Estructura y definición de los documentos administrativos
_____________________________________ (MEMBRETE)
6 INT.
00……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
OFICIO ORD.:- N° 01/10
2 INT.
ANT.:–…………………………………………
2 INT.
MAT.:–………………………………….….…
3 INT.
FECHA………………………………………..
4 INT.
DE:– Nombre, Cargo o solamente Cargo (Primeras Mayúsculas)
A :
2 INT.
………………………………………………………………………………………………………………… (TEXTO O CUERPO)
3 INT.
DESPEDIDA ………………………………… 6 INT.
NOMBRE……………………………………
CARGO CENT………………………………
6 INT.
DISTRIBUCIÓN:
2 INT.
-.. Departamentos
-.. Archivo
—/—. (INICIALES DE RESPONSABILIDAD)
ORD.: N° 1200
ANT.: Según instrucciones
MAT.: Envía resultados.
La Ligua 24 de septiembre de 2012.
DE: DARIO AGUILERA MANZANO
DIRECTOR EJECUTIVO
A : RODRIGO SANCHEZ
ALCALDE DE LA LIGUA
1- Adjunto y envió a usted resultados de la supervisión efectuada por la Secretaria Ejecutiva entre el 1 al 30 de agosto del presente año, para tener un registro del nivel sociocultural es la que mas frecuenta las exposiciones, se incluye además el sexo del publico para la evaluación.
2- Me permito igualmente recordar a usted que el periodo de consultas con respecto a estos resultados comenzara el día lunes 15 de septiembre, finalizando impostergablemente el día viernes 30 de septiembre del mismo año.
Sin otro particular, le saluda atentamente a usted,
DARIO AGUILERA MANZANO
Director Ejecutivo
Distribución:
– Unidad administrativa
– Interesado
– Archivo
DAM/vrh.
_______________________________ (MEMBRETE)
6 INT.
MEMORANDUM Nº 01/10
6 INT.
FECHA ___________________________
6 INT.
DE :– Nombre – Cargo o solamente cargo (Primeras Mayúsculas)
A :–
REF.:–Primeras Mayúsculas – Todo Mayúsculas
2 INT.
————————————————————————————————————————————. (TEXTO O CUERPO)
3 INT.
————————– (1) ————————– (2) DESPEDIDA
3 INT.
NOMBRE ____________________
CARGOS CENT. ____________
6 INT.
Adj.:–
c.c.:–
—/—. (INICIALES DE RESPONSABILIDAD)
LOS PROGRESOS
Ortiz De Rozas N° 345
La Ligua
MEMORANDUM N° 8
La Ligua, 19 de mayo de 2012.
DE: DIRECTOR GENERAL
A : JEFE DE PERSONAL
REF.: Solicita Planillas De Evaluación De Los Funcionarios.
Por Acuerdo General de nuestra Empresa, sírvase hacer llegar a esta dirección, a mas tardar el 25 del presente mes, las planillas de evaluación de los empleados. Esto es con fin de premiar la responsabilidad de aquellas personas.
Atentamente a Usted,
Juan Muñoz Zamorano.
Director Ejecutivo
JMZ/vrh
C.c/archivo.
MEMORANDUM N° 9
La Ligua, 24 de septiembre de 2012
DE: Gerente General
A : Jefe De Personal
Ref.: Informa Aumentar Horas De Trabajo Con Incremento De Sueldo
Por acuerdo de la Gerencia, se tomo la decisión de incrementar 3 horas los días sábados durante 2 meses, con en el fin de avanzar mas rápido la tarea que esta en curso, esto nos beneficiara a todos, demás esta recordar que el sueldo incrementara por los meses antes mencionado.
Atentamente a usted,
Gastón Ramírez Vásquez
Gerente
GRV/vrh
C.c/archivo.
_______________________________________ (MEMBRETE) (resolución)
6 INT.
FECHA ______________________
3 INT.
(SANGRIA DE 10 ESPACIOS) VISTOS. ————————————————————————————————————————————————————————————————————— (TEXTO
4 INT.
RESOLUCION
2 INT.
(SANGRIA DE 10 ESPACIOS) ———————————————————————————————————————————————————————————————————————-. (TEXTO)
3 INT.
(SANGRIA DE 10 ESPACIOS) DESPEDIDA
6 INT.
(NOMBRE) ___________________
(CARGO CENT.)_______________
6 INT.
DISTRIBUCÍON:
2 INT.
-..____________
-..____________
-..____________
-.. ARCHIVO
__/__. (INICIALES DE RESPONSABILIDAD)
Santiago, 24 de septiembre de 2012.
N°2.345. VISTOS. El Oficio Ordinario de la Sección Control, N° 678 del 11 de agosto; Las razones de buen servicio que aconsejan las circunstancias, y Teniendo Presente lo dispuesto en los artículos 11° y 12° del Estatuto Orgánico de Fomento a la industria y Producción, dicto lo siguiente.
