Fortalecimiento de (MIRS) en la territorial Hevexicos de Corantioquia (página 3)
Enviado por carlos alberto palacio londoño
Documentos de adquisición. Los documentos de adquisición son usados para solicitar propuestas de potenciales vendedores. El termino "licitación" y "cotización" son usados generalmente cuando decisión de selección de fuentes será orientada por precio mientras que el termino "propuesta" es generalmente usado en consideraciones no financieras tales como habilidades técnicas o aproximaciones son de importancia suprema (como cuando se adquieren servicios profesionales). Las compras inferiores a $ 500.000 se elabora un proyecto de orden de compra y se envía a sección de presupuesto. Las adquisiciones entre $500.000 y $2.000.000, el jefe de la unidad de adquisiciones conseguirá mínimo tres cotizaciones que se llevara a una junta de licitación y este surge un contrato de compra venta cuando la adquisición es entre $2.000.000 y $ 7.000.000 los pasos a seguir son, el jefe de la unidad de adquisiciones conseguirá mínimo tres cotizaciones que se llevara a una junta de licitación se determina la reserva presupuestal y posteriormente se fija calendario para licitación privada y se recomienda la gerentes ordenar su apertura, a ella se convocan mediante propuesta a cinco invitados a participar, se enviara pliego de condiciones, la junta de licitaciones se reúne fijando el día de apertura levantando el acta correspondiente , de igual manera se reunirá en el cierre discriminando el numero de participantes, es de recordar en una licitación privada el numero de participante no puede ser inferior a dos , porque entonces se considera desierta. La propuestas son enviadas a la sección Jurídica para su estudio a al unidad financiera para el estudio económico y a al dependencia solicitada para el concepto técnico, el secretario de la junta escoge la mejor propuesta seguidamente se pasa a proceso de contratación y se exige la documentación pertinente.
Criterios de evaluación. Los criterios de evaluación usados para calificar o cuantificar propuestas. Estos pueden ser objetivos "el administrador de proyecto propuesto debe ser un Administrador de Proyectos PMI) o subjetivo (" el administrador de proyectos propuesto debe de tener experiencia previa con proyectos similares, documentada"). Los criterios de evaluación son muchas veces incluidos como parte de los documentos de procuración.
En la Mirs no define que el gerente del proyecto sea PMI, es una asignación por meritocracia con sustentación y record profesional demostrable.
Figura 10. Proceso de planificación en la Gestión de Adquisiciones
10.3. EJECUCION
10.3.1 BÚSQUEDA DE PROVEEDORES
La búsqueda de proveedores comprende obtener respuesta de los potenciales proveedores (licitaciones y propuestas) de los vendedores potenciales sobre como las necesidades del proyecto se pueden cumplir. La mayor parte del esfuerzo real en este proceso es gastada por los vendedores potenciales, normalmente sin costo para el proyecto.
Entradas
Documentos de adquisición.
Listas de vendedores calificados. Algunas organizaciones mantienen lista o archivos con información sobre vendedores potenciales. Estas listas generalmente contienen información sobre la experiencia relevante y otras características de los vendedores potenciales.
Cuando el comprador se documenta sobre la compra posible después de la visita de un agente o vendedor, es como adquiere experiencia y busca proveedores.
En la Mirs se han mencionado los posibles vendedores en las listas de proponentes
Técnicas y herramientas
Conferencias de proponentes. Las conferencias de proponentes (también llamadas conferencias de contratistas, conferencias de vendedores, y conferencias prepropuestas) son reuniones con vendedores potenciales previa a la preparación de una propuesta. Estas son usadas para asegurarse que todos los vendedores potenciales tienen un entendimiento claro y común de la adquisición (requerimientos técnicos, requerimientos de contractuales.).Hay políticas organizacionales de atraer nuevos proveedores para mantener actualizada al base de datos.
