procesos en términos del valor que aportan,

• la obtención de resultados del desempeño y eficacia de los procesos, y

• la mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

Para un buen EBP la organización debe definir claramente los procesos gestionables y mejorables, en lo que a eficiencia y a eficacia se refiere. Asimismo se debe además asegurar una eficiente operación y control de los procesos, así como de las medidas y datos que se usan para controlar el desempeño de la organización. El EBP se debe ejecutar de manera continua en la organización siempre teniendo en cuenta las características individuales de cada uno de los productos que se elaboran. En el caso de las construcciones dada la gran complejidad y variedad de los actividades que se hacen se debe tener en cuenta las características específicas de cada una y el peso que cada cual aporta al valor final del producto en términos de calidad, teniendo en cuenta que las actividades ocurren a partir de un cronograma de ejecución, que constituye toda una cadena de producción y que el simple atraso de una actividad origina paralización en todas las demás actividades de la cadena.

A manera de resumen identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.

Conclusiones

• 1. La contabilidad de gestión es un instrumento que facilita el proceso de control a través de la elaboración y confección de presupuestos (proceso de planeación) y del cálculo y análisis de las desviaciones (proceso de evaluación).

• 2. Con la propia evolución de la calidad es casi imposible hablar de este tema si no se tiene en cuenta el enfoque basado en procesos como herramienta para lograr la eficiencia y eficacia de una organización y el logro de sus objetivos.

• 3. Cuando se cuenta con un sistema de costo donde están bien identificados los costos de calidad se pueden tomar decisiones que permitan perfeccionar los sistemas de calidad implantados, mediante programas para accionar en la mejora y disminución de los costos de calidad.

Bibliografía

Amat.O, (1992) Costes de calidad y de no calidad, España. Ediciones Gestión 2000, S.A 3ra. Edición.

Crosby PB. Cuality is free. The art of making quality certain. 8 ed. New York: McGraw-Hill; 1990.

Harrinton, H,J. El costo de la mala calidad, España. Díaz de Santos S.A, 1990.

Ishikawa K. ¿Qué es el control total de la calidad? La modalidad japonesa, La Habana: Ciencias Sociales; 1998.

ISO 9001 Sistema de gestión de la calidad-Requisitos ISO TC 176/STTG.

Juran JM. Handbook. 4 ed. New York: McGraw-Hill; 1990.

Oriol Amat y Pilar Soldevila. ¨Contabilidad y gestión de Costos¨. España, Edición Gestión 2004. Pág. 256-259.

Autor:

María del Carmen Rodríguez Iznaga

Profesión: Licenciada en Economía

Centro de trabajo: Unidad Básica Constructora Acabado. Empresa ECOT Cayo Santa María

Cargo: Especialista Contabilidad