Propuesta de mejora a la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad

Resumen

La EMSIL y sus UEB, trabajan desde el año 2009 en implantar el Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), lo que ha significado establecer paulatinamente responsabilidades, capacitar, garantizar los recursos necesarios y elaborar, mejorar e implantar la documentación.

Esta última tarea es uno de los requisitos fundamentales para poder certificarse, sin embargo, al cambiar de Ministerio muchos de los documentos que ya estaban elaborados quedaron desactualizados y sin una codificación uniforme y entendible.

Por todas estas razones decidimos realizar una propuesta de mejora que contempla la revisión y actualización del Manual de Calidad, la realización de las fichas de los procesos y sus diagramas de flujo, la elaboración de las instrucciones de trabajo para operar un silo, actualización y codificación de los procedimientos generales y obligatorios según la Norma ISO 9001:2008; así como los específicos exceptuando el Manual de Procedimientos Operacionales para una Posición de Silo, otros manuales, y el MIP, además de llevar toda esta información al Sitio Web.

Introducción

La ISO creada el 23 de Febrero de 1947 como organización no gubernamental, la componen hoy 162 organismos nacionales de normas, de los cuales participan en calidad de miembros plenos 106, 46 como miembros correspondientes, y 10 como miembros suscriptores.

El objetivo de la organización es promover el desarrollo de la normalización y sus actividades para facilitar el intercambio de bienes y servicios y el desarrollo de la cooperación en las esferas científicas e intelectuales, tecnológicas y económicas, extendiendo su representatividad y posición en el escenario internacional desde su creación.

Esta Norma establece los requisitos que se deben cumplir para implantar un Sistema de Gestión de la Calidad en cualquier organización. Partiendo de ello, una entidad para comenzar con este propósito debe tener en cuenta diferentes elementos tales como:

Extensión o alcance (incluye a todas o una parte de las fases del ciclo de vida del producto y sus procesos),

Estructuración (incluye la definición de responsabilidades y autoridad de toda su estructura organizativa, proporcionando los recursos apropiados y suficientes).

Documentación (se refiere a todos los elementos, requisitos y disposiciones adoptados que deben ser documentados de forma sistemática y ordenada, siendo entendibles para todos aquellos que la usan).

Un SGC documentado describe las formas de operar de una organización para alcanzar la calidad de sus productos establemente. Documentar significa plasmar datos, descripciones y disposiciones en cualquier tipo de soporte.

Al respecto el Comandante Raúl Castro en la Clausura del Segundo Período de Sesiones de la VII Legislatura de la Asamblea Nacional del Poder Popular el 28 de diciembre de 2008 expresó:

"No es posible dirigir sin dominar las disposiciones y documentos rectores de nuestro trabajo. No estamos acostumbrados a regirnos por los documentos, y cuando aparece uno, le vemos el título y allá va a dormir a las gavetas (…) lamentablemente, no todos tienen el hábito de estudiarlos ni consultarlos con la periodicidad requerida, que es la única forma de aplicarlos de manera consecuente."

OBJETIVOS

Teniendo en cuenta lo anterior el objetivo general de este trabajo es mejorar la documentación del SGC en la EMSIL.

Los objetivos específicos son los siguientes:

• Revisar y actualizar el Manual de Calidad.

• Confeccionar las fichas de los procesos con sus diagramas de flujo.

• Elaborar las instrucciones de trabajo para operar un silo a partir de las dadas por el fabricante brasileño en el CD y otros materiales de consulta.

• Actualizar y codificar los procedimientos Generales y Obligatorios según la ISO 9001:2008.

• Actualizar y codificar los procedimientos específicos exceptuando los que aparecen en los manuales.

• Organizar toda esta información a un Sitio Web creado al efecto.

Esta experiencia ha sido presentada y aprobada a nivel nacional para generalizar a todas las UEB del país en la EMSIL; así como valorada por los especialistas de calidad del GIAS, el MINAG y el CITMA.

