Manual de organización para la gerencia de proyectos (PPT) (página 2)

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS Entrevistas

Observación Directa

Consultas Bibliográficas MATERIALES Y EQUIPOS

Recursos Físicos

Recursos Humanos

PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO Diagnosticar la situación actual de la Gerencia de Proyectos de Distribuidora Aceros Max A36, C.A. Conocer cuáles son los requerimientos y expectativas exigido por la dirección general de la empresa. Definir modelo funcional de la Gerencia de Proyectos. Realizar una encuesta al personal que integra la Gerencia de Proyectos. Realizar un análisis FODA, con el fin de establecer estrategias para mejorar la situación actual en el futuro. Realizar un examen minucioso de todos los elementos administrativos que se encuentran establecidos dentro de la Gerencia. Describir y evaluar los diferentes cargos adscrito a la Gerencia de Proyectos. Describir y evaluar las normas y procedimientos en las diferentes funciones administrativas de la gerencia. Elaborar los diferentes organigramas correspondientes a la Gerencia, organigrama funcional, de misiones, de posición macro y dimensionado.

DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL

La gerencia de proyectos, de una u otra forma está encargada y lleva a cabo todos los proyectos relacionados con la empresa. Dicha gerencia vela por el cumplimiento de todos los proyectos de ingeniería con grandes estándares de calidad y exigencia laboral; el proceso de las actividades diarias consta de elegir a los ingenieros más capacitados con respecto a la actividad o proyecto a ejecutar, luego de estos ser asignados cuentan con un personal obrero que ejecuta la actividad, el ingeniero encargado realiza la supervisión de la obra y, una vez culminada la actividad, un seguimiento del mismo.

Tal y como se ha señalado, la Gerencia de Proyectos no cuenta con un manual de organización, lo cual quiere decir que en repetitivas ocasiones a la hora de elegir a los ingenieros capacitados para una actividad en específico se cometen errores, y al cometer ese error las actividades no son realizadas con éxito. Es necesario definir las unidades y cargos dentro de la Gerencia y que todo el personal tenga clara las actividades relacionadas con su cargo establecido, con lo cual se quiere dar a entender que, el manual de organización también sirva de ayuda y apoyo para el personal nuevo a la hora de reemplazar los existentes.

Análisis de la Situación Actual mediante la Encuesta Aspectos estructurales: a la hora de elaborar la encuesta se tomó en cuenta este aspecto, puesto que nos permitirá conocer por parte de los empleados la estructura organizativa que ellos toman en cuenta en el área de trabajo; los objetivos de la Gerencia de Proyectos no están claramente definidos, en efecto, la Gerencia no cuenta con el diseño de organigramas que esquematicen los objetivos y funciones de la organización, en consecuencia, tampoco los niveles de jerarquía.

Aspectos ambientales: este aspecto fue considerado dentro de la estructura de la encuesta, debido a que nos permitió conocer el grado de aceptación del empleado con su ambiente físico de trabajo. Los empleados de la Gerencia de Proyectos, están de acuerdo con las condiciones físicas del área de trabajo pero consideran que existe una mala organización en la asignación de actividades. Aspectos decisorios: estos fueron aplicados con la finalidad de indagar entre los empleados si existe una unidad de mando claramente establecida y si estos poseen la autoridad necesaria para el logro de las actividades. En la Gerencia de Proyectos existe una unidad de mando claramente establecida, la cual es la Gerente General de la organización en estudio, esta se encarga de asignar las actividades diarias lo más equitativamente posible.

Aspectos tecnológicos: este aspecto fue tomado en cuenta con la finalidad de conocer a fondo las habilidades y destrezas del personal de la Gerencia de Proyectos brindadas por parte de la empresa; en cuanto a capacitación y preparación del personal, la gerencia aún no ha tomado estas medidas. Esta Gerencia carece de un personal asignado al desarrollo tecnológico que se enfoque en el mejoramiento continuo y optimización de los procesos de la Gerencia. Aspectos normativos: este aspecto en particular es relevante en la Gerencia de Proyectos, puesto que no se han establecido por escrito ninguno de los aspectos normativos que se puedan considerar, se tiene una idea clara de las políticas de la Gerencia, mas no se tienen establecidas por escrito. Los empleados no cuentan con normas de procedimientos que faciliten su trabajo al realizar sus actividades diarias; por lo que es un beneficio para la organización la existencia de un manual de organización.