RESOLUCIÓN
ESTABLECE que a contar de esta fecha el Señor Luis Vásquez Albornoz, Inspector a contrata, grado 2°, con funciones en esta Dirección General, en lo sucesivo se desempeñará como inspector Ayudante en la sección Control, sin perjuicio de las labores de coordinación que debe desarrollar como parte de sus actividades habituales.
Anótese y Comuníquese.
Hernán Labarraz Medina
Director Subrogante
DISTRIBUCION
– Dirección General
– Sección Control
– Secretaria general
– Oficina de Personal
– Sección Contabilidad
C.c/Archivo
HLM/vrh.
…………………………………….. (MEMBRETE)
DECRETO SUPREMO N° _/_
(Centrado, mayúsculas, subrayado)
2 INT.
MAT.:–………………………………
3 INT.
Fecha.:–………………………………
3 INT.
VISTOS: (MAY.)
2 INT.
…………………………………………………………………..… (TEXTO)
4 INT.
DECRETO: (MAY.)
……………………………………………………………………………………………………………………………………… (TEXTO)
3 INT.
……………………………….. (DESPEDIDA TODO MAYUSCULAS)
…………………….. (NOMBRE) …………………………… (NOMBRE)
…………………….. (PROFESION CENT.) ……………… (PROFESION CENT.)
…………………….. (CARGO CENTRADO) …………….. (CARGO CENTRADO)
/. (INICIALES DE RESPONSABILIDAD)
HOSPITAL PROVINCIAL SAN AGUSTIN
Ministerio De Salud
La Ligua
DRECRETO SUPREMO N° 456/65
MAT.: Decreto De Ministerio de Salud
N° 876/
La Ligua, 24 de septiembre de 2012.
VISTOS:
La facultad que me otorga el artículo 9° del Decreto Ley N° 4.322, de 27 de septiembre de 2001, y lo dispuesto en los Decretos Leyes N° 1 y 128 de 1999, vengo a dictar lo siguiente:
DRECRETO:
Articulo 1°: Por el motivo de la gran afluencia de pacientes críticos que se han producido estos últimos meses.
Articulo 2°: Se ordena contratar mas personal para atender a los pacientes críticos en la unidad de Urgencia, para así no hacer esperar al publico y evitar que ocurran desgracias por bajo personal de la salud, se refiere al artículo 78 del Decreto Ley N° 2345, de 2001.
Articulo 3°: Es necesario que el personal sea especializado y profesional para tratar con vidas humanas y evitar negligencias medicas.
Tómese razón, comuníquese y publíquese en el Diario Oficial. Presidente De La República, Sebastián Pinera, Ministro De Salud, Francisco Marín.
FRANCISCO MARIN ECHENIQUE
Ministro De Justicia
FME/vrh.
__________________________________ (Membrete)
6 INT.
ACTA
3 INT.
(SANGRIA DE 10 ESPACIOS) ————————————————————————————————————————————————————————————————————- . (TEXTO)
3 INT.
ORDEN DEL DIA O TABLA
1)–…………………………….
2)–…………………………….
3)–…………………………….
3 INT.
(SANGRIA DE 10 ESPACIOS) ————————————————————————————————————————————————————————————————–. (TEXTO)
3 INT.
(SANGRIA DE 10 ESPACIOS) ________________________ (DESPEDIDA)
6 INT.
—————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————. (FIRMAS DE LOS PRESENTES)
ACTA N° 6
CONSEJO DIRECTIVO
Acta Numero Cinco De La Junta Extraordinaria Del Consejo Directivo Del Instituto De capacitación LCM. El día veinticuatro de septiembre de dos mil doce, a las veinte horas, en el aula de reuniones del instituto De Capacitación LCM, ubicado en calle Prats numero doscientos uno, Santiago.
En la ciudad de Santiago a las veinte horas, del día veinticuatro de septiembre, reunidos en el aula de reuniones, se inicia la sección bajo la presidencia del Señor Armando Castro Ahumada, auxiliado por su Secretario el Señor Juan Martínez, Puntos a tratar:
TABLA
1- Lista de los asistentes
2- Lectura del acta de la sección anterior
3- Informe de la directiva existente
4- Acuerdos de las actividades
5- Asuntos generales.
Aprobada la tabla, se procede al desarrollo de cada una de los puntos a tratar.
1- Comprobada la lista de asistentes firmadas, el presidente declara abierta la sección. ___________________________________________________
2- Se lee el acta anterior y es aprobada por todos los asistentes.
