La empresa deberá asegurar su crecimiento, así como el mejoramiento continuo de sus plantas físicas, teniendo aún remanente para su propia consolidación.
7. Como una empresa con administración participativa
La empresa sin dejar de establecer y reconocer la jerarquía y responsabilidad de cada jefe, promoverá la participación de todos y cada no de los responsables (jefes y subordinados), estableciendo coresponsabilidades y delegando a cada actor de la autoridad necesaria para que cumpla con los resultados esperados a través del establecimiento previo de objetivos, premiándolo o amonestándolo cuando éstos no se den.
Políticas Generales de la empresa
No se proporcionará información confidencial de la empresa a cada uno de los departamentos sin previa autorización.
Todas las autorizaciones, escritos, decisiones, programas, presupuestos, etc.; tienen que ser por escrito y tienen que llegar a manos del Director General para su aprobación, sin ella, no vale para la empresa dicha disposición.
El personal deberá de vestir de manera formal.
Los días de pago serán 15 y 30 de cada mes.
Se darán cursos de actualización y capacitación al personal (según el departamento en que labora) cada semestre.
El departamento de contabilidad deberá de presentar cada mes Estados Financieros a la Dirección General.
Llevar a cabo propaganda y publicidad al finalizar cada año.
El área de comedor mandara una requisición de insumos necesarios y perecederos cada 15 días al departamento de contabilidad.
Procedimientos
FINANZAS
Solicitudes de crédito:
1. Elaboración a maquina de la solicitud.
2. Cubrir los requisitos que pide la solicitud.
3. Recabar firma de autorización de la gerencia general para la solicitud.
4. En caso de ser proveedor turnarla al Departamento Comparas, en caso de ser institución financiera turnarla al Director General o Contralor.
CUENTAS POR COBRAR
Facturación:
1. Elaborar factura de acuerdo a un pedido autorizado por el Contralor con datos completos y la descripción e información necesaria para un soporte fiscal, asimismo sucederá con las notas de crédito y cargo.
2. Una vez elaborada la factura se distribuirá como sigue:
Amarilla: al expediente del pedido del cliente.
Rosa: departamento de finanzas.
Azul: departamento de compras.
Blanca: enviar al cliente.
Verde: departamento de contabilidad (impuestos).
3. Llevar un control tanto de facturas como de notas de crédito y cargo.
CUENTAS POR PAGAR
Elaboración de cheques:
1. Los días viernes (días de pago a proveedores) elaborar cheque por concepto de pago a proveedor según la cantidad que el departamento de finanzas autorice.
2. Fotocopiar el cheque correspondiente, anexando su debido comprobante, el cual deberá de ir autorizado por el Contralor.
3. Atender a proveedores que vienen a revisión y a cobro de facturas los viernes.
4. Entregar facturas originales de proveedores al departamento de contabilidad para su provisión.
5. Entregar pólizas de cheque al departamento de contabilidad con los datos de nombre y firma de recibido.
CONTABILIDAD
Registro de pólizas:
1. Realizar los asientos contables de acuerdo al catalogo de cuentas.
2. Recabar del departamento de finanzas las pólizas de ingresos y de egresos.
3. Ordenar por consecutivo las mismas y anexarlas en la carpeta respectiva (por mes).
4. Emitir estados financieros mensuales.
5. Realizar provisión de compras, gastos, nominas, impuestos, depreciaciones y amortizaciones.
RECURSOS HUMANOS
Elaboración de contratos laborales:
1. Cuando un empleado se integre a la empresa, deberá elaborar su contrato respectivo con los requisitos que pide el Art. 25 de la LFT.
2. Se solicitará al trabajador la documentación necesaria que lo identifique como tal, para formar posterior mente su expediente.
3. La documentación que se solicita es:
Copias del acta de nacimiento
Solicitud de empleo con fotografía
Copia de cartilla liberada
Dos cartas de recomendación
Copia de comprobante de domicilio
Hoja rosa del IMSS
La organización que se lleva a cabo es la supervisión directa, esto es, el encargado de esta función es el Contralor de la empresa; se encarga de supervisar a todos los departamentos y los trabajos realizados dentro de los mismos, también se puede decir que laboran con la estandarización, porque en algunos casos se siguen lineamientos para poder obtener los resultados deseados; estos casos, sólo se realizan cuando son productos especiales a clientes que los solicitan y para poder producirlos se tiene que seguir ciertos lineamientos y están bajo la supervisión del Contralor de la empresa.
Esta empresa utiliza los tipos de organización por función y por producto.
Por función, toman en cuenta al recurso humano para desempeñar ciertas funciones y para llegar al cumplimiento de los objetivos y resultados esperados.
