Descripción de puesto para la ocupación de coordinador de carrera de ingeniería de ejecución en administración

2. Formato de la descripción del cargo

Cargos en la organización

Introducción

La división del trabajo y la especialización funcional, son la base para especificar las necesidades básicas de recursos humanos para la organización.

La unidad básica para dividir los trabajos es la tarea.

Edwin Fleishman y Alan Bass definen la tarea como "un acto o una secuencia de actos agrupados en el tiempo, destinados a contribuir a un resultado final específico, para el alcance de un objetivo, para el cual pueden asignarse, de manera confíable, orientaciones y niveles funcionales. La acción de la tarea o la secuencia de actos pueden ser primordialmente física, mental o interpersonal".[1]

Chiavenatto define la tarea como 'las actividades individualizadas y ejecutadas por el ocupante del cargo. Generalmente, se refiere a cargos simples y repetitivos, como los cargos de personal pago por horas u operarios".[2]

Bryan Livy en Chiavenatto especifica que las tareas "son los elementos Componentes de un papel de trabajo que deben ser cumplidos por el ocupante".[3]

Todo enunciado de tarea debe especificar la acción que se espera que realice el trabajador y el resultado que se espera por esa acción. Esto lleva implícito el entregar o disponer de toda la información adicional que permita establecer una comunicación clara y consistente, a fin de obtener con eficiencia el logro de los objetivos establecidos para cada tarea.

Las distintas fases de trabajo constituyen el cargo total. Un cargo es la composición de todas aquellas actividades desempeñadas por una sola persona que pueden ser miradas por un concepto unificado, y que ocupan un lugar formal en el organigrama. Entonces la unidad más pequeña de una organización en la cual se agrupan y estructuran estas tareas es el cargo. Por lo tanto, este se compone de una serie de tareas manejables que pueden ser realizadas por los empleados asignados a ellas, de tal modo que pueden desempeñarse con eficacia y eficiencia. Este aspecto ayuda al empleado a entender lo que se espera de él en forma de productividad y cooperación. El ideal es que el empleado se identifique plenamente con las tareas o actividades que se espera que desempeñe como parte de los deberes y responsabilidades que le han sido asignados. Esto implica que como asignación de trabajo, cada cargo está separado y diferenciado de otros cargos en la organización, lo cual nos indica que cada cargo tiene una posición en la estructura de la organización y esto implica que es posible presupuestar el número de individuos requeridos, ya que cada uno de ellos ocupará una posición por separado en la estructura.

Esta idea nos lleva a establecer que de cada miembro de la institución se espera cierto patrón de comportamiento o de acción en relación con otros miembros de la organización, lo cual determina diferentes roles o papeles que confluyen en generar el status, es decir, el rango que ocupa con respecto a otros en la organización.

Por ejemplo, el rol de director de escuela conlleva más status que el papel de aquellos a quienes él dirige. Su status que puede ser producto también de su competencia técnica y de cualidades personales favorables, puede ayudarlo a desempeñar con más efectividad su papel de directivo.

Podemos establecer que el rol está determinado por el cargo, y el status se deriva del cargo.

La organización del cargo debe ser diseñada de modo tal que quien, lo desempeñe lo haga con eficiencia y alcance o sienta satisfacción y seguridad por su trabajo. Ayuda a ello que formalmente sean establecidas las obligaciones o las responsabilidades y los requerimientos de desempeño de cada cargo.

Para la administración de personal es esencial la claridad de estos últimos aspectos (obligaciones de cada cargo y requerimientos personales).

El análisis de cargos es el proceso de obtener, analizar y registrar información relacionada con el cargo. Roff y Wataon en Chiavenatto expresan que "el análisis de cargos es una herramienta fundamental de la administración de personal: es un proceso de investigación de las actividades del trabajo y de las demandas sobre los trabajadores, cualquiera sea el tipo o nivel de empleo. El proceso es esencialmente el de determinar sus principales características o dimensiones".[4]

En "el análisis de cargos, el interés está centrado exclusivamente en el cargo y no en el ocupante". Dentro de la confusa terminología de análisis de cargo, hay dos términos bastante relacionados y que es necesario distinguir: Descripción del cargo y Especificación del cargo, – ellos son elementos esenciales en la selección, evaluación y entrenamiento de los empleados de la organización. A su vez ayuda a solucionar problemas disciplinarios y quejas.