__________________________________________________________________
3- Por encargo de los presentes, el secretario del consejo, el Señor Juan Matinés, procede la lectura del informe de actividades. Se da a conocer la presente directiva con nombre y sus respectivos cargos, el Presidente el Señor Juan Martínez pide cooperación y compromiso de parte de la directiva para trabajar en conjunto para los fines que se estime convenientes, es aceptado por todos los asistente y miembros de la directiva con aplausos como testimonio de aprobación. ________________________________________________________
4- El presidente de la comisión el Señor Juan Martínez, solicita el acuerdo de los asistentes para mantener el Instituto en óptimas condiciones de higiene e infraestructura con el fin de lucir una institución llamativa para las personas ajenas y estudiantes de dicho establecimiento, es aprobado por los asistentes para colaborar. _____________________________________________
5- El presidente pregunta si hay algún asunto general que quiera tratarse. Todos guardan silencio, por tal motivo el presidente considera que debe levantarse la sección y así expira a las veintiuna horas del día veinticuatro de septiembre de dos mil doce. ___________________________________________
______________________ ________________________
SECRETARIO PRESIDENTE
PODER GENERAL
6 INT.
(SANGRIA DE 10 ESPACIOS) ———————————————————————————————————————————————————————————————————————————- (TEXTO)
6 INT.
………………………………………….
Firma Mandante
6 INT.
Firmó ante mí
2 INT.
(NOMBRE) ___________________
(NOTARIO) ___________________
PODER GENERAL
En Santiago, a catorce de junio de dos mil doce, comparece Doña Julia Ramírez Quezada, chilena, viuda, comerciante, carnet de identidad N° 2.845.763-4 de Santiago, domiciliada en Santiago, Merced 384, Departamento N° 76 y expone: que por este acto confiere a su hijo Luis Gonzales Ramírez, Poder General con las mas amplias facultades que establece la ley, para que la represente judicialmente y extrajudicialmente, en la administración de la comunidad de Bienes denominada "Sucesión González Fernández", de la cual ambos son los únicos integrantes. Podrá, en consecuencia, el mandatario realizar a nombre de la Sucesión González Fernández, toda clase de actos de administración y de disposición de bienes, sin ninguna limitación de facultades, y pudiendo firmar todos los instrumentos públicos y privados que se requieran en el ejercicio de este mandato.
……………………………………………….. JULIA RAMIREZ QUEZADA
Firmó ante mí
Vladimir Gonzales Alvarado
Notario Público
___________________________________ (MEMBRETE)
6 INT.
CIRCULAR ORD.:- N° 01/10
2 INT.
MAT.:– ………………………………
3 INT.
………………………………(FECHA)
4 INT.
DE:– Nombre o solamente cargo (primeras mayúsculas)
A :
2 INT.
…………………………………………………………………………………………………………………………………….. 2 INT.
1)– ……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………… 2 INT.
2)– ……………………………………………………………………………………
……………………………………………………………….. .3 INT.
…………………………. (DESPEDIDA)
6 INT.
…………………………… (NOMBRE)
…………..……….. (CARGO CENT.)
DISTRIBUCION:
2 INT.
-.. Departamentos
-.. Archivo
—/—. (INICIALES DE RESPONSABILIDAD)
CIRCULAR N° 67
MAT.: Medidas por alta congestión
La Ligua, 24 de septiembre de 2012
DE: Jefe de Personal
A : Todos Los Empleados
En consecuencia a la gran afluencia de público que se genera en las mañanas en los respectivos departamentos, se adoptaron las siguientes medidas para todos los funcionarios municipales. Las medidas son las siguientes:
1- Un Funcionario de su respectivo departamento se encargara de l atención de: Adultos mayores, embarazadas, personas con niños pequeños y/o cualquier persona que posea algún tipo de dificultad.
2- Los demás funcionarios que se dediquen a la atención de público, deberán cumplir con el protocolo dictado anteriormente, se regirán por la numeración del orden de llegada.
Estas normas comenzaran a funcionar desde el 25 de junio del presente año. Esperamos que con las medidas dispuestas el público fluya de forma rápida y expedita.
Es necesario que todos los funcionarios realicen su función que corresponda de manera eficiente.
Atentamente a usted,
Andrés Muñoz Rivarola
Administrativo
Distribución:
– Departamentos
– Archivo
AMR/vrh.
CONCEPTOS
CONCEPTOS DE DOCUMENTOS
Memorándum:
Es un documento rápido, inmediato, además de ser una comunicación breve, concisa y directa de uso externo en una institución y organismo. Los tipos de memorándum son:
a) Memorándum que informa: Se utiliza para informar algo o simplemente para comunicar datos o informaciones de la empresa.
b) Memorándum que ordena: Se utiliza para dar órdenes, como por ejemplo un cambio de horario.