Por producto, ya que como la empresa se dedica a la fabricación de mobiliario, no todos sus productos siguen el mismo proceso de producción, y por lo tanto, se dedican a ese pedido (si fuera especial) o a los pedidos para poder aprovechar los insumos y no desperdiciar una gran parte de los mismos.
La organización de la empresa funciona de acuerdo al siguiente organigrama
La empresa está dividida por departamentos (ventas, compras, etc.); cada uno está supervisado por su jefe o gerente, el cual realiza un informe en el cual se describen las acciones y medidas que se tomaron para la realización de los objetivos de ese departamento y lograr los resultados que se tenían previstos en cada uno de los departamentos.
Este informe lo hacen llegar al Contralor para que él tome decisiones en conjunto con el Director General (en ocasiones), para la empresa logre los resultados que los dos esperan con las decisiones tomadas.
En este punto, el único encargado de ejercerla es el Contralor (que viene siendo el brazo derecho del Director General) el cual se encarga de autorizar proyectos, elaborar planes de ventas, de exportación de productos terminados, de importación de materias primas, etc.
Además, debe de seguir lineamientos para el logro de los objetivos:
Una delegación de autoridad efectiva ya que como se maneja, administrar es hacer a través de otros pero sin excederse más de lo permitido.
Que la autoridad que esté siendo ejercida en la organización se respete sin dañar a otro elemento en su función, al contrario en apoyo simultáneo.
Que los canales de comunicación sean los apropiados y los que se necesiten para el control de los resultados que se busca lograr.
Supervisar que el ejercicio de la autoridad se dé en forma simultánea a la ejecución de las órdenes respetando los lineamientos establecidos.
El contralor sigue básicamente algunos puntos de partida para la resolución de conflictos, tomando en cuenta que no es para todos los casos:
Resuelve el problema lo antes posible y en beneficio de todos.
No tener preferencias ni cuestiones personales con los involucrados.
Canaliza el problema para ejemplo de los demás y de la misma empresa.
Saca el mayor provecho del problema para evitar que se repita y toma las medidas correspondientes.
Sanciona con justicia y equidad las acciones que lo merezcan para evitar conflictos mayores.
Promueve el diálogo formal e informal hacia todos los niveles para evitar diferencias y por lo tanto conflictos.
En la empresa hay control de calidad (en cuanto a productos, materia prima, etc.); de personal (todos los empleados tienen que checar al entrar, al salir, los visitantes tienen que registrarse, entre otras); de existencia (cuando se trata de productos especiales, sólo se hacen sobre pedido, cuando es mobiliario común de oficinas se tienen ciertos stock en bodega).
Para cada producto que la empresa realiza se tiene un proceso distinto, esto es debido a que no todos los productos son iguales, como en algunos casos, donde los muebles se hacen sobre pedido cumpliendo con las exigencias de los clientes.
Dentro de la empresa hay muchas medidas de seguridad; como el no fumar, el no correr, se tiene un sistema de seguridad muy sofisticado y automatizado (este sistema consiste en sólo dejar pasar al personal si tiene una tarjeta de seguridad llamada "NIP" ; con la cual se tiene acceso a toda la empresa y a la información, ya que con la misma tarjeta se puede recabar información por medio de sistemas de cómputo y además de tener acceso al desarrollo de la empresa, del personal, etc). Esta empresa como ya se mencionó anteriormente es mediana en sus instalaciones, se tiene el propósito de expanderse dentro y fuera de nuestras fronteras.
Dentro del proceso de producción, una de las características principales, es que el desperdicio de materiales es mínimo, ya que a toda la materia prima que se compra, se le saca el mayor provecho posible.
Lo que se identificó como una política única dentro de la dirección, es que todo debe de ser por escrito y autorizado por el Director General; esta política la identificamos de inmediato ya que todos los movimientos en cualquier departamento se tienen que hacer por escrito y tienen que llegar a manos del Director General para que este dé su punto de vista en lo referente de cómo va funcionando su empresa, en qué está fallando, qué cosas le hacen falta para poder expandirse, etc. En general, tienen un buen control de lo que quieren y desean saber para el futuro de la empresa.
La visita fue muy interesante y nos atendieron muy bien, proporcionándonos la información solicitada para la elaboración de este reporte.
La conclusión a la que llagamos en base al tema investigado, es que es muy importante la administración en cualquier tipo de empresa ya que sin ella no se podrían obtener los resultados que se esperan y la empresa seria un total caos en todos sus aspectos.
La información presentada en este trabajo, es proporcionada por el mismo personal que labora en la misma empresa; a los cuales les damos las gracias por todas las atenciones brindadas en nuestra visita a dicha empresa, y por la oportunidad que se nos dio para aplicar los conocimientos adquiridos; estamos satisfechos por lo que logramos.
Autor:
Jorge Manriquez
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