Tutorial gestion de costes de construccion

Estudio de costes de obras

Es la primera parte de un tutorial práctico, con el objetivo de obtener todos los conceptos necesarios para poder realizar la construcción de una obra con garantías.

Siendo las otras dos partes,

– Control de costes durante la ejecución de obras

– Análisis y control de tiempos

Este tutorial va dirigido a todo tipo de técnicos y profesionales con vinculación directa a la construcción o a todos aquellos que quieran ampliar sus conocimientos para poder desarrollar esta labor profesional en dicho ámbito.

Pese a existir programas específicos de fácil manejo y buena calidad, para realizar el estudio de costes vamos a apoyarnos en un programa de hojas de cálculo como es Excel, ya que es un programa mucho más generalizado en todo equipo particular o de empresa, y así podras acceder a tus datos en cualquier momento o lugar desde tu ordenador, smartphone o tablet.

Esta parte, al igual que el resto del tutorial, se realizará de forma sencilla y práctica, ya que pretendemos realizar un estudio de costes sin necesidad de grandes conocimientos de matemáticas o informática, tan solo con sentido común y conocimientos de construcción.

El tutorial solo te aportará los conocimientos necesarios con los cuales podrás comenzar a desarrollar un correcto estudio de tu obra, el éxito de dicho estudio estará muy vinculado a lo metódico y responsable que lo realices. A partir de ahí, tan solo faltará la experiencia que, con el tiempo y la práctica, obtendrás para poder analizar obras cada vez en un tiempo más breve; pero al fin y al cabo utilizando el mismo sistema que veremos a continuación.

Para comenzar debemos disponer del proyecto de ejecución de la obra a realizar, ya que nosotros únicamente realizaremos lo que el proyecto nos indique.

Como en todo proyecto, te proporcionarán una memoria de las partidas de obra a realizar, con las mediciones; que será con lo que nosotros empezaremos a trabajar. Mas adelante se deberán también leer con detenimiento las condiciones administrativas, ya que nosotros el presupuesto que realizaremos será por una unidad de obra, a medir la cantidad total una vez ejecutada en la obra.

Aquí es donde debemos observar si las condiciones administrativas nos indican si debe ser un presupuesto cerrado, es decir, que se ejecuta toda la obra y solamente se cobra la cantidad que hayamos presupuestado, sin medir en la obra. De ser así, con cada partida que vayamos presupuestando la deberemos medir también en los planos, comparándola con la medición de la memoria. Si la cantidad indicada en las mediciones no es la misma que la nuestra, corregiremos actualizando la partida con nuestras mediciones. Ten por seguro que el único valor que te tendrán en cuenta serán los totales y no los parciales.

El objetivo del curso no es que pierdas tu tiempo en hacer cosas que ya están hechas (como analizar los descompuestos) sino que hagas un estudio de costes fiable y que puedas ejecutarlo después, buscando y utilizando las herramientas que necesites, no construyendo tú las herramientas; no perdamos nuestro tiempo en algo que ya está hecho, nosotros hagamos nuestra obra. Se pueden encontrar muchos programas y manuales donde obtener los rendimientos y todos los descompuestos de cada partida.

Ejemplo de partidas de un proyecto:

Para comenzar a trabajar deberíamos disponer de una base de datos lo más actualizada posible tanto de precios, materiales, mano de obra, equipos, etc, al igual que las instalaciones .

El estudio lo realizaremos en diferentes fases:

1. Estudio de las partidas de obras

En la actualidad, podemos encontrar muchos programas y páginas en internet que ya te ofrecen las partidas descompuestas y así poder utilizar los datos en nuestra hoja de cálculo. Esto nos ahorrara gran parte del trabajo, ya que el desarrollo de estos descompuestos significa muchas horas de dedicación y por lo tanto, tan solo obtendremos los datos para utilizarlos en nuestra hoja de cálculo. Copiaremos también el texto de la memoria, exactamente, para introducir los datos necesarios y ejecutarlo tal y como nos lo indica el proyecto .

