Presupuesto de Avior Airlines (página 2)

Descripción General

El proceso de este año se enfoca en el desarrollo del Presupuesto Anual de Operaciones e Inversiones.

El Plan Anual de 2009 se desarrollará partiendo de la premisa de que la Compañía continuará desarrollando sus operaciones de forma integrada, bajo los acuerdos de acceso a tecnología, prestación de servicios u otros que garanticen la continuidad de sus operaciones, incorporando los cambios que puedan preverse impactarán las operaciones y presupuesto de la Compañía en el año 2009.

El Plan de Inversiones del año 2009 está limitado a los proyectos aprobados actualmente y las inversiones adicionales requeridas para alcanzar el objetivo e inversiones no discrecionales relacionadas con seguridad, confiabilidad de las operaciones e integridad de los activos, y protección del ambiente.

El Presupuesto de Gastos e Inversiones del año 2009 debe ser aprobado por la gerencia antes del 30 de Noviembre, previo a la revisión y aprobación del Comité de Presupuesto, para poder completar el Plan de Negocios antes del 31 de Diciembre 2008

Cada Gerente de Área y Analista de Presupuesto debe desarrollar un programa interno para recabar, validar y aprobar la información, el cual tome en cuenta y garantice el cumplimiento de las fechas establecidas en este procedimiento.

El Presupuesto del año 2009 se desarrollará de "Abajo hacia Arriba". Ello significa que cada área determinará el presupuesto necesario para realizar las operaciones en línea con las premisas básicas ya definidas (Anexo 1), consolidará los requerimientos presupuestarios correspondientes a los planes de trabajo de su área de operaciones y propondrá a la gerencia respectiva el presupuesto global de gastos estimados para su aprobación. El desarrollo del presupuesto debe estar enmarcado dentro de los siguientes lineamientos:

• La formulación del presupuesto no debe incluir montos para contingencias individuales (por departamento).

• El Presidente establece los niveles de presupuesto finales con base en las necesidades operacionales (presupuestos entregados) y la estrategia corporativa.

• Se debe cumplir estrictamente con las fechas indicadas en el cronograma de este procedimiento. Esto garantiza la eficiencia del proceso y permite a la Compañía cumplir con sus obligaciones.

El presupuesto del año 2009 requiere de una descripción detallada de los gastos programados para cada mes. Los presupuestos se desarrollan en bolívares fuertes y dólares de Octubre 2008 sin escalación (en monedas naturales). La tasa de cambio de referencia utilizada para la conversión de cantidades no escaladas ha sido establecida en Bs./US$ 2.150,oo. El Departamento de Presupuesto desarrollará y aplicará los factores de escalación con base en las premisas macroeconómicas establecidas para obtener los presupuestos escalados para su aprobación final. Las áreas obtienen los modelos con sus factores de escalación y las premisas utilizadas a fin de garantizar la transparencia y la comprensión del proceso de escalación y sus resultados.

Los gerentes de área y Administradores de presupuesto deben incluir en el presupuesto cualesquiera procesos de optimización, mejoras en los planes de mantenimiento, aumentos de la productividad, avances técnicos, y otros que puedan devenir en reducción de costos.

La Dirección de Finanzas es responsable de consolidar el presupuesto de de gastos e inversiones del año 2009, revisar las evaluaciones económicas, ajustar por inflación y devaluación, y preparar y entregar el Plan de Anual de Negocios 2009 y los modelos respectivos, al Comité de Presupuesto para su revisión, aprobación.

Las siguientes secciones describen los requerimientos específicos de información y otra información importante relacionada con el Plan Anual de Presupuesto 2009.

