Diseño de un modelo automatizado para el control de la gestión administrativa de contratos

RESUMEN

La presente investigación consistió en la formulación de una metodología para la elaboración de un modelo que mostrara detalladamente y de modo automático el proceso de control de gestión llevado a cabo en el Departamento de Administración de Contratos de Servicios, con la finalidad de facilitar la obtención de la información arrojada por los indicadores de gestión y además permitir un control más eficaz de los datos financieros de los contratos llevados a cabo por esta unidad, con el objeto de procurar el mejoramiento continuo dentro del marco de la Norma C.V.G. Excelencia de Gestión, en su aspecto, Gerencia de Procesos. Este estudio fue desarrollado como una investigación aplicada, y de campo, por cuanto planteó la alternativa de solución a un problema específico. Para ello se abarcaron las acciones siguientes: a) se recopiló la información concerniente a los indicadores de Gestión del Departamento; b) se evaluó y se midió la gestión actual del Departamento; c) se diseñaron instrumentos de medición de la gestión del Departamento; d) se elaboró la definición de los requerimientos del modelo; e) se elaboró un algoritmo en función de los requerimientos del prototipo; f) se desarrolló el prototipo utilizando un manejador de base de datos para que posteriormente sea traducido en un lenguaje de programación. Este estudio se situó dentro del marco de la línea de investigación de la gerencia, a través de la utilización de los recursos informáticos y la innovación tecnológica para lograr un modelo que facilitara el control de la gestión administrativa del Departamento Administración de Contratos de Servicios de CVG EDELCA.

INTRODUCCIÓN

Las condiciones de la competencia entre organizaciones en la actualidad, han evolucionado a un sistema superior. Estos y otros factores hacen del concepto clásico de control, solo un elemento de consulta. El Control de Gestión actual es una muestra de ello. En 1978, se consideraba el Control de gestión, como una serie de técnicas tales como el control interno, el control de costos, auditorias internas y externas, análisis de ratios y puntos de equilibrio. Actualmente algunos autores lo consideran acertadamente como un proceso mediante el cual los directivos aseguran la obtención de recursos y su utilización eficaz y eficiente en el cumplimiento de los objetivos de la organización.

Dentro del marco de esta nueva teoría de Control de Gestión, se encuentra este estudio realizado en CVG EDELCA, empresa tutelada por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG), la cual está concentrada en la consecución de la excelencia organizacional, a través del mejoramiento continuo de sus procesos. Aplicando nuevas técnicas de Control de Gestión.

Este estudio se desarrolló en el Departamento Administración de Contratos de Servicios de esta empresa y propuso el diseño de un modelo cuyos resultados fueren aplicables en la empresa C.V.G. Electrificación del Caroní, C.A. Edelca, como una herramienta tecnológico-administrativa que facilitara la toma de decisiones y sirviera como mecanismo de control.

La importancia de este estudio se concentró en los beneficios que tendría el Departamento al contar con un mecanismo de control de gestión que permitiera visualizar de forma inmediata las desviaciones y poder definir estrategias para solventarlas, y así mejorar la gestión. Este modelo fue diseñado y posteriormente desarrollado con el propósito de ser puesto en funcionamiento por este Departamento, dados los requerimientos actuales.

Esta investigación tuvo como objetivo proponer a esta empresa, la implantación de un software producto del modelo algorítmico a desarrollar aquí, demostrando así que éste puede ser utilizado en el Departamento de Administración de Contratos de Servicios como un mecanismo de control que mejore la gestión administrativa del mismo. Es por ello que con la realización de este estudio se pretendió elaborar un modelo que permitiera al Departamento Administración de Contratos de Servicios, medir y controlar su gestión, a fin de procurar el mejoramiento continuo de sus procesos.

Durante la elaboración de esta investigación se diseñaron herramientas para la medición y el control de la gestión, para a posteriori diseñar y desarrollar un programa computarizado que permitiera el acceso inmediato a la información relacionada a la gestión del Departamento.

En la realización de este estudio se utilizaron las técnicas de investigación más adecuadas, para la obtención de la información requerida y desarrollo de la misma. Esta investigación fue llevada a cabo en las instalaciones de C.V.G. Edelca – Edificio sede en Puerto Ordaz, con el objeto de ser aplicada de forma inmediata.

El escrito que a continuación se presenta se encuentra estructurado de la siguiente forma: En el Capítulo 1: se expone el planteamiento del problema, el objetivo de la investigación, su justificación, entre otros. En el Capítulo 2: se presenta el marco referencial y conceptual que sustenta a la investigación, así como los antecedentes de la misma. En el Capítulo 3: se muestra la orientación metodológica que se siguió para realizar este estudio. En el Capítulo 4: se exponen y analizan los resultados. En el Capítulo 5: se presenta el diseño del modelo automatizado para el control de la gestión administrativa del Departamento Administración de Contratos de Servicios de CVG EDELCA. Finalmente se presentan las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y algunos anexos.

