Presentación Efectiva

Expresarse en público es una habilidad que se puede desarrollar a través de la incorporación de técnicas que proporcionan mayor seguridad en sí mismo y permiten, captar y conservar la atención del público, ganar efectividad y credibilidad en la presentación a un auditorio. Por lo demás, una buena presentación puede ser decisiva en la aprobación de tu Proyecto de Investigación y/o Trabajo de Grado, porque la tarea comunicativa viene asociada directamente a la forma de realizar buenas y eficaces presentaciones. De allí que se ofrezca a continuación una serie de ideas propuestas por expertos en el tema, para que te sirvan como guía en la exposición de tu Proyecto de Investigación y/o Trabajo de Grado, a fin de que sea una presentación efectiva.

Diseño

SELECCIONAR TEXTO E IMAGEN

Las diapositivas de PowerPoint son un excelente recurso para hablar en público y presentar nuestro mensaje de una forma clara y atrayente, sin embargo, en muchas ocasiones estas mismas diapositivas se vuelven en tu contra si olvidas algunos detalles. En primer lugar quiero que recuerdes que el PowerPoint, u otro programa similar para creación de diapositivas, es una herramienta para ayudarte a mostrar tus ideas y tus puntos de vista y que las diapositivas en sí mismas NO constituyen la presentación o exposición, si fuera así, solo tendrías que proyectar las diapositivas el día de tu exposición sin hablar media palabra.

Los siguientes consejos evitarán que, al hablar en público, las diapositivas eclipsen tu exposición.

• Debes realizar un guión con el fin de evitar productos finales carentes de una estructura lógica o que no puedan comunicar el mensaje central. Además, éste puede usarse como herramienta de evaluación durante el desarrollo del proyecto.

• El guión con los temas y subtemas puede ser la diapositiva inicial de la presentación. Apartir de ésta se definen los títulos de las otras diapositivas y bajo cada título se incluye el texto explicativo, las imágenes de apoyo y las notas personales.

• Cada diapositiva debe tener un título que aclare, cuál es el punto principal a comunicar. Esto asegura la coherencia en la presentación y ayuda a organizar el material.

• El texto de cada diapositiva se debe limitar a unas cuantas frases. En general, se aplica la regla del seis (6): cada diapositiva debe contener sólo seis (6) líneas de texto, con seis (6) palabras por línea, no importa que un par de diapositivas tengan ocho (8) líneas, pero que esto no sea la regla.

• A no ser que realices una cita textual, no se deben incluir párrafos en las diapositivas.

• Escribe frases, no oraciones. Ten en cuenta que la presentación es el soporte de tu discurso verbal, no el reemplazo de éste y que te debe recordar además, hacer comentarios adicionales.

• No olvides simplificar, simplificar y simplificar. Cuando termines de preparar la presentación, debes volver a editarla con el fin de omitir palabras innecesarias o reemplazar oraciones por palabras claves.

• Debes tener especial cuidado con la redacción y ortografía, pues los errores se magnifican cuando se proyectan. Un buen truco consiste en imprimir la presentación y pedirle a alguien más que la lea con el fin de corregir errores ortográficos, mecanográficos u otras inconsistencias.

• Las ayudas visuales como gráficas, mapas, dibujos y fotografías, entre otras, se deben utilizar para permitir a la audiencia visualizar conceptos que de otra forma resultarían difíciles de entender. Dales ese uso.

• No espere que las ayudas visuales hagan análisis, creen empatía, generen preguntas o construyan una relación con la audiencia. Esa es tu labor.

• Es recomendable que cada diapositiva tenga el logotipo del Politécnico y tu nombre, ubicados en la parte baja al lado izquierdo.

• Se debe abrir y cerrar la presentación con textos que sean especiales. Los primeros minutos sirven para establecer un contexto que es crítico para generar las expectativas y el interés de la audiencia. Los minutos finales sirven para unir todas las piezas y enfatizar los puntos más importantes que se han tratado a lo largo de la presentación.

Armonía

• Debe promoverse la simplicidad a lo largo de toda la presentación.

• Debes ser consistente en el tipo de letra, su tamaño y formato.