Publicidad. Las listas existentes de vendedores potenciales muchas veces pueden ser expandidas al colocarse anuncios publicitarios en publicaciones de circulación general tales como periódicos o en publicaciones especializadas tales como gacetas profesionales.Como es una unidad de gestión descentralizada y sus planes se hacen para un trienio en líneas muy puntuales de acción, definición del alcance estos programas son de impacto social por lo tanto son conocidos por diferentes estamentos
Salidas
Propuestas. Las propuestas son documentos preparados por el vendedor que describen la habilidad y voluntad para proveer el producto requerido. Estos documentos son preparados de acuerdo con los requerimientos de los documentos de procuración relevantes.Para las Mirs la propuesta del vendedor es dada en la documentación necesaria y anexo al registro ya sea de contratista o proveedor y consta la siguiente información, registro mercantil actualizado, constitución y gerencia de sociedad por cámara de comercio, estados financieros certificado por cantador publico, referencias bancarias escritas, certificados de calidad del producto o servicio ofrecido, catálogos, listas de bienes, fichas técnicas
10.3.2 SELECCIÓN DE PROVEEDORES
La selección de proveedores involucra el recibo de oferta o propuestas y la aplicación de criterios de evaluación para elegir a un proveedor, los factores para elegirlo son:
El precio puede ser el factor determinante para un articulo común
Las propuestas están muchas veces divididas en secciones técnicas (aproximación) y comerciales (precio) que deben ser avaluadas de manera separada.
Muchas veces se requieren múltiples proveedores para productos críticos.
Entradas
Propuestas, se dan según la modalidad de adquisición y la cuantía Basado en los criterios de evaluación están descritos en la Políticas organizacionales. Acorde a la función y la misión de adquisiciones dada en el proceso de planificación d e adquisiciones
Técnicas y herramientas
Negociación de contratos. La negociación del contrato involucra la clarificación y mutuo acuerdo sobre la estructura y requerimientos del contrato previamente a la firma de este. Hasta el grado que sea posible, el lenguaje final del contrato deberá reflejar todos los acuerdos logrados. Los temas que se deberán cubrir incluyen, pero no se limitan a, responsabilidades y autoridades, términos aplicables y la ley, aproximaciones administrativas y técnicas, financiación del contrato, y precio. Después de tener el registro de proveedor o el registro de contratista los controles de jurídica , la financiera y la técnica se pasa a adjudicarle el contrato . el manual de compras de las Mirs no hace mucha claridad en este aspecto.
Sistemas de ponderación, es un método para cuantificar datos cualitativos con el objeto de minimizar la subjetividad en la selección de proveedor.En la Mirs no se hace este tipo de valoración cuantitativa
Salidas
Contrato. Un contrato es un acuerdo mutuo que obliga al vendedor a proveer el producto especificado y obliga al comprador a pagar por el. Un contrato es vinculo legal sujeto a resolución en las cortes .Es el representante legal de Corantioquia el que valida el contrato después de haber controlado los procesos legales pertinentes, pólizas, seguros, documentación anexa entre otras
CONTRATACIÓN DE COMPRAS
Entradas
En la Mirs la contratación en las compras se hace
A. CLASES DE CONTRATOS
De compraventa: Articulo 09 del código de comercio "Un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa, y la otra a pagarla en dinero"
De permuta: Articulo 1850 del código de comercio "Cuando el precio consiste parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá permuta si la cosa vale mas que el dinero; y la venta en caso contrario"
De suministro: Articulo 968 del código de comercio "Es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación a cumplir a favor de otra independientemente prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios.
B. ASPECTOS LEGALES DE LA COMPRA
Relación contractual entre vendedor y comprador es una relación legal
Todo contrato se hará por escrito y las cláusulas en forma clara y concisa
,Los contratos firmados son documentos legales.
En caso de cambio en los términos del contrato se realizaran por escrito.
Las cláusulas referentes a precio, cantidad, condiciones de pago, garantía e indemnización deben realizarse con sumo cuidado.
No se omitirán los aspectos vinculados con la aceptación o no de los bienes objeto de la compra.
Suscribir auditorias internas.