Material y método

Para realizar el trabajo se utilizaron métodos teóricos y empíricos especialmente la búsqueda bibliográfica para lo cual se consultó toda la base normalizativa aplicable a la entidad, así como los documentos legales y reglamentarios vigentes.

También se realizaron entrevistas a técnicos y especialistas en los diferentes procesos los que aportaron sus conocimientos y experiencia para enriquecer los documentos elaborados.

Desarrollo

Revisión y actualización del Manual de Calidad

En el Manual de Calidad se trabajó en la precisión del alcance del sistema incluyendo la producción de Harina Integral que antes no se contemplaba, y con ello la aplicación de HACCAP para garantizar su inocuidad, se le agregó el objeto empresarial actualizado y un diagrama con la estructura organizativa de la entidad y todas las Direcciones, UEB y posiciones de silos; así como otros datos de interés.

También se le incluyó una tabla resumen con los procesos, los documentos rectores en cada uno de ellos y los registros que emanan con su codificación en correspondencia con lo explicado en el PG-01-01 Gestión de la Documentación, así como su relación con los requisitos ISO en cada caso, se simplificó la matriz de responsabilidades y se actualizó la lista maestra por los documentos, leyes y normas vigentes

Elaboración de las fichas de procesos

Las fichas fueron elaboradas en una primera versión, son muy importantes ya que en ellas se describe cada proceso en cuanto a responsabilidad, propósito, documentos relacionados, referencias, procesos de apoyo y actividades que lo integran, recursos necesarios, entradas y proveedores, salidas y clientes.

Estas cuentan también con los diferentes diagramas de flujo para cada parte del proceso en general y de forma particular donde se expresan las relaciones que se establecen para llegar a lograr la eficiencia del sistema, apareciendo además la forma de medir esta, una de las cuestiones básicas para probar que realmente el sistema está bien estructurado y documentado.

Constituyen la guía para que cada líder de proceso pueda accionar en el mismo de forma adecuada.

Revisión y actualización de los Procedimientos Generales y Obligatorios

La ISO 9001:2008 establece que para tener documentado un SGC la organización debe elaborar y aplicar de forma obligatoria los procedimientos de Gestión de la Documentación, Control de Registro, Auditoría de Calidad, Tratamiento a las No Conformidades. Acciones Correctivas y Preventivas y Producto No Conforme. Los mismos estaban elaborados pero se encontraban desactualizados, con una codificación no adecuada y en algunos de los casos sin los registros necesarios.

Todo esto fue solucionado y además se le agregaron otros datos como las referencias bibliográficas utilizadas, un cajetín uniforme para todos con los datos necesarios, los diagramas de flujo para el procedimiento y se mejoró la redacción.

Al procedimiento Gestión de la Documentación se le agregó la forma de codificar adecuadamente el resto de la documentación y su explicación lógica y además el significado de los símbolos utilizados para representar los diagramas de flujo en cada caso.

Revisión y actualización de los Procedimientos Generales y Obligatorios

Al procedimiento Auditoría de Calidad se le agregaron todos los registros necesarios para poder conformar un expediente de auditoría; así como su explicación y codificación.

Al procedimiento Tratamiento a las No Conformidades se le agregó y codificó dos nuevos registros básicos para reflejar las acciones correctivas o preventivas.

Al procedimiento Producto No Conforme se le codificaron y actualizaron todos sus registros y se le mejoraron diferentes aspectos en su contenido.

Revisión y actualización de los Procedimientos Específicos

Se revisaron un total de 11 procedimientos específicos los cuales se actualizaron para la EMSIL, el GIAS y el MINAG, se les mejoró redacción y ortografía, se montaron en el cajetín correspondiente y se codificaron conjuntamente con los registros necesarios elaborados para reflejar los datos en correspondencia con el proceso al cual pertenecen.