• Se debe usar un tipo de letra clara y fácil de leer como Arial, Tahoma o Verdana, así como fondos de pantalla sencillos.

• Todas las palabras deben ser legibles desde el lugar más alejado del salón. Las combinaciones de mayúsculas y minúsculas son las más legibles.Una buena forma de comprobar la visibilidad del texto es imprimir una de las diapositivas de la presentación y tirar la hoja en el piso, ¿puede leer el texto desde una posición parado? si es así, probablemente su audiencia también lo leerá desde las sillas, de lo contrario, debe incrementar el tamaño de la letra.

• Las viñetas deben ser consistentes; en un listado de acciones todas las frases deben comenzar con verbos; en un listado de beneficios todos los puntos deben corresponder a esta categoría.

• Todas las viñetas pueden comenzar con un verbo, o las frases con un sujeto. Esta estructura hará que la presentación fluya más fácilmente de un punto a otro.

• Seis (6) palabras en cada viñeta, seis (6) viñetas en cada diapositiva, y no más de seis (6) diapositivas de texto seguidas, es una buena práctica. Seis (6) diapositivas de texto seguidas, quiere decir que el presentador habla por lo menos 10 minutos sin ninguna ayuda visual.

• La apariencia de las diapositivas debe ser variada. Es buena idea intercalar graficas, con frases y listados, con fotos. Una impresión en papel de la presentación permite asegurarse que hay variedad visual.

• Hay que ser cuidadoso con el uso de los colores. Una buena elección de colores es un punto crítico para la transmisión del mensaje. Por ejemplo, la utilización del rojo en presentaciones que contengan resultados numéricos debe hacerse con cuidado ya que este color significa valores negativos.

• Asegúrese de tener buen contraste entre el texto y el fondo. Los expertos recomiendan colores muy oscuros para el texto y pasteles pálidos para el fondo como amarillo claro, aunque algunos prefieren texto claro sobre fondo oscuro.

• Al final de la presentación puede colocaruna diapositiva con una reflexión sobre el tema, seguida de otra que diga "Gracias" o que presente nuevamente el contenido de la diapositiva inicial.

Eliminar distracciones

• Los diseños muy vistosos pueden opacar el impacto del mensaje.

• Usa transiciones naturales, como el texto que cae o que aparece desde la izquierda. Es más fácil leer cuando el texto proviene siempre del mismo lugar. No te excedas con las transiciones, pues no todas las diapositivas requieren efectos especiales.

• La presentación debe tener el mínimo posible de sonidos y animaciones. Estos elementos deben reservarse para dar mayor énfasis a los puntos importantes.

• Letras volando, imágenes que entran rodando, sonidos de balas y de bombas, son elementos que solo sirven para distraer al público.

• Todos estos sonidos y animaciones hacen que el público perciba tu presentación o exposición como si se tratara de dibujos animados y no aportan claridad al mensaje.

• Este tipo de efectos debe ser lo más discreto posible, que inviten a la concentración y que no le resten valor a tus ideas.

• Es mejor no usar sonidos ni animaciones, pero si los piensas usar, se moderado y aplica el mismo tipo de efecto y sonido a lo largo de la presentación.

• No utilice colores complementarios en la misma diapositiva (rojo y verde, azul y anaranjado).

• No utilice colores brillantes, sobre todo colores primarios, pues estos distraen, cansan e incluso pueden ocasionar problemas de visión para algunos asistentes.

• Los dispositivos de proyección pocas veces producen los mismos colores que un monitor. Asegúrese de verificar que todas las tonalidades de la presentación se vean bien cuando son proyectadas.

Presentación

HABLAR

• Si te comunicas con seguridad y transmitestus conocimientos con sinceridad, el jurado tiende a darte mayor credibilidad y confianza. El tesista debe evitar la mera apariencia de convicción, debe aprender a pensar y comunicarse honestamente. Esto constituye uno de los aspectos esenciales de una buena presentación.

• El orador efectivo crea una conexión fuerte con la audiencia y establece contacto visual con cada miembro del grupo en diferentes momentos de la presentación.

• Debes evitar leer las diapositivas.