Presupuesto Operacional 2009

Definición General

Los gastos están definidos como costos operativos y gastos generados por las diferentes áreas de la Compañía. Las áreas de responsabilidad son las siguientes:

• Departamento de Operación

• Departamento del Mantenimiento

• Departamento de Comercialización

• Unidad de Negocios (oficinas centrales)

Costos Principales de Operación

Los presupuestos Operacionales de la Compañía reflejan todos los costos de operación y gastos generales relacionados con la operación principal, los que se considera están bajo control de las diferentes Gerencias o áreas de responsabilidad. Estos excluyen explícitamente:

• Tarifa de Recuperación de Capital

• Gastos incrementales debido a contribuciones obligatorias como la Contribución de Ciencia, Tecnología e Innovación o el Plan de Prevención de Drogas

• Contabilización de ajustes que no constituyen movimientos de caja

• Gastos Financieros

• Agotamiento, Depreciación, y Amortización

Pronóstico de Costos Principales de Operación

Para el periodo 2009, se sugiere que los gerentes de área y analistas de costos deben incluir en el presupuesto cualesquiera procesos de optimización, mejoras en los planes de mantenimiento, aumentos de la productividad, avances técnicos, y otros que puedan devenir en reducción de costos, e identificar los gastos y proyectos que potencialmente pueden ser usados como créditos para la Contribución de Ciencia, Tecnología e Innovación y el Plan de Prevención de Drogas.

Entrega de la Información

Fecha: 05 de Diciembre, 2008 (después de las reuniones preliminares que se llevan a cabo en cada área con el Comité de Presupuesto). El 12 de Diciembre, 2008, el Presidente en Comité de Gerencia debe aprobar el Presupuesto 2009 consolidado y escalado.

Entregar a: Lisbeth Clavel

Formato: Dólares Americanos y VEB fuertes de Octubre 2008 sin escalación, mensuales.

El Departamento de Presupuesto debe suministrar los formatos en los cuales se recabará la información y estimará los montos escalados.

¿Cómo se utiliza esta información?

• Una vez aprobado, el pronóstico Operacional es considerado el Presupuesto 2009 y se utiliza para determinar el flujo de caja y las ganancias en el período planificado.

• Los gastos distintos a los Costos Principales de Operación son requeridos para ser incluidos entre los gastos e ingresos del pronóstico de resultados.

Plan de Inversiones 2009

Definición General

Todos los gastos bajo el control de las diferentes áreas de responsabilidad que pasan a formar parte de la planta y equipos propiedad de la Compañía (según la Política de Activos Fijos de la Compañía) se incluyen como inversiones.

El Presupuesto de Inversiones de la Compañía excluye las inversiones realizadas a nombre de terceros que no serán incorporadas a los activos de la Compañía. El Presupuesto de Inversiones excluye explícitamente los intereses capitalizados.

El Presupuesto de Inversiones esta dividido en las siguientes áreas de responsabilidad:

Desarrollo de las Inversiones

• Operaciones

• Mantenimiento

• Comercialización

• Unidad de Negocios (Finanzas, Contaduría, Administración, Infraestructura, RRHH, IT, Planificación, Presidencia, Asuntos Públicos, etc.)

Proyectos Mayores

• Cualquier proyecto que debido a su relevancia o duración deba ser monitoreado de manera individual.

Información del Plan de Inversiones

Información Requerida

Dólares americanos y VEB Fuertes de Octubre 2008, sin escalación, mensuales.

Cada proyecto debe venir acompañado de la información relacionada con la descripción y alcance, costo total estimado, % de exactitud del estimado de costos, sensibilidades significativas identificadas en el estimado, programa de fases de pagos, uso estimado de inventario de almacén e impacto en inventario futuro, explicación o análisis de participación de terceros, fecha estimada de operación y evaluación económica. El porfolio debe ser consolidado y jerarquizado por el Departamento de Presupuesto y se presenta a la gerencia para su aprobación final.

Entrega de la Información

Fecha: 05 de Dciembre, 2008 (después de las reuniones preliminares que se llevan a cabo en cada área con el Comité de Presupuesto). El 12 de Diciembre, 2008, el Presidente en Comité de Gerencia debe aprobar el Presupuesto 2009 consolidado y escalado.

Entregar a: Lisbeth Clavel

Formato: Dólares Americanos y VEB Fuertes de Octubre 2008 sin escalación, mensuales.

El Departamento de Presupuesto debe suministrar los formatos en los cuales se recabara la información y estimara los montos escalados.

¿Cómo se utiliza esta información?

Los ítems se utilizan para determinar el flujo neto de caja y pronosticar el valor de los activos fijos y la depreciación.

Información de Precios y Ventas

Información requerida

El pronóstico del precio de forma mensual para el año 2009.

