Diagnóstico del cumplimiento de los requisitos de la norma internacional ISO 9001-2000

INTRODUCCIÓN CVG Ferrominera Orinoco es una empresa del Estado, tutelada por la Corporación Venezolana de Guayana (CVG) y adscrita al Ministerio de Industrias Básicas y Minería del Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela. La empresa ha adecuado sus procesos al Manual del sistema de Gestión de la calidad de la Norma Internacional ISO 9001-2000, y con el objetivo de determinar la adecuación de los requisitos de la norma se inició la Auditoria Interna de Diagnóstico en los procesos de Comercialización y Ventas, Producción de Pellas y Producción de Mineral Fino y Grueso

INTRODUCCIÓN Como parte del seguimiento y control que se realiza en la empresa para garantizar la mejora continua del desempeño en cada una de las áreas, la industria del hierro, a través del departamento de Sistema de Gestión de la gerencia de Planificación Estratégica, coordina el desarrollo de las auditorias internas. En vista de esto la empresa se ha visto en la necesidad de revisar todos sus procesos y procedimientos, en consecuencia es necesario realizar un diagnóstico para determinar las condiciones actuales del Departamento de Control de Gestión e Inventario, el grado de cumplimiento de los requisitos de la Norma y detectar oportunidades de mejora de los procesos internos.

1994 -Inicia operaciones la Planta de Pellas de CVG Ferrominera. 1998 -CVG Ferrominera Orinoco es certificada con la norma ISO -9002:95. 2004 CVG Ferrominera Orinoco es re-certificada bajo el estándar de la norma Covenin ISO 9001:2000, en todos los procesos de la empresa. LA EMPRESA

UBICACIÓN GEOGRÁFICA C.V.G. Ferrominera Orinoco C.A., se encuentra ubicada en Venezuela (América del Sur), específicamente en el Estado Bolívar. Cuenta con dos centros de operaciones, Ciudad Piar, donde se encuentran los principales yacimientos de mineral de hierro; y Puerto Ordaz, donde se encuentran la planta de procesamiento de mineral de hierro, la planta de pellas, muelles y oficinas principales MISIÓN Extraer, beneficiar, transformar y comercializar mineral de hierro y derivados con productividad, calidad y sustentabilidad, abasteciendo prioritariamente al mercado nacional, mediante relaciones de producción que reconozcan como único valor creador al trabajo, apoyando la construcción de una estructura social incluyente VISIÓN Ser una empresa socialista, propiedad del pueblo venezolano, administrada por el Estado, base del desarrollo siderúrgico del país, que responda al bienestar humano, donde la participación en la gestión de todos los actores, el reconocimiento del trabajo como único generador de valor y la conservación del medio ambiente, sea la fortaleza del desarrollo de nuestra organización. LA EMPRESA

DESCRIPCIÓN DEL DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZO EL ESTUDIO El objetivo principal es mantener una relación de mutuo beneficio con los proveedores dentro de las normativas legales vigentes, procurando las mejores condiciones de calidad, precio y oportunidad en la adquisición de bienes y servicios, asignando prioridad al desarrollo de trenes productivos que generen mayor valor agregado y promuevan la sustitución de importaciones, mediante el apoyo a la formación y consolidación de cooperativas, y pequeña y mediana industria. LA EMPRESA

LA EMPRESA

EL PROBLEMA En el Proceso de Suministros se realiza la adquisición de materiales, repuestos, equipos y la contratación de obras y servicios, tanto en el país como en el exterior, para satisfacer la demanda de nuestros clientes internos esto se especifica a través de los procedimientos de solicitud de pedido, compras nacionales e internacionales, adquisición de insumos en el exterior, registro y evaluación de proveedores que se ven reflejados en el manual de normas y procedimientos 860-P-01, 860-P-15, 860-P-02, 860-P-03, 860-P-05 respectivamente Dichos procedimientos deben estar conformes con los requisitos establecidos en el Manual del Sistema de Gestión de la calidad de la empresa y las cláusulas de la Norma Internacional ISO-9001:2000, para alcanzar en nivel de excelencia de la calidad y la mejora continua. Debido a esto, el Departamento requiere de un diagnóstico para analizar en que situación se encuentra con respecto a los requisitos de la Norma, utilizando para ello el cuestionario para el diagnostico de la Norma Internacional que permitirá detectar oportunidades de mejoras, tomar acciones correctivas y contribuir a la gestión del departamento.

EL PROBLEMA Objetivo General Analizar el cumplimiento de la Norma Internacional ISO 9001-2000 en los procedimientos del Departamento Control de Gestión e Inventario de C.V.G. Ferrominera Orinoco Objetivos Específicos Analizar el manual del sistema de Gestión de la calidad del Departamento de Control de Gestión e Inventario. Analizar los manuales de procedimientos del Departamento de Control de Gestión e Inventario. Realizar el cuestionario de evaluación para el diagnostico de la Norma ISO 9001-2000. Identificar las fallas en los procedimientos con respecto a la norma. Determinar la brecha existente en los procedimientos con respecto a las cláusulas de la norma. Elaborar propuestas de mejoras que eliminen o mejoren los procedimientos y estos se adecuen a los requisitos establecidos en la Norma ISO 9001-2000.

MARCO METODOLOGICO Tipo de investigación Descriptiva Evaluativo. Diseño de la investigación De campo Población La población empleada para esta investigación serán todos los procesos principales y subprocesos que se dan lugar en el Departamento de Control de Gestión e Inventario. Estos procesos constituyen la población o universo de estudio para la investigación Muestra Se tomó como muestra los procesos llevados a cabo por el Departamento de Control de Gestión e Inventario.