ACTUAR

• ·No puedes olvidar tu primera y más útil herramienta audiovisual: ¡Tú mismo!. tu rostro, tu voz, tus manos y tu cuerpo son mucho más expresivos que cualquier cosa que la tecnología pueda producir.

• Debes hacer pausas deliberadas con diapositivas neutrales que te permitan acercarte más a la audiencia o jurados.

• Herramientas como PowerPoint son más poderosas en manos de un presentador hábil, por esto, es conveniente que practiques tus presentaciones.

• Es buena idea tener un "Plan B". La tecnología es cada día más fácil de usar, pero sigue existiendo la posibilidad de que un proyector no pueda comunicarse con el computador, pueda caerse la red o fallar la luz, por esto, es necesario que tengas un plan de contingencia como tener la presentación en transparencias o tener una copia impresa que se pueda fotocopiar en cualquier momento. Si el equipo falla, debes continuar ya que tu eres el mensaje y las ayudas visuales son sólo eso, ayudas.

Técnicas para un presentación efectiva

• Confía en que lo harás bien. Debes tener conciencia de que dominas el tema debido a que tienes dos (2) semestres investigando, redactando y corrigiendo tu Trabajo de Grado el cual empezaste como Proyecto de Investigación en el noveno semestre; por lo cual lo dominas muy bien, de allí que debes tener confianza en que lo harás bien. Tus expectativas son obvias en cuando al lenguaje corporal. Si el jurado observa que no te tienes fe, que no estás seguro de ti mismo, entonces no lo harás bien. La confianza en ti mismo es clave.Según el libro "The Mind in the Making" ("La mente en acción"), el miedo es un hijo bastardo de la ignorancia y la incertidumbre. La principal causa de tener miedo de hablar en público es simplemente el hecho de no estar acostumbrado a hablar en público. El antídoto más eficaz para el miedo a hablar en público y otros inconvenientes es una buena preparación y confiar en sí mismo.

• Hablar con entusiasmo. Hablar con energía y entusiasmo tiene un efecto beneficioso sobre el proceso mental. Si nuestro cuerpo está predispuesto y animado, no tardará en que nuestra mente funcione a ritmo acelerado. El entusiasmo contribuye a mantener el interés de los oyentes. Si muestras entusiasmo por lo que dices, contagiarás a tu público. Así que lánzate con espontaneidad en tu habla y ayudarás a garantizar tu éxito en tu presentación.

• Predisponerte para el éxito. El deseo de obtener éxito es parte vital para la presentación de tu Proyecto de Investigación y/o Trabajo de Grado. La persistencia y la autoconfianza son ingredientes importantes para creer que tendrás éxito. Aparta tu atención de los ESTÍMULOS NEGATIVOS que pueden perjudicarte y lograrás realizar presentaciones efectivas.

• Desarrollar el coraje. Para desarrollar tu coraje cuando estés frente al jurado es importante actuar como si tuvieras coraje. Es claro que si no estás preparado, poco lograrás pensando en forma positiva. Aumentar el suministro de oxígeno respirando profundamente durante treinta segundos antes de enfrentarte al público es una buena técnica. Dominar la respiración facilita el control del nerviosismo y aumenta la confianza.

• Utiliza notas. Nunca leas de una hoja,  pero es totalmente aceptable que uses pequeños apuntes para guiarte. Te darán seguridad en el recorrido de la presentación.

• Habla Pausado. Esto te hará sonar calmado y más seguro de ti mismo y a la vez permite al jurado concentrarse en la presentación.

• Varía el tono y nivela tu voz.

• Evita excesivos movimientos con tus manos y gestos.

• Mantén tus manos y pulgares a la vista. Esto es un gesto que a nivel inconsciente le da mucha más fuerza a tu discurso. (obsérvalo en los discursos de los más famosos) Existen muchas formas de hablar con el cuerpo. El lenguaje corporal es clave para hacer prestaciones exitosas.

• Presentación Personal. Es sumamente importante tu presentación personal. Debes lucir pulcro, elegante, sencillo y agradable a la vista. Los muchachos deben presentarse con flux y las damas con traje coctel, sin escotes acentuados ni faldas muy cortas.

Sugerencias y detalles importantes

Autor:

Lcda. MSc Brígida Córcida de Bellorín