Modificamos la tabla de Excel para incorporar las formulas necesarias para multiplicar el precio unitario por la cantidad de medición, o las unidades necesarias de cada descompuesto por el valor de mercado que vayamos introduciendo.

En la medida de lo posible, estos valores deber ser realistas y estar actualizados; ya que en función de estos datos se irá desarrollando el estudio. Necesitaremos ir confeccionando nuestra propia base de datos con estos precios

Es aconsejable tener en cuenta los decimales y no caer en el error del redondeo, ya que podría convertirse en un gran problema en el futuro. Al multiplicar por números muy grandes la diferencia será también grande y eso se convertirá en un error grave tanto por defecto como por exceso

Como se observa en el ejemplo, se emplazará:

En la primera columna pondremos la definición de todos los materiales y mano de obra necesarios para la realización de la partida.

En la segunda columna irán las cantidades necesaria para realizar una sola unidad de obra.

En la tercera columna el valor de cada uno de los materiales o manos de obra que que hayamos puesto en la primera columna.

La cuarta columna será el producto de la segunda por la tercera. E inmediatamente en la parte inferior será el sumatorio de toda esta columna.

A su derecha se indica la medición del proyecto, con la cual se calculará el coste total de la partida de obra.

Como podemos observar en la parte inferior, aparece un descompuesto al cual llamamos medios auxiliares. Este ha de respetarse en todas las partidas, ya que de ese valor se pagarán todos los gastos varios como, agua, electricidad, pequeños materiales como flexómetros, guias, carros chinos, etc.

Haremos lo mismo partida tras partida y capitulo tras capitulo.

Existen capítulos como movimientos de tierra, carpinterías interiores y exteriores e instalaciones de electricidad, de fontanería, audiovisuales… en los que indicaremos un precio total. Este precio será fijado por nuestros instaladores habituales e incluirá el coste de los materiales necesarios y la mano de obra.

De esta forma obtendremos el coste de las partidas. Ahora calcularemos los gastos directos e indirectos para poder realizar la obra

2. Gastos directos.

Son todos aquellos directamente necesarios y utilizados al 100% para la realización de la obra. Para poder calcular o estimar estos es necesario un estudio mas detallado de los planos y así poder decidir que medios se necesitaran. Un ejemplo es la elevación de materiales con grúas torres: veremos el plano para estimar si son necesarias y en que cantidad, teniendo en cuenta el barrido de estas. De no ser necesarias veremos otros medios de elevación como montacargas, grúas autoportantes, etc.

Se debe estudiar bien y decidir qué será necesario. Aquí es donde la experiencia será de gran ayuda y los que no la tengan tendrán que investigar cómo se realizaron otras obras similares para poder tener ejemplos reales.

Un aumento de estos gastos durante la ejecución de la obra no estaría previsto, ocasionando un problema en nuestro proyecto económico; y de excederse en el cálculo de estos gastos, tendremos más posibilidades de estar entre los presupuestos más caros y de no ser adjudicada la obra a nuestra empresa. Por lo tanto aquí se necesita SENTIDO COMUN Y AUSTERIDAD

Ciertos estudios indican que los gastos directos no deben exceder del 10% del valor total del estudio de las partidas; de ser así, habría que ajustarlo, por ejemplo, adjudicándole otra obra al jefe de obra para compartir sus gastos entre dos o que una sola persona realice la labor de jefe de obra y encargado; o el mismo sistema con el gruista, haciéndole una hoja de trabajos específicos en varias obras y así compartir el gasto.

Ejemplo :

Descripcion de obra.

105 viv, distribuidas en tres bloques de 35 viv cada uno, garajes, piscinas y zonas verdes comunes con parque infantil. Edificaciones aisladas y separadas entre ellas. Con un tiempo de construccion de 24 meses

3 bloques= 3 gruas.