Aspectos psicodinámicos: los aspectos psicodinámicos fueron tomados en cuenta en la encuesta aplicada con la finalidad de conocer y estudiar las relaciones grupales existentes en la Gerencia de Proyectos; las relaciones grupales en el ámbito laboral son importantes ya que de esta depende el desempeño de los empleados a la hora de realizar sus actividades diarias. En la Gerencia de Proyectos existe un buen ambiente laboral y buenas relaciones entre los empleados y el gerente.

FORMATO DE LA ENCUESTA

FORMATO DE LA ENCUESTA

ANÁLISIS DE LA ENCUESTA

Análisis de la Situación Actual mediante Diagrama Causa-Efecto Para la representación de la situación actual mediante el diagrama Causa-Efecto se evaluó las posibles causas que generan el problema de “Deficiencias organizacionales”, para esto se realizó una tormenta de ideas aparte del análisis de las respuestas correspondientes a la encuesta aplicada al personal existente en la Gerencia de Proyectos. Considerando las “5 M”; mano de obra, maquinarias, métodos, medio (entorno de trabajo) y materiales, para la elaboración del diagrama Causa-Efecto se determinó luego de analizar y evaluar el problema que sólo aplican tres (3) ramas de las “5 M”: Mano de Obra, Métodos y Medio (entorno de trabajo). Una vez estructurado el diagrama Causa-Efecto se procedió a la identificación de causas principales mediante una lluvia de ideas. Utilizando la técnica de los ¿Por qué?. Se procedió por cada causa principal a realizar la pregunta ¿Por qué? hasta no obtener más respuestas generando de esta forma las subcausas o causas raíces que están generando el problema en estudio.

ORGANIZACIONALES Diagrama Causa-Efecto de las Deficiencias Organizacionales en la Gerencia de Proyectos

MANO DE OBRA

Capacitación

Desconocimientode Información Personalización en la ejecución de actividades

Faltade Experiencia

DEFICIENCIAS MÉTODO Cambiode alcancepor límites de acciónentre las gerencias Falta de claridad de los límitesde acción Resistenciaal Cambio La informaciónnecesaria pararealizarlas funcionesde algunos cargos no se recibe con oportunidad Instrucciones existentes sin formalidad Poca participación del personal responsable de la actividad Falta de orientación de las instrucciones MEDIO Sobrecargo de responsabilidades Carece de unaestructura No se tienen establecidospor escrito las funcionesde unidadesy cargos No se realizan actividades exclusivamentede su cargo

Análisis de la Situación Actual mediante Matriz FODA Contexto Interno El contexto interno viene dado por los factores positivos y negativos que tienen que ver directamente con la Gerencia de Proyectos, es decir, aquellos aspectos en los que se puede actuar directamente; la identificación de factores del contexto interno se separa en Fortalezas y Debilidades de la Gerencia.

Análisis de la Situación Actual mediante Matriz FODA Contexto Externo En cuanto al contexto externo este está representado por los factores negativos y positivos que no tienen que ver directamente con la Gerencia de Proyectos, es decir, no se tiene control alguno sobre ellos y solo se puede tener injerencia en estos factores modificando los aspectos internos, la identificación de los factores externos se divide en Oportunidades y Amenazas de la Gerencia de Proyectos.

