b) Efectuación de sistemas de controles de los resultados: en toda actividad de gestión, deben existir formas de medir los resultados de la misma, y estos se logran a través de los sistemas de controles de los resultados. Los mismos funcionan como medidores del desempeño de las personas en sus puestos de trabajo, de las maquinarias en su funcionamiento, y de las políticas de la empresa en sus desempeños.
Los controles pueden realizarse a través de: 1) la observación directa, 2) la comparación de lo que se pretende versus lo que se logra, 3) a través de entrevistas, 4) a través de planillas, gráficos, informes, etc. 5) a través de visitas al terreno, reuniones de trabajo, etc. Y será responsabilidad del administrador, el estar analizando permanentemente los resultados que se obtienen, a los efectos de poder determinar si las cosas van bien o no.
c) Modificaciones de procedimientos para aumentar la eficiencia: decíamos en capítulos anteriores, que el administrador de una empresa debe desarrollar la capacidad de autocrítica que le permita, después de determinar que las cosas no van tan bien como es deseado, cuales son las cosas que hay que modificar, a los efectos de revertir los resultados.
Todo administrador que ve que los resultados no son los mejores, está obligado a buscar nuevas alternativas que le permitan lograr mejor, las metas que se han fijado.
Actividades de ejecución:
Se refieren a los aspectos prácticos de la actividad administrativa, aquellos que conforman la verdadera acción de administrar una empresa.
Dentro de las actividades de ejecución, mencionaremos algunos de los aspectos que tienen que ver con la práctica de administrar, y ellos son:
a) El trabajo en equipo: trabajar en equipo significa "trabajar en forma efectiva y productiva con otras personas", o dicho de otra manera, "trabajar en equipo incluye el ser parte de un grupo de personas que trabaja con metas y propósitos comunes"
La importancia de trabajar en equipo radica en que, de esta forma podemos lograr cosas que de manera personal jamás podríamos lograr, y con un nivel de eficiencia superior.
A los efectos de que esto sea posible, las personas deberán desarrollar un verdadero espíritu de equipo, el cual incluye:- Llevarse bien con todos los del equipo - Estar en "sintonía" con las personas y las tareas - Encarar juntos los desafíos
Pero estos a su deben tener presente:- Las metas y objetivos / las comunicaciones / establecimiento de planes de acción / supervisión de la gestión / las relaciones humanas / la organización administrativa / la capacitación constante / etc.
Y a su vez olvidar:- El individualismo / la envidia / la falta de preparación / la desobediencia a las jerarquías administrativas / etc.
b) Las reuniones de trabajo:- ¿Por qué reunirnos como equipo de trabajo?- La creación de una agenda de reunión de trabajo- Filosofía de participación: "nos reunimos para resolver los problemas"
c) Las entrevistas personales:- Como una herramienta motivacional y de detección de problemas- La fijación de un calendario de entrevistas permanentes
d) Las visitas a terreno:- para respaldar- para controlar- para saber la realidad
Las personas y las organizaciones
Los seres humanos forman las llamadas organizaciones (de toda clase); el análisis del comportamiento humano entonces vendría a ser el elemento más importante para llegar a comprender y analizar a las organizaciones, especialmente aquellas que componen la Administración de Personal, hoy, Administración de Recursos Humanos. El analista de Recursos Humanos puede recurrir a dos mecanismos:
Analiza el comportamiento de las personas como seres humanos comunes y corriente (que poseen una personalidad diferente de otros que lo hacen individual a otros semejantes, aspiraciones, actitudes, valores, necesidades diferentes, objetivos trazados diferentes de otros, pero todos ellos propios del ser humano) o como un recurso potencial que puede ser explotado para el éxito de una organización (habilidades, capacidades, destrezas, conocimientos, y otras actuaciones que resultan sumamente interesante para el desarrollo de esa persona dentro de la organización, y que pronosticarán su éxito en el desenvolvimiento que tenga dentro de la propia organización.
Los seres humanos hemos estructurado un sistema total, desde el cual organiza y dirige sus asuntos, puesto que sin embargo la versatilidad humana es muy grande: cada persona es un fenómeno multidimensional, sujeto a las influencias de muchas variables. El haz de diferencias, en cuanto a aptitudes, es amplio y los patrones de comportamiento aprendidos son bien diversos. Las organizaciones no disponen de datos o medios para comprender la complejidad de sus miembros.
Definición de estructura organizacional: La estructura organizacional puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al logro de los objetivos.
Mecanismos coordinadores: Existen cinco mecanismos coordinadores que explican las maneras fundamentales en que se puede coordinar el trabajo.
Estos mecanismos coordinadores corresponden tanto a la coordinación del trabajo, como a la comunicación y al control.
