LA AUDITORIA

Enviado por anitta_80

Es aquélla cuyo ámbito de su ejercicio se da por auditores que dependen o son empleados de la misma organización en que se practica. El resultado de su trabajo es con propósitos internos o de servicio para la misma organización.

Objetivo: El objetivo de la auditoria administrativa en apoyar a los miembros de la organización en el desempeño de sus actividades.

Beneficios:

La auditoria interna permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos.
Hace recomendaciones para el mejoramiento de las políticas, procedimientos, sistemas, etc.
Permite verificar continuamente la efectividad de los controles establecidos.

Tipos de auditoria interna:

Auditoria realizada por el presidente
Auditoria realizada por el jefe de unidad
Auditoria realizada por el personal de control de calidad
Auditoria mutua de control de calidad

II AUDITORIA INTERNA EN MÉXICO.

El comité de investigaciones del Instituto de Auditorias Internacionales, defina la auditoria interna como:

"Una actividad de evaluación independiente dentro de una organización, dedicada al análisis de la contabilidad, de las finanzas y de las demás operaciones como base de un servicio a la dirección".

Es un control cuyas funciones son medir y evaluar la efectividad de otros controles.

En México, la función de la auditoria administrativa interna, esta clasificada de la siguiente manera:

Empresas sin auditoria interna. En nuestro país el porcentaje de este tipo de empresas es muy alto. En general se trata de empresas medianas y otras veces grandes, que son dirigidas por una persona o por familiares de esta.
Empresas con auditor fuera de funciones. Otras empresas responsabilizan a una persona al nombrarla como auditor interno; pero , en realidad esta dedicada a otro tipo de funciones y muy rara vez a la actividad de la auditoria interna.
Empresas con departamentos de auditoria interna. Este tipo de empresas es un grupo minoritario. Se trata de empresas grandes cuyo volumen de operaciones y la diversificación de su producción dispersa la localización geográfica de sus centros de venta, con gran cantidad de personal, hacen indispensable la función de auditoria interna.

En nuestro medio se encuentra un error, que es el ubicar esta función en un nivel subdepartamental que depende de contabilidad. Lo mas recomendable es que la unidad de auditoria interna se ubique al nivel jerárquico mas alto, y que dependa del gerente general o del consejo de administración.

Su ubicación en la estructura orgánica, debe ser como sigue:

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III LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, ELEMENTO CLAVE DEL CONTROL SUPERIOR

La auditoria administrativa interna, independientemente de ser ella misma parte integrante del sistema total de control superior, es la principal herramienta para la revisión y evaluación de los resultados logrados.

Cumple con una doble misión: primero, como parte integrante del control superior; es decir, un medio para obtener y mantener el control; el segundo es; el medio principal para la medición y evaluación de resultados.

Por tanto la dirección superior, propietarios, accionistas, auditores financieros y otros interesados deben confiar en ésta para la prevención de inconvenientes, y para garantizar la adecuada marcha del sistema.

ADSCRIPCION DE LA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

La auditoria administrativa, como función interna, puede verse desde el punto de vista de la organización como:

una extensión de la auditoria interna financiera
función independiente de la administración financiera
forma departamental con la auditoria interna
órgano asesor del consejo de administración

FUNCIONES A DESARROLLAR POR UNA UNIDAD DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Las funciones de a auditoria administrativa deben quedar enmarcadas dentro de la organización de una empresa en una unidad que, por su situación jerárquica le permita la consecución de sus fines.

El nivel donde deberá quedar la unidad departamental de auditoria administrativa reunirá las características:

Jerarquía suficiente para poder inmiscuirse en cualquier unidad administrativa de la empresa
Que el tipo de funciones de dicha unidad sea relacionado con la dirección, control y coordinación
Que tenga suficiente autoridad sobre los demás departamentos

FUNCIONES A DESARROLLAR:

investigación constante de planes y objetivos
estudio de las políticas y sus prácticas
revisión constante de la estructura orgánica
estudio constante de las operaciones de la empresa
analizar la eficiencia de la utilización de recursos humanos y materiales
revisión del equilibrio de las cargas de trabajo
revisión constante de los métodos de control

IV ESTRUCTURA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Una unidad de auditoria administrativa se estructura de la manera siguiente:

Auditor supervisor. Es la persona que tiene la responsabilidad propiamente dicha de la auditoria administrativa y esta encargado de elaborar el "plan de auditoria", y de autorizar los procedimientos y programas de revisión. Es indispensable que el auditor supervisor sea un profesionista de la administración, con suficiente experiencia y capacidad.
Auditor por áreas. Es aquel profesional a quien después de dominar las técnicas de la auditoria administrativa, se le clasifica y se le especializa por áreas de trabajo, se le puede clasificar de la manera siguiente:

Auditor de alta gerencia.
Auditor de asesoria.
Auditor de personal.
Auditor de producción.
Etc.

Auditor ayudante. Este tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor y al de áreas en la recopilación de información y cuando se trata de empresas pequeñas puede coordinar actividades.
Auditor principiante. Al encargado de este puesto generalmente se le asignan trabajos de rutinas, en la practica a esta persona se le guía y supervisa en el desarrollo de su trabajo.

