Gestión y Proceso Contable de los Fondos en Anticipo en Universidades de Venezuela

Resumen

La necesidad de garantizar una correcta gestión contable de los fondos en anticipo ha dado lugar al establecimiento en el ordenamiento jurídico de una serie de medidas orientadas a evitar irregularidades y a corregirlas en caso de que se produzcan. A este conjunto de medidas se les conoce bajo la genérica expresión de "control de la actividad financiera". En realidad toda actividad administrativa, sea publica o privada, está sujeta al control. Pero en el manejo de los fondos es necesario su revisión y rendición, lo que ha dado lugar a que se establezcan controles específicos. Las causas hay que buscarlas en dos circunstancias: de una parte, los fondos no son propios de quien los gestiona y, por tanto, ha de dar cuenta de su empleo, y la otra, el riesgo de una mala administración del dinero conlleva a una penalización por parte de la ley contra la corrupción.

El objetivo de esta investigación es fundamentar la importancia de la gestión contable de los fondos en anticipo, en las universidades venezolanas tomando como punto de partida a la Universidad Bolivariana de Venezuela como proyecto bandera dentro del sistema educativo.

La gestión contable esta dirigido por un modelo básico complementado por un sistema de información bien planificado y diseñado, ofreciendo de esta manera, compatibilidad, control, flexibilidad y una relación aceptable entre costo y beneficio. La gestión contable de cualquier empresa, sin depender del sistema contable que la misma utilice, debe llevar a cabo tres pasos básicos utilizando todos los recursos que se encuentren relacionados con las actividades financieras.

En cuanto a los datos que deben ser registrados, estos influyen muchísimo en el momento en que los ejecutivos tienen que tomar sus decisiones comerciales. La gestión contable se lleva a cabo en tres etapas; la primera de ellas es el registro de la actividad financiera en la empresa, y en este caso la gestión contable lleva un registro de toda la actividad comercial que se lleva a cabo en un día común en la empresa.

Por lo general, en una compañía se realizan todo tipo de transacciones que pueden ser expresadas en términos monetarios y los mismos deben ser registrados en los correspondientes libros contables de la empresa, de todas formas es importante que sepamos que no todos las actividades comerciales que lleve a cabo una empresa se midan y describan en una manera objetiva en términos monetarios.

La segunda etapa de la gestión contable es la clasificación de la información que se trata de un registro completo acerca de las actividades comerciales; esta etapa implica habitualmente una gran cantidad de datos ya que de esta manera resulta muy útil para aquellas personas que están encargadas de tomar las decisiones, por ello la información debe ser clasificada en diferentes categorías: se deben agrupar por separado aquellas transacciones que reciben dinero y las que lo emiten.

La última etapa de la gestión contable es el resumen de la información. En este caso decimos que para que la información contable sea empleada por aquellas personas encargadas de tomar las decisiones comerciales en una empresa, la misma debe ser resumida. Para ilustrar un ejemplo diremos que una redacción completa sobre todas las transacciones comerciales de una empresa seria demasiado extensa para cualquier persona que tuviera el trabajo de leerla. Los empleados que son responsables de comprar la mercancía, tiene que utilizar la información de las cuentas que se encuentra resumida por producto.

Objetivos de la gestión contable

Como todo sistema operativo en una empresa, la gestión contable posee sus propios objetivos que se encuentran diseñados para colaborar con el logro de las metas impuestas por la compañía.

La gestión contable tiene por objetivo predecir el flujo de efectivo; tomar las decisiones en cuanto a las inversiones y créditos; apoyar a los administradores en cuanto a la planeación, la organización y la dirección de los negocios relacionados con la empresa; fundamentar la determinación de precios, tarifas y tasas tributarias; ejercer un cierto control sobre las operaciones económicas de la empresa; contribuir para la evaluación de los beneficios o el impacto social que pueda llegar a tener la actividad que desarrolla la empresa en la comunidad.

La importancia de la gestión contable radica en que absolutamente todos los entes comerciales y financieros, tiene la necesidad de mantener un control sobre todos los movimientos que ocurren en la empresa. De esta manera se obtendrá una mayor productividad y un mayor aprovechamiento del patrimonio que la misma posee. Por otro lado, los servicios que son aportados por la gestión contable suelen ser imprescindibles para obtener la información necesaria en cuanto al área legal de una empresa. Habitualmente, la gente que es partícipe en el mercado financiero utilizan todos los términos y los conceptos característicos de la gestión contable para ser capaces de describir los recursos y actividades en cualquier tipo de negocio, sea este grande o pequeño y aunque la contabilidad ha logrado poseer un proceso realmente importante en el campo de los negocios, la gestión contable es un elemento vital en todas las áreas que conforma nuestra sociedad.

Proceso Contable

La contaduría pública alcanza sus objetivos de obtención y comprobación de información financiera, a través de una serie de fases que integran un proceso, la cual, por derecho natural llamaremos proceso contable.

Debe entenderse por proceso contable, el conjunto de fases a través de las cuales la contaduría publica obtiene y comprueba información financiera. De acuerdo con tal concepto, resulta sencillo inferir que la contabilidad alcanza sus objetivos a través del seguimiento de dichas fases.

Las fases del proceso contable comprenden:

• 1. Sistematización: fase inicial del proceso contable que establece el sistema de información financiera en una entidad económica.

• 2. Valuación: segunda fase del proceso contable. Cuantificada en unidades monetarias los recursos y obligaciones que adquiere una entidad económica en la celebración de transacciones financieras.

• 3. Procesamiento: Tercera fase del proceso contable. Elabora los estados financieros resultantes de las transacciones celebradas por una entidad económica.