1) A juste Mutuo: Logra la coordinación del trabajo por medio de la comunicación informal. El control y el poder de coordinación recaen sobre quien realiza las tareas. Es utilizado en las organizaciones más simples (2 personas en una canoa) y en las organizaciones más complejas (equipo de trabajo interdisciplinario)
2) supervisión directa: Logra la coordinación al tener una persona que toma la responsabilidad del trabajo de las otras, emitiendo instrucciones para ellas y supervisando sus acciones.
Estandarizado: La coordinación es lograda antes de comenzar el trabajo, principal diferencia con los otros mecanismos coordinadores.
3) Estandarización de procesos de trabajo: Consiste en regular mediante normas escritas los contenidos del trabajo (la secuencia de pasos para desarrollar las actividades)
4) Estandarización de producción o de resultados: Consiste en un conjunto de normas escritas que regulan el producto final de un trabajo o actividad.
5) Estandarización de destrezas o conocimientos: Consiste en preestablecer los conocimientos o habilidades que debe poseer quien se incorpora al puesto.
* El mecanismo coordinador a ser utilizado dependerá de las circunstancias a las que se enfrente la organización.
* Los cinco mecanismos de coordinación son de alguna manera sustituibles entre sí.
División del trabajo Permite observar a la organización divida en "sectores"
1) Núcleo Operativo: Abarca a aquellos miembros que realizan el trabajo básico relacionado directamente con la producción de bienes y servicios. Sus funciones básicas son:
a. Asegurar los insumos para la producción.
b. Transformar los insumos en productos terminados
c. Distribuir los productos
d. Todas aquellas funciones de apoyo y asistencia directa a las funciones de entrada, transformación y producción.
2) Cumbre estratégica: Esta compuesta por aquellos miembros que asumen la responsabilidad general del manejo de la organización y todos aquellos que suministran apoyo directo. La cumbre estratégica tiene una perspectiva amplia y abstracta de la organización. El trabajo a este nivel se caracteriza por un mínimo de repetición y estandarización, considerable discreción y ciclos relativamente largo de tomas de decisiones. El ajuste mutuo es los mecanismos coordinador preferido entre los gerentes de la misma cumbre estratégica. Sus funciones son:
a. Formular y asegurar el cumplimiento de la manera más efectiva de la misión de la organización.
b. Satisfacer las necesidades de quien controlan o ejercen influencia sobre la organización.
c. Implementar el mecanismo coordinador de la supervisión directa cuando designa a los responsables de las distintas unidades.
d. Diseñar la estrategia global
e. Administrar las relaciones con el contexto.
3) Línea media: Es el nexo entre la cumbre estratégica y el núcleo operativo.
Las tareas administrativas cambian de orientación a medida que descienden en la cadena de autoridad, se vuelven más detalladas y elaboradas, menos abstractas y totales, mas centradas en la corriente de trabajo misma.
4) Tecno estructura: Incluye a los analistas que se ocupan de la
Estandarización:
a. Los que estandarizan destrezas son analistas de personal
b. Los que estandarizan procesos son analistas de estudios de trabajo
c. Los que estandarizan los resultados son los analistas de planeamiento y control.
5) Staff de apoyo: Son las unidades especializadas que brindan servicios adicionales.
Funcionamiento de la organización:
· Sistema de autoridad formal: Se basa en la representación por medio del organigrama del flujo de autoridad formal, de las posiciones existentes dentro de la organización y de la agrupación de las distintas áreas. Se evidencia claramente la supervisión directa.
· Red de flujos regulados: Es una visión de la organización compatible con las nociones tradicionales de autoridad y jerarquía. Aquí se pone mayor énfasis en la estandarización que en la supervisión directa.
· Sistema de comunicaciones informales: No observan divisiones de áreas ni jerarquías, sino que se representan los flujos de comunicaciones informales por lo cual se enfatiza el ajuste mutuo. También se lo conoce como socio grama.
· Sistema de constelaciones de trabajo: La base de la visión es que la gente se agrupa con sus pares para realizar su trabajo, sin importar la jerarquía. Cada grupo trata con decisiones apropiadas a s propio nivel en la jerarquía y esta unido flojamente con los otros.
· Sistema de procesos de decisión ad hoc: Es una representación de la corriente de una decisión estratégica del principio al fin. Aquí se destacan más que nada los niveles e influencia de cada sector.
De las cinco teorías consideradas de cómo funciona la organización es una superposición combinada de ellas.
EJEMPLO DE CÓMO PUEDE ESTAR ESTRUCTURADA UNA EMPRESA
Autor:
Jose Adan Kuant Lopez
UNIVERSIDAD DEL NORTE DE NICARAGUA
UNN-Matagalpa
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