El PMBOK, la ISO 9001:2000 y los Costos de Calidad como modelo de excelencia para la gerencia de proyectos (página 2)
Enviado por Ing. Rubén Gómez Sánchez S.
Lo primero que debe enunciarse es que la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos, Tercera Edición, Guía del PMBOK, es una Norma Nacional Americana ANSI/PMI 99-001-2004, este hecho garantiza la seriedad de la propuesta, su aplicación, uso y por lo tanto el logro de sus beneficios.
Definición de proyecto.- Según la Guía del PMBOK, un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.
Temporal
Temporal significa que cada proyecto tiene un comienzo definido y un final definido. El final se alcanza cuando se han logrado los objetivos del proyecto o cuando queda claro que los objetivos del proyecto no serán o no podrán ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista y el proyecto sea cancelado.
Productos, servicios o resultados únicos
Un proyecto crea productos entregables únicos. Productos entregables son productos, servicios o resultados que obedecen a una situación o necesidad especifica.
Por ejemplo, se han construido muchos miles de edificios de oficinas, pero cada edificio individual es único: diferente propietario, diferente diseño, diferente ubicación, diferente contratista, etc.
Elaboración gradual
La elaboración gradual es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y único. "Elaboración gradual" significa desarrollar en pasos e ir aumentando mediante incrementos. Por ejemplo, el alcance de un proyecto se define de forma general al comienzo del proyecto, y se hace más explícito y detallado a medida que el equipo del proyecto desarrolla un mejor y más completo entendimiento de los objetivos y de los productos entregables.
Finalidad principal de la Guía del PMBOK.- es identificar el subconjunto de Fundamentos de la Dirección de Proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas. "Identificar" significa proporcionar una descripción general en contraposición a una descripción exhaustiva. "Generalmente reconocido" significa que los conocimientos y las prácticas descritas son aplicables a la mayoría de los proyectos, la mayor parte del tiempo, y que existe un amplio consenso sobre su valor y utilidad. "Buenas prácticas" significa que existe un acuerdo general en que la correcta aplicación de estas habilidades, herramientas y técnicas puede aumentar las posibilidades de éxito de una amplia variedad de proyectos diferentes.
¿Cuál es la meta de la extensión de la construcción?- Esta extensión apunta mejorar la eficacia y la eficacia de la gerencia de los proyectos de construcción e incluir el material específicamente aplicable a la construcción que no se cubre actualmente en la guía del PMBOK® – edición 2000.
El modelo de la ISO 9001:2000 es mostrado en la figura Nº 01, fácilmente puede observarse que el objetivo principal de la norma es la búsqueda de la mejora continua del sistema de gestión de la calidad y con esto alcanzar mejores resultados operativos de la organización.
Para alcanzar este objetivo debe tomarse en cuenta las siguientes variables: Responsabilidad de la Dirección, Gestión de los Recursos, Realización del Producto y la Medición, Análisis y Mejora.
El número de implementaciones de esta norma en el mundo demuestra su solidez y aceptación. Los datos del informe[2]muestran que el número de certificaciones ISO 9001 ascendía a 500 125, repartidos en 149 países.
Esta norma internacional tiene los siguientes principios:
Organización enfocada al cliente.- Las organizaciones dependen de sus clientes, por tanto deben: comprender sus necesidades presentes y futuras, cumplir con sus requisitos y lograr su satisfacción
Liderazgo.- La dirección de la organización debe crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente para lograr los objetivos de la organización.
Participación de todo el personal.- El total involucramiento posibilita que sus capacidades sean usadas para el beneficio de la organización. Obtener la certificación ISO 9001, es tarea de todos los integrantes de la empresa y produce satisfacción a todos sus miembros.
Enfoque a procesos.- Los resultados deseados se alcanzan más eficientemente cuando los recursos y las actividades relacionadas se gestionan como un proceso.
Enfoque del sistema hacia la gestión.- Identificar, entender y gestionar un sistema de procesos interrelacionados por un objetivo común, mejora la eficiencia de una organización.
La mejora continua.- La mejora continua debería ser el objetivo permanente de la organización. Se deben establecer procesos de inspección y supervisión para asegurar la conformidad del producto y del sistema de gestión de calidad.
Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones.- Las decisiones efectivas se basarán en el análisis de datos y en la información.
Relaciones mutuamente benéficas con los proveedores.- Una organización y sus proveedores son independientes y una relación mutuamente beneficiosa intensifica la capacidad de ambos para mejorar y prosperar mediante productos de elevada calidad.
c. Costos Relativos a la Calidad (CRC)
Los CRC[3]representan una forma objetiva de medir la eficiencia de la organización, en cuanto a la ejecución de los procesos inherentes a los proyectos de construcción. Esta definición ha sido tomada de la norma ISO 8402, edición 1995, Gestión de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad. Vocabulario.