Oficio:
Es un documento que se usa con mayor frecuencia en la administración pública, es una comunicación escrita. Los oficios pueden tener distinta naturaleza.
a) Oficios Ordinarios: Es un oficio que puede ser de conocimiento público y es el que se usa con mayor frecuencia.
b) Oficio Reservado: Es un oficio que no debe trascender más allá de los funcionarios o empleados de una determinada oficina, sesión o departamento.
c) Oficio Secreto: Es un oficio que solo puede ser conocido por el destinatario al cuál va dirigido.
Resolución:
Es un documento mediante el cuál las autoridades superiores toman decisiones que tienen carácter de obligatorias, de acuerdo con las facultades que le confiere la ley y el reglamento de los servicios respectivos.
Circular:
Es una orden de instrucciones de carácter interno, reglamentarias o aclaratorias sobre una materia, la cuál es enviada por una autoridad hacia sus empleados y sirve para comunicar un asunto a varias personas. La naturaleza de esta comunicación hace necesario, en algunas oportunidades emitir varias copias, de tal manera que la información y llegue a todos sus destinatarios en su plenitud.
Si el número de personas que deben conocer las informaciones es muy grande, pueden fijarlas en diarios murales u otros lugares visibles. También se pueden hacer que circulen por las oficinas solicitando que vuelva con la firma de los funcionarios que la han leído de modo de asegurarse que todos se han informado adecuadamente acerca del contenido
Acta:
Las actas de reuniones y asambleas son testimonio de hechos, que deben contener todo lo tratado y acordado, deben hacerse en forma ordenada, concreta, que se entienda fácilmente, ya que se intentara reproducir íntegramente las palabras de la sesión tomando notas. Existen tres tipos de actas:
a) Acta memorándum: Solo contiene los asuntos tratados y acuerdos respectivos, se convierte en un resumen de resultado. Se utiliza principalmente para informar a quienes no fueron a reunión o bien como una ayuda para la reunión siguiente.
b) Acta simple: Se limita a consignar el lugar, la fecha y hora en que comienza y termina la reunión, la identidad de los presentes y de los miembros de la directiva, los acuerdos y votos obtenidos para las diversas propuestas, el quórum, requerido para sesionar y votar, por ultimo la fijación de la fecha de la próxima reunión.
c) Acta clasificada y detallada: Es un relato en forma resumida y cronológica del desarrollo de la reunión con los altibajos del debate y las propuestas presentadas. Se detallan reseñas de las intervenciones más destacadas con el nombre, apellido y cargo del autor y se citan las mismas palabras cuando estas han influido en las decisiones finales.
Poder General:
Es un documento público y legal por el que una persona designa a otra para que la represente en el área jurídica, en asuntos económicos, etc. y de ahí, que actúe en su nombre. El acto de concesión de una capacidad concreta se denomina "apoderamiento".
Es un documento protocolizado, se otorga ante notario y queda sin valor a la muerte del poderdante o cuando éste lo revoca.
El poder notarial se puede utilizar en cualquier tipo de asunto (legal, económico, etc.)
Clasificación de los poderes notariales:
General: El poderdante autoriza a otra persona apoderado a que actúe en su nombre en todo tipo de actos:
Administrar las cuentas bancarias
Vender o comprar propiedades
Hacer transacciones bancarias, etc.
Específico: El poderdante sólo le otorga al apoderado poderes concretos. Por ejemplo:
Pedir préstamo bancario
Decreto:
Son decisiones o determinaciones de un jefe de estado de su gobierno o una actividad sobre la materia que tiene competencia. Posee un poder normativo y reglamentario, pero su rango es inferior a las leyes.
En chile los decretos enviados por el presidente de la República van con su firma o con la de los ministros de Estado respectivos
Tenemos diferentes decretos:
1-Decreto Supremo: Una orden escrita por el Presidente de la República y lleva la firma de los Ministros.
2-Decreto: Es aquel en que la toma de razón, esta después de su entrada en vigencia como única manera que las medidas que se ordenan, puedan realizarse, por razones de un buen servicio.
3- El Decreto de Insistencia: Muy poco frecuente en su uso y alcance, es aquel que dicta el Presidente de la República con la firma de todos sus ministros de Estado, ordenando a que se tome razón de un decreto o resolución que previamente había sido presentada por la Contraloría General de la República.
4- El Decreto de Emergencia o Emergencia Económica: Es aquel decreto que puede dictar el Presidente de la República con la firma de todos sus ministros para decretar pagos no autorizados por la ley.
5-El Decreto con Fuerza de Ley: Es el acto normativo del Presidente de la República, sobre asuntos propios del dominio legal, realizado en virtud de una delegación hecha para el Congreso Nacional, mediante una ley especifica que autoriza y delega en el Presidente por el plazo de un año, la dictación de disposiciones con fuerza de ley, en las materias que señala expresamente.
Autor:
Vanessa Ramirez Hooper
ASISTENTE EJECUTIVA