Técnicas y herramientas:
En las Mirs el contrato utilizado es de acuerdo a monto de la compras y su frecuencia; de acuerdo con la ley de adquisiciones estatal Ley 80 de 1993. según la cuantía pueden ser:
Directas y licitación , las directas son especiales ordinarias , las especiales son caja menor y avances ; las ordinarias son por orden de compras, cuando es inferior a $ 500.000 o por contratos mediante tres cotizaciones si es mayor a $500.000 y menor a $2.000.000. Las licitaciones son privadas o publicas, privadas cuando se trata de adquisición o permuta de bienes inmuebles cuyo valor es a $ 2.000.000 y menor de 7.000.000. se hace publicas cuando es superior a igual a $ 7.000.000.
En las Mirs el listado de artículos requerios son obtenidos de WBS elaborado anteriormente; es el de departamento de compra el tienen una directa relación con cada articulo que se utiliza y un código que es asignado de acuerdo a un plan preestablecido. Realizado por el equipo del proyecto
Salidas
Formato de adquisiciones para su regulación en reglamentación de adquisiciones
Para administraran múltiples proveedores, mediante un procedimiento de control administrativo, Registro de proponentes, registro de proveedores, documentos anexos, registro de contratistas con formulario de inscripción debidamente diligenciado.
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO
Es el proceso de asegurar que el desempeño del vendedor cumplirá con los requerimientos contractuales. proveedores y múltiples productos involucrados. En las Mirs se presenta cuando todos lo insumos y materiales ingresa al almacén, es un administración interna de stock e inventarios, mediante los siguientes procesos:Proceso de control de plazos;Proceso en el control de La recepción; Proceso de control de la calidad; Proceso de control de la cantidad; Proceso de control de precios ;Proceso de control de existencias.
Entradas
Contrato. Para la firma de contrato se debe cumplir todos lo reglamentado y exigidos por la ley de contratación y adquisiciones, las Mirs son un programa de un institución descentralizada es de carácter publicó
Resultados de trabajo. Los resultados del trabajo del vendedor – que entregas han sido completadas y cuales no, hasta que punto los estándar de calidad se han cumplido, en que costos se ha incurrido o se ha comprometido,
En las Mirs se da la siguiente secuencia en la actividad de compra
Recibir requisiciones
Revisión de requisiciones
Selección de proveedores.
Solicitud de cotización
Análisis de alternativas
Realización del pedido
Colocación del pedido
Regulación del pedido
Seguimiento y activación del pedido.
Recepción e inspección del pedido.
Comprobación de la factura y pago de proveedor
Pedidos de cambio. pueden incluir modificaciones a los términos del contrato o a la descripción de los productos o servicios que deben ser previstos.
En la recepción d e inspección de materiales se hacen los ajuste por cambios y se refrenda en la factura de cobro por parte del vendedor
Facturas del vendedor. El vendedor debe elaborar facturas de tiempo en tiempo solicitando pago por el trabajo ejecutado. Los requerimientos de facturación, incluyendo la documentación de soporte necesaria, están usualmente definidas en el contrato.
Técnicas y herramientas
Sistema de control de cambios al contrato. Un sistema de control de cambios al contrato define los procesos por los cuales el contrato puede ser modificado. Para el director de proyecto en las Mirs los cambio generados en el alcance, repercuten en el contrato y bajo su responsabilidad se dan y se autorizan dichos cambios, para ello se utilizan actas de modificación en las diferentes áreas de conocimiento aplicadas a un proyecto .
Informes de rendimiento, proveen a la administración con información sobre que tan efectivamente el vendedor esta logrando los objetivos contractuales. Se elevan actas parciales de proceso cumplimiento se hace u seguimiento de lo proyectado (Project) a lo realizado.
Sistemas de pago. Los pagos al vendedor son generalmente manejados por el sistema de cuantas a pagar de la organización ejecutora.. En proyectos más grandes con muchos o muy complejos requerimientos de procuración, el proyecto puede desarrollar su propio sistema. En cualquier caso, el sistema debe incluir las revisiones y aprobaciones del equipo de gestión proyecto. El sistema de pagos queda pactado en la parte de legalización del contrato, los informes de rendimiento que propone el Pmbok en el ítem anterior es la base para su liquidación y posterior desembolso. pago por actas parciales .