3 gruas=3 gruistas

2 operarios para trabajos varios varios por bloque=6 operarios

1 Jefe de obra

1 Vehiculo jefe de obra

Gasolina vehiculo

2 Ayudantes encargados

1 Caseta de obra

3. Gastos indirectos

Son todos los gastos necesarios para poder tener en funcionamiento una empresa constructora, como oficinas, administrativos…

La repercusión de dicho gasto en nuestra obra va a ir en función del volumen de negocio o de facturación que ésta represente para la empresa.

Si tuviésemos dos obras y la otra fuese de la mitad de valor al que estamos presupuestando, entonces la repercusión sobre la nuestra sería del 75%.

Si tuviésemos dos obras más; una igual y la otra la mitad (a la que estamos presupuestando) seria entonces la repercusión del 25%.

Cuantas más obras tenga la empresa, también será mayor el gasto de mantenimiento de esta, pero nunca será proporcionalmente igual; lo que quiere decir que a mayor volumen de obras menos incremento en los costes representarían los gastos indirectos.

Imaginemos que es la única obra que tenemos y por lo tanto el gasto que nos repercute es del 100%.

Asi que empecemos a montar una oficina completamente equipada y funcionando para poder dar asistencia administrativa y contable a nuestra obra. Y asi tambien poder dar cobertura a otras.

Todos los datos aportados son ficticios, por lo que obligatoriamente se debe contar con datos actuales y fiables tanto del mercado real, como del país donde se vaya a realizar la obra.

Tras concluir con el estudio de los gastos indirectos, solo nos faltaría calcular los gastos financieros para poder disponer de capital y ejecutar nuestra obra.

4. Gastos financieros

Los gastos financieros siempre se deben tener en cuenta. Incluso las grandes compañías nunca trabajan con su propio capital, lo mas normal es que aporten garantías (inmuebles, etc.) para la financiación bancaria; por lo que tendremos que tener en cuenta los gastos bancarios que representa la apertura de una línea de crédito y el coste por capital disponible.

Aunque la mayoría de los gastos los pagaremos de igual manera que nuestra empresa cobre, además tendremos gastos de pago al contado, como sueldos de trabajadores propios, alquileres, vehículos, gastos varios… los cuales tras analizarlos nos daremos cuenta de la importante cantidad que significan.

El primer dato que necesitariamos seria el interes que el banco nos cobra por capital utilizado y el gasto que representa la apertura de la linea de descuento.

Pongamos como ejemplo que cuesta el 1% de apertura, un 7% anual del capital descontado y 0% del capital disponible.

Vamos a considerar que para nuestra empresa las certificaciones se hagan efectivas a los 90dias y consideremos la garantía aportada a nuestros pagos como capital efectivo a disponer.

Consideremos como valor medio el total del presupuesto de la obra fraccionado entre los meses de ejecución, y como se demostrara en la parte de Análisis y control de tiempos, tendremos meses con una diferencia de casi el 50% de unos a otros.

Por lo tanto tendremos que aplicar esa diferencia de forma gradual para poder garantizar la financiación de la obra sin inconveniente alguno que la paralice.

Por lo tanto como dijimos anteriormente:

105 viv, distribuidas en tres bloques de 35 viv cada uno, garajes, piscinas y zonas verdes comunes con parque infantil. Edificaciones aisladas y separadas entre ellas. Con un tiempo de construccion de 24 meses

Estimamos.

TOTAL 7256200 18mese 403122

403122 + 50% = 604683 valor a negociar mensual.

Calcularemos el gasto de la financiacion con la siguiente tabla:

Una vez obtenidos estos datos comenzaríamos con la elaboración del presupuesto. Hay que tener en cuenta que para la ejecución de la obra solo se deben contemplar los datos de este estudio; respetar, controlar y administrarlos como únicos para el éxito de nuestro proyecto. Tal como se indicará en la parte Control de costes durante la ejecución de obras.

PRESUPUESTO

Llegados a este punto la elaboración del presupuesto es sencillo, tan solo hay que sumar el valor de los beneficios, gastos directos, indirectos y de financiación, y prorratearlos en el valor unitario de todas las partidas que analizamos en el estudio de las partidas de obra.