Plan de Ventas mensualizado por pasajeros, rutas para el año 2009.

Entrega de la Información

Suministrada por: Planificación Estratégica

Fecha: 15 de Noviembre, 2008

Entregar a: Hector Garroni/Lisbeth Clavel

Formato: BsF / Dólares americanos

¿Cómo se utiliza esta información?

Los precios y las ventas se utilizan para calcular los ingresos totales, los impuestos y los costos operativos.

Aspectos Contables

Políticas y Decisiones del Área de Contabilidad

Información requerida

• Cualquier cambio esperado en Provisiones

• Optimización del capital de trabajo e inventarios

• Cualquier cambio en políticas de contabilidad por ocurrir en el año 2008 o que será implementado en el año 2009 (clasificación de cuentas, presentación de estados financieros, calculo de COGS, política de acumulaciones) y como afectara específicamente a la Compañía

• Reservas utilizadas en el calculo de la depreciación y el procedimiento para su determinación

• Cualquier cambio en el método de depreciación, la vida de los activos o cualquier otro cambio que afecte el Agotamiento, depreciación y Amortización.

Entrega de la Información

Suministrada por: Contabilidad Corporativa

Fecha: 30 de Noviembre, 2008

Formato: Formato de texto y soportes

Entregar a: Hector Garroni/Lisbeth Clavel

¿Cómo se utiliza esta información?

Elaborar el pronóstico de los resultados de la Compañía.

Aspectos de Impositivos

Información requerida

Debe de informar sobre cualquier asunto especial relacionado con los impuestos (Impuesto sobre la Renta, IVA, etc.) para los años 2008 y 2009. Tales como:

• Potenciales reclamos de impuestos

• Política en relación con el impuesto a ser registrado en Estados Financieros

• Cualquier amenaza potencial

• Cambios en las políticas IVA y la estrategia de Avior

Entrega de Información

Suministrado por: Impuestos

Fecha: 30 de Noviembre, 2008

Formato: texto

Entregar a: Hector Garroni/Lisbeth Clavel

¿Cómo se utiliza esta información?

Para modelar y pronosticar apropiadamente los impuestos.

Nómina

La Gerencia de Capital Humano es responsable de la determinación de la Nómina aprobada y dicta las premisas para presupuestar el costo de nómina de la Compañía.

Información requerida

Información de la Nómina aprobada para el año 2009 discriminando por tipo de nómina, así como, las matrices de costos de personal a ser utilizadas por las distintas áreas para la estimación de sus respectivos costos de nómina.

Entrega de la Información

Suministrada por: Gerentes de Área y los Supervisores de Finanzas correspondientes, después se revisa con el Departamento de Recursos Humanos.

El gasto de nómina incluido en el presupuesto operacional y de inversiones debe estar basado en la nómina aprobada.

Fecha: 15 de Octubre, 2008

Entregar a: Hector Garroni

Otras Premisas en la Formulación del Plan

Otras premisas de formulación general se incluyen en el Anexo 3 a objeto de desarrollar un presupuesto consistente para toda la Compañía, en particular en relación con los gastos de viaje, adiestramiento, taxis, personal asignado, aprendices, materiales de seguridad, regalos pequeños, reconocimientos en efectivo, etc. Este anexo no es referencial, sino que recoge las directrices de la Gerencia para la formulación de los presupuestos de adiestramiento y viajes.

Así mismo se incluye un plan de adiestramiento clave para la formulación del Plan y la divulgación de la presente política en cada una de las Unidades involucradas.

Anexos

Anexo 1: Principales Premisas del Plan Anual de Negocios 2009

Anexo 2: Cronograma de Actividades del Plan Anual de Negocios 2009

Anexo 3: Otras Premisas en la Formulación del Plan

Anexo 4: Unidad de Negocios

Autor:

Ana Maria Álvarez

Petra Matas

Karen Rivas

Iris Rodríguez

Yosmaly Vásquez

Barcelona, Enero de 2009

Universidad de Oriente.

Núcleo Anzoátegui.

Escuela de Ciencias Administrativas.

Administración Industrial.

Cátedra: Presupuesto de las Empresas