Los CRC esta representado por la suma de los CDC = Costos de Calidad y los CNC = Costos de No Calidad. Existen estadísticas sobre la cuantía de los CRC, éstas llegan según AENOR a valores entre el 5 al 30% de la cifra de negocios, dentro de estas cifras según autores especializados los CNC pueden variar entre el 60 al 70%, esto indica que los CNC podrían representar entre el 3 al 21% de los CRC. Tales magnitudes necesitarían que los responsables de los proyectos debieran ser capaces de minimizar los CNC en los proyectos de construcción, esto amerita el control de los métodos de trabajo, necesariamente.
Modelo sinérgico
Según la descripción de cada modelo y de sus principios, en particular, es fácilmente entendible, desde el punto de vista conceptual que la aplicación simultánea debería permitir lograr excelentes resultados en aquellas organizaciones líderes que decidan implementar esta opción.
Es claro que para la implementación del modelo será necesario realizar una serie de actividades previas preparatorias, las que fundamentalmente estarán orientadas hacia la mejora de las competencias del personal de dirección, de mando intermedio y operativo.
Los resultados que serán alcanzados permitirán a la organización disponer de procedimientos e indicadores que aprovecharán las fortalezas y ventajas de los tres modelos.
EXPERIENCIA DESARROLLADA
La propuesta del modelo, expuesto en el presente trabajo, es el resultado de las investigaciones realizadas y como una respuesta a generar desarrollo de un método de gerencia de proyectos que generen mejores posibilidades de resultados exitosos. La propuesta viene siendo implementada en la Empresa, el suscrito es el Jefe de Proyecto de la implementación, la cual viene siendo desarrollada por la empresa Ingeniería y Servicios Tecnológicos S.A.C. como una consultoría que se inicio en el mes de agosto del 2004.
Aun cuando la decisión de implementación del modelo, tuvo una demora importante en este momento, tiene un importante avance de desarrollo, a la fecha (diciembre 2004) se han completado los procedimientos operativos de calidad e instrucciones de trabajo requeridas por las diversas áreas funcionales.
La estructura documental del sistema de gestión de calidad de la empresa considera los siguientes documentos (Ver tabla Nº 01):
Tales documentos obedecen a los procedimientos obligatorios de la ISO 9001:2000 y otros toman el "valor" de cada sistema. Además, es lógico que el mejoramiento continuo se alcanzara a partir de la medición y control de los índices de costos de calidad, los cuales tambien forman parte del SGC[4]
Estas condiciones particulares permiten lograr fácilmente la sensibilización de las personas, no sólo a nivel ejecutivo, profesional, sino también a nivel técnico, debido a que todos tienen interés en los resultados y en la comprobación de la relación beneficio/costo de la decisión adoptada.
RESULTADOS
Este proyecto se viene implementando desde el mes de agosto del 2004 y ya se vienen observando los primeros beneficios hacia la empresa, dentro de los cuales se tienen los siguientes:
a. Mediante el programa de capacitación para el equipo gerencial y profesional se ha logrado el consenso referente a la necesidad de plena participación de todos en la elaboración de los documentos del SGC.
b. Independiente a los procedimientos obligatorios de la ISO 9001:2000 la implementación de procedimientos de gestión de riesgos, gestión de comunicaciones, gestión del alcance, gestión de recursos humanos ofrecen una veta de beneficios directos e indirectos ligados al quehacer de la empresa.
c. La consideración de procedimientos para los CRC como parte del SGC y su implementación en todos los proyectos permitirá la medición de la eficiencia de resultados de los procesos directos de las obras de la empresa.
d. Como parte del proyecto de consultaría se ha innovado mediante la consideración de cursos a distancia, esta nueva opción ha facilitado la participación en los curso de personas que están fuera de la capital a varios cientos de kilómetros de la oficina sede de la empresa.
e. La consideración de los tres modelos ha generado el diseño de un proceso de toma de decisiones que toma en cuenta las fortalezas de los modelos empleados. (Ver figura Nº 08).
AGRADECIMIENTOS
Se agradece a la Empresa por su autorización a la mención de temas generales del proyecto en actual implementación y que ha significado la movilización de muchos profesionales respecto del SGC que combina los tres modelos: ISO 9001:2000, el PMBOK y los CRC.
REFERENCIAS
a. Norma ISO 9001:2000, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos
b. Guía del PMBOK, ANSI/PMI 99-001-2004, Project Management Institute.
c. "Los índices de costos de calidad, una herramienta estratégica para el éxito de los proyectos", Ing. Rubén Gómez Sánchez S., trabajo expuesto en Brasil, congreso PMI.
d. El Historial de Proyectos, Elemento de Mejoramiento Continuo para la Gerencia de Proyectos, Ing. Ing. Rubén Gómez Sánchez S., trabajo preparado y aprobado, no expuesto por postergación del congreso PMI de Buenos Aires Argentina.
| Página siguiente |