• 4. Evaluación: cuarta fase del proceso contable. Califica el efecto de las transacciones celebradas por una entidad económica.

• 5. Información: quinta fase del proceso contable. Comunica la información financiera obtenida por la contabilidad. (Arechiga, 1998).

En opinión de la autora el proceso contable es importante en una organización ya que juegan un papel fundamental en el alcance de los objetivos, a través de un conjunto indicadores que permiten conocer la situación actual de la organización necesarios para la planificación a corto y largo plazo que permitan la toma de decisiones

Fondos en Anticipos

Los fondos en anticipo son los girados con carácter permanente y de reposición periódica, a los responsables de las unidades administradoras del respectivo ente, conforme a los procedimientos que al efecto establezcan los órganos rectores correspondientes en las áreas de sus competencias. (Artículo 95 Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público)

Ningún pago puede ser ordenado sino para pagar obligaciones válidamente contraídas y causadas, salvo lo previsto en el artículo 113 de esta Ley. (Articulo nº 54 Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público)

Los Anticipos son fondos girados con carácter permanente y de reposición periódica, a los funcionarios responsables de las unidades encargadas de administrar los órganos, quienes tienen la obligación de rendir cuenta de la utilización de los mismos conforme a la normativa vigente.

La máxima autoridad del ente descentralizado funcionalmente sin fines empresariales autorizará la constitución de los fondos en anticipo, mediante la respectiva resolución interna, la cual contendrá, como mínimo: la identificación de la unidad administradora receptora, el funcionario responsable del fondo, el monto del fondo, los conceptos de gastos a cancelarse mediante el mismo, el monto máximo de cada pago y la periodicidad de la reposición, en concordancia con las normas y procedimientos que al respecto dicte la Oficina Nacional de Contabilidad.

(Artículo 96 Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público)

En fin los Fondos en Anticipo, son fondos de reposición periódica asignados por la Administración Central destinados a cubrir aquellos gastos de funcionamiento necesarios para sus distintas dependencias, enclavadas en todo lo ancho de la geografía nacional y su gasto y ejecución deben ser administrados por personas escrupulosas y que estén dispuestas a cumplir con las leyes y reglamentos emitidos por la Administración Central.

La autora considera que los Fondos en Anticipos se presentan como una cuenta destinada a sufragar todos aquellos gastos distintos de remuneraciones, los cuales tienen que ver directamente con pagos de viáticos al personal, pagos por suministro de materiales de oficina, pagos por repuestos de vehículos, bebidas y alimentos, y en fin una serie de gastos que no forman parte de las remuneraciones pero que son compromisos válidamente adquiridos por las universidades.

Proceso contable en los fondos en anticipo

Después de cumplirse el proceso administrativo generado por la adquisición de materiales, bienes y servicios requeridos para el funcionamiento en las Universidades; la documentación y/o soporte físico, es remitido al Departamento de Contabilidad. A partir de este momento se inicia todo el proceso contable. Los especialistas contables (contadores, analistas, auxiliares, etc.) revisan, analizan y registran todas las operaciones a través de la realización de los asientos de diario, en el Sistema Contable, apoyados en el Plan Único de Cuentas vigente y conforme a principios de contabilidad de aceptación general y a las Normas de contabilidad que rigen para los organismos del Estado.

Este proceso global está constituido por distintos fases o sub – procesos cuyos detalles se describen en las páginas siguientes, las cuales son:

• Recepción y Revisión de documentación

• Análisis y registro de las cuentas contables

• Emisión de reportes contables

• Emisión de Estados Financieros

De la siguiente manera se realiza el proceso contable de los fondos en anticipo:

La base legal para el proceso contable esta fundamentada en varias normativas las cuales son:

• Ley orgánica de la administración financiera sector público en sus artículos 3,121 al 130.

• Ley orgánica de la contraloría general de la republica y sistema nacional de control fiscal en sus artículos 33, 71, 72, y 73.

• Reglamento parcial n°4 de la ley orgánica de la administración financiera del sector público, sobre el sistema de contabilidad pública en sus artículo 1 al 44.

• Manuales de organización, manuales normas y procedimiento y manual de contabilidad, basados en las normas general de control interno en su articulo 20,22,y 28.

Posibles debilidades existentes en el proceso contable:

• Inexistencia de un sistema integrado con las demás áreas administrativas.

• Debilidad con el sistema de contabilidad existente.

• Personal no capacitado.

• Espacio físico reducido.

• Inexistencia manuales de procedimiento aprobados

• Falla comunicacional

• Fallas en los controles internos de los procesos administrativos

• Desconocimientos de algunas normativas legales

Conclusiones

La gestión de los fondos en anticipo para las universidades son establecidos por el estado para el manejo de gastos menores, fijándole un porcentaje del presupuesto asignado a cada institución, los cuales son supervisados por la dirección de administración y finanzas, como también por las unidades de auditoria interna, a través de leyes y reglamentos del estado incluidos en los manuales y normas de procedimientos para los fondos en anticipo y en avance.

Bibliografía

• 1. El Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público (LOAFSP.2005).República Bolivariana de Venezuela.

• 2. Reglamento de Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" 2008. Barquisimeto. Venezuela.

• 3. Manual de Normas de Control Interno 2005. Superintendencia de Auditoria Interna. República Bolivariana de Venezuela.

• 4. Decreto de creación de la Universidad Bolivariana de Venezuela. Gaceta Oficial Ordinaria Nº 37.737

• 5. Ley Orgánica de la Administración Pública, Gaceta Oficial 37.305 (2001).

Autor:

Yuliana Sojo Cabrita

Lic. Administración Recursos Materiales y Financieros

Universidad Nacional Experimental "Simón Rodríguez". Caracas Venezuela.