Matriz FODA de la Gerencia de Proyectos

Diagrama de Pareto de Subcausas El propósito fundamental de la elaboración del Diagrama de Pareto en la Gerencia de Proyectos es mostrar de manera gráfica (clara y evidente) el orden de importancia que tienen las subcausas en el problema en estudio y así determinar cuáles subcausas son las que deben abordarse para solucionar el problema en gran medida, es decir, se aplica el Principio de Pareto para identificar las subcausas (pocos vitales) que contribuyen en mayor parte a la generación del problema. De acuerdo con los resultados obtenidos en la votación por parte del equipo de trabajo de la Gerencia de Proyectos, se presentan las causas raíces en orden de importancia (descendente) tomando en cuenta el total de la votación; donde además se reflejan los valores del porcentaje relativo (% relativo) y porcentaje acumulado (% acumulado) para cada una de las causas raíces con la finalidad de generar un Diagrama de Pareto a partir de esos valores.

Subcausas en Orden de Importancia (Tabla de Pareto)

Diagrama de Pareto de subcausas de las Deficiencias Organizacionales en la Gerencia de Proyectos 100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0 100

90

80

70

60

50

40

30

20

10

0 A B C D E Votación % Acumulado

Acciones de Mejora Falta de claridad de los límites de acción ? Se deben establecer formalmente los límites de acción de la Gerencia de Proyectos; implementar un documento que esté al alcance de los integrantes del equipo de trabajo, donde se encuentren las bases legales de las acciones correspondientes a la gerencia. ? Instruir al personal de la Gerencia de Proyectos sobre las acciones correspondientes como gerencia. ? Mantener al equipo de trabajo de la Gerencia de Proyectos actualizados de la información en cuanto a procedimientos entre gerencias se refiere. ? Continuar con la inclusión de Pasantes para acelerar el proceso de actualización y elaboración de instrucciones.

Acciones de Mejora Falta de documentación legal sobre las instrucciones y normas ? Solicitar al supervisor de la Gerencia de Proyectos la asignación de dos (2) personas puntos focales como mínimo para la actualización y/o elaboración de los manuales organizacionales y de normas y procedimientos. ? Establecer mesas de trabajo con el personal relacionado con el tema de las normas y procedimientos para discutir y homologar criterios de aplicación. ? Programar talleres para la orientación y/o formación del personal de la Gerencia de Proyectos a cerca de las normas y procedimientos existentes, a cargo del personal calificado en la materia. ? Programar reuniones con los diferentes integrantes de las disciplinas de la Gerencia para exponer puntos de importancia y establecer estrategias de trabajo en conjunto que faciliten la elaboración y/o actualización de los manuales.

Acciones de Mejora Falta de divulgación de las bases legales de la Gerencia ? Realizar campaña de divulgación a todo el personal operacional de la Gerencia de Proyectos para informar como favorecen los manuales al desarrollo de la actividad con seguridad y calidad. ? Se deben programar talleres informativos y motivadores hacia el cumplimiento de las bases legales o políticas de la Gerencia de proyectos y/o empresa; estos se podrían realizar una (1) o dos (2) veces por mes.

Manual de Organización El resultado de este trabajo de investigación fue el Manual de Organización de la Gerencia de Proyectos en Distribuidora Aceros Max A36, C.A; contribuyendo de esta manera a la solución del problema. Para la elaboración del manual se recurrió a realizar entrevistas formales e informales al equipo de trabajo de la gerencia para obtener la información necesaria con respecto a la estructura organizativa que se maneja en la gerencia. Durante toda la estadía en la Gerencia de Proyectos se realizó la observación directa, que permitió estudiar a detalle el comportamiento de cada cargo del equipo de trabajo y las líneas de mando presentes. Aunado a esto, se estudiaron diferentes estructuras organizativas hasta llegar a la indicada que define completamente a la Gerencia de Proyectos. Se describieron los diferentes cargos y unidades pertenecientes a la gerencia en estudio, especificando desde las funciones que deben cumplir cada uno de estos hasta el perfil recomendado para cada cargo. A continuación se puede apreciar el Manual de Organización de la Gerencia de Proyectos elaborado durante el lapso de pasantía en la empresa Distribuidora Aceros Max A36, C.A.