Salidas
Correspondencia. Las condiciones y términos de contrato muchas veces requieren de documentación escrita de ciertos aspectos de la comunicación comprador / vendedor, tales como advertencias de ejecuciones insatisfactorias y de cambios o clarificaciones en el contrato. La oficina de aspecto jurídicos de Corantioquia se es la encargada de los procesos revisar y autorizar mientras que la oficina de comunicaciones, compilar l, asume y tramita toda la información mediante la documentación que se origina en aspecto legales , de gestión y de control, en la que se incurre cuando se hace el pacto y la negociación del contrato y el proyecto
Cambios al contrato. Los cambios aprobados o no son a través de los procesos de planeación y adquisición del proyecto, y del plan del proyecto y otros documentos relevantes a medida que estos son actualizados como sea necesario. En la Mirs no se contempla, este aspecto con importancia requerida lo se que se hace es originar un informe de novedad
Solicitud de pago. Esto asume que el proyecto esta usando un sistema externo de pago. Si el proyecto tiene su sistema interno, la salida aquí seria simplemente "pagos".El sistema de pago es por liquidación de actas parciales es de sistema interno.
ALMACENAMIENTO
Entradas
Remisiones de mercancía
Remisiones por cotización
Técnicas y herramientas
Método promedio ponderado
Salidas
Hoja de control remisiones a almacenes de zonal Hevexicos
MANEJO DE INVENTARIOS
Entrada
Hoja de control remisiones a almacenes de zonal Hevexicos
Técnicas y herramientas
Software "COMODIN", exclusivo para el control de inventarios.
Salidas
Saldo final de insumos para manejo en todos los proyectos
Figura 11. Proceso de ejecución en la Gestión de Adquisiciones
10.4.. CONTROL
CONTROL DE APROVISIONAMIENTO
Entradas
Formato de adquisiciones para su regulación en reglamentación de adquisiciones
Para administraran múltiples proveedores, mediante un procedimiento de control administrativo, Registro de proponentes, registro de proveedores, documentos anexos, registro de contratistas con formulario de inscripción debidamente diligenciado.
Técnicas y herramientas
Software "COMODIN", exclusivo para el control de inventarios
Salidas
Formato de revisión aprovisionamiento
CONTROL GESTIÓN DE COMPRAS
Entradas
Correspondencia..La oficina de aspecto jurídicos de Corantioquia se es la encargada de los procesos revisar y autorizar mientras que la oficina de comunicaciones, compilar l, asume y tramita toda la información mediante la documentación que se origina en aspecto legales , de gestión y de control, en la que se incurre cuando se hace el pacto y la negociación del contrato y el proyecto
Cambios al contrato. Los cambios aprobados o no son a través de los procesos de planeación y adquisición del proyecto, y del plan del proyecto y otros documentos relevantes a medida que estos son actualizados como sea necesario. En la Mirs no se contempla, este aspecto con importancia requerida lo se que se hace es originar un informe de novedad
Solicitud de pago. Esto asume que el proyecto esta usando un sistema externo de pago.
Técnicas y herramientas
Sistema de control de cambios al contrato. Un sistema de control de cambios al contrato define los procesos por los cuales el contrato puede ser modificado. Para el director de proyecto en las Mirs los cambio generados en el alcance, repercuten en el contrato y bajo su responsabilidad se dan y se autorizan dichos cambios, para ello se utilizan actas de modificación en las diferentes áreas de conocimiento aplicadas a un proyecto
Informes de rendimiento, proveen a la administración con información sobre que tan efectivamente el vendedor esta logrando los objetivos contractuales. Se elevan actas parciales de proceso cumplimiento se hace u seguimiento de lo proyectado (Project) a lo realizado.
Sistemas de pago. Los pagos al vendedor son generalmente manejados por el sistema de cuantas a pagar de la organización ejecutora.. En proyectos más grandes con muchos o muy complejos requerimientos de procuración, el proyecto puede desarrollar su propio sistema. En cualquier caso, el sistema debe incluir las revisiones y aprobaciones del equipo de gestión proyecto. El sistema de pagos queda pactado en la parte de legalización del contrato, los informes de rendimiento que propone el Pmbok en el ítem anterior es la base para su liquidación y posterior desembolso. pago por actas parciales
Salidas
Formato informe de novedades gestión de compras
CONTROL DE RECEPCIÓN
Entradas
Revisión Kardex electrónico con todos los elementos en almacén
Técnicos y herramientas
Juicio personal departamento de compras
Salidas
Reporte de novedades sobre inconsistencias en proceso de recepción.