El grupo de auditoria administrativa debe figurar en el nivel jerárquico de la empresa de donde pueda operar en forma debida, además puede formar parte de las actividades de la gerencia general, contraloría, control administrativo, planeación, etc.

Diseño de la estructura de una unidad de auditoria administrativa

La estructura de la organización es un organismo proyectado para ayudar a proyectar las metas, lo fundamental para el diseño de organizaciones es el conocimiento actual de la empresa. Sin la comprensión general y especifica de la situación actual y la situación futura, la posibilidad de que el sistema propuesto sea bueno se reduce en forma considerable.

Factores que influyen en el tipo de decisión para la estructura mas conveniente:

Actividad

Programática. Comprende el tipo de estructura por proyectos o matricial.
Rutinaria. Comprende el tipo de estructura lineal funcional.
Eventual. Seria un área de apoyo.

Temporalidad

permanente. Va de acuerdo con los tipos de factores para decidir el tipo de estructura adecuada.
Temporal. Estructura por proyectos o matricial.

Ámbito

Pequeña. Tiende a ser una estructura lineal en la medida en que crece.
Grande. Tiende a ser una estructura funcional.

4. Relaciones

Independientes. La estructura depende del criterio que adopte.
Interrelacionada. La estructura es programática.

Recursos

Recursos humanos

Especialistas. Estructura programática.
No especialistas. El tipo de estructura lineal funcional.
Recursos financieros
Estructura programática. Es mas alto el costo, por el tipo de personal mas calificado; pero a mediano y largo plazo resultara mas barato, porque se trabaja a base de programas, lo que requiere de un solo supervisor.
Lineal funcional. Es menor el costo, por el tipo de personal no calificado; pero con forme crece el numero de personal se requerirá de mas supervisores, lo que provocara un aumento en los costos.
Recursos materiales
Distribución de oficinas. Influye en el tipo de estructura, sobre todo cuando crece el personal y este no se puede colocar en la oficina, lo cual provocar llevar a otra oficina parte del personal.

Beneficios de la auditoria interna

El propósito de la auditoria interna es proporcionar un medio de control interno y determinar la efectividad de otros controles; consecuentemente, la auditoria interna puede considerarse como un control nuestro sobre las demás formas de control.

Son muchos los beneficios que se obtienen de un proyecto de auditoria efectivo, pero son tres los que sobresalen.

la auditoria interna permite determinar si los sistemas y procedimientos establecidos son efectivos para alcanzar los objetivos fijados y asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.
la auditoria interna hace recomendaciones para el mejoramiento de las políticas, procedimientos, sistemas, etc.
la auditoria interna suministra un medio de proveer un mayor grado de delegación de autoridad y si es necesario, un medio para facilitar la descentralización de las operaciones

El éxito de la auditoria interna depende no solo de la actitud de la dirección superior, sino también del grado de aceptación acordado al equipo de trabajo de auditoria por los niveles medio y bajo de la empresa.

VI LOS PAPELES DE TRABAJO

Conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su examen y la descripción de las pruebas realizadas.

Importancia

Constituyen la prueba del trabajo realizado.
Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor
Son una fuente de aclaración o ampliación de información
Califican la calidad y el avance de la planeación de la auditoria

Información que deben contener

Nombre de la entidad
Tipo de auditoria a realizar
Fecha en que se este efectuando la revisión
Nombre de la cuenta
Clave de identificación
Firma. Nombre

Los papeles de trabajo son propiedad absoluta de este profesional, por lo que la información en ellos contenida debe quedar salvaguardada en términos de secreto profesional y responsabilidad moral hacia la entidad que se les confió.

VII ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA

Se elabora el programa de auditoria
Se revisa y autoriza el programa
Se ordena la formulación del o de los programas de trabajo
Se elabora el programa de trabajo
Se aprueba el programa de trabajo
Se revisa y se autoriza la intervención
Se giran instrucciones para que proceda la intervención
Se presentan con el responsable de la unidad a auditar
Se establecen las bases que regirán la auditoria
Se elabora el control de entrevistas
Se aplica el cuestionario general de auditoria
Se practica análisis funcional
Se practica análisis operacional
Se practica análisis de la productividad del trabajo
Se practica análisis de la demanda de los servicios que presta la unidad
Se practica análisis de las condiciones de trabajo
Se practica análisis de la actitud del personal hacía el trabajo
Se revisa el avance obtenido a la fecha de los programas de trabajo
Se revisa el marco normativo
Se integran las carpetas de papeles de trabajo
Se formula la relación de las observaciones mas relevantes
Se coordina los trabajadores tendientes a evaluar la información captada en la etapa de examen
Se comenta la relación de observaciones con el responsable de la unidad
Se elaboran las hojas de evaluación
Se elabora el informe de auditoria
Se revisa el informe
Se aprueba el informe
Se revisa y autoriza a comentar el informe con el responsable de la unidad auditada

BIBLIOGRAFIA

Auditoria Administrativa,

JOSE ANTONIO FERNÁNDEZ ARENA

Guía práctica de auditoria administrativa

VICTOR M. RUBIO

Sinopsis de auditoria Administrativa,

JOAQUIN RODRIGUEZ VALENCIA

Any Jáuregui