CAPÍTULO 1

EL PROBLEMA

El enfoque de sistemas aplicado al proceso de modelaje de un hecho o fenómeno del mundo, nos permite realizar una construcción de partes que interactúan para conformar un todo, y que adicionalmente cumplen la clara condición de tener claramente definidos un propósito, unos objetivos y un conjunto de mecanismos de control para asegurar el logro de sus objetivos.

Bajo este enfoque, el proceso de la elaboración de mecanismos para el control de gestión de una organización o un departamento se constituye en un elemento clave susceptible de ser modelado. Esto supone la identificación de una serie de variables vitales, para las cuales previamente se han establecido un conjunto de valores meta. Este conjunto de variables constituyen los indicadores de gestión, los cuales son fundamentales al momento de controlar la gestión organizacional.

Desde hace algunos años la Corporación Venezolana de Guayana dispuso los lineamientos para la aplicación de la NORMA CVG EXCELENCIA DE GESTIÓN, (1999), con el objetivo de "dotar a la CVG y sus empresas de un modelo de gestión orientado al desarrollo de una cultura de mejoramiento continuo en búsqueda de la excelencia"1, encaminando a su grupo de empresas, dentro de ellas CVG EDELCA, hacia una cultura que mida su gestión y la controle.

El Presente estudio expone una propuesta a desarrollar, que contribuye a resolver el problema que existe actualmente en el Departamento Administración de Contratos de CVG EDELCA, cuando pretende definir y construir un mecanismo de control de gestión, para el monitoreo y control de los procesos, acciones, estrategias y proyectos emprendidos o realizados por este Departamento. Proponiendo el diseño y desarrollo de un modelo automatizado para llevar a cabo el control de gestión del Departamento, con la finalidad de lograr altos niveles de desempeño, facilitar la toma de decisiones, y servir de herramienta gerencial para el control de la gestión administrativa del Departamento Administración de Contratos de Servicios.

Esta investigación permitirá responder ante la problemática antes expuesta y además permitirá arrojar los resultados de los indicadores de gestión definidos y por definir, de modo inmediato, además de poder visualizar la gestión financiera y operativa de los contratos de obras y de servicios objeto de las funciones de esta unidad. Es por ello que este estudio se reviste de gran importancia, por cuanto ofrecerá al Departamento un medio para la obtención oportuna de la información relacionada con la gestión, y de esa manera, poder facilitar el logro de los objetivos contemplados en el plan operativo del Departamento en consonancia con el plan estratégico de la empresa. Cabría también preguntarse ¿cuál sería el aporte que brindaría este modelo automatizado al Departamento? Realmente es evidente que hoy en día el uso de las computadoras es casi indispensable en lo que al ámbito organizacional respecta, y los trabajos de análisis de gestión que antes hacían dos analistas o más, ahora lo realiza uno con un microprocesador de su lado y un programa que le permita obtener la información al instante. Es por ello que dada la complejidad del proceso de control de gestión del Departamento Administración de Contratos de Servicios, este modelo le beneficiaría, al ofrecerle una información más oportuna y veraz. También cabe señalar la importancia del uso de los sistemas de información y las computadoras en la resolución de problemas gerenciales.

Esta investigación está dirigida exclusivamente a la solución de un problema gerencial relacionado con la gestión del Departamento de Administración de Contratos de Servicios. Utilizando las herramientas que actualmente aporta el mundo de la informática tales como los manejadores de bases de datos, como Microsoft Access, los lenguajes de programación, Visual Fox Pro, Visual Basic, entre otros. Y partiendo del diseño de indicadores de gestión, tablas de medición, diseño de un algoritmo en base a la definición de los requerimientos del sistema, y finalmente el desarrollo de un programa automatizado que permita y facilite el control de gestión del Departamento Administración de Contratos de Servicios.

El estudio que se propone en este trabajo será desarrollado como una investigación no experimental de tipo aplicada, ya que permitirá, a través del análisis estadístico del comportamiento de los indicadores de gestión del Departamento vislumbrar cómo se encuentra la gestión del mismo. Además de proponer el diseño de un modelo automatizado para controlar la gestión del mismo.

1 OBJETIVOS

Con la realización del presente estudio se pretende lograr los siguientes objetivos:

1.1 OBJETIVO GENERAL

1.1.1 Diseñar un modelo automatizado para el control de la gestión administrativa y operativa del Departamento Administración de Contratos de Servicios con la finalidad de servir de aporte al mejoramiento continuo de la gestión global del departamento y en base a los lineamientos establecidos en el modelo de gestión Norma CVG de Excelencia.

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1.2.1 Recopilar la información concerniente a los indicadores de gestión del Departamento.

1.2.2 Investigar cómo se lleva a cabo el control de Gestión actual en el Departamento Administración de Contratos de Servicios.

1.2.3 Definir los requerimientos del sistema.

1.2.4 Elaborar el algoritmo en función de los requerimientos.

1.2.5 Elaborar el programa, a través de un manejador de base de datos.

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