Por lo tanto quedaría así:

El beneficio industrial en construcción suele oscilar entre un 6 y 8 %, pero eso es un valor que se puede modificar según el tipo de cliente y el tipo de obra a realizar.

Por lo que en este caso se le añadiría un 21,56% a todos los unitarios de las partidas para confeccionar e imprimir el presupuesto definitivo.

Con esto acabas de recibir todos los conocimientos para poder empezar a realizar tus propios presupuestos o trabajar para una empresa constructora realizando estudios de costes. Tan sólo, insisto, practica con obras ficticias; esta es la única forma con la que obtendrás fluidez a la hora de analizar los costes o tomar decisiones que afectaran, en gran importancia, al futuro de la obra.

No olvides que debes actuar de forma responsable y siempre justificar todos los datos con los que trabajes.

Espero que te haya sido de ayuda esta parte y accedas al resto del tutorial, para poder conocer técnicas con las que se hacen realidad todos los números que muestras en tu estudio. Lo realmente importante es llevar a buen termino el proyecto y el estudio de costes solamente es el principio de un largo proceso. Es realmente muy importante el control y seguimiento constante de nuestro proyecto y te ayudaré dándote herramientas suficientes como para realizarlo de una forma sencilla y efectiva.

Perder el control significa perder la obra, y es mucho mas trabajoso y costoso recuperar el control de lo que nos podemos imaginar.

Uno de los consejos es que desde que comiences a presupuestar, la tabla que utilices la empieces a desarrollar tú desde el principio y así seguro que conocerás tu obra desde el inicio hasta el final. Te garantizo que eso sucederá sin ninguna duda.

Lo que intento mostrarte o introducirte en este tutorial es el sistema o tipo de aptitud que se ha de tener, porque el trabajo o la labor de realizar una obra y tener que sacarle la mayor rentabilidad económica es cuestión en un porcentaje muy alto de psicología y aptitudes. Así que todas la tablas que te muestro y te animo a desarrollar, no serán suficiente para lograr el fin exitoso, que realmente es lo que buscamos.

El tutorial esta estructurado desde el principio hasta el final de una obra, desde la elaboración del presupuesto, pasando por la previsión de facturación mensual, cómo hacerlo y para qué saberlo; controlar y tener en cuenta todos los gastos que tendrás, desde los financieros hasta los de los vehículos a utilizar y su combustible, como has podido comprobar.

Tendrás ejemplos de cómo actuar, cuándo, dónde y con quién, qué debes prevenir, qué debes controlar, cómo y cuánto, qué debes de saber de antemano, qué tienes que hacer para saberlo, cómo tienes que utilizar todo lo que sabes y en qué orden.

En construcción trabajamos con volúmenes importantes y cualquier error o incidente significa un costo muy alto por lo tanto el control debe ser constante.

Si sigues y lees con detenimiento este tutorial te aseguro que será tu guía de trabajo desde ahora. Te introducirá en cómo contratar empresas proveedoras de cualquier necesidad tanto material como humana, a cómo utilizarlas, cuándo, cuánto y qué de cada una. A como dirigir tu empresa y la obra. A manejarlo todo desde un teléfono, desde las certificaciones hasta los tiempos, pasando también por el control del personal en obra.

Aunque todo el trabajo esta en la obra, el tuyo también lo tendrás que realizar desde tu despacho, así que te enseñare a acometer la obra desde tu despacho para poder tener siempre el control de esta y por supuesto aprenderás a confeccionar de manera personalizada todas las herramientas necesarias para poder lograr el éxito en tu objetivo, que es ganarle el máximo de dinero a la obra, rentabilizarla al máximo y además ser el mejor construyéndola.

Te garantizo que en este tutorial te enseñaremos a trabajar como se debe de trabajar. Te enseñaré acciones que nadie o casi nadie quiere mostrar ya que lo "etico" y "caballeroso" es lo que se debe de mostrar; pero como podrás ver en el tutorial, sólo es lo que se deja ver pero muchas veces lo que se ve y lo que se hace no es lo mismo. Te invito a que lo conozcas.

Autor:

Peres