CONTROL DE EXISTENCIAS
Entradas
Formato informe de novedades gestión de compras
Técnicas y herramientas
Juicio personal departamento de compras
Salidas
Ajuste a las inconsistencias de los saldos por el sistema de "ajuste de inventario
Figura 12. Proceso de control en la Gestión de Adquisiciones
10.5. CIERRE
10.5.1 CIERRE DE CONTRATO
El cierre del contrato es similar al cierre administrativo en que involucra tanto la verificación del producto y el cierre administrativo Los términos y condiciones del contrato pueden prescribir procedimientos específicos para el cierre del contrato. La terminación temprana de un contrato es un caso especial del cierre de un contrato.
Entrada
Documentación contrato. La documentación contractual incluye los cronogramas de respaldo, los cambios aprobados y propuestos de contrato, toda documentación técnica desarrolladas por proveedor, los reportes del desempeño del proveedor, documentos financieros tales como facturas o registros de pagos, y los resultados de cualquier inspección relacionada con el contrato. Es la oficina de comunicaciones la encargada de prepara toda la documentación requerida y necesaria para sentarse elabora el proceso de cierre , es ultimo proceso de control es la confrontación de lo planeado y lo realizado
Técnicas y Herramientas
Auditorias de procuración. Una auditoria de procuración es una revisión estructurada de los procesos de procuración desde la planeación de la procuración hasta la administración del contrato. El objetivo de una auditoria de procuración es identificar los logros y fracasos que obligan a la transferencia a otros ítem de procuración en este proyecto o a otros proyectos dentro de la organización ejecutora .En la Mirs a existe el oficina de control interno que la que se realiza un monitoreo, este es un procesos continuo de verificación de proceso ,resultados, aciertos y cuellos de botella.
Salidas
Archivos de contrato. Un juego completo indexado de archivos deberá ser preparado para su inclusión con los archivos finales del proyecto La oficina de comunicaciones es la encargada.
Aceptación formal y cierre. La persona o organización responsable por la administración del contrato deberá proveer al vendedor con la notificación escrita de que el contrato ha sido completado. Los requerimientos para la aceptación formal y cierre están usualmente definidos en el contrato. Es la etapa final de liquidación son convocados las partes y en una mesa de trabajo se finiquitica el contrato, se levanta un acta de liquidación
MANEJO CONTABLE DE STOCKS
Entradas
Revisar que cumpla con todas las condiciones exigidas en la orden de compra o subcontrato y que presenten los certificados de calidad requeridos y los registros en la casilla de recepción del formato requisición de insumos
Técnicas y herramientas
El almacenista de obra es el responsable de evaluar a los subcontratistas, parcialmente cada vez que se reciben los productos, registrando en formato de requisición de insumos
Salidas
Se hace posteriormente una retroalimentación a los proveedores del resultado: Una vez termina la obra y son evaluados los subcontratistas y proveedores que participaron en su ejecución.
Figura 13. Proceso de cierre en la Gestión de Adquisiciones
Reforzar los diez grupos asociativos existentes, con capacitación en temas como: reglamento interno de trabajo y relaciones humanas, política de calidad y criterios de comercialización reciclable y aprovechamiento de orgánicos.
Gestionar la consecución en dotación del centro de transformación de inorgánicos con trituradora de vidrio y equipo de seguridad industrial, para el posterior transporte y comercialización de 25 Toneladas/mes de residuos sólidos.
Disminuir el depósito final de desechos inorgánicos en un 10%, en los rellenos sanitarios de los municipios de la territorial Hevexicos, para prolongar su vida útil; al igual que mejorar los ingresos económicos de los habitantes de la región.
Realizar una tercera etapa en la cual se orientara la inversión de los recursos hacia la construcción de un relleno sanitario en la territorial Hevexicos y de esta manera reciclar el 100% de los residuos sólidos en los diez municipios de esta región.
1. Project Management Institute (PMI?), Project Management Body of Knowledge (PMBOK?), Edición 2000
2. Corporación CODESARROLLO. Manual técnico pedagógico de Reciclaje: Hacia Una Gestión integral de los residuos sólidos. Primera edición. Medellín: Editorial Codesarrollo, 1997.
3. Agudelo Jaramillo, Ruth Marina. Guía educativa para el manejo de los residuos sólidos peligrosos de origen humano y animal. Primera edición. Medellín: Universidad de Antioquia, 1998.
4.Rubio Maya, Margarita Maria. Aplicación de un Programa de Manejo Integral De Residuos Sólidos a una empresa metalmecánica, tesis facultad de Ingeniería Mecánica. Universidad EAFIT. Medellín, 2001
NETGRAFIA
Disponible en www.lasallista.edu.co/internet/LaEducación AmbientalMIRS. Y consultando Diciembre 1 de 2004
Disponible en www.adan.org.ve/mires2.htm – .Y consultando Diciembre 1 de 2004
Disponible en www.comfama.com.co/contenidos/ noticarteleras/20030605/recreacion.asp. Y consultando Diciembre 1 de 2004
Disponible en www.fac.mil.co/2001/noti2003/enero/ener13paginaweb.htm. Y consultando Diciembre 1 de 2004
Disponible en www.tupatrocinio.com/logos/ documentos/introduccion%20febrero1. Y consultando Diciembre 1 de 2004
Disponible en www.computrabajo.com.co/em-cvs-SC009-21.htm. . Y consultando Diciembre 1 de 2004.
Disponible en www.corpouraba.gov.co/Pres-infoge2002.pps. Y consultando Diciembre 1 de 2004
Disponible en www.corpouraba.gov.co/INFGEST2004.pps. Y consultando Diciembre 1 de 2004
ANEXO 1. CALCULO DE COSTOS POR ACTIVIDAD
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
Fuente: CORANTIOQUIA
DEDICATORIA
A mi padre Carlos Arturo, quien con su esfuerzo, trabajo y ejemplo de vida me brindó la oportunidad del mejor legado: la educación.
A mi madre Lola, porque este también es su triunfo, por su dedicación, compañía, entereza y amor.
A mi esposa Margarita por su amor y apoyo incondicional
A mis hijas Ana Maria y Sofía, fuentes inagotables de inspiración
A mis hermanas Carmen Emilia y Claudia María; a mi sobrina Juliana y a la tía Dolly, por su amor, ayuda y paciencia.
Autor:
Carlos Alberto Palacio Londoño
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO
PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Marzo de 2.005
No esta permitida la reproducción parcial o total de esta obra ni su tratamiento o transmisión por cualquier medio o método sin autorización escrita del autor
DERECHOS RESERVADOS © 2.005
[1] ??1] Carrizosa Uma? Julio (1993). La Dimensi? Ambiental del Desarrollo. En: Evaluaci?de impacto socioecon?co y ambiental de grandes proyectos. CIDER. Santaf?e Bogot?
[2] ??2] Ibid, p?2.
[3] ??3] Ley 99 de 1993. Art.3.
[4] ??4] La Pol?ca Urbana Ciudades y Ciudadan? establece: Dimensi? proviene de la geometr?que define tres formas de medir las dimensiones del espacio geom?ico: alto, ancho y largo. Ha sido incorporada a las ciencias sociales para definir la existencia de espacios te?cos homog?os al interior de cada disciplina, en el contexto de los cuales la "medici?, entendida en el sentido de comparabilidad, es posible. p?60.
[5] Project Management Institute (PMI?), Project Manegement Body of Knowledge (PMBOK?), Edici?2000. p?na 53
[6] ??3 Ley 99 de 1993. Art.3.
[7] SEMINARIO CAR. La Serie ISO 14000 en la Gesti?Ambiental, Bogot?1999. GESTI? AMBIENTAL. Serie ISO 14000. ICONTEC. 1997. Norma ISO/ DIS 14031: 1998.
[8] Significa que un mismo est?ar puede ser aplicado a cualquier organizaci?
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