Codificación para procedimientos, fichas, instrucciones y sus registros

Se codificaron todos estos documentos acorde a lo explicado en el procedimiento Gestión de la Documentación como aparece en el Anexo 1.

Las instrucciones de trabajo

A partir del CD donde los fabricantes brasileños (Kepler Weber) explican como operar cada parte de un SMR, y la consulta de otros documentos y búsqueda por internet, se escribieron las instrucciones de trabajo para que los operadores las puedan utilizar de forma escrita las que antes no existían de esta manera.

Actualización del Sitio Web

Todos estos documentos fueron incluidos en un Sitio Web que agrupa toda la documentación del SGC para la EMSIL de forma organizada y de fácil acceso para todos aquellos que necesiten consultarla o imprimirla. (Anexo 2)

RESUMEN DE LA CODIFICACIÓN UTILIZADA

Valoración económica e impacto social

Impacto Social: El trabajo realiza un aporte social ya que organiza y mejora la documentación del SGC para la EMSIL introduciendo una nueva tecnología que disminuye el tiempo de trabajo.Para la valoración económica se aplica la Resolución 24 del 1985 de la Academia de Ciencias de Cuba

RIR=10 (K5.K6.K7)

Donde:

RIR= Cuantía de la remuneración por la innovación o racionalización

K5= Coeficiente del efecto útil alcanzado (K5=3.6)

K6= Coeficiente del nivel de utilización (K=10)

K7= Coeficiente del nivel de Complejidad (K=5)

RIR =10 (3.6.10.5)

RIR=10 ($ 1 800.00)

Para la remuneración de Autor se basa en Decreto No 120 del Comité Ejecutivo del Consejo de Ministros, Articulo 43.

RIR= $ 1 800

Remuneración al autor = 3%+40

$ 54.00+$ 40.00= $ 94.00

Es necesario aclarar que existen entidades en todas las provincias del país que brindan servicios de Consultoría para aplicación de los Sistemas de Gestión Empresarial. Para realizar este trabajo mediante un grupo consultor del CITMA o CANEC el contrato establece:

• Capacitación

• Aplicar el Diagnostico,

• Explicar la metodología para la confección de la documentación,

• Plazo establecido para ello, entre uno y dos meses

• Cuantía de $ 30 000.00

Nota: No se incluye en este cálculo elaborar un sistema informático para organizar la documentación.

Conclusiones

Esta propuesta logra organizar y uniformar la documentación del SGC para la EMSIL y todas sus dependencias con una codificación entendible.

La revisión y actualización del Manual de Calidad es un paso importante para la comprensión del alcance del SGC y los requisitos de la NC ISO que se cumplen para nuestra organización.

La confección de las fichas de los procesos con sus diagramas de flujo ayuda a los líderes a accionar en los mismos de forma adecuada y a medir la eficacia del sistema con todos indicadores.

La elaboración de las instrucciones de trabajo para operar un silo a partir de las dadas por el fabricante brasileño en el CD y otros materiales de consulta es un paso básico para lograr realizar un producto con la calidad requerida.

Actualizar y codificar los procedimientos Generales y Obligatorios según la ISO 9001:2008 y los procedimientos específicos; así como organizar toda esta información en un Sitio Web es un aporte necesario para poder implantar el SGC a todos los niveles.

Recomendaciones

Aplicar este trabajo en todas las dependencias de la EMSIL

Bibliografía utilizada

1- Norma ISO 9001:2008.

2- Manual de Calidad

3- Manual de Procedimientos Operacionales de la EMSIL

DATOS DEL AUTOR

Nombre: Ramón Hernández Zamora

Fecha Nacimiento: 22/05/1967

Estudios: Ingeniería Mecánica (Instituto Técnico Militar José Martí 1984/1989)

Categoría: R

Autor :

Ramón Hernández Zamora

UEB: Artemisa

Silos y Molinos Refrigerados

Enviado por:

Maidely Rey

Bahía Honda Artemisa

2013