SITUACIÓN ACTUAL El Departamento de Control de Gestión e Inventario de CVG Ferrominera Orinoco es el encargado de realizar los informes de gestión con respecto a Solicitudes de Pedidos de Compras, Objetivos de Gestión, Informe del consumo telefónico, de cada uno de los departamentos que conforman la Gerencia de Suministros y Compras Especiales del Estado Dichos procesos se deben llevar a cabo de manera eficaz siguiendo todas las normativas legales y las condiciones de calidad exigidos por ambas partes, dentro del Departamento y de la empresa De esta manera es preciso aplicar un cuestionario de evaluación para conocer la situación actual del departamento con respecto al porcentaje de cumplimiento de los requisitos de la NVC-ISO 9001:2000.

La metodología para hallar el valor final por cada cláusula será el promedio de los valores asignados a cada ítem o sub. cláusula del instrumento diagnostico. Esto arrojará como resultado un nivel de aplicación el cual se designará a través de un sistema de puntuación como se muestra en la escala de valores de Anderi Sauri. SITUACIÓN ACTUAL

Cláusula 4. Sistema de Gestión de la Calidad SITUACIÓN ACTUAL

Cláusula 5. Responsabilidad de la Dirección SITUACIÓN ACTUAL

Cláusula 6. Gestión de los recursos SITUACIÓN ACTUAL

Cláusula 7 Realización del producto. SITUACIÓN ACTUAL

Cláusula 8 Medición, Análisis y Mejora. SITUACIÓN ACTUAL

En la siguiente gráfica se puede identificar el porcentaje obtenido de cada una de las cláusulas luego del diagnostico de evaluación SITUACIÓN ACTUAL

BRECHA DE CUMPLIMIENTO SITUACIÓN ACTUAL

CONCLUSIONES El porcentaje de cumplimiento en las cláusulas 4, 5, 6, 7 y 8 es de 80,01%, 80,30%, 69,43%, 65,5% y 73,62% respectivamente. La brecha existente en las cláusulas 4, 5, 6, 7 y 8 con respecto a los requisitos es de 19,99%, 20,28%, 30,57%, 34,5% y 26,38% respectivamente. La cláusula 4 es la que tiene mayor porcentaje de cumplimiento con respecto a los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001-2000 con 80,01% de cumplimiento y 19,99% de brecha. La cláusula 7 es la que tiene menor porcentaje de cumplimiento con respecto a los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001-2000 con 65,5% de cumplimiento y 34,4% de brecha. El Departamento de control de Gestión e Inventario ha implantado y mantiene el Sistema de Gestión de la Calidad de la Norma Internacional ISO 9001:2000. Están identificados los procesos y la secuencia e interacción de estos, además se realiza el seguimiento, medición y análisis de los mismos. Se llevan a cabo los procesos de auditoria interna y externa para evaluar los procesos de la organización y así mantener la certificación de la Norma.

El proceso de verificación en las instalaciones del proveedor no esta documentado o establecido en los contratos de Mineral de Hierro. Existen retrasos en la realización de las evaluaciones a los proveedores y la de satisfacción del cliente. En el departamento utilizan las técnicas estadísticas para la elaboración de los informes de gestión como dispositivos de seguimiento y medición. Debido a los cambios que están ocurriendo actualmente en la organización se han implantando modificaciones o actualizaciones en los procedimientos del Departamento que han repercutido en el desarrollo del trabajo, con los cambios de las descripciones de cargos, ascensos, cambios en el organigrama de posición, etc. En caso de ocurrencia el Departamento toma las acciones que considere necesarias para la corrección y prevención de las no conformidades. CONCLUSIONES

RECOMENDACIONES Llevar a cabo las acciones propuestas en el capítulo V como medio para cerrar las brechas encontradas en los requisitos de la norma ISO 9001:2000 con respecto a los procedimientos del Departamento de Control de Gestión e Inventario, así poder mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de la Calidad Realizar un proceso de capacitación del personal con respecto a la serie de Normas ISO 9000, y el sistema gestión de calidad para implementar proyectos de mejoras, con el fin de lograr un mejor entendimiento del mismo, su importancia, finalidad y propósito dentro de la organización Implementar plan de seguimiento a las encuestas de satisfacción del cliente para garantizar su ejecución, y cumplimiento. Entregar informe de los resultados emitidos mensualmente Implementar plan de seguimiento a las evaluaciones de los proveedores a fin de llevar una planificación controlada y su ejecución, garantizando así el éxito y el cumplimiento de las mismas. Elaborar informe trimestral o anual de las evaluaciones realizadas y las visitas programadas para el otro periodo.

RECOMENDACIONES Evaluar la inclusión en el Manual del Sistema de Gestión y los Contratos de Mineral de Hierro la verificación en las instalaciones al proveedor, su procedimiento y formatos utilizados Establecer días mininos de publicación para los objetivos de la calidad a fin de garantizar a los usuarios la información actual cuando sea necesaria. Revisar planes mensuales de entrenamiento del personal a fin de mejorar la planificación en cuanto a este aspecto, y notificar a los interesados por lo menos una semana antes de la realización de los cursos para que el mismo tome las precauciones necesarias. Notificar a los empleados de la reestructuración y modificación de los procedimientos que fueron actualizados o modificados a fin de que los mismos tengan conocimiento y puedan mejorar